吳健

摘 要：以提升人們生活質量為目標的生態(tài)環(huán)境監(jiān)測，在多年發(fā)展中積累了許多紙質檔案，急需一種更有效的方法處理數(shù)量龐大的檔案信息。該文對生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案從信息化管理角度展開系統(tǒng)性分析，研究現(xiàn)存的若干問題，并提出對應的解決措施，旨在為中國生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理與應用提供技術指導，推動中國生態(tài)環(huán)境監(jiān)測與保護邁入新時代。

關鍵詞：生態(tài)環(huán)境監(jiān)測? 檔案信息化? 檔案管理? 理論與實踐

Theory?and?Practice?of?Information?Management?of?Ecological?

Environment?Monitoring?Archives

WU Jian

（Haikou Environmental Information and Propaganda Administration Center， Haikou， Hainan Province， 571100 China）

Abstract：Ecological environment monitoring， which aims to improve people's quality of life， has accumulated many paper archives in the course of years of development， and urgently needs a more effective way to deal with a large amount of archival information. This paper systematically analyzes the ecological environment monitoring archives from the perspective of information management， studies some existing problems， and provides corresponding solutions， aiming to provide technical guidance for the management and application of ecological environment monitoring archives in China， and promote China's ecological environment monitoring and protection into a new era.

Key Words：Ecological environment monitoring; Archives informatization; File management; Theory?and?practice

中國正處于數(shù)字信息化發(fā)展的重要時代，各行業(yè)都通過信息化實現(xiàn)技術革新，推動行業(yè)的快速發(fā)展。面對這種時代發(fā)展趨勢，檔案機構也需要通過合適方法，讓檔案管理進入全面信息化，實現(xiàn)對檔案資源的數(shù)據(jù)化管理與應用，為之后的深度開發(fā)做好準備工作。而生態(tài)環(huán)境監(jiān)測涉及到大量檔案資源，更需要通過信息化進行管理，實現(xiàn)資源的最大化應用。

1 生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案信息化管理理論

生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案是在進行生態(tài)環(huán)境監(jiān)測業(yè)務時產(chǎn)生的具有保存價值的不同形式和載體的生態(tài)環(huán)境監(jiān)測文件、圖表及各種監(jiān)測數(shù)據(jù)等信息資料。其可以真實反映當前生態(tài)環(huán)境質量，也可以為相關單位提供監(jiān)測數(shù)據(jù)信息，以此為城市管理和環(huán)保決策提供準確的信息，推動生態(tài)環(huán)境保護事業(yè)的健康發(fā)展。對生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案進行信息化管理，是建立在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境基礎上，運用以大數(shù)據(jù)技術為代表的信息技術，進行對生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案信息化的高效管理，并針對檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)進行深入研究，為后續(xù)應用做好了前期準備工作。對生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案信息化管理，主要有以下特征：（1）數(shù)字化。信息化管理模式對象必須是預先進行了數(shù)字化處理的生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案信息資源，而對于已經(jīng)記載在紙張的紙質檔案則無法提供具體化的管理服務。所以，需要單位對生態(tài)環(huán)境監(jiān)測紙質檔案進行掃描，再將其上傳到相應的管理平臺，以實現(xiàn)信息化管理;（2）規(guī)范化。把信息技術應用于檔案管理，可以大幅度縮減工作環(huán)節(jié)，有效減少在人力、財力等方面的資源投入。盡管需要較大的前期投入，但是信息化管理模式是未來時代的主要方向，檔案工作也需要進行技術改革，需要對生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案信息化管理進行細致研究，為后續(xù)應用鋪墊道路。

2 當前生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案信息化管理實踐的若干問題

2.1 信息技術應用處于初級階段

當前，大部分的生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案在信息化管理方面還不具備良好的成效，多是利用人工進行管理，難以讓信息技術得到高效應用。這是因為部分生態(tài)環(huán)境局檔案管理部門當前信息化管理系統(tǒng)建設水平與實際需求不匹配，讓數(shù)據(jù)存儲、開發(fā)無法實現(xiàn)高效利用;而且，也存在一部分生態(tài)環(huán)境局檔案管理部門的管理系統(tǒng)功能過于單一化，讓檔案資源無法以分布模式進行存儲、開發(fā)。比如，生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理系統(tǒng)和其他業(yè)務系統(tǒng)難以做到數(shù)據(jù)同步，而將檔案轉化為數(shù)據(jù)的部門在作業(yè)中也無法將數(shù)據(jù)進行直接傳輸，并將其同步于生態(tài)環(huán)境局檔案部門數(shù)據(jù)庫中，對于線上歸檔造成一定影響。

2.2 相關管理制度尚不夠完善

檔案管理人員需要憑借生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理規(guī)范化，逐步完成生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案信息化管理工作，這才能讓管理符合后續(xù)標準，管理內容滿足信息化管理需求，以此實現(xiàn)“一次通過”，避免出現(xiàn)“返工”的問題?？墒牵糠謫挝辉谥贫确矫娌煌晟?，存在一定漏洞，并不是從本單位未來發(fā)展需求角度出發(fā)，建設管理制度，對于生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案信息化管理未來應用會帶來一定的負面問題，無法讓檔案管理人員對檔案信息進行標準化管理與規(guī)范化應用。

2.3 資源投入量無法維系信息化管理

對于一部分單位來說，在工作中并沒有準確認識到將信息化管理投入到生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案資源應用中可以大幅度提升信息決策質量、實現(xiàn)信息的精準分析、達到對科學監(jiān)測生態(tài)環(huán)境質量的研判，這讓實際投入的人力、物力嚴重不足，讓生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案信息化管理在單位中處于邊緣化。例如，當前應用的軟硬件設施和信息化管理需求不匹配，難以讓設備得到高效運行。而且，檔案的信息化管理對于硬件與軟件擁有較大的依賴度，如果軟硬件設施質量一般，同樣無法讓生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案獲得預期的信息化管理效果。

3 提升生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案信息化管理質量的有效方法

3.1 加快信息技術應用，實現(xiàn)管理的數(shù)字化轉型

以生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理系統(tǒng)為基礎，建設專門應用于生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作的網(wǎng)絡數(shù)字平臺，讓所有檔案管理人員可以利用平臺提供的便利條件，讓生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案可以得到信息化轉化，從而科學提取、加工數(shù)據(jù)，充分滿足應用人群對于檔案的需求，避免因追求片面數(shù)據(jù)而進行盲目開發(fā)的負面問題。同時，對于當前管理系統(tǒng)應用功能進行拓展，增加數(shù)據(jù)同步、關聯(lián)、檢索等多項實用性功能，讓生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理系統(tǒng)可以和其他業(yè)務系統(tǒng)在數(shù)據(jù)方面得到有效關聯(lián)，以此打破數(shù)據(jù)應用瓶頸，讓數(shù)據(jù)可以得到“一站式”管理，減少檔案管理的繁瑣程序，讓更多時間可以投入到檔案的數(shù)據(jù)應用中，以此強化檔案信息存儲和數(shù)據(jù)開發(fā)利用。在日常工作中，需要積極把大數(shù)據(jù)技術應用于生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作中，讓現(xiàn)有檔案管理模式可以上升一個新的臺階，以此實現(xiàn)對檔案高效檢索。同時，也需要利用工作實際需求，對檔案管理系統(tǒng)進行應用方面的系統(tǒng)“鍛煉”，實現(xiàn)信息化系統(tǒng)的高效運轉，利用不同人員對檔案的具體應用需求，增加檔案應用功能，并通過完善檔案檢索現(xiàn)有的數(shù)學模型，提升檔案檢索效率，從而推動檔案進入數(shù)字化應用的新模式，為生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案提供更多實用性信息化管理服務，加速檔案信息開發(fā)速度^[1-3]。

3.2 通過完善當前管理制度，為檔案提供良好管理環(huán)境

生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案信息化管理涉及到多項內容，如果僅是依靠管理人員的工作經(jīng)驗，僅能處理部分檔案內容，嚴重影響檔案進入信息化管理新模式。這就需要通過專業(yè)的管理制度，規(guī)范檔案管理人員的日常作業(yè)，讓各項管理工作可以實現(xiàn)穩(wěn)定落實，為檔案進一步開發(fā)與應用做好準備工作。所以，在實際工作中，需要以組織建設為主，對生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案信息化管理的所有工作進行細致化剖析，讓一些大型問題可以得到科學拆解，降低檔案信息應用難度。可以通過建設信息化專項管理小組，抽調部門擁有計算機應用背景、對于生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案有工作經(jīng)驗的專業(yè)人員，讓其加入信息化管理工作中，發(fā)揮其專業(yè)能力，實現(xiàn)檔案應用有效升級，讓檔案管理可以獲得足夠保障，減少以往因紙質檔案管理不到位，影響后續(xù)應用的不良影響。而且，需要根據(jù)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案的特殊性，制定明確的管理制度，實現(xiàn)規(guī)范單位領導層、建設小組的日常工作，將具體權責落實于工作的各個環(huán)節(jié)中，以此構成一種部門配合的良性模式，強化檔案管理的資源優(yōu)化，讓生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案資源可以得到統(tǒng)籌規(guī)劃，并落實信息化管理各項內容，加速檔案的信息化革新，推動生態(tài)環(huán)境監(jiān)測的健康發(fā)展。并且，在檔案管理中，還需要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《生態(tài)環(huán)境檔案管理規(guī)范生態(tài)環(huán)境監(jiān)測》等法律法規(guī)和標準，根據(jù)具體需求對細節(jié)內容進行合理調整，以適應本單位的檔案管理需求，提升檔案管理效率與質量。利用這種添加新內容、滿足新需求的信息化技術應用，不斷完善生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理制度的各項內容，為檔案信息化管理提供良好的管理環(huán)境，加速生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案進入信息化管理新模式^[4-5]。

3.3 增加資源投入，為檔案信息化管理提供相應設施

生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案信息化管理需要較高的技術性，對于互聯(lián)網(wǎng)依賴較大，以此滿足實際工作需求，這就需要各單位對資源方面加大投入，細致剖析具體應用需求，讓監(jiān)測檔案可以全面進入信息化管理新模式，提升生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案應用深度。若要實現(xiàn)這一目標，可以從以下幾個方面逐漸落實相應工作：（1）需要以當?shù)氐纳鷳B(tài)環(huán)境局檔案室為研究對象，將以其軟硬件設施為準，添加一批擁有較高處理效率的硬件設施，讓紙質檔案可以加速進入數(shù)據(jù)檔案模式，提升數(shù)字化處理效率，實現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡化管理與應用。這需要單位為檔案室提供充足資金，以具體檔案應用效果為目的，對老舊設備進行更新，添置新硬件設備。（2）將技術資源繼續(xù)投入到環(huán)境檔案管理中，配合國家環(huán)境信息化發(fā)展管理的相關需求，把大數(shù)據(jù)技術等先進信息技術應用于其中，讓檔案管理可以獲得更有效的技術保障。為讓信息技術可以和生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案進一步融合，提升應用效果，就需要將具有豐富專業(yè)知識、實際應用能力強的人才投入到檔案管理工作中。除挑選單位的檔案管理人員外，還要利用技術培訓模式，培養(yǎng)一批具備先進技術能力的人才投入到生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理中，還要向社會招聘具有檔案信息化應用經(jīng)驗、研發(fā)能力的高素質專業(yè)人才，擴大檔案管理人才團隊規(guī)模，提升團隊的綜合素質，并利用工作合力模式推動檔案管理進一步發(fā)展。通過人才的專業(yè)能力，讓生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案在信息化管理集中暴露潛在問題，并利用專業(yè)方法，及時處理問題，減輕后續(xù)全面應用信息化管理帶來的各類安全隱患。（3）通過實現(xiàn)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡化管理的模式，把環(huán)境質量監(jiān)測數(shù)據(jù)和排污單位污染物監(jiān)測數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)資源進行整合，實現(xiàn)政府各部門、不同行業(yè)之間的信息資源共享與利用。雖然這一方法前期需要投入較大成本，但是投入應用后，可以加速檔案的利用，真正實現(xiàn)資源的科學應用，有效提升各單位的生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作水平，對于經(jīng)濟長遠發(fā)展具有重要意義。同時，還可以與社會第三方機構進行合理開發(fā)專屬于生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案應用的移動終端APP，利用APP便捷信息查閱功能，能夠讓各單位工作人員更快捷地調閱生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案信息資料，為現(xiàn)場的環(huán)境監(jiān)測業(yè)務管理、環(huán)境行政執(zhí)法等提供依據(jù)。通過對環(huán)境監(jiān)測的大量數(shù)據(jù)進行綜合分析，及時掌握環(huán)境數(shù)據(jù)變化規(guī)律，建立水、氣、固廢等污染物追溯體系，為生態(tài)環(huán)境保護提供科學的決策依據(jù)^[6-7]。

4 結論

對檔案進行信息化管理，是時代發(fā)展的必然趨勢，尤其是涉及到眾多領域的生態(tài)環(huán)境監(jiān)測，更需要對當前管理模式進行更新。規(guī)范生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理工作，務必要將信息化管理從應用理念至實踐應用全面落實，積極面對信息化管理的新工作方式，以此實現(xiàn)提升工作效率，進一步發(fā)揮生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案在各項生態(tài)環(huán)境管理中的作用。

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