鄭璐

摘? 要：目前，電子檔案管理已成為醫(yī)院發(fā)展的必然趨勢(shì)，醫(yī)院行政類電子檔案管理的創(chuàng)新和優(yōu)化符合大數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢(shì)，有利于提升醫(yī)院整體建設(shè)，而科學(xué)的績(jī)效評(píng)估是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的必要手段，本文將從橫向?qū)Ρ确治鐾袠I(yè)行政電子檔案管理情況，縱向借鑒分析國(guó)內(nèi)外行政電子檔案管理先進(jìn)案例，分析醫(yī)院行政類電子檔案管理現(xiàn)狀，總結(jié)先進(jìn)的、有效的科學(xué)的績(jī)效評(píng)估管理思路，實(shí)現(xiàn)制度創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、模式創(chuàng)新和優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：績(jī)效評(píng)估;醫(yī)院行政類電子檔案管理;創(chuàng)新;優(yōu)化

中圖分類號(hào)：G647.24? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? DOI：10.12296/j.2096-3475.2021.07.179

目前關(guān)于電子檔案現(xiàn)代化及規(guī)范化管理辦法已在社會(huì)各行各業(yè)得到充分利用，成效顯著，同時(shí)近年來(lái)隨著信息技術(shù)的發(fā)展和辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用，電子檔案管理由于順應(yīng)了新時(shí)期政府信息化和管理現(xiàn)代化的必然趨勢(shì)而逐漸開展。本研究通過(guò)查閱、收集相關(guān)醫(yī)院、部門實(shí)施行政電子檔案管理工作的現(xiàn)狀以及工作過(guò)程中存在的問(wèn)題，利用《數(shù)字檔案室評(píng)估細(xì)則》進(jìn)行評(píng)估，內(nèi)容包括電子檔案基本情況、管理、設(shè)施、開發(fā)利用、檔案數(shù)據(jù)等，評(píng)估醫(yī)院行政電子檔案管理效果。

本研究課題作為河南省檔案科技項(xiàng)目“醫(yī)院行政類電子檔案管理績(jī)效評(píng)估研究”（2020-R-18）的重要組成部分，運(yùn)用問(wèn)卷調(diào)查法、文獻(xiàn)研究法、實(shí)踐法、案例分析等多種方法與手段，根據(jù)醫(yī)院行政類電子檔案的特點(diǎn)，結(jié)合績(jī)效評(píng)估相關(guān)理論進(jìn)行比較分析總結(jié)，一方面從橫向?qū)Ρ确治鐾袠I(yè)行政電子檔案管理情況，另一方面從縱向借鑒分析國(guó)內(nèi)外行政電子檔案管理先進(jìn)案例，理順醫(yī)院行政電子檔案管理現(xiàn)狀，詳細(xì)記錄管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，探討對(duì)應(yīng)措施，總結(jié)醫(yī)院行政電子檔案先進(jìn)的、有效的管理思路，涵蓋制度創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和模式創(chuàng)新等方面，梳理出適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展實(shí)際需求的具有可復(fù)制性和推廣價(jià)值的醫(yī)院行政電子檔案管理規(guī)范，提高醫(yī)院檔案管理和利用效率，為電子檔案管理績(jī)效評(píng)估提供參考性建議，為黨和政府及社會(huì)公眾提供有效的檔案信息服務(wù)。全文包括三個(gè)部分。

一、對(duì)比同行業(yè)行政電子檔案管理績(jī)效評(píng)估情況

電子檔案管理績(jī)效評(píng)估體系的指標(biāo)包括組織管理、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、信息服務(wù)、業(yè)務(wù)技能六個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。組織管理指標(biāo)是指醫(yī)院行政類電子檔案管理是否具有健全完善的組織、制度標(biāo)準(zhǔn)，包括組織架構(gòu)、管理制度、業(yè)務(wù)聯(lián)系、財(cái)務(wù)保障等?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)指標(biāo)就是醫(yī)院檔案管理的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的配置，包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、庫(kù)房現(xiàn)代化建設(shè)。業(yè)務(wù)指標(biāo)、數(shù)字檔案資源建設(shè)和信息服務(wù)指標(biāo)包括電子文件歸檔、保管、移交、鑒定、統(tǒng)計(jì)分析、開發(fā)利用等，是檔案管理的主要工作性能的體現(xiàn)，它們能夠更好地確保檔案的完整性、及時(shí)性、安全性。業(yè)務(wù)技能指標(biāo)是指檔案業(yè)務(wù)的創(chuàng)新和提升。

本研究以發(fā)放問(wèn)卷和實(shí)地考察相結(jié)合的形式收集了3個(gè)市級(jí)醫(yī)院檔案室檔案信息化建設(shè)績(jī)效相關(guān)數(shù)據(jù)，以《數(shù)字檔案室評(píng)估細(xì)則》為指導(dǎo)，分析后得出以下結(jié)論：行政電子檔案建設(shè)需要科學(xué)、動(dòng)態(tài)、長(zhǎng)期及均衡的投入。各單位檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、財(cái)務(wù)投入、信息平臺(tái)建設(shè)、人才配置參差不齊;檔案部門主動(dòng)服務(wù)意識(shí)薄弱，檔案工作宣傳、檔案電子資源開發(fā)及信息開放力度不夠。檔案信息化建設(shè)多元化、協(xié)同化服務(wù)以及遠(yuǎn)程查詢服務(wù)比較欠缺。

二、借鑒國(guó)內(nèi)外行政電子檔案管理先進(jìn)案例

上世紀(jì)80年代以來(lái)，隨著政務(wù)信息公開化的呼聲， 績(jī)效評(píng)估研究逐漸成為國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)界的一個(gè)熱點(diǎn)話題。職能科室績(jī)效評(píng)估體系與臨床醫(yī)技科室有很大不同，管理更復(fù)雜，相關(guān)研究卻不多。比如國(guó)外的六步程序法、三階段法、績(jī)效金字塔模型等，國(guó)內(nèi)有學(xué)者提出將評(píng)價(jià)指標(biāo)維度分為科室管理能力（職能完成指標(biāo)）、工作業(yè)績(jī)（效率指標(biāo)）、可持續(xù)發(fā)展能力（學(xué)習(xí)、創(chuàng)新指標(biāo)）和滿意度指標(biāo)，并采用菲爾德咨詢法獲取多個(gè)二級(jí)指標(biāo)，確定指標(biāo)權(quán)重?？偨Y(jié)來(lái)說(shuō)，醫(yī)院行政類電子檔案績(jī)效評(píng)估還是要依據(jù)醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略和檔案管理具體情況進(jìn)行差異化考核和評(píng)估。

三、科學(xué)的績(jī)效評(píng)估實(shí)現(xiàn)醫(yī)院行政類電子檔案管理創(chuàng)新和優(yōu)化

1.建立科學(xué)完善的醫(yī)院行政類電子檔案績(jī)效評(píng)估體系

隨著醫(yī)院管理進(jìn)一步的精細(xì)化和嚴(yán)格化，醫(yī)院行政類電子檔案績(jī)效評(píng)估體系需要緊跟時(shí)代步伐，運(yùn)用科學(xué)的方法從多角度進(jìn)行多元化研究。除了通過(guò)最新的系統(tǒng)及技術(shù)層面的保障以確定電子檔案來(lái)源可靠、管理科學(xué)、長(zhǎng)期可用之外，還要重視醫(yī)院自身發(fā)展規(guī)律和社會(huì)需求，建立適合醫(yī)院的自查和績(jī)效評(píng)估體系，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，形成經(jīng)驗(yàn)推廣。

2.醫(yī)院行政類電子檔案績(jī)效評(píng)估指標(biāo)內(nèi)容、權(quán)重和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)不是一成不變的，應(yīng)當(dāng)伴隨著醫(yī)院發(fā)展動(dòng)態(tài)調(diào)整。比如電子檔案的安全問(wèn)題，我們需要根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，制定并不斷完善醫(yī)院行政類電子檔案的管理和使用制度，如行政檔案的訪問(wèn)制度，信息存取制度、建立附錄系統(tǒng)，增加評(píng)估權(quán)重突出其重要性，實(shí)現(xiàn)更高的績(jī)效管理和更遠(yuǎn)的戰(zhàn)略目標(biāo)。

3.完善溝通和激勵(lì)制度

醫(yī)院行政類電子檔案績(jī)效評(píng)估體系在實(shí)施過(guò)程中需要通過(guò)廣泛溝通和多方反饋來(lái)不斷完善，同行業(yè)之間的信息溝通和借鑒、檔案使用者和使用效果的及時(shí)反饋，及時(shí)修改，會(huì)在很大程度上提升檔案管理績(jī)效，促進(jìn)整個(gè)醫(yī)院進(jìn)一步發(fā)展。激勵(lì)機(jī)制的建立包括正激勵(lì)和負(fù)激勵(lì)，需要充分結(jié)合醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略，考慮檔案工作人員個(gè)體需求。

績(jī)效評(píng)估的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院整體效能的提升，目前，大多數(shù)醫(yī)院的檔案發(fā)展處于信息孤島的狀況，沒(méi)有形成由內(nèi)到外、自上而下層層支撐的關(guān)系，仍需進(jìn)一步的研究和完善。

（鄭州市中醫(yī)院? 河南鄭州? 450000）