劉藝

（遼寧工業(yè)大學 電子與信息工程學院，遼寧 錦州121001）

1 概述

伴隨無線網絡和計算機輔助評價系統(tǒng)的發(fā)展，無紙化考試系統(tǒng)紛紛進入各大高校，成為高校評價教學質量的主要方法。無紙化考試的優(yōu)點是公平的考試環(huán)境、統(tǒng)一的閱卷標準和準確的成績。高校的學生成績管理系統(tǒng)實現(xiàn)了對高校不同專業(yè)、不同學生、不同教師以及不同課程的成績進行智能有效的統(tǒng)計分析。成績管理系統(tǒng)要發(fā)揮其上述功能的前提是保證成績錄入的正確性。由于高校教學工作量大，每位教師在期末都面臨大量的成績錄入工作，如何快速準確地錄入學生成績是亟待解決的難題。Excel 是微軟辦公自動化軟件組件之一，具有強大的數(shù)據(jù)處理能力，巧用Excel 中的函數(shù)與宏可有效解決成績錄入問題。

2 Excel 中的函數(shù)與宏

Excel 中的函數(shù)是用預先設置好的公式對數(shù)據(jù)進行分析的工具，綜合運用SUM、AVERAGE、COUNTIF、OFFSET 等函數(shù)實現(xiàn)快速數(shù)據(jù)分析。數(shù)據(jù)分析的前提是數(shù)據(jù)有效檢索，Excel 使用查找與引用功能從數(shù)據(jù)庫中檢索到數(shù)據(jù)，Excel 中數(shù)據(jù)的檢索是通過函數(shù)對工作表中絕對地址和相對地址引用來實現(xiàn)。Excel 中的宏是用VBA 編寫的一段程序代碼，宏一旦被定義便可重復使用，VBA 是專門用來開發(fā)微軟辦公及自動化軟件的編程語言。

3 巧用Excel 檢索成績

成績管理信息系統(tǒng)的首要工作是數(shù)據(jù)的錄入，數(shù)據(jù)錄入工作量龐大，枯燥乏味易出錯，巧用Excel 快速完成數(shù)據(jù)錄入功能。高校的考試分為正考、補考兩種，兩種考試成績的錄入順序不同。

3.1 正考成績錄入

如果考試是采用無紙化考試，考試結束成績生成成功，管理員直接把成績導出成Excel 格式發(fā)送給任課教師，任課教師根據(jù)成績錄入模版的要求，使用Excel 中的排序功能整理數(shù)據(jù)后，教師就可以把成績導入到成績管理系統(tǒng)中。

3.2 補考成績錄入

由于高校的考試除學生正常上課的正考，還包括補考和重修考試，補考和重修學生的成績則不同。管理員由考試系統(tǒng)中導出的成績是按學生學號排序，而教務處的成績管理系統(tǒng)中的補考和重修成績名單則是沒有任何規(guī)律可循。如果教師手工逐一錄入，不但準確性難以保證且勞心費時。如何把管理員發(fā)放的成績單高效的整理成教務處模版的格式，是Excel 解決的問題。

3.2.1 基于函數(shù)的管理方法

在一個大表中查找指定數(shù)據(jù)的函數(shù)有LOOKUP 函數(shù)、VLOOKUP 函數(shù)、D 函數(shù)等，在成績管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)檢索中，VLOOKUP 函數(shù)簡單易學成為數(shù)據(jù)錄入的首選函數(shù)。

VLOOKUP 函數(shù)用法如下：

VLOOKUP（value_address,table_array,col_index,logical_value）

其中：value_address 是要查找值的地址，table_array 是要查找工作表單元格區(qū)域，col_index 是在table_array 區(qū)域中返回數(shù)據(jù)所在的列號，logical_value 是一個邏輯值，1 表示模糊查找，0表示精確查找[1]。

接下來以某一學期的補考成績?yōu)槔f明VLOOKUP 函數(shù)的使用過程。圖1 是考試結束后管理員導出的部分成績放在成績單工作表中和成績管理系統(tǒng)的名單排列放在sheet1 中，圖2使用VLOOKUP 函數(shù)檢索的成績放在sheet2 中。使用VLOOKUP函數(shù)根據(jù)sheet1 中的名單到成績單工作表中檢索成績放到sheet2 中，VLOOKUP 函數(shù)的使用如下：

圖1 原始數(shù)據(jù)

圖2 函數(shù)生成數(shù)據(jù)

第一個數(shù)據(jù)檢索成功后，把光標放到單元格B2 矩形框的右下角，當光標形狀變成空心的十字時，拖動鼠標到所需的最后成績，釋放鼠標檢索完成。

3.2.2 基于宏的管理方法

在大批量的數(shù)據(jù)中查找指定數(shù)據(jù)也可以使用宏方法，在Excel 中可以直接錄制宏，也可以在VB 編輯器中直接用VBA編寫宏。Excel 正常啟動后開發(fā)工具選項卡是看不見的，所以先要把開發(fā)工具選項卡顯示出來，步驟如下[2]：

(1)啟動Excel 應用程序。

(2)點擊office 按鈕，啟動對話框。

(3)點擊該對話框窗口右下角選項按鈕。

(4)啟動Excel 選項對話框，選擇常用選項下的在功能區(qū)顯示開發(fā)工具選項卡，點擊確定按鈕。

選項卡設置完成后，啟動Excel 界面如圖3 所示。

圖3 Excel 窗口

開發(fā)工具選項卡調試出來后，接下來用開發(fā)工具選項卡上插入功能插入一個圖形按鈕作為宏執(zhí)行按鈕放在sheet2 中，宏名為成績檢索，雙擊該按鈕進入VBA 代碼編輯狀態(tài)，在編輯器中寫入如下代碼：Sub 成績檢索()ActiveCell.FormulaR1C1 = "=VLOOKUP(RC[-1],成績單!R2C1:R11C2,2,0)"

圖4 成績檢索

Selection.AutoFill Destination:=Range ("B2:B11"), Type:=xlFillDefault

Range("B2:B11").Select End Sub

保存成功后，回到Excel 工作表狀態(tài)，點擊成績檢索按鈕，隨時檢索所需成績，如圖4 所示。

4 結論

巧用Excel 的函數(shù)與宏解決高校成績錄入問題，保證了成績錄入的質量，節(jié)省了成績錄入時間，緩解了教師的工作壓力。Excel 的數(shù)據(jù)處理功能強大，它完成了很多專業(yè)軟件才有的數(shù)據(jù)分析功能，學好Excel 對日常工作和學習幫助很大，Excel 還有太多的功能等待我們去學習和使用。