布爾蓮·對(duì)山拜

摘? 要：隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，信息技術(shù)在一定程度上得到迅速提升，廣泛應(yīng)用在各行各業(yè)中，而傳統(tǒng)的行政方案管理手段和管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代化的檔案管理需求，此種情況下，就需要將現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用在行政檔案管理中，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，確保行政檔案管理效率和管理質(zhì)量顯著提升。因此，在信息時(shí)代，企業(yè)需要重視行政檔案管理信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段來(lái)強(qiáng)化行政檔案管理，通過(guò)制定科學(xué)合理的行政檔案管理制度、加強(qiáng)檔案室硬件設(shè)施的信息化建設(shè)等策略提高行政檔案管理水平，提高行政檔案利用率，最大限度發(fā)揮出行政檔案的應(yīng)用價(jià)值，為各級(jí)行政機(jī)關(guān)提供高效服務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;行政檔案;管理策略

引言

行政檔案可以將各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)在行政領(lǐng)導(dǎo)和管理工作中的歷史面貌或記錄真實(shí)反映出來(lái)，能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的提高奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，由此可見(jiàn)，行政檔案管理就顯得尤為重要。在信息化時(shí)代，行政檔案數(shù)量不斷增多，如果仍舊采用傳統(tǒng)的檔案管理手段和方式，不僅影響了檔案管理效率和質(zhì)量，也無(wú)法為相關(guān)工作開(kāi)展提供有效服務(wù)，要想突破行政檔案管理困境，就需要推廣應(yīng)用信息技術(shù)，以信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來(lái)彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理方式的弊端和不足，保證檔案管理質(zhì)量和管理效率，全面提升行政檔案管理的安全性、有效性。

1.行政檔案管理應(yīng)用信息技術(shù)的重要性

1.1實(shí)現(xiàn)信息共享，提高行政檔案管理質(zhì)量

在以往的行政檔案管理中，檔案信息載體主要以紙質(zhì)檔案和音像檔案為主，如各種紙質(zhì)文件、照片、影片、唱片、錄音帶等，這些文件資料比較脆弱，很容易受到外界環(huán)境的影響，潮濕、污漬、蟲(chóng)害等因素都會(huì)對(duì)檔案資料產(chǎn)生一定程度上的損壞，而且保存難度大，稍有不慎就會(huì)出現(xiàn)資料丟失、遺漏等情況。同時(shí)，隨著時(shí)間的增加，文書(shū)資料、檔案原件的數(shù)量越來(lái)越多，長(zhǎng)時(shí)間堆積的在一起大大增加了整理難度，在檢索查詢(xún)資料時(shí)需要耗費(fèi)很多時(shí)間。就整體情況來(lái)看，傳統(tǒng)紙質(zhì)的行政檔案利用率較差，很難實(shí)現(xiàn)信息共享，信息指導(dǎo)價(jià)值很難充分發(fā)揮出來(lái)，行政檔案管理質(zhì)量差強(qiáng)人意。將現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用在行政檔案管理中，能夠?qū)⒓堎|(zhì)資料以電子形式或者數(shù)碼形式存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，依賴(lài)于計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備進(jìn)行閱讀、檢索等處理，并且可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送，這樣能夠提高檔案存儲(chǔ)率，實(shí)現(xiàn)行政檔案信息資源共享目標(biāo)，最大限度體現(xiàn)出檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。即便數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量越來(lái)越大，在數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用下也能快速檢索出所需方案，而且還能將檔案資料中的有價(jià)值信息深度挖掘出來(lái)，為企業(yè)行政管理和經(jīng)營(yíng)決策制定提供可靠支撐，整體的行政檔案管理質(zhì)量也得到了顯著提升。

1.2減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，顯著提升工作效率

在以往的行政檔案管理中，管理方式主要依賴(lài)于人工，檔案管理人員需要收集、整理、歸檔各種檔案資料，每個(gè)步驟都需要花費(fèi)大量的時(shí)間和人力，加重了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，再加上各項(xiàng)工作內(nèi)容比較枯燥，久而久之，檔案管理人員就容易產(chǎn)生倦怠心理，缺乏工作積極性，嚴(yán)重影響了檔案管理工作效率的提升。將信息化技術(shù)應(yīng)用在行政檔案管理中，各部門(mén)人員可以直接將行政檔案資料存儲(chǔ)到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，在計(jì)算機(jī)軟件的幫助下，檔案管理人員可以快速完成整理、分類(lèi)、歸納等工作，不僅降低了工作難度，大大減輕了檔案管理工作的工作負(fù)擔(dān)，而且能夠減少人力資源投入，為企業(yè)節(jié)省一定的人工成本。最重要的是，使用信息技術(shù)能夠有效降低人工失誤率，確保行政檔案信息歸檔的準(zhǔn)確性，在提高檔案管理工作效率的基礎(chǔ)上提升了工作質(zhì)量。

2.信息時(shí)代強(qiáng)化行政檔案管理的有效策略

2.1 制定科學(xué)合理的行政檔案管理制度

針對(duì)行政檔案管理，國(guó)家出臺(tái)了一系列的相關(guān)規(guī)定，包含《檔案資料管理保密規(guī)定》、《電子檔案管理制度》、《檔案法》等，企業(yè)需要認(rèn)真解讀相關(guān)文件指示，根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案工作的政策和規(guī)定制定企業(yè)內(nèi)部科學(xué)合理的行政檔案管理制度，明確劃分各部門(mén)、各人員的工作內(nèi)容、工作標(biāo)準(zhǔn)以及工作職責(zé)，建立詳細(xì)的檔案管理章程，行政檔案資料收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、借閱、查看等各環(huán)節(jié)都需要制定相關(guān)的管理?xiàng)l例，確保行政檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)朝著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方向發(fā)展。企業(yè)可以落實(shí)行政檔案管理責(zé)任制，確定好各環(huán)節(jié)的管理人員和負(fù)責(zé)人，確保各人員各司其職、各盡其責(zé)，當(dāng)行政檔案管理出現(xiàn)任何問(wèn)題時(shí)都能夠第一時(shí)間找到相關(guān)負(fù)責(zé)人，快速解決問(wèn)題，避免出現(xiàn)責(zé)任推諉現(xiàn)象。而且還需要建立與責(zé)任制相適應(yīng)的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，保障行政檔案管理制度的有效落實(shí)，為行政檔案管理工作的高質(zhì)量開(kāi)展保駕護(hù)航。

2.2加強(qiáng)檔案室硬件設(shè)施的信息化建設(shè)

將信息技術(shù)應(yīng)用在行政檔案管理中能夠規(guī)范化、高效化管理企業(yè)的文書(shū)檔案資料，確保檔案內(nèi)容朝著數(shù)字化、電子化方向發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，滿(mǎn)足企業(yè)對(duì)檔案信息的需求。因此，在進(jìn)行行政檔案管理時(shí)，企業(yè)需要完善信息化技術(shù)設(shè)施配置，加強(qiáng)檔案室硬件設(shè)施信息化建設(shè)，提供一定的人力、物力、財(cái)力支持，將各種先進(jìn)、高科技的技術(shù)和設(shè)施設(shè)備如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等引進(jìn)到檔案管理中，在此基礎(chǔ)上建立檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，使得行政方案管理水平和服務(wù)水平顯著提升。在數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)中，信息使用者可以根據(jù)自身的需求在較短時(shí)間內(nèi)快速檢索出所需檔案文件，大大提升了工作效率。需要注意的是，在信息化檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)管理中，企業(yè)還需要注重檔案信息的安全性和永久性，建立訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，有效結(jié)合固定性登錄密碼管理模式與隨機(jī)式登錄密碼管理模式，避免外來(lái)入侵者拷貝、篡改檔案信息而加大了檔案信息管理風(fēng)險(xiǎn)，還可以做好軟件安全干預(yù)工作，將配置性能良好、運(yùn)行穩(wěn)定的安全防護(hù)軟件應(yīng)用其中，包含防火墻、殺毒軟件等，以此來(lái)提高計(jì)算機(jī)運(yùn)行的安全性，避免運(yùn)行安全隱患帶來(lái)的檔案信息泄露、丟失問(wèn)題。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息化時(shí)代，將信息技術(shù)應(yīng)用在行政檔案管理中具有重要作用，能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，提高行政檔案利用率，確保行政檔案管理質(zhì)量，還能夠減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，降低失誤率，顯著提升檔案管理工作效率，最大化發(fā)揮出行政檔案的使用價(jià)值。因此，企業(yè)需要加強(qiáng)行政檔案信息化管理，不僅要完善信息化技術(shù)設(shè)施配置，還需要建立健全檔案現(xiàn)代化管理制度，確保行政檔案管理工作的規(guī)范性和科學(xué)性，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

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