朱斗芳

（河北承德市圍場滿族蒙古族自治縣人力資源和社會保障局，河北 承德 068150）

隨著科技進(jìn)步步伐的加快，人社檔案管理也越來越呈現(xiàn)出信息化電子化趨勢。目前，相關(guān)檔案管理工作正在從傳統(tǒng)的檔案管理過渡到現(xiàn)代化電子化管理模式，節(jié)省了時間、人力、物力的消耗，提高了工作效率。但同時也面臨著一些問題需要應(yīng)對。

1 信息化檔案管理的主要變革和特點(diǎn)

1）檔案類別的變革。電子化檔案的管理對于傳統(tǒng)檔案的分類方式而言是顛覆性的變革，變原始的“按目錄索驥”為信息集成系統(tǒng)的模塊、流程的管理設(shè)置。分門別類對各種檔案進(jìn)行儲存，依據(jù)關(guān)鍵詞或者檔案類別高效便捷進(jìn)行查找，大大提高了工作效率。相較傳統(tǒng)分類方式，電子化檔案分類對于數(shù)量較大、類別較多、內(nèi)容較多的檔案分類具有很大的優(yōu)勢，在工作中可以合理運(yùn)用，把管理人員從費(fèi)時費(fèi)力的查找程序中解放出來，投入到管理創(chuàng)新中。

2）檔案載體的轉(zhuǎn)變。在現(xiàn)代人社檔案管理工作中，電子檔案以快捷的存儲使用取代了部分紙質(zhì)文檔，成為主要儲存方式。高清拍攝器、大容量電腦、電子管理系統(tǒng)逐漸取代紙質(zhì)檔案袋、目錄條成為主要工作方式，儲存電子文檔資料比保存紙質(zhì)文檔要更為方便。當(dāng)然，也要看到紙質(zhì)文檔“原始記錄”的真實(shí)性作用也是電子文檔所不可取代的。

3）檔案保管方式的轉(zhuǎn)變。電子化檔案在進(jìn)入信息化系統(tǒng)后，管理人員和使用人員依據(jù)一定的權(quán)限可以進(jìn)行查看。如果不進(jìn)入信息集成系統(tǒng)中，很難掌握到信息的核心部分甚至看不到檔案。在這種越來越依賴網(wǎng)絡(luò)化、信息化的新型檔案保管方式，檔案管理人員必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練掌握使用電子信息系統(tǒng)。

2 檔案電子化帶來的問題和挑戰(zhàn)

1）電子檔案保管期限問題。紙質(zhì)檔案在歸檔后會依據(jù)重要性分別設(shè)置為10年、30年和永久保管等不同的保管期限，而電子檔案在簡便歸檔存儲程序、方便使用的同時，如果發(fā)生病毒攻擊、網(wǎng)絡(luò)癱瘓，可能會導(dǎo)致電子檔案內(nèi)容在一瞬間丟失，造成難以彌補(bǔ)的損失。

2）電子檔案原件的真實(shí)性問題。在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料上簽發(fā)。這其中由于無法一一與原始紙質(zhì)檔案進(jìn)行比對核實(shí)，加之各類修圖技術(shù)的普及，電子文件容易被刪改，且修改后不留任何痕跡，很難確定該份材料的真實(shí)性和權(quán)威性。

3）電子檔案安全性問題。檔案管理轉(zhuǎn)移到網(wǎng)絡(luò)上后，存在著一定的被黑客攻擊等風(fēng)險，給檔案的安全管理帶來很大的隱患。此外，對檔案管理人員和使用人員的安全意識要求較高，日常注意保管訪問權(quán)限和密碼，如果丟失被盜就會造成失密泄密問題。此外，由于不像紙質(zhì)檔案不可更改性，電子檔案存在被篡改、誤操作等一系列問題，應(yīng)對或者處理不當(dāng)會造成較大影響。

3 提高人社檔案電子化管理水平策略分析

新時期人社檔案電子化管理的核心和關(guān)鍵就是管理方式和安全管理技術(shù)的現(xiàn)代化。應(yīng)從以下幾個方面入手：

1）強(qiáng)化重視程度。在加快檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)過程中，基礎(chǔ)和關(guān)鍵保障是單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，能夠把檔案信息化建設(shè)作為單位發(fā)展建設(shè)中的一項重要內(nèi)容，不斷構(gòu)建健全檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率。同時加大物資投入力度，增配必要的硬件、軟件設(shè)施，確保人社相關(guān)工作高效開展。注重日?；嘤?xùn)，提高檔案管理人員運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的能力，更新檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)。

2）制定科學(xué)規(guī)范的電子化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的一項重要依據(jù)就是規(guī)范的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)則。對于檔案的采集標(biāo)準(zhǔn)、儲藏標(biāo)準(zhǔn)、使用要求等，制定符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)后以制度化的形式張貼公告，并切實(shí)遵守。只有嚴(yán)格的制度才能促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不斷提升。

3）注重前期收錄工作。相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案后期使用多，做好前期收錄工作至關(guān)重要。前期收錄工作做得好不好，直接決定了后期檔案的真實(shí)性和客觀性。收錄工作應(yīng)注意以下方面：一是注意檔案價值的重要性。應(yīng)根據(jù)收錄檔案的重要程度、涉密與否、后期使用率高低情況進(jìn)行梳理排序，將對社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展、單位和個人重要的檔案內(nèi)容優(yōu)先予以加工整理。二是強(qiáng)化文件的鑒別。進(jìn)行電子文件接收歸檔的首要任務(wù)是對所需歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性鑒定，制定科學(xué)、合理及符合我國實(shí)際情況的統(tǒng)一的歸檔電子文件及電子檔案的要求標(biāo)準(zhǔn)。三是注意分級次著錄。在檔案收錄過程中，可將反映問題單一的檔案進(jìn)行案卷級著錄；對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的檔案信息則進(jìn)行文件級著錄。總之做好前期收錄工作，有利于后期對檔案進(jìn)行便捷的管理和使用。

4）持續(xù)提高檔案管理人員的現(xiàn)代化綜合素質(zhì)。要充分發(fā)揮檔案工作人員的創(chuàng)新性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。同時要注意加強(qiáng)創(chuàng)新意識和電腦安全管理意識，加強(qiáng)檔案工作者的檔案信息保密意識。要不斷建設(shè)和完善檔案服務(wù)體系，努力創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，適應(yīng)新形勢，迎接新挑戰(zhàn)，為檔案事業(yè)的不斷輝煌進(jìn)步貢獻(xiàn)力量。

人社工作頭緒繁雜，相關(guān)檔案工作非常重要，要利用各種資源進(jìn)行檔案工作的現(xiàn)代化管理，以適應(yīng)新時期要求，應(yīng)對信息時代新挑戰(zhàn)。