黃麟 夏艷鳴 馮文 丁璨 周建云

[摘 要] 隨著國(guó)家、軍隊(duì)對(duì)采購(gòu)管理的不斷規(guī)范，軍隊(duì)醫(yī)院需要集中采購(gòu)的項(xiàng)目數(shù)量和類(lèi)別顯著增加，同時(shí)醫(yī)院對(duì)集中采購(gòu)的全流程管理要求也不斷加強(qiáng)，這對(duì)醫(yī)院采購(gòu)中心采購(gòu)數(shù)據(jù)的管理提出了更高的要求。軍隊(duì)醫(yī)院始終要遵守信息保密的管理要求，滿足對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)安全管理的需要。因此，文章從確定軍隊(duì)醫(yī)院采購(gòu)信息管理系統(tǒng)功能需求和開(kāi)展采購(gòu)管理信息系統(tǒng)各功能模塊的流程設(shè)計(jì)等方面入手，探討構(gòu)建具有醫(yī)院自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的、適合軍隊(duì)醫(yī)院采購(gòu)管理的醫(yī)院采購(gòu)管理信息系統(tǒng)，并分析總結(jié)了自主研發(fā)的醫(yī)院采購(gòu)管理信息系統(tǒng)運(yùn)用與體會(huì)，以期不斷完善醫(yī)院采購(gòu)管理信息系統(tǒng)，提升醫(yī)院采購(gòu)管理信息化水平，提高醫(yī)院采購(gòu)管理綜合效能。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院采購(gòu)；管理；信息系統(tǒng)

中圖分類(lèi)號(hào)： F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2021）05-0077-03

當(dāng)前，市面上有多種電子招投標(biāo)信息系統(tǒng)[1]?，F(xiàn)代企業(yè)對(duì)信息技術(shù)的重視程度越來(lái)越高，但是在采購(gòu)業(yè)務(wù)上，傳統(tǒng)的思維仍然根深蒂固，信息化建設(shè)比較滯后 [2]。雖然這些信息系統(tǒng)功能強(qiáng)大，種類(lèi)較多，但是現(xiàn)有商品化采購(gòu)信息系統(tǒng)往往功能復(fù)雜、操作煩瑣，價(jià)格偏高，采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)往往能被產(chǎn)品開(kāi)發(fā)公司隨意調(diào)取而存在極大的數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)，加之后期開(kāi)發(fā)響應(yīng)周期長(zhǎng)、軟件維護(hù)成本高、核心產(chǎn)權(quán)一直掌握在公司手上。這些問(wèn)題嚴(yán)重制約了其在軍隊(duì)醫(yī)院的運(yùn)用。因此，結(jié)合軍隊(duì)醫(yī)院采購(gòu)特點(diǎn)以及軍隊(duì)保密管理規(guī)定和醫(yī)療信息系統(tǒng)安全要求，設(shè)計(jì)并研發(fā)一套適用于軍隊(duì)醫(yī)院的采購(gòu)信息管理軟件非常必要。

一、確定醫(yī)院采購(gòu)管理信息系統(tǒng)功能需求

近年來(lái)，為進(jìn)一步加強(qiáng)“采管分離”，規(guī)范集中采購(gòu)，根據(jù)軍隊(duì)采購(gòu)管理政策要求，軍隊(duì)醫(yī)院先后成立了采購(gòu)中心（室），并不同程度地開(kāi)展了采購(gòu)管理信息化建設(shè)。通過(guò)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，很多醫(yī)院在管理院內(nèi)采購(gòu)數(shù)據(jù)的方式，還是以Excel表格為主。這種做法優(yōu)點(diǎn)是成本低廉、錄入簡(jiǎn)便、傳遞快捷，但是也存在極大的隱患，比如不同人員同時(shí)操作導(dǎo)致版本不一致，或者不同時(shí)間點(diǎn)未能使用最近版本而導(dǎo)致部分?jǐn)?shù)據(jù)遺失，或者操作不當(dāng)誤刪部分?jǐn)?shù)據(jù)。此外，Excel表格數(shù)據(jù)不方便統(tǒng)計(jì)分析，不能記錄歷史操作痕跡。因此，迫切需要各醫(yī)院根據(jù)自身采購(gòu)流程和實(shí)際情況，梳理出醫(yī)院采購(gòu)管理信息系統(tǒng)核心功能需求和主要功能模塊。

采購(gòu)管理信息系統(tǒng)需要覆蓋計(jì)劃下達(dá)、執(zhí)行采購(gòu)、簽訂合同、到貨驗(yàn)收、采購(gòu)結(jié)算、采購(gòu)資料歸檔，到合同履約的采購(gòu)活動(dòng)全過(guò)程，以及伴隨采購(gòu)活動(dòng)的供應(yīng)商管理和評(píng)審專(zhuān)家管理，此外還需要實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)過(guò)程各個(gè)執(zhí)行環(huán)節(jié)狀態(tài)的內(nèi)、外部監(jiān)督。因此，我們通過(guò)調(diào)研分析和專(zhuān)家咨詢(xún)，確定了醫(yī)院采購(gòu)信息管理體統(tǒng)的核心功能需求，包括用戶(hù)管理模塊、任務(wù)管理模塊、采購(gòu)管理模塊、結(jié)算管理模塊、檔案管理模塊、評(píng)審專(zhuān)家管理模塊、供應(yīng)商管理模塊等。

（一）用戶(hù)管理模塊

用戶(hù)管理模塊包括用戶(hù)管理、角色管理和用戶(hù)權(quán)限三個(gè)部分。主要實(shí)現(xiàn)對(duì)登陸該信息系統(tǒng)的人員授權(quán)、角色和權(quán)限分配；及時(shí)更新承擔(dān)醫(yī)院集中采購(gòu)任務(wù)、監(jiān)督采購(gòu)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)動(dòng)態(tài)，實(shí)時(shí)停用離職（調(diào)離采購(gòu)相關(guān)崗位）人員的登陸權(quán)限，根據(jù)對(duì)應(yīng)人員工作職能的變化實(shí)時(shí)調(diào)整各類(lèi)用戶(hù)的使用權(quán)限。

（二）任務(wù)管理模塊

任務(wù)管理模塊為了實(shí)現(xiàn)采購(gòu)員根據(jù)需求科室下達(dá)任務(wù)，審核通過(guò)并錄入系統(tǒng)作為采購(gòu)任務(wù)清單，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)任務(wù)進(jìn)行項(xiàng)目編號(hào)、合同編號(hào)，并將任務(wù)分配給采購(gòu)助理。采購(gòu)助理可以通過(guò)篩選功能快速查看承擔(dān)任務(wù)。

（三）采購(gòu)管理模塊

采購(gòu)管理模塊包括信息發(fā)布、評(píng)審時(shí)間、中標(biāo)單位、中標(biāo)金額、履約保證金、合同簽訂時(shí)間、合同服務(wù)期、到貨時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間、結(jié)算時(shí)間等全采購(gòu)流程數(shù)據(jù)信息管理。實(shí)現(xiàn)讓采購(gòu)助理根據(jù)下達(dá)的任務(wù)，實(shí)時(shí)、按計(jì)劃完成采購(gòu)任務(wù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)過(guò)程關(guān)鍵信息的管理，同時(shí)可以對(duì)保證金退費(fèi)資料、合同文本和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等關(guān)鍵采購(gòu)文書(shū)電子資料進(jìn)行上傳與管理。

（四）結(jié)算管理模塊

結(jié)算管理模塊主要實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)結(jié)算數(shù)據(jù)管理，包括修改結(jié)算信息、查看結(jié)算明細(xì)、取消結(jié)算、合同金支付、取消掛賬等功能，并將采購(gòu)數(shù)據(jù)鏈提交至檔案助理。

（五）檔案管理模塊

檔案管理模塊用于采購(gòu)助理完成采購(gòu)活動(dòng)及時(shí)整理采購(gòu)資料，由結(jié)算管理確認(rèn)信息無(wú)誤后，交由檔案助理及時(shí)進(jìn)行采購(gòu)資料歸檔。

（六）供應(yīng)商管理模塊

供應(yīng)商管理模塊用于統(tǒng)計(jì)錄入上級(jí)、本院及兄弟單位不良供應(yīng)商信息和中標(biāo)供應(yīng)商信息，以便在報(bào)名和合同簽訂前及時(shí)排除不良記錄供應(yīng)商，同時(shí)能夠根據(jù)合同履約情況，及時(shí)記錄院內(nèi)項(xiàng)目供應(yīng)商不良履約信息。

（七）評(píng)審專(zhuān)家管理模塊

評(píng)審專(zhuān)家管理模塊，主要實(shí)現(xiàn)對(duì)來(lái)院評(píng)審的評(píng)審專(zhuān)家進(jìn)行考核與信息管理，同時(shí)兼顧院內(nèi)采購(gòu)中各類(lèi)推薦專(zhuān)家的信息管理和專(zhuān)家抽取管理，按照軍隊(duì)有關(guān)規(guī)定，彌補(bǔ)個(gè)別項(xiàng)目遇到的駐地政府采購(gòu)評(píng)審專(zhuān)家?guī)旌蛙婈?duì)采購(gòu)評(píng)審專(zhuān)家?guī)鞂?zhuān)家不足的難題。

二、醫(yī)院采購(gòu)管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)

（一）醫(yī)院采購(gòu)管理信息系統(tǒng)各功能模塊的使用流程設(shè)計(jì)

根據(jù)醫(yī)院采購(gòu)的特點(diǎn)，我們?cè)O(shè)計(jì)了各功能模塊的初步運(yùn)轉(zhuǎn)流程（如圖1所示），并采用專(zhuān)家咨詢(xún)的方法，對(duì)所設(shè)計(jì)的流程進(jìn)行了論證。

采購(gòu)中心（室）受領(lǐng)由醫(yī)院采購(gòu)工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室集中下達(dá)的已完成審批的采購(gòu)任務(wù)后，根據(jù)限額確定采購(gòu)類(lèi)別，為集中采購(gòu)或臨時(shí)采購(gòu)，并確定每一個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)助理。采購(gòu)助理根據(jù)采購(gòu)任務(wù)下達(dá)的采購(gòu)方式擬制采購(gòu)文件，完成采購(gòu)活動(dòng)，確定供應(yīng)商并簽訂合同。合同生效后，進(jìn)一步對(duì)供應(yīng)商是否按照合同約定時(shí)間發(fā)貨，需求科室是否按照合同約定進(jìn)行驗(yàn)收與入庫(kù)進(jìn)行管理。合同履約完成后，采購(gòu)人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)完成項(xiàng)目資金結(jié)算及采購(gòu)檔案歸檔，并對(duì)供應(yīng)商履約情況進(jìn)行管理。

（二）編制采購(gòu)管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)

聯(lián)合醫(yī)院信息科工程師，根據(jù)前期論證確定的需求模塊編制信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)，包括任務(wù)管理、采購(gòu)管理、結(jié)算管理、檔案管理、供應(yīng)商管理、評(píng)審專(zhuān)家管理及數(shù)據(jù)導(dǎo)出、導(dǎo)入功能。進(jìn)入主菜單后對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行操作，包括添加、修改、刪除和更新等操作。采購(gòu)人員根據(jù)業(yè)務(wù)流程的各功能模塊進(jìn)行操作，并能及時(shí)掌握采購(gòu)任務(wù)執(zhí)行情況，智能數(shù)據(jù)匹配、數(shù)據(jù)可溯源及責(zé)任明確數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。制初稿后組織采購(gòu)助理、信息工程師共同論證審修。

（三）醫(yī)院采購(gòu)管理信息系統(tǒng)的軟件開(kāi)發(fā)

根據(jù)以上經(jīng)過(guò)論證后確定的醫(yī)院采購(gòu)管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)，由信息科工程師完成軟件開(kāi)發(fā)。

（四）醫(yī)院采購(gòu)管理信息系統(tǒng)軟件試運(yùn)行及調(diào)試、優(yōu)化

信息科工程師完成的軟件安裝調(diào)試并進(jìn)行試運(yùn)行，采購(gòu)室根據(jù)上級(jí)檢查以及軍隊(duì)、國(guó)家采購(gòu)相關(guān)管理規(guī)定的更新及時(shí)完成軟件的調(diào)試和優(yōu)化。

三、醫(yī)院采購(gòu)管理信息系統(tǒng)的初步運(yùn)用與成效

（一）對(duì)接軍隊(duì)采購(gòu)管理要求及時(shí)

隨著軍隊(duì)改革，各級(jí)各單位對(duì)采購(gòu)相關(guān)管理出臺(tái)了一系列的文件規(guī)定，對(duì)采購(gòu)信息管理要求越來(lái)越嚴(yán)格，也越來(lái)越細(xì)致。我們自主研發(fā)的醫(yī)院采購(gòu)管理信息系統(tǒng)能夠更好地對(duì)接上級(jí)管理要求，實(shí)際運(yùn)用中可實(shí)時(shí)調(diào)整模塊結(jié)構(gòu)以及數(shù)據(jù)要求。

（二）采購(gòu)信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全可追溯

集中歸口采購(gòu)后，采購(gòu)數(shù)據(jù)大量增加，陸軍軍醫(yī)大學(xué)第二附屬醫(yī)院自2016年至今共有3500余條采購(gòu)信息納入到采購(gòu)管理信息系統(tǒng)，涉及的數(shù)據(jù)包括項(xiàng)目名稱(chēng)、預(yù)算、需求科室、采購(gòu)金額、中標(biāo)單位等。采購(gòu)管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，大大減少了數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)，讓采購(gòu)執(zhí)行情況的信息記錄實(shí)現(xiàn)了完整、及時(shí)、規(guī)范、可溯源、便于隨時(shí)統(tǒng)計(jì)分析等功能。

（三）采購(gòu)工作有序開(kāi)展，提高工作效率

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在采購(gòu)領(lǐng)域的深入運(yùn)用，有效提高了采購(gòu)數(shù)據(jù)的管理水平，提高了采購(gòu)效率，進(jìn)一步規(guī)范了采購(gòu)行為[3-5]。工作中人員流動(dòng)是無(wú)法避免的，陸軍軍醫(yī)大學(xué)第二附屬醫(yī)院研發(fā)的采購(gòu)管理信息系統(tǒng)操作簡(jiǎn)便，錄入方便，減少了新進(jìn)人員的學(xué)習(xí)時(shí)間，讓采購(gòu)人員更快熟悉工作。同時(shí)，在歷年各級(jí)各類(lèi)檢查中，采購(gòu)行業(yè)都是檢查的重點(diǎn)，每次提報(bào)數(shù)據(jù)都時(shí)間緊、內(nèi)容多、涉及面廣。而運(yùn)用采購(gòu)管理信息系統(tǒng)后，可以將信息提取工作由一人完成且能保證每次提報(bào)數(shù)據(jù)一致，有效避免重復(fù)或者錯(cuò)誤提報(bào)，大大節(jié)約了人力成本，徹底改變了以前的人工錄入核對(duì)工作，極大地提高了工作效率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。

（四）加強(qiáng)采購(gòu)監(jiān)督，降低廉政風(fēng)險(xiǎn)

通過(guò)使用采購(gòu)管理信息系統(tǒng)，事項(xiàng)了采購(gòu)數(shù)據(jù)公開(kāi)化，對(duì)于每一條采購(gòu)信息可隨時(shí)接受同事及采購(gòu)管理部門(mén)的監(jiān)督，并且采購(gòu)項(xiàng)目信息終生記錄制，每一個(gè)操作均永久留存痕跡。此外，本系統(tǒng)還具有不良供應(yīng)商信息預(yù)警功能，便于采購(gòu)中心（室）內(nèi)部監(jiān)督，以及管理部門(mén)及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目隱患，及時(shí)預(yù)警采購(gòu)工作人員，有效降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和廉政風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，目前國(guó)內(nèi)運(yùn)用的采購(gòu)管理系統(tǒng)中雖然功能強(qiáng)大，但無(wú)法滿足軍隊(duì)醫(yī)院采購(gòu)信息管理要求。本系統(tǒng)結(jié)合軍隊(duì)醫(yī)院信息化管理要求，以及對(duì)接軍隊(duì)物資采購(gòu)管理規(guī)定，對(duì)采購(gòu)內(nèi)容清楚、準(zhǔn)確的記錄，讓采購(gòu)工作人員工作順利便捷的開(kāi)展，大大提升了采購(gòu)工作效率和質(zhì)量，值得運(yùn)用。

在下一步系統(tǒng)二次開(kāi)發(fā)中，我們將解決目前系統(tǒng)僅適用于內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)以及手機(jī)App操作，采購(gòu)檔案電子化，評(píng)審時(shí)間、保證金退還、及時(shí)結(jié)算等預(yù)警功能，進(jìn)一步提升操作的方便性和系統(tǒng)信息化。

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