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        信息化背景下檔案管理工作現(xiàn)存問題研究

        2021-05-08 06:31:21李婷申顯輝
        中國應急管理科學 2021年7期
        關鍵詞:風險意識信息時代檔案管理

        李婷 申顯輝

        摘? 要:隨著科學技術不斷進步,社會發(fā)展水平不斷提升,我們已經(jīng)邁入了一日千里的信息時代。新時代背景下,社會所有發(fā)展領域都被信息技術所覆蓋,對人們學習新知識,掌握新技能,運用新技術提出了新的挑戰(zhàn)。信息時代的發(fā)展改變了人們的思想觀念、工作和生活方式,促進了科技的進步,提高了人們的工作效率和生活質(zhì)量。同時隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的普及,加速了全球經(jīng)濟一體化進程,對全世界經(jīng)濟發(fā)展產(chǎn)生了重要影響。

        關鍵詞:信息時代;;檔案管理;風險意識

        中圖分類號:G647.24? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼:A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?DOI:10.12296/j.2096-3475.2021.07.328

        互聯(lián)網(wǎng)技術的產(chǎn)生和應用,給人們的生活帶來了日新月異的變化。信息化時代下,檔案管理工作變得尤為重要。檔案記錄的信息都是最原始的有價值的重要信息,需要妥善保管。同時信息的更新和保存也是檔案管理的重要部分,及時跟進有效信息做好更改,保證檔案管理信息的準確性,為日后查閱使用提供有價值依據(jù)。信息化下的檔案管理工作,需要對巨量信息做好記錄和保存,同時進行專業(yè)化處理,從中提取所需要的知識和信息。如何做好信息化下的檔案管理工作,本文做了如下研究。

        一、信息化的含義

        對于“信息化”(Big data)研究機構(gòu)Gartner給出了這樣的定義?!靶畔⒒笔切枰绿幚砟J讲拍芫哂懈鼜姷臎Q策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力來適應海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。信息化不是對部分數(shù)據(jù)進行隨機分析或抽樣調(diào)查,而是對全部數(shù)據(jù)進行分析整理,提取出有價值信息。從信息化的特點不難看出,信息化處理的是種類繁多的海量信息,而且處理速度極快,有著重要的使用價值[1]。

        二、信息化下檔案管理的現(xiàn)狀

        首先,科學技術的發(fā)展,對檔案管理工作人員綜合能力提出了更高要求。檔案管理工作融入信息化處理技術,要求工作人員不但掌握檔案管理相關知識,還要有熟練的計算機操作能力和維護管理能力,這對檔案管理工作人員提出了不小的挑戰(zhàn)。

        其次,信息化統(tǒng)計海量信息,在信息的甄別篩選錄入方面,增加了工作難度。信息化處理的是非結(jié)構(gòu)化或半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),在對信息的采集整理過程中,工作人員要學會舍棄無用信息,篩選重點有價值信息,做好信息檔案記錄和保存。信息化下的檔案管理工作需要工作人員提高辨別能力,為檔案信息管理起到保障作用。

        最后,檔案管理體系不完善,對檔案管理工作有一定的阻礙作用。信息化下的檔案管理工作,工作內(nèi)容和工作模式有了新的填充和發(fā)展,但是沒有及時建立規(guī)范合理的檔案管理體制和檔案管理體系,導致后期在檔案信息使用過程中出現(xiàn)費時費力的情況,降低檔案管理工作效率。

        三、信息化下檔案管理的策略分析

        1.提高檔案管理人員自身綜合能力

        科技的發(fā)展離不開人才的驅(qū)動,人才是企業(yè)發(fā)展的重要資源,所以企業(yè)更加注重人才的培養(yǎng)。信息化下的檔案管理工作,同樣離不開人才的助力。信息化的檔案管理工作,需要引進專業(yè)的技術人才進行指導和把關,同時對于業(yè)務能力較弱的工作人員展開崗位業(yè)務培訓,在掌握檔案管理知識的基礎上,提高互聯(lián)網(wǎng)辦公能力,掌握多方面知識技能。只有檔案管理人員綜合業(yè)務水平提高,逐漸向未來要求的復合型技術人才邁進,從根本上提升檔案管理人員綜合能力,提高檔案管理工作效率。

        2.優(yōu)化檔案信息采集模式,提高檔案管理智能化

        科技的飛速發(fā)展,改變了傳統(tǒng)的信息收集模式,信息化時代下,信息采集分析主要靠計算機數(shù)據(jù)庫聯(lián)動處理,綜合圖片、音視頻等零散碎片信息,結(jié)合海量信息資源,加大結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化信息的收集分析能力。利用云計算等智能技術增強數(shù)據(jù)信息的推送服務能力,滿足用戶的現(xiàn)實需求。例如互聯(lián)網(wǎng)中存在的多款軟件,都會根據(jù)用戶的日常瀏覽信息,信息化技術通過對需求信息的數(shù)據(jù)進行分析研究,為用戶提供智能化服務。檔案管理工作人員同樣要提高服務意識,為應用者提供更加高效便捷的檔案信息服務,保障信息化技術的有效應用。

        3.建立健全檔案管理體系

        在信息化技術的應用下,建立新型檔案管理系統(tǒng)的工作框架,完善檔案管理工作內(nèi)容,使信息更加透明,工作更加有效,提高檔案管理工作效率。當下是一個信息爆炸的時代,每天的信息量種類繁多,對數(shù)據(jù)處理速度也提出了新的要求。這就需要對傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)進行擴容,保障檔案管理信息的完整性和準確性[2]。

        4.提高檔案管理的風險意識

        隨著社會發(fā)展,信息日益透明,給不法分子造成了可乘之機。檔案管理人員要樹立正確的網(wǎng)絡安全意識,提高識別能力。一旦隱私信息如被泄露,將會造成不可挽回的損失。工作人員在檔案管理過程中,要保證國家和個人的隱私信息不被泄露,為檔案信息的安全性做好保障。

        四、結(jié)語

        綜上所述,信息化時代,檔案管理已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案信息為主,紙質(zhì)為輔的管理模式。需要檔案管理人員了解檔案之間的聯(lián)系,深入發(fā)掘檔案信息中的價值和意義,結(jié)合現(xiàn)代化手段為應用者提供更加高效準確的信息資源,滿足社會發(fā)展需求。

        參考文獻:

        [1] 趙新民,秦廣久,馬向陽,懷保民,姬榮榮.信息化時代檔案管理模式變化研究[J].山東農(nóng)業(yè)工程學院學報,2020,37(05):184-188.

        [2] 安琴.淺析基于信息化時代的檔案價值及其利用[J].蘭臺內(nèi)外,2019(26):67-68.

        (吉林省梅河口市人力資源和社會保障局? 吉林通化? 135000)

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