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        淺談事業(yè)單位勞務派遣人員檔案管理

        2021-04-28 14:43:58沙磊黃冰明
        蘭臺內(nèi)外 2021年6期
        關鍵詞:勞務派遣事業(yè)單位檔案管理

        沙磊 黃冰明

        摘 要:近年來,事業(yè)單位越來越多的采用勞務派遣的用工形式,來緩解日益增長的業(yè)務需要與編制緊張的矛盾。由于勞務派遣人員“人檔”分離的特殊性,在實際工作中,勞務派遣人員檔案管理的規(guī)范化、精細化、標準化還有待提高。解決這些問題,需要檔案管理機構(gòu)、用工單位和勞務派遣人員三方形成合力,共同做好勞務派遣人員檔案管理工作。

        關鍵詞:事業(yè)單位;勞務派遣;檔案管理

        所謂勞務派遣是指由勞務派遣機構(gòu)與勞務派遣人簽訂勞動合同,把勞動者派到具體用工單位,再由用工單位向派遣機構(gòu)支付服務費用的一種用工形式。近年來,隨著事業(yè)單位人事管理體制機制改革持續(xù)推進,事業(yè)單位越來越多地采用勞務派遣的用工形式,以此滿足事業(yè)發(fā)展和用工用人需求。勞務派遣人員的加入,進一步豐富了事業(yè)單位用工形式,充實了事業(yè)單位人員隊伍,同時也給事業(yè)單位的人事管理工作帶來新的挑戰(zhàn)。而事業(yè)單位勞務派遣人員的檔案管理正是其中亟待解決的關鍵環(huán)節(jié)。

        一、事業(yè)單位勞務派遣制實施背景

        1.推動事業(yè)單位事業(yè)發(fā)展的需要

        黨的十九大提出“打造共建共治共享的社會治理格局,加強社會治理制度建設”。事業(yè)單位作為提供社會公益服務的機構(gòu),一方面,積極承接各級政府部門因行政體制改革和職能轉(zhuǎn)變而調(diào)整的管理職能。另一方面,緊密結(jié)合本單位的業(yè)務職能,不斷擴展業(yè)務范圍,積極參與加強和創(chuàng)新社會治理工作。隨著事業(yè)向縱深發(fā)展,事業(yè)單位對專業(yè)人員和管理人員的需求在不斷增加。但由于事業(yè)單位改革還處在關鍵階段,人員編制一直處在“收緊”的狀態(tài),造成事業(yè)單位人員緊缺的問題越來越突出。勞務派遣人員是對原有事業(yè)編制人員的有效補充,對事業(yè)單位工作的開展起到有效支撐作用。

        2.實施“大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”的需要

        在“大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”的大背景下,國家出臺多項人才激勵政策,鼓勵科研人員通過離崗創(chuàng)業(yè)、在職創(chuàng)辦企業(yè)等多種形式參與創(chuàng)新創(chuàng)業(yè),促進知識成果轉(zhuǎn)化,實現(xiàn)科學研究與市場應用的緊密結(jié)合。大規(guī)模的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)工作對事業(yè)單位人才隊伍提出了更高的要求。事業(yè)單位以專業(yè)技術人員為主體,主要從事核心科研工作,需要招聘勞務派遣人員從事輔助研究、基礎管理等工作,保障科研工作和創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)工作的順暢運轉(zhuǎn)。

        3.推進事業(yè)單位人事制度改革的需要

        目前,事業(yè)單位人事制度改革進入攻堅期和深水區(qū),其中最重要的環(huán)節(jié)就是破除現(xiàn)行制度中阻礙人才流動的體制機制障礙。傳統(tǒng)的事業(yè)編制人員管理體制,造成事業(yè)單位人員隊伍固化,新陳代謝緩慢,退出機制不健全,存在“只進不出”的情況,影響了事業(yè)單位人員隊伍的整體活力和積極性。相比而言,作為一種市場化的用工形式,勞動派遣更加靈活高效,對于健全人才流動市場機制,激活事業(yè)單位人員隊伍的“一池春水”具有重要意義。

        二、事業(yè)單位勞務派遣制人員檔案現(xiàn)狀

        根據(jù)《勞動合同法》第六十六條,勞務派遣人員從事“臨時性、輔助性或者替代性的工作”。但現(xiàn)實中,科研事業(yè)單位勞務派遣人員早已不局限在輔助性工作崗位,而是參與到單位綜合管理、科學研究等多方面工作中。事業(yè)單位通過規(guī)范管理,在薪酬待遇、政治生活、考核評優(yōu)等方面基本實現(xiàn)了一視同仁。但由于勞務派遣人員檔案一般存放在勞務派遣機構(gòu)或者戶籍所在地人才服務中心,存在“人檔分離”的情況,造成檔案管理的規(guī)范化和標準化還存在著較多問題。

        以筆者所在單位為例,采用勞務派遣的用工形式有近10年的時間,現(xiàn)有勞務派遣人員近200名,與事業(yè)編制人員比例達到1:1.5,其中35歲以下勞務派遣人員占到65%,比同年齡段事業(yè)編制人員占比高出47個百分點。在崗位分布上,在科研業(yè)務崗位工作的占比達到91%。勞務派遣人員中有59%具有碩士研究生以上學歷,具有較高的整體素質(zhì),對全院科研業(yè)務工作的開展起著積極的作用。2019年筆者依托中央基本科研業(yè)務經(jīng)費開展了“事業(yè)單位編外人員管理研究”項目,對勞務派遣人員管理現(xiàn)狀進行了調(diào)研。根據(jù)表1調(diào)研數(shù)據(jù)顯示,受到戶籍限制,全院勞務派遣人員中僅有34%的檔案存放在京內(nèi),有7%的人員檔案仍然存放在街道或畢業(yè)院校,更有5%的人員表示已經(jīng)不知道檔案的去向。

        三、勞務派遣人員檔案管理存在的問題

        勞務派遣人員流動性大,工作單位、工作地點變動頻繁,對勞務派遣人員檔案管理工作提出了更高的要求。從勞務派遣人員檔案管理現(xiàn)狀來看,在檔案材料規(guī)范化、檔案管理精細化、檔案管理人員隊伍專業(yè)化等方面都存在著一些問題和不足。

        1.檔案材料規(guī)范化程度需要提升

        2018年《干部人事檔案工作條例》出臺后,機關事業(yè)單位和國有企業(yè)開展了多次干部人事檔案專項審核工作,但對于勞務派遣機構(gòu)和人才服務機構(gòu)的檔案管理情況缺少有效的監(jiān)督檢查。從接收的勞務派遣人員檔案情況來看,與機關事業(yè)單位檔案的規(guī)范化水平差距較大。

        (1)材料整理不規(guī)范,材料規(guī)格不統(tǒng)一。勞務派遣機構(gòu)和人才服務機構(gòu),往往被動接收材料,對于接收的歸檔材料直接裝袋,很少做規(guī)范化、標準化的材料整理。一是材料紙張大小不做統(tǒng)一,對于幅面過小的材料沒有進行托撮,或者粘貼不牢固,對于幅面過大的沒有裁減或者折疊;二是材料裝訂不規(guī)范,沒有在材料左側(cè)預留裝訂邊,有的則隨意裝訂造成遮擋材料內(nèi)容;三是檔案材料沒有使用尺寸合規(guī)的檔案盒存放,很多使用的是檔案袋,容易造成材料污損、受潮等情況。

        (2)材料歸類不清,編目存在錯誤。檔案管理機構(gòu)對勞務派遣人員檔案只“存”不“管”,對檔案材料審查不到位,對于接收的材料是否需要歸檔、歸入哪一類缺少專業(yè)性鑒別,隨意接收和歸檔,有的甚至不做分類歸檔。此外,對于檔案不做編目,或者編目不全,新材料存入檔案不及時更新檔案編目。編目時,未按照檔案材料形成時間的先后順序或內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序進行排序,排序混亂、材料雜亂,給今后檔案查閱和利用造成極大困難。

        (3)歸檔材料不規(guī)范,質(zhì)量不合格。由于缺少鑒別,造成存入檔案材料質(zhì)量不高,存在填寫不規(guī)范的情況。最為常見的情況是歸檔材料沒有填寫形成時間,沒有署名簽字,沒有填寫單位意見或是缺少單位蓋章。在填寫《干部履歷表》等登記表時,存在填寫不認真,使用涂改液隨意涂改等情況。這些看似隨意的行為,給今后檔案審查和利用都埋下隱患。

        2.檔案管理精細化程度仍需加強

        由于檔案生成部門和檔案收集部門分離,造成檔案管理機構(gòu)和用工單位對勞務派遣人員檔案管理的責任分工不清晰,在檔案管理上出現(xiàn)了“兩不管”地帶,主要表現(xiàn)在檔案生成、移交和轉(zhuǎn)遞等方面。

        (1)檔案材料生成不及時。受到傳統(tǒng)體制內(nèi)、體制外人員管理思想的影響,用工單位人事部門往往忽略勞務派遣人員人事檔案材料的生成。在開展年度考核、職稱評審等工作時,優(yōu)先對事業(yè)編制職工的歸檔材料進行整理歸檔,對于勞務派遣人員的歸檔材料往往先放一邊,由于不負責具體檔案管理,沒有上級檢查的壓力,工作上存在惰性,很多時候材料存放一段時間就不了

        了之。

        (2)檔案材料移交不及時。勞務派遣人員在用工單位工作期間形成的各類歸檔材料,如在職培訓、后續(xù)學歷、考核鑒定、職稱晉升、獎懲處罰等材料往往由用工單位直接交到勞務派遣人員手中,或者一直存放在用工單位,不能及時移交檔案管理機構(gòu)。特別是在工作發(fā)生調(diào)動時,往往只由檔案管理機構(gòu)轉(zhuǎn)遞檔案,存放在用工單位的材料沒有歸入檔案一并轉(zhuǎn)遞。這種檔案管理方式,極易造成材料丟失和篡改、調(diào)換,嚴重影響檔案材料的完整性和安全性。

        (3)檔案材料轉(zhuǎn)遞不規(guī)范。實際工作發(fā)現(xiàn),很多檔案管理部門沒有嚴格按照《干部人事檔案工作條例》要求“通過機要交通或者安排專人送取”的形式轉(zhuǎn)遞檔案,有的采用普通快遞,有的甚至交由職工本人轉(zhuǎn)遞,給人事檔案的安全帶來很大隱患。勞務派遣人員工作變動頻繁,檔案管理機構(gòu)轉(zhuǎn)遞檔案時不跟進、不提醒,最后的結(jié)果是檔案管理機構(gòu)、勞務派遣人員都不知道檔案的去向,造成檔案遺失的重大損失。

        3.檔案管理人員隊伍專業(yè)化水平有待提高

        自2015年起,人事檔案管理作為公益服務,產(chǎn)生管理費用由國家財政承擔,檔案管理機構(gòu)取消檔案管理費。相比“零”收益的檔案管理工作,勞務派遣機構(gòu)和人才服務中心更愿意把更多地人力、物力投入到代理人才招聘、工資發(fā)放、社保繳納等“高”收益的業(yè)務領域,對人事檔案管理工作的重視程度不高。

        (1)缺少專業(yè)檔案管理人員隊伍。檔案管理人員是檔案管理的具體操作者,其專業(yè)水平直接決定了檔案管理的整體水平。目前,勞務派遣機構(gòu)和人才服務中心,都很少配備專業(yè)的檔案管理人員。絕大多的檔案管理人員缺少專業(yè)知識儲備,全靠在工作中摸索積累經(jīng)驗方法。在開展檔案專項審查時發(fā)現(xiàn),很少有單位配備專職檔案管理人員,很多單位不得不聘請退休的人事干部來整理檔案,人事檔案管理人員青黃不接的情況十分嚴重。

        (2)檔案管理人員缺少業(yè)務教育培訓。根據(jù)《檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育規(guī)定》,檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育每年累計不少于90學時,但由于缺少有效監(jiān)督,勞務派遣機構(gòu)和人才服務中心的人事檔案管理人員很少能夠達到要求。作為檔案管理機構(gòu)支持和提供繼續(xù)教育的積極性不強,造成檔案管理人員專業(yè)知識更新慢,不能夠及時拓展專業(yè)技能、完善知識結(jié)構(gòu)、提高能力素養(yǎng)。

        (3)檔案管理人員敬業(yè)精神和積極性不足。檔案管理工作看似默默無聞,卻關系到存檔人員一生的成長成才。這就要求檔案管理人員在具備專業(yè)能力的同時,還要具有較強的思想政治水平、事業(yè)心和責任感,具有兢兢業(yè)業(yè)、無私奉獻的工作態(tài)度。而現(xiàn)實中,由于檔案管理機構(gòu)對檔案管理工作的重視程度不高,直接造成其內(nèi)部從事檔案管理人員的責任感和積極性不強,工作中存在著“多一事不如少一事”的工作態(tài)度和作風。

        四、勞務派遣人員檔案管理改進對策

        加強勞務派遣人員檔案管理,是一項需要檔案管理機構(gòu)、用工單位和勞務派遣人員三方共同努力協(xié)作的系統(tǒng)工程。針對勞務派遣人員檔案管理中存在的問題,提出如下幾點建議:

        1.檔案管理機構(gòu)

        (1)提高檔案管理的責任感和使命感。檔案管理機構(gòu)應切實負起責任,從講政治的高度重視檔案管理工作,貫徹落實《干部人事檔案工作條例》有關要求,以高度負責的態(tài)度,努力提高檔案管理的科學化、規(guī)范化、標準化水平。

        (2)加強檔案管理的制度建設。以建章立制為抓手,進一步完善內(nèi)部檔案管理制度和規(guī)范,通過制度建設,優(yōu)化流程,規(guī)范管理,提高標準。加強對檔案管理工作的監(jiān)督檢查,規(guī)范檔案借閱、審查、轉(zhuǎn)遞流程,維護干部人事檔案的嚴肅性、安全性與完整性。

        (3)加強檔案管理人員隊伍建設。按照《中國人民共和國檔案法》規(guī)定,做好檔案管理人員繼續(xù)教育工作,努力提高檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)素質(zhì)。創(chuàng)造條件配備專業(yè)的檔案管理人員,重視檔案管理人員職業(yè)生涯發(fā)展,為他們能夠安心工作創(chuàng)造條件。

        (4)加大檔案管理信息化投入力度。提高干部人事管理信息化水平,配備專用計算機、掃描儀、傳真機等專業(yè)信息化設備,進一步完善電子檔案。加強保管、立足利用,通過信息化手段提高人事檔案的利用效率。探索利用微信、短信等手段,開發(fā)檔案轉(zhuǎn)遞跟蹤,保障檔案轉(zhuǎn)遞安全到位。

        2.用工單位

        (1)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)用工用人觀念。用工單位要進一步轉(zhuǎn)變用人觀念,在深化事業(yè)單位人事制度改革方面下功夫,在人事檔案管理方面做到編內(nèi)編外一視同仁,把勞務派遣人員視作本單位人才隊伍的重要組成部分。把加強勞務派遣人員檔案管理作為關心關愛職工、提升單位凝聚力的重要工作,以勞務派遣人員高度負責的態(tài)度,做好檔案管理工作。

        (2)及時生成、移交檔案材料。及時生成勞務派遣人員檔案材料,并敦促勞務派遣人員提交檔案材料,做好檔案材料的規(guī)范化整理工作。對于缺少或不規(guī)范的材料,及時通知勞務派遣人員補充完善。加強與檔案管理機構(gòu)的聯(lián)系,建立定期移交檔案材料的工作機制。

        (3)加強檔案管理的宣傳教育力度。在本單位開展多種形式的宣傳培訓活動,向勞務派遣人員宣傳人事檔案管理的政策規(guī)定和人事檔案的重要性,明確告知檔案缺失可能帶來的危害,從思想意識入手,幫助勞務派遣人員轉(zhuǎn)變觀念,提高對檔案管理的重視程度。

        3.勞務派遣人員

        (1)端正對檔案管理的態(tài)度。勞務派遣人員應充分認識人事檔案的重要性,辟除人事檔案“無用論”的思想觀念,轉(zhuǎn)變對人事檔案不聞不問的態(tài)度,切不可出現(xiàn)隨意“棄檔”的情況。對于歸入檔案的材料,要認真填寫,減少涂改,涉及日期、證件號碼等信息不可憑印象隨意填寫,要認真核對,確保填寫內(nèi)容真實、準確。

        (2)積極配合檔案管理工作。

        勞務派遣人員應與所在單位人事部門聯(lián)系,按要求及時提交檔案材料,積極配合人事部門做好檔案材料的移交工作。與檔案機構(gòu)聯(lián)系,及時了解檔案管理情況,配合檔案管理機構(gòu)補充完善檔案材料。在工作調(diào)動時,及時與檔案管理機構(gòu)聯(lián)系,跟蹤了解檔案去向。

        參考文獻:

        [1]普興林.勞務派遣員工人事檔案管理現(xiàn)狀及改進策略[J].人力資源管理,2016

        [2]張春杰.勞務派遣人員檔案管理存在的問題及對策分析[J].中國市場,2018

        [3]王 躍,王 威.勞務派遣人員檔案管理存在的問題及對策[J].科技經(jīng)濟導刊,2017

        [4]李春艷.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].華章,2013

        (作者單位:1.中國標準化研究院,2.中國消費者報社)

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