王鑫 吉林省集安市財(cái)政局

前言：隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題越來(lái)越多樣化。而優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理有利于提升行政事業(yè)單位決策的正確性，為激勵(lì)員工做好各個(gè)方面的工作奠定基礎(chǔ)。因此，行政事業(yè)單位要做好會(huì)計(jì)檔案的優(yōu)化工作，充分認(rèn)識(shí)優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理的重要意義，從根本上提升會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量。

一、優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理的重要性

現(xiàn)階段，很多行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理部門都是形同虛設(shè)，出現(xiàn)兼職檔案管理工作的現(xiàn)象。在行政事業(yè)單位分析責(zé)任狀況、對(duì)比經(jīng)濟(jì)狀況過(guò)程中，會(huì)計(jì)檔案是重要的依據(jù)和憑證[1]。行政事業(yè)單位只有合理參考會(huì)計(jì)檔案，并且在此基礎(chǔ)上積極的改革和創(chuàng)新，才能充分調(diào)動(dòng)工作人員的主動(dòng)性和積極性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)行政事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理中存在的問(wèn)題。行政事業(yè)單位只有定期整理會(huì)計(jì)檔案，才能有效總結(jié)財(cái)務(wù)管理中存在的不足，及時(shí)銷毀超過(guò)管理范圍的檔案，為會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性和可靠性提供重要保障。除此之外，會(huì)計(jì)檔案有利于科學(xué)預(yù)算行政事業(yè)單位發(fā)展前景，編寫完善的財(cái)務(wù)計(jì)劃，促進(jìn)行政事業(yè)單位健康可持續(xù)發(fā)展。

二、優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理的策略

（一）做好會(huì)計(jì)檔案歸檔管理工作。行政事業(yè)單位需要統(tǒng)一管理、保存和歸檔所有的會(huì)計(jì)檔案，為了促進(jìn)該工作的順利進(jìn)行，行政事業(yè)單位必須建立完善的會(huì)計(jì)檔案歸檔制度。在具體歸檔中，行政事業(yè)單位要保證會(huì)計(jì)檔案是屬于本單位的，而財(cái)務(wù)部門則要有效整理、規(guī)范和收集日常會(huì)計(jì)檔案，暫存一段時(shí)間后轉(zhuǎn)交給檔案管理部門。同時(shí)行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)部門要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)編制目錄，制作案卷，將檔案統(tǒng)一保存和存檔。如果行政事業(yè)單位沒(méi)有設(shè)置專門的檔案管理部門，那么財(cái)務(wù)部門要派遣專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的管理工作，禁止出納人員管理會(huì)計(jì)檔案。

（二）做好會(huì)計(jì)檔案立卷管理工作。行政事業(yè)單位在開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案立卷管理工作過(guò)程中，要嚴(yán)格按照規(guī)定使用專門的封皮裝訂檔案，然后密封裝訂線，在密封處加蓋會(huì)計(jì)專用章。在編制封面內(nèi)容中，要保持內(nèi)容的完整性、真實(shí)性，防止出現(xiàn)漏填現(xiàn)象。當(dāng)完成立卷裝訂后，要按照一定的順序?qū)n案裝填在檔案盒中，并且在檔案盒中明確標(biāo)訂。如果出現(xiàn)賬目已經(jīng)設(shè)置，但是并沒(méi)有真實(shí)業(yè)務(wù)往來(lái)，可以保留相關(guān)的賬頁(yè)[2]。將會(huì)計(jì)檔案轉(zhuǎn)交給專業(yè)管理部門時(shí)，要保證檔案的完整性。如果由于一些原因必須拆封會(huì)計(jì)檔案，需要檔案管理人員、業(yè)務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員同時(shí)在場(chǎng)拆封，從而避免意外事件的發(fā)生。

（三）提升對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視程度。首先，我國(guó)相關(guān)部門和工作人員要積極宣傳會(huì)計(jì)檔案管理工作，使用多種媒介宣傳會(huì)計(jì)檔案管理工作開(kāi)展的必要性，積極創(chuàng)造良好的會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)境。其次，行政事業(yè)單位管理人員要積極響應(yīng)國(guó)家的號(hào)召，合理開(kāi)展各種活動(dòng)，開(kāi)展多種會(huì)議宣傳會(huì)計(jì)檔案管理工作。管理人員要充分發(fā)揮自身的榜樣作用，讓工作人員正確認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)行政事業(yè)單位發(fā)展的重要性，從而為會(huì)計(jì)檔案管理工作的開(kāi)展提供足夠的人力支持。

（四）做好會(huì)計(jì)檔案存放管理工作

無(wú)論是在檔案室，還是在財(cái)務(wù)部門存放會(huì)計(jì)檔案，都要派遣專人負(fù)責(zé)，并設(shè)置專門的檔案存放柜。在存放檔案過(guò)程中，相關(guān)工作人員要做好防火、防潮、防盜等工作，保證檔案的通風(fēng)性和透氣性。同時(shí)行政事業(yè)單位要建立完善的檔案查閱報(bào)備制度，當(dāng)工作人員需要查閱檔案時(shí)，必須有檔案管理人員在旁監(jiān)督。如果因工作需要將檔案帶出檔案室，借閱人員和檔案管理人員需要共同仔細(xì)檢查檔案材料，填寫借閱單。當(dāng)將檔案歸還時(shí)，要根據(jù)檔案借閱單反復(fù)的檢查。

（五）做好會(huì)計(jì)檔案數(shù)字管理工作。首先，行政事業(yè)單位要重點(diǎn)培養(yǎng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，提升檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平，促使檔案管理人員能夠更加有效、全面的使用現(xiàn)代化檔案管理軟件，提升管理人員現(xiàn)代數(shù)字管理技術(shù)水平，打造一支高水平的、專業(yè)的管理隊(duì)伍，為會(huì)計(jì)檔案管理工作順利開(kāi)展奠定重要基礎(chǔ)。行政事業(yè)單位要加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，為財(cái)務(wù)部門提供專業(yè)的、先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，安裝完善的賬務(wù)管理系統(tǒng)，做好數(shù)據(jù)和信息備份工作，從而保證賬務(wù)管理系統(tǒng)正常工作[3]。

（六）加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作。檔案管理人員是管理會(huì)計(jì)檔案的主要負(fù)責(zé)人，因此要想優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理工作，必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)，組織會(huì)計(jì)檔案管理人員參加專業(yè)學(xué)習(xí)活動(dòng)，使他們形成正確的工作理念，較強(qiáng)的工作能力和較高水平的職業(yè)道德。在考核行政事業(yè)單位工作情況開(kāi)展中，要將檔案管理人員培訓(xùn)情況作為重要指標(biāo)。在具體培訓(xùn)中，要提升檔案管理人員專業(yè)知識(shí)的豐富性，使檔案管理人員掌握熟練操作技能。行政事業(yè)單位要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，在培訓(xùn)工作中有效融入先進(jìn)的模式、理念和方法，為會(huì)計(jì)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和水平的提升奠定基礎(chǔ)。除此之外，要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的思想政治教育，使檔案管理人員具有較強(qiáng)的責(zé)任心和使命感，堅(jiān)持走科學(xué)發(fā)展道路，從而提升會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理工作有序開(kāi)展。

結(jié)語(yǔ)：在行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作開(kāi)展中，會(huì)計(jì)檔案管理是重要組成部分。為了更好的開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案管理工作，優(yōu)化各個(gè)工作環(huán)節(jié)，行政事業(yè)單位要做好會(huì)計(jì)檔案歸檔、存放、數(shù)字管理等工作，有效利用各種資源，從根本上提升會(huì)計(jì)工作的有效性。