劉亞玲
(甘肅萬(wàn)泰建設(shè)工程有限公司,甘肅 蘭州 730000)
在信息化大力發(fā)展的新形勢(shì)下,企業(yè)檔案管理要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn),注重檔案管理的信息化建設(shè)。檔案管理作為企業(yè)的重要部分,主要對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)進(jìn)行追蹤,為企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃提供重要的數(shù)據(jù)信息。由此可見,檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的意義。在這種情況下,企業(yè)要認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要性,并且要注重檔案管理的信息化目標(biāo),其建設(shè)的意義具體主要體現(xiàn)在:
其一,在信息資源共享的時(shí)代,企業(yè)無(wú)論出自于政治的角度,還是發(fā)展的角度,都需要注重信息化管理工作的開展,充分發(fā)揮出企業(yè)的表率作用。企業(yè)要注重創(chuàng)新和開拓,不斷拓寬企業(yè)的發(fā)展渠道。
其二,通過(guò)信息技術(shù)的有效運(yùn)用,能夠?qū)ζ髽I(yè)的發(fā)展起到助推的作用,同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè),為企業(yè)改革提供重要的數(shù)據(jù)保障,以此來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)改革的最優(yōu)化。
其三,檔案信息化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),在一定程度上推動(dòng)了企業(yè)的文化建設(shè),企業(yè)通過(guò)檔案管理工作的開展,實(shí)質(zhì)上也是對(duì)固有企業(yè)運(yùn)營(yíng)的記載,清晰地記錄著企業(yè)的文化及發(fā)展。鑒于此情況下,企業(yè)要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì),使其更好地服務(wù)于企業(yè)各項(xiàng)工作的開展,進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)又好又快發(fā)展。
其四,提高企業(yè)的工作效率。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代企業(yè)計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)中,最顯著的特點(diǎn)就是各種先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的應(yīng)用,信息化的建設(shè)使得企業(yè)在開展工作時(shí),醫(yī)務(wù)人員能夠利用各種信息化技術(shù)和先進(jìn)的設(shè)備來(lái)開展工作,能夠加強(qiáng)對(duì)病患信息數(shù)據(jù)的收集和分析,減少失誤和漏洞的出現(xiàn),同時(shí)還可以對(duì)企業(yè)的信息進(jìn)行有效的收集和整理,將其作為企業(yè)改革發(fā)展的依據(jù),提高企業(yè)的醫(yī)療水平和服務(wù)水平。因此,企業(yè)通過(guò)信息化建設(shè)能夠有效提高工作的效率,改變醫(yī)護(hù)人員的工作模式和工作流程,可以通過(guò)精準(zhǔn)的信息數(shù)據(jù)分析進(jìn)行病癥的診斷和治療,減少醫(yī)患糾紛的出現(xiàn),這對(duì)于醫(yī)護(hù)人員工作的開展會(huì)起到極大的便利。
其五,提高企業(yè)工作的便捷性。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代企業(yè)的信息化建設(shè)能夠有效提高企業(yè)工作的便捷性,能夠減輕醫(yī)護(hù)人員的工作壓力和工作強(qiáng)度。工作過(guò)程中,企業(yè)能夠利用各種專業(yè)設(shè)備和系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集和分析,可以利用各種專業(yè)軟件配合應(yīng)用開展工作,企業(yè)可以建立官方網(wǎng)站和信息服務(wù)平臺(tái),使病人通過(guò)手機(jī)和電腦進(jìn)行遠(yuǎn)程預(yù)約掛號(hào),企業(yè)內(nèi)部的智能發(fā)藥機(jī),還可以根據(jù)診斷醫(yī)生的操作進(jìn)行自動(dòng)發(fā)藥,這些都有效提高了企業(yè)工作的效率,減輕了工作人員的壓力,使企業(yè)的服務(wù)更加便捷。
企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)涉及的內(nèi)容很多,需要對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化,才能確保檔案信息化建設(shè)的水平,主要優(yōu)化措施如表1所示。
表1 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)化措施
企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中,需要重點(diǎn)加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng),具體主要包括兩方面內(nèi)容:其一,提高檔案管理效率:在檔案管理過(guò)程中,檔案信息化管理成為提高其管理的重要保障。企業(yè)要根據(jù)檔案管理的需要,結(jié)合企業(yè)當(dāng)前具體實(shí)際情況,深入分析具體業(yè)務(wù)流程,結(jié)合企業(yè)的行業(yè)特點(diǎn),要有針對(duì)性地設(shè)計(jì)檔案信息管理系統(tǒng),將相關(guān)檔案信息納入檔案信息管理系統(tǒng)當(dāng)中,實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理目標(biāo)。其二,完善文件信息管理系統(tǒng):實(shí)現(xiàn)藏紙質(zhì)檔案信息化,通過(guò)掃描、影像等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化檔案,建立電子檔案管理系統(tǒng)。針對(duì)當(dāng)前這個(gè)系統(tǒng)而言,能夠兼容不同文件格式的存在,兼容企業(yè)使用的各類軟件。通過(guò)當(dāng)前管理信息化建設(shè),有助于提高企業(yè)檔案管理水平,使得檔案管理效率得到提升,促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,先進(jìn)的信息技術(shù)促進(jìn)了各行各業(yè)的信息化建設(shè),實(shí)現(xiàn)了管理方面的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化。但信息化也逐漸暴露出一定的漏洞,對(duì)于企業(yè)的信息安全造成威脅。眾所周知,企業(yè)檔案涉及到諸多企業(yè)商業(yè)機(jī)密以及商業(yè)信息,要想保證信息的安全,避免商業(yè)機(jī)密外泄,則需要注重完善檔案信息化管理安全管控,在當(dāng)前這個(gè)過(guò)程當(dāng)中,企業(yè)除了要注重完善相關(guān)管理制度以外,還需要注重發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì),采取信息化的管控手段。企業(yè)管理者必須高度重視信息化建設(shè)安全工作,建立健全網(wǎng)絡(luò)安全理制度,加大信息化建設(shè)的投入,加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)防范措施,采取切實(shí)可行的安全措施,確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全。另外,在網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代,網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)多點(diǎn)互聯(lián),但是網(wǎng)絡(luò)也存在一定的風(fēng)險(xiǎn),由于網(wǎng)絡(luò)空間中存在大量的病毒、黑客等,檔案信息關(guān)系到個(gè)人的隱私,因此在實(shí)施檔案的信息化建設(shè)時(shí)要做好安全管理,一方面避免電子檔案信息被黑客盜取,另一方面避免檔案在管理的過(guò)程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞或者流失的問(wèn)題,及時(shí)修復(fù)和還原檔案的數(shù)據(jù)信息。但是一些病毒在對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行攻擊時(shí)會(huì)造成檔案信息數(shù)據(jù)的破壞或者丟失,并且在檔案沒(méi)有備份的情況下容易流失,在流失或者損壞以后通常也難以修復(fù)和還原,因此需要檔案管理部門針對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和完善,從而增強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)管理的安全性與可靠性。
檔案管理不同于其他管理工作,往往有著一定的特殊性與保密性特征,尤其其自身的性質(zhì)所限制和影響,要求企業(yè)檔案管理信息化建設(shè),以此來(lái)滿足檔案管理工作的開展需要,這就要建立超強(qiáng)的安全保障體系,具體主要包括:
硬件設(shè)施安全保障:企業(yè)在實(shí)際經(jīng)營(yíng)管理中,要意識(shí)到檔案管理的重要性,在檔案管理信息建設(shè)過(guò)程中,必須確保檔案管理信息系統(tǒng)的環(huán)境安全、線路安全和設(shè)備安全。一旦出現(xiàn)不可預(yù)知的問(wèn)題時(shí),能夠?qū)n案信息進(jìn)行很好地保護(hù),避免信息丟失對(duì)企業(yè)造成較大的損失。
網(wǎng)絡(luò)安全保障:網(wǎng)絡(luò)具有開放性的特點(diǎn),在企業(yè)檔案管理中發(fā)揮著重要的作用,但也存在較大的威脅,一旦黑客、木馬等病毒對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行攻擊,將會(huì)造成企業(yè)檔案信息被竊取的風(fēng)險(xiǎn),嚴(yán)重威脅著檔案信息的安全性。鑒于當(dāng)前這種情況下,企業(yè)可注重防火墻技術(shù)的應(yīng)用,通過(guò)該技術(shù)部署內(nèi)外網(wǎng)安全策略,定期對(duì)文件等進(jìn)行掃描。與此同時(shí),還需要進(jìn)一步完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),安裝先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)軟件,只有做好當(dāng)前方面的工作,才能夠保證網(wǎng)絡(luò)的安全性,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案信息的安全管理。
企業(yè)必須要加強(qiáng)各項(xiàng)資源的有效投入,進(jìn)行資源科學(xué)合理配置,例如購(gòu)買相關(guān)設(shè)備有助于促進(jìn)企業(yè)計(jì)算機(jī)信息化可持續(xù)發(fā)展??梢再?gòu)買大量與企業(yè)工作密切關(guān)系的先進(jìn)信息設(shè)備,有助于營(yíng)造良好的信息化建設(shè)氛圍。另外,人才對(duì)于企業(yè)信息化建設(shè)的重要性是不言而喻的,人才的素質(zhì)會(huì)直接影響到企業(yè)信息化建設(shè)的水平。企業(yè)想要開展信息化建設(shè),就必須要努力提高人才的專業(yè)素養(yǎng),培養(yǎng)一些具備專業(yè)信息技術(shù)的人才,能夠熟練應(yīng)用各種先進(jìn)的信息化設(shè)備和信息系統(tǒng)開展工作,以此來(lái)保證信息化建設(shè)的有效開展。企業(yè)還可以從當(dāng)前的員工中選擇出一些具有潛能和資質(zhì)的人員進(jìn)行培養(yǎng),使其掌握信息化知識(shí)和相關(guān)的專業(yè)技能,并將其安排到合適的崗位上,這也能夠發(fā)揮出其作用,對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)的開展也有著積極作用。增強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)水平。企業(yè)在招聘檔案管理人員時(shí)應(yīng)盡可能地選用那些專業(yè)的檔案管理人員,并為其提供可靠的福利待遇機(jī)制,使其能夠更好地為企業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。另外,檔案信息化建設(shè)要求工作人員具備高度的責(zé)任心,認(rèn)真對(duì)待檔案管理的工作,才能最終完成檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型,提高檔案信息化建設(shè)的效率。
檔案的信息化建設(shè)過(guò)程中,傳統(tǒng)檔案的保存方式也具備一定的優(yōu)勢(shì),因此不能完全否定傳統(tǒng)檔案的重要性,比如消費(fèi)者在購(gòu)置房產(chǎn)時(shí)通常會(huì)擁有一份紙質(zhì)的房產(chǎn)證明文件,這種文件非常重要,紙質(zhì)文件是需要長(zhǎng)期保存的,因此對(duì)于類似的文件則需要采用紙質(zhì)保存的方式。在進(jìn)行檔案管理時(shí),可以采用數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案并重的方式,既要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化與數(shù)字化轉(zhuǎn)型,同時(shí)也要保留傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案,發(fā)揮紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)。部分原始的紙質(zhì)檔案具備較高的歷史價(jià)值與學(xué)術(shù)價(jià)值,因此需要檔案管理人員加以重視,避免檔案管理的片面化。
在企業(yè)檔案管理的過(guò)程中,要結(jié)合國(guó)家有關(guān)部門對(duì)檔案行政管理的要求以及有關(guān)信息社會(huì)的要求,有效管理、收集、保存檔案的內(nèi)容與信息,并將檔案工作作為管理的依據(jù),將檔案管理學(xué)作為最新的理論指導(dǎo),將檔案資源作為企業(yè)管理的對(duì)象,增強(qiáng)企業(yè)檔案的數(shù)字化水平,推動(dòng)企業(yè)發(fā)展實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源的共享,增強(qiáng)企業(yè)數(shù)字管理一體化的水平。