文/劉思含

當今，在以人為本、崇尚科學發(fā)展的時代，人事檔案信息化管理具有重要的意義。本文通過分析目前人事檔案信息化管理工作存在的問題，結合人事檔案信息化管理工作的一些作法，提出了有針對性的解決辦法與措施，以便與同行業(yè)者交流與切磋

現(xiàn)代高科技手段賦予人類社會生產、生活、工作許多簡單、快捷、高效，人事檔案的信息化管理也不例外，它借助計算機、掃描儀、網(wǎng)絡等各種現(xiàn)代信息技術在很短的時間內就能實現(xiàn)檔案信息的接收、審核、錄入、存儲、轉遞和查閱、借閱服務等一系列事項。但人事檔案的信息化管理不僅僅局限于此，還在于將這些高科技現(xiàn)代信息技術貫穿于整個人事檔案管理工作的全過程，如，提高人事檔案的安全性、擴大了檔案的使用功能、降低人事檔案管理成本、實現(xiàn)檔案的存在價值等方面。本文結合日常的人事檔案信息化管理工作，認為目前在人事檔案管理工作中，還存在一定的問題，有待于進一步改進與提高，并通過分析研究解決辦法與措施。

一、制約人事檔案信息化管理的瓶頸問題

制約人事檔案人事信息化管理的瓶頸問題，主要有以下幾點：

一是檔案信息化管理工作未得到重視。在我國，一些企事業(yè)單位認為人事檔案管理工作不重要，認為人事檔案工作不重要，因此，在人事檔案管理中人員大多都是行政人事部的人員兼職，沒有專業(yè)的人事檔案管理者。這樣會導致人事檔案管理不規(guī)范、檔案資料缺失遺漏、甚至丟失等等。而人事檔案又是記錄著單位人才成長的重要佐證，不管是對單位還是對個人來講，人事檔案對評價人才、薪資提升、人才利用等方面都發(fā)揮著巨大作用，有很大的存在價值。近年來，人事檔案管理工作雖然引入了初步的信息化管理模式，但是還局限于最原始的數(shù)據(jù)錄入，不能發(fā)揮人事檔案信息化管理的簡單、快捷、便利等作用。因此，要想普及人事檔案信息化管理，首先要從提高思想觀念入手，充分認識到人事檔案信息化管理的重要性。

二是人事檔案信息化管理系統(tǒng)建設資金投入不足。目前，人事檔案信息化管理建設離不開計算機和網(wǎng)絡，而這些需要不斷地升級改造，包括軟硬件的升級，提升基礎設備的優(yōu)良性。而目前的人事檔案信息化管理工作中，由于資金投入的嚴重不足，使得人事檔案信息化管理建設中，沒有專業(yè)特定的應用程序支撐完成，軟件之間不能有效地兼容，如兼容數(shù)碼相機、掃描儀，或者其他管理系統(tǒng)模塊，最常見的就是廠家、型號、格式之間不相互兼容，使得人事檔案管理工作信息化程度大打折扣。

三是人事檔案信息化管理制度建設不完善。人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞。在人事檔案管理信息化的日常工作中，由于是電子存貯信息，沒有有效的監(jiān)管制度，使得人事檔案管理制度不完善，主要體現(xiàn)在三個方面：其一，人事檔案的收集要及時。人事檔案的資料收集是伴隨人事檔案的周期的，是一個漫長的過程，需要隨時收集并整理的。而往往在工作中，只是對最初的人事檔案進行收集，并未對后續(xù)的待收集資料進行收集，造成資料的缺失或遺漏，無法彌補。其二，人事檔案資料的規(guī)范性不夠。好多人事檔案中收集的資料不能滿足人事檔案的要求，不規(guī)范地存在于人事檔案中。其三，人事檔案中資料的真實性有待于提高，存在隨意改動或造假行為。在日常的人事檔案管理過程中，相關管理人員未對人事檔案資料內容的真實性、準確性進行及時核對，出現(xiàn)錯誤或者偽造信息。

二、應對措施

針對存在問題，特提出以下改進措施：

一是高度重視人事檔案信息化管理工作。在單位的管理中，要以人為本，為單位全心全意做好服務工作。那么，做好人事檔案信息化管理就首當其沖，這將便于單位領導能更好地優(yōu)化人員配置，人盡其才，發(fā)揮單位的最大人才資源優(yōu)勢，充分體現(xiàn)出人事檔案信息化的存在價值。這種重視也能構建出優(yōu)良的人事檔案信息化建設環(huán)境，同時，也能激發(fā)人事檔案管理人員的工作積極性和主動性。

二是制定完善人事檔案管理制度。單位應當緊跟時代發(fā)展的腳步，逐步構建出多元化信息管理制度，以單位人事檔案實際情況作為依據(jù)，編制出可操作、適用性強的人事檔案管理制度。這樣，才能滿足單位人事檔案整理原則當中提出的各項要求，才能保證人事檔案的收集、歸檔、鑒定等各項工作的規(guī)范化和標準化；才能構建人事檔案信息完整性和準確性；才能便于人事檔案管理工作的統(tǒng)一性。同時，在該管理制度中要明確人事檔案信息化系統(tǒng)的使用注意事項、訪問權限、界限，要建立責權懲罰制度、追究制度，確保人事檔案信息安全性。不按照相關制度使用該系統(tǒng)，如使用不被允許的存儲器與安裝有人事檔案信息化系統(tǒng)的計算機連接，誰出錯誰負責。對裝人事檔案信息化系統(tǒng)的計算機采用獨立的局域網(wǎng)，應與單位其他網(wǎng)絡隔離。

三是投入足夠的能支撐人事檔案信息化管理的系統(tǒng)建設及運行資金。人事檔案信息化系統(tǒng)建設需要足夠的資金才能保障基礎設施的建設，比如硬件設施費用、網(wǎng)絡和軟件費用，才能構建本單位的人事檔案信息化管理系統(tǒng)。隨著科技發(fā)展要與時俱進，在基礎建設上，還需要定期地對該系統(tǒng)進行檢查、維護、升級，確保人事檔案信息化管理系統(tǒng)正常運行。該系統(tǒng)的維護升級包括兩部分，一部分是網(wǎng)絡及軟件的維護升級，有助于人事檔案信息化管理系統(tǒng)空間更寬廣、更強大；另一部分是人事檔案信息的維護更新，這有助于人事檔案信息資料能夠及時得到收集、補充、完善，在使用人事檔案信息時才能更準確、全面地了解檔案內容，這個升級更新一直將伴隨著人員調動、成長的漫長過程。

四是提升人事檔案信息化管理人員的綜合管理力度，提高人事檔案的利用效率。人事檔案信息化程度越高，對相關的管理人員要求就越高。這種人員要既懂人事檔案專業(yè)知識，又懂計算機信息化專業(yè)知識，這樣的人才才能在人事檔案信息化管理工作中發(fā)揮專業(yè)知識、游刃有余。當前，單方面的人事檔案管理人員或計算機信息化人員都不能很好地發(fā)揮作用。要發(fā)揮人事檔案信息化管理的最佳效能，就要提升人事檔案信息化管理人員的綜合管理力度，對人事檔案管理人員要定期地進行計算機信息化方面的專業(yè)培訓，節(jié)約人事檔案信息化管理成本。同時，在單位的職稱評定、組織任用、組織培養(yǎng)等方面也要加強人事檔案信息化管理系統(tǒng)的利用，通過大數(shù)據(jù)信息化對比擇優(yōu)而取。在職工辦理退休人員手續(xù)時，能一次性地提供更全面詳細的個人信息資料。從而真正做到服務于單位，服務于員工，服務于社會，不斷提高人事檔案的使用效率。

毋庸置疑，人事檔案信息化管理工作是一項很重要的工作。人事檔案信息化管理為人事檔案管理提供了更簡單、快捷、準確的方式，為人員的優(yōu)化配置、人盡其才發(fā)揮了很大的優(yōu)勢，擴大了人事檔案的使用功能，實現(xiàn)了人事檔案的存在價值。但是，時下人事檔案信息化管理建設發(fā)展緩慢，只有不斷地提升思想觀念，加大資金投入，健全人事檔案信息化管理制度，推進人事檔案管理信息化進程，方能使其更好地服務于社會、服務于經濟建設、服務于廣大民眾。