劉丕平 王海清 史焱 劉進(jìn) 湯巍（山東大學(xué) 山東濟(jì)南 250100）

一、研究背景

2016年1月1日起施行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第七條明確規(guī)定：“單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案”。2020年3月，財(cái)政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合制定發(fā)布了《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷(xiāo)入賬歸檔的通知》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《通知》），對(duì)電子憑證的使用、保存給出了明確的規(guī)定。在此背景下，建立電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，規(guī)范電子憑證使用就提上了高校財(cái)務(wù)信息化發(fā)展的日程。

近年來(lái)，高校的會(huì)計(jì)服務(wù)模式正在發(fā)生根本性的變化，從現(xiàn)場(chǎng)排隊(duì)取號(hào)的面對(duì)面報(bào)銷(xiāo)模式→網(wǎng)上預(yù)約，現(xiàn)場(chǎng)排隊(duì)報(bào)銷(xiāo)→啟用自助投遞機(jī)，全天候、零等待→電子發(fā)票、網(wǎng)上簽批逐步推廣，財(cái)務(wù)智能報(bào)銷(xiāo)是大勢(shì)所趨。從審批紙質(zhì)憑證到逐步實(shí)現(xiàn)電子審批，紙質(zhì)檔案已演變?yōu)閿?shù)據(jù)流、電子檔案等形式，這就要求會(huì)計(jì)檔案管理緊跟信息化建設(shè)步伐，加快推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+會(huì)計(jì)檔案管理”模式。

二、會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

（一）工作量分析。隨著高校辦學(xué)規(guī)模和收支規(guī)模的逐年遞增，每年形成的會(huì)計(jì)檔案也呈現(xiàn)出跨越式增長(zhǎng)。會(huì)計(jì)檔案管理人員不僅要整理、保管大量的會(huì)計(jì)檔案，還要應(yīng)對(duì)各類(lèi)審計(jì)、檢查等工作，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，且效率低下。以S大學(xué)為例，其2015年至2019年形成的會(huì)計(jì)檔案數(shù)量如圖1所示。

圖1 S大學(xué)2015—2019年會(huì)計(jì)憑證數(shù)量統(tǒng)計(jì)表

（二）會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題分析。高校的會(huì)計(jì)檔案主要是按照“預(yù)約報(bào)銷(xiāo)-審核記賬-整理裝訂-歸檔入庫(kù)”的過(guò)程以紙質(zhì)形式流轉(zhuǎn)。目前，檔案管理存在如下問(wèn)題：

1.會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)滯后。目前，S大學(xué)采用的仍是紙質(zhì)檔案管理方式，檔案在保存、借閱過(guò)程中存在大量問(wèn)題，會(huì)計(jì)檔案的完整性、安全性得不到保證。在信息化建設(shè)方面投入的資金較少，會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)建設(shè)滯后。

2.會(huì)計(jì)檔案管理成本高。會(huì)計(jì)檔案紙憑據(jù)來(lái)源繁多，涉及到多個(gè)部門(mén)多種業(yè)務(wù)，仍采用紙質(zhì)打印、人工裝訂、保管、查閱的方式管理會(huì)計(jì)檔案，每年會(huì)計(jì)檔案管理投入的人力、物力成本較高。

3.會(huì)計(jì)檔案查閱效率低。不同于人事檔案相對(duì)集中、查詢(xún)調(diào)閱頻率低的特點(diǎn)，會(huì)計(jì)檔案相對(duì)分散，查閱頻率高、效率低。通常，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案由各個(gè)校區(qū)分別存檔，查閱檔案須到各個(gè)校區(qū)現(xiàn)場(chǎng)查閱，共享程度差；且人工查找、拍照、打印，效率低下；稽核、審計(jì)查閱不便。

4.會(huì)計(jì)檔案管理不到位。安全管理措施不到位，紙質(zhì)檔案存在損毀、丟失、泄密風(fēng)險(xiǎn)；檔案調(diào)閱、日常管理記錄不完整或不規(guī)范，難追溯；借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，附件存在遺失、損毀、被篡改等風(fēng)險(xiǎn)；檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和積極性欠缺，距信息化管理目標(biāo)差距較大，不利于檔案工作的管理。

三、會(huì)計(jì)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

（一）發(fā)展趨勢(shì)分析。目前，大部分高校難以滿(mǎn)足《通知》中所提出的“僅使用電子會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)入賬歸檔”的要求，普遍的做法是將電子發(fā)票的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷(xiāo)依據(jù)，無(wú)法在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中保存對(duì)應(yīng)的電子會(huì)計(jì)憑證。為落實(shí)《通知》精神，高校應(yīng)盡快修訂財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度，優(yōu)化報(bào)銷(xiāo)流程；升級(jí)改造財(cái)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證的查驗(yàn)、保存，建立會(huì)計(jì)憑證與電子憑證的檢索關(guān)系。

1.會(huì)計(jì)檔案影像化。會(huì)計(jì)檔案影像化就是將記賬憑證及其附件，通過(guò)掃描、拍照等形式形成圖像，上傳至檔案管理系統(tǒng)，并與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、財(cái)務(wù)查詢(xún)系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，方便項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以高效、便捷地查閱電子會(huì)計(jì)憑證，同時(shí)也保證了財(cái)務(wù)信息的安全。會(huì)計(jì)檔案影像化實(shí)施方案可作為憑證電子化之前的折中方案。一方面影像化易于實(shí)現(xiàn)，可以在現(xiàn)有報(bào)銷(xiāo)模式不變的情況下，通過(guò)對(duì)紙質(zhì)憑證掃描實(shí)現(xiàn)全部檔案的影像化；另一方面影像化檔案雖然不具備數(shù)字檔案在內(nèi)容檢索、資源利用方面的優(yōu)勢(shì)，但是在其他方面與數(shù)字檔案優(yōu)勢(shì)相當(dāng)。

2.財(cái)務(wù)智能報(bào)銷(xiāo)。會(huì)計(jì)檔案影像化極大地方便了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人查閱電子會(huì)計(jì)憑證，是計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化建設(shè)的必然趨勢(shì)，但是也存在一些不足。主要表現(xiàn)在：一是聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理公司進(jìn)行掃描，需要耗費(fèi)一定的人力成本；二是事后掃描存在一定的時(shí)間延遲，賬務(wù)處理完成后無(wú)法立刻查閱憑證；三是影像化僅以圖片形式進(jìn)行保存，無(wú)法對(duì)圖片信息進(jìn)行處理。為解決會(huì)計(jì)檔案影像化的不足之處，可構(gòu)建財(cái)務(wù)智能報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)，使用OCR技術(shù)自動(dòng)識(shí)別發(fā)票信息，上傳發(fā)票同時(shí)自動(dòng)完成發(fā)票查驗(yàn)、電子憑證保存；報(bào)銷(xiāo)人員選擇需報(bào)銷(xiāo)的發(fā)票，提交后即可完成預(yù)約報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)；通過(guò)智能審核，自動(dòng)完成各類(lèi)稽核規(guī)則檢查；通過(guò)文字識(shí)別，自動(dòng)轉(zhuǎn)化成可編輯、存儲(chǔ)的財(cái)務(wù)信息。智能報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)保證了電子會(huì)計(jì)憑證的一致性和唯一性，極大地簡(jiǎn)化了報(bào)銷(xiāo)流程，為報(bào)銷(xiāo)人員提供了便利。

（二）實(shí)施會(huì)計(jì)檔案影像化的必要性。

1.會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)的必由之路。近年來(lái)，高校的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)不斷推進(jìn)，已實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷(xiāo)、24小時(shí)自助投遞、開(kāi)具電子發(fā)票等功能，逐步推進(jìn)與其他職能部門(mén)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)已實(shí)現(xiàn)在各個(gè)信息系統(tǒng)中傳輸、處理，最終回歸財(cái)務(wù)系統(tǒng)，形成會(huì)計(jì)憑證，但受限于紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的單一保存形式，無(wú)法通過(guò)線上進(jìn)行查閱，導(dǎo)致紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證成為財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的終點(diǎn)，無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)下電子會(huì)計(jì)檔案保管的需求。

2.異地多校區(qū)財(cái)務(wù)一體化發(fā)展的需求。高校規(guī)模逐步擴(kuò)大，異地多校區(qū)運(yùn)行導(dǎo)致的跨校區(qū)業(yè)務(wù)辦理等問(wèn)題已成為高校亟需解決的難題。2018年，S大學(xué)提出“兩不出”的服務(wù)目標(biāo)，即“教師辦事不出學(xué)院，學(xué)生辦事不出校區(qū)”，推動(dòng)了各部門(mén)信息化建設(shè)的步伐，擴(kuò)大了線上辦理的業(yè)務(wù)范圍，促進(jìn)了S大學(xué)一校三地八校區(qū)互動(dòng)協(xié)同、高效運(yùn)轉(zhuǎn)、一體發(fā)展。為滿(mǎn)足各校區(qū)報(bào)賬的需要，S大學(xué)設(shè)置了五個(gè)報(bào)賬點(diǎn)。根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《S大學(xué)檔案管理辦法》，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案由各校區(qū)財(cái)務(wù)部門(mén)檔案室臨時(shí)保管一年，超過(guò)一年的會(huì)計(jì)檔案需移交檔案管理部門(mén)保管。如需查閱檔案，需提交檔案借閱申請(qǐng)，并在檔案所在校區(qū)的報(bào)賬大廳或檔案管理部門(mén)查詢(xún)，手續(xù)繁瑣，且經(jīng)常需要跨校區(qū)查詢(xún)。實(shí)施會(huì)計(jì)檔案影像化可以有效簡(jiǎn)化會(huì)計(jì)檔案查閱手續(xù)，且解決跨校區(qū)查詢(xún)不便的問(wèn)題。

3.優(yōu)化檔案管理的必然趨勢(shì)。傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)憑證為載體，檔案保存時(shí)必須保證環(huán)境干燥，避免檔案受潮、損毀；檔案查詢(xún)、外借須履行必要的借閱手續(xù)，且需現(xiàn)場(chǎng)查閱，消耗大量的時(shí)間、人力成本。實(shí)施會(huì)計(jì)檔案影像化，可以解決會(huì)計(jì)檔案管理中普遍存在的繁瑣、低效、高成本等問(wèn)題，并為財(cái)務(wù)工作帶來(lái)諸多便利。

（三）實(shí)施會(huì)計(jì)檔案影像化的難點(diǎn)。

1.保證財(cái)務(wù)信息安全。傳統(tǒng)模式下，借閱紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證需要履行必要的會(huì)計(jì)憑證借閱申請(qǐng)手續(xù)，登記備案，并由專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員陪同進(jìn)行，財(cái)務(wù)信息相對(duì)安全。但實(shí)施會(huì)計(jì)檔案影像化后，如何進(jìn)行查閱權(quán)限管理，保證財(cái)務(wù)信息不被他人竊取，如何保證服務(wù)器正常運(yùn)轉(zhuǎn)，是檔案管理系統(tǒng)迫切需要解決的難題。為保證影像化會(huì)計(jì)憑證使用安全，需要對(duì)查詢(xún)權(quán)限進(jìn)行設(shè)置。通常，一份會(huì)計(jì)憑證涉及多個(gè)項(xiàng)目，一般不提供線上查詢(xún)、下載功能?？紤]到賬務(wù)處理實(shí)際情況，建議系統(tǒng)對(duì)多項(xiàng)目為同一項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、多項(xiàng)目涉及不同項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的部分憑證進(jìn)行篩選，后者主要包括科研經(jīng)費(fèi)入賬、科技成果轉(zhuǎn)化、收入分成、內(nèi)轉(zhuǎn)、固定資產(chǎn)入賬、暫存等類(lèi)業(yè)務(wù)，以上業(yè)務(wù)可供項(xiàng)目負(fù)責(zé)人查詢(xún)。

2.票據(jù)粘貼滿(mǎn)足影像化標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理系統(tǒng)通過(guò)高速掃描儀對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行掃描、識(shí)別、上傳等操作，原有的票據(jù)粘貼標(biāo)準(zhǔn)無(wú)法滿(mǎn)足影像化的要求，比如魚(yú)鱗狀粘貼、折疊、發(fā)票背面簽字等形式，不利于拍照和掃描。為保證會(huì)計(jì)檔案影像化的順利實(shí)施，正式實(shí)施之前，S大學(xué)發(fā)布了規(guī)范財(cái)務(wù)票據(jù)粘貼方式的通知，并制作短視頻進(jìn)行廣泛宣傳培訓(xùn)，為憑證影像化的順利開(kāi)展打下良好基礎(chǔ)。

3.滿(mǎn)足電子檔案管理的要求。傳統(tǒng)模式下，會(huì)計(jì)檔案僅以紙質(zhì)形式保存，由財(cái)務(wù)部門(mén)臨時(shí)保管一年后，按規(guī)定需將紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交給檔案管理部門(mén)。實(shí)施影像化以后，在向檔案管理部門(mén)移交紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，需同時(shí)提交電子會(huì)計(jì)檔案，并滿(mǎn)足檔案管理部門(mén)的檔案入庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)。這就要求在項(xiàng)目論證階段，財(cái)務(wù)部門(mén)需與檔案管理部門(mén)進(jìn)行溝通，了解電子檔案管理的要求和相關(guān)規(guī)定，規(guī)范影像化工作流程，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造，保證影像化會(huì)計(jì)憑證符合電子檔案管理的要求。

四、高校會(huì)計(jì)檔案影像化的實(shí)施路徑分析

（一）項(xiàng)目論證階段。

1.項(xiàng)目調(diào)研。S大學(xué)在實(shí)施項(xiàng)目之前，對(duì)其他高校的會(huì)計(jì)檔案影像化開(kāi)展情況進(jìn)行了調(diào)研和詢(xún)價(jià)，借鑒其他高校的成功經(jīng)驗(yàn)和做法，結(jié)合自身會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀，梳理系統(tǒng)需求，繪制了會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)流程圖，如下頁(yè)圖2所示。

圖2 會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)流程圖

經(jīng)過(guò)梳理，檔案管理系統(tǒng)需滿(mǎn)足如下需求：在人員權(quán)限設(shè)置方面，人員類(lèi)型包括掃描人員、審核人員、查詢(xún)?nèi)藛T、財(cái)務(wù)人員；在系統(tǒng)對(duì)接方面，檔案管理系統(tǒng)需與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、財(cái)務(wù)查詢(xún)系統(tǒng)對(duì)接；在查詢(xún)權(quán)限設(shè)置方面，財(cái)務(wù)查詢(xún)系統(tǒng)中僅供項(xiàng)目負(fù)責(zé)人查看自己負(fù)責(zé)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)的影像化會(huì)計(jì)憑證。

2.系統(tǒng)開(kāi)發(fā)及測(cè)試。S大學(xué)的會(huì)計(jì)檔案影像化方案實(shí)施是基于上海A計(jì)算機(jī)有限公司的檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)掃描、審核、查詢(xún)、下載及工作量統(tǒng)計(jì)等功能，并與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、財(cái)務(wù)查詢(xún)系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)互通互聯(lián)、數(shù)據(jù)共享。通過(guò)高拍儀和高速掃描儀，憑證掃描員對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行拍照或掃描，上傳至檔案管理系統(tǒng)，并由憑證審核員對(duì)影像化憑證進(jìn)行核對(duì)，確保圖片質(zhì)量清晰、憑證掛接準(zhǔn)確、附件不缺不漏。為保證影像化工作效率和準(zhǔn)確性，針對(duì)憑證號(hào)的唯一性，對(duì)財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造，將憑證號(hào)對(duì)應(yīng)的條形碼打印在記賬憑證上，通過(guò)高速掃描儀及檔案管理系統(tǒng)的自動(dòng)識(shí)別功能，自動(dòng)將會(huì)計(jì)憑證影像化圖片與憑證號(hào)掛接，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題自動(dòng)統(tǒng)計(jì)并反饋錯(cuò)誤信息，充分體現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)的智能化、便捷化。

3.信息采集時(shí)點(diǎn)。在信息采集方面有以下三種錄入時(shí)點(diǎn)及方式可以選擇：（1）網(wǎng)上預(yù)約導(dǎo)入。經(jīng)辦人通過(guò)網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)錄入報(bào)銷(xiāo)信息時(shí)，上傳憑證附件。財(cái)務(wù)制單人員導(dǎo)入預(yù)約單時(shí)，同時(shí)將報(bào)銷(xiāo)單關(guān)聯(lián)的影像化附件信息傳輸?shù)截?cái)務(wù)核算系統(tǒng)中，并與生成的憑證信息關(guān)聯(lián)。財(cái)務(wù)制單人員可根據(jù)制單情況，對(duì)系統(tǒng)中的影像化數(shù)據(jù)進(jìn)行增減操作，確保影像化會(huì)計(jì)憑證與實(shí)際會(huì)計(jì)憑證保持一致。缺點(diǎn)：一是影像化數(shù)據(jù)來(lái)源于經(jīng)辦人，圖像質(zhì)量無(wú)法保證；二是制單時(shí)不僅要審核原始憑證，還需對(duì)財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)中的影像化附件進(jìn)行審核、調(diào)整，增加了核算的工作量。三是增加了預(yù)約報(bào)銷(xiāo)的復(fù)雜程度，易使報(bào)銷(xiāo)人員對(duì)財(cái)務(wù)服務(wù)的滿(mǎn)意度降低。（2）制單錄入。財(cái)務(wù)制單時(shí)通過(guò)高拍儀、掃描儀等對(duì)憑證信息進(jìn)行拍照、掃描，同時(shí)上傳到財(cái)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)。優(yōu)點(diǎn)：對(duì)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷(xiāo)無(wú)影響。缺點(diǎn)：一是制單人員掃描，增加了制單人員的工作量；二是對(duì)于復(fù)核有問(wèn)題需要修改的憑證，需要重新錄入或修改影像化信息，導(dǎo)致重復(fù)工作；三是對(duì)設(shè)備的需求量比較大，增加了影像化的成本。（3）事后掃描。對(duì)已經(jīng)完成復(fù)核、付款的會(huì)計(jì)憑證，由專(zhuān)門(mén)的工作人員對(duì)所有會(huì)計(jì)憑證信息進(jìn)行事后掃描。優(yōu)點(diǎn)：一是保證了影像化圖片質(zhì)量和掛接正確率；二是對(duì)網(wǎng)上預(yù)約、制單、復(fù)核等工作量、工作流程等基本保持不變；三是避免了重復(fù)掃描。

綜合考慮三種方案，S大學(xué)采取事后掃描的形式統(tǒng)一對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行影像化?？紤]到工作量較大，S大學(xué)將影像化服務(wù)外包，通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)，選取專(zhuān)業(yè)的檔案管理公司，保證影像化工作的效率和質(zhì)量。

（二）項(xiàng)目實(shí)施階段。

1.工作流程。因S大學(xué)的會(huì)計(jì)檔案影像化工作外包給檔案管理公司，所以需要規(guī)范工作流程，明確各工作環(huán)節(jié)的內(nèi)容與要求，具體工作流程如圖3所示。

圖3 會(huì)計(jì)檔案影像化工作流程圖

（1）清點(diǎn)、交接：對(duì)移交的會(huì)計(jì)憑證等資料進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)后辦理交接手續(xù)。清點(diǎn)時(shí)，需查看會(huì)計(jì)憑證附件頁(yè)面方向是否一致，仔細(xì)核對(duì)憑證匯總表信息，確保憑證編號(hào)從小到大排序；配合財(cái)務(wù)部門(mén)工作人員進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證掃描前的接收、移交工作。（2）規(guī)范性粘貼：按影像化標(biāo)準(zhǔn)對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行規(guī)范化粘貼，保證紙張整齊、清晰，不得出現(xiàn)發(fā)票丟失、脫落、顛倒、不易掃描、不易查閱等現(xiàn)象。（3）掃描：將憑證附件進(jìn)行掃描或拍照，影像清晰、完整；確保憑證附件的完整性，不得遺漏、丟失票據(jù)；掃描像素200DPI或者根據(jù)影像系統(tǒng)的要求進(jìn)行，確保掃描后的圖像文件及清單能夠滿(mǎn)足電子查閱要求。（4）審核：對(duì)所掃描憑證進(jìn)行對(duì)照檢查，刪除無(wú)效的影像，對(duì)不合格的影像重新掃描并替換。（5）裝訂：對(duì)憑證原件采用鉚管裝訂方式靠左對(duì)齊裝訂成冊(cè)，裝訂線距邊3cm；書(shū)脊厚度在3cm左右；會(huì)計(jì)憑證冊(cè)必須整齊、美觀；完成后相關(guān)人員應(yīng)在封面指定位置簽章。（6）編號(hào)及登記：將所有裝訂好的憑證冊(cè)應(yīng)于封面上注明日期、憑證起止編號(hào)、憑證冊(cè)號(hào)等。（7）驗(yàn)收：檔案管理公司提出驗(yàn)收申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門(mén)組織驗(yàn)收人員對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證和影像化會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行驗(yàn)收，填寫(xiě)驗(yàn)收單，并由雙方簽字確認(rèn)。（8）移交：驗(yàn)收無(wú)誤后，將會(huì)計(jì)檔案交接給財(cái)務(wù)部門(mén)檔案管理人員。配合財(cái)務(wù)部門(mén)工作人員定期將會(huì)計(jì)檔案移交至學(xué)校檔案管理部門(mén)，要求達(dá)到檔案入庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)。

2.查詢(xún)流程。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人登錄財(cái)務(wù)查詢(xún)系統(tǒng)后，可在項(xiàng)目列表中選擇需要查詢(xún)的項(xiàng)目，即可查詢(xún)項(xiàng)目下相關(guān)憑證的附件信息。因結(jié)題、審計(jì)等多是對(duì)項(xiàng)目下所有的收支明細(xì)進(jìn)行查詢(xún)，根據(jù)查詢(xún)需求，可以按項(xiàng)目批量下載或按憑證號(hào)逐個(gè)查詢(xún)、下載。具體的查詢(xún)流程如圖4所示。

圖4 影像化會(huì)計(jì)檔案查詢(xún)流程

五、實(shí)施會(huì)計(jì)檔案影像化的成效

目前S高校會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)處于試運(yùn)行階段，仍在不斷探索完善，與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式相比，影像化成效顯著。

（一）提高檔案工作效率。項(xiàng)目結(jié)題、審計(jì)等需要查閱會(huì)計(jì)憑證時(shí)，不再需要填表、審批、蓋章、預(yù)約。查詢(xún)一個(gè)項(xiàng)目的所有明細(xì)賬目不再需要耗費(fèi)更多時(shí)間，只需在財(cái)務(wù)查詢(xún)系統(tǒng)點(diǎn)幾下鼠標(biāo)，即可將項(xiàng)目支出明細(xì)的會(huì)計(jì)憑證及附件批量下載，隨時(shí)隨地可以調(diào)取數(shù)據(jù)，不再受工作時(shí)間、工作流程等限制，極大地提高了會(huì)計(jì)檔案查閱的效率。

（二）提高會(huì)計(jì)服務(wù)質(zhì)量。查詢(xún)會(huì)計(jì)憑證不再需要跨校區(qū)、甚至跨城市到財(cái)務(wù)檔案室、檔案管理部門(mén)現(xiàn)場(chǎng)復(fù)印或拍照。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人無(wú)論何時(shí)何地都可以通過(guò)登錄財(cái)務(wù)信息門(mén)戶(hù)，及時(shí)查詢(xún)會(huì)計(jì)憑證及附件，還可以下載、清晰打印，為審計(jì)、結(jié)題等工作的順利開(kāi)展提供了保障。會(huì)計(jì)人員通過(guò)在財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)快速查詢(xún)前期憑證附件，可以簡(jiǎn)化報(bào)銷(xiāo)手續(xù)，避免了師生后續(xù)報(bào)賬時(shí)重復(fù)提供材料，如分期付款的合同協(xié)議、特殊事項(xiàng)的說(shuō)明、預(yù)算復(fù)印件等，提高了師生對(duì)財(cái)務(wù)工作的滿(mǎn)意度。

（三）促進(jìn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)。報(bào)銷(xiāo)人員通過(guò)網(wǎng)上預(yù)約、自助投遞預(yù)約單，將原始憑證流轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)通過(guò)財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)進(jìn)行制單、復(fù)核、付款，并將賬務(wù)處理情況、支付結(jié)果通過(guò)財(cái)務(wù)查詢(xún)系統(tǒng)反饋至報(bào)銷(xiāo)人員。檔案管理系統(tǒng)建立之后，會(huì)計(jì)憑證及附件也將以電子化的形式保存，并隨時(shí)可供項(xiàng)目負(fù)責(zé)人查詢(xún)、下載，促進(jìn)了會(huì)計(jì)檔案管理的科學(xué)性、便捷性，順應(yīng)了財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)。

（四）降低管理成本。對(duì)比分析實(shí)施影像化前后的檔案管理成本可知，成本大幅降低，資金效益顯著提高。原有的檔案管理方式在人工成本、時(shí)間成本等方面耗費(fèi)較大，經(jīng)測(cè)算，實(shí)施影像化后的成本僅為原有成本的1/3。

六、總結(jié)及展望

對(duì)于高校來(lái)說(shuō)，如何規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理，既要落實(shí)國(guó)家檔案管理相關(guān)規(guī)范，制定完善校內(nèi)檔案管理辦法，又要充分考慮學(xué)校整體的業(yè)務(wù)規(guī)模、軟硬件條件等因素。對(duì)于會(huì)計(jì)檔案影像化的具體實(shí)施，需在充分調(diào)研和論證的基礎(chǔ)上，梳理業(yè)務(wù)流程，明確具體操作規(guī)范，既要實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的有效共享，又要保證財(cái)務(wù)信息安全，為師生提供高效、便捷的會(huì)計(jì)服務(wù)，促進(jìn)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。