張銘濤

摘 要：醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院內(nèi)部管理更加規(guī)范化、科學(xué)化以及規(guī)范化的一大重要標(biāo)志，更加完備的檔案管理制度能夠?qū)︶t(yī)院基礎(chǔ)管理水平進(jìn)行有效提升，更加利于醫(yī)院辦公室檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提升醫(yī)院內(nèi)部辦公室檔案管理規(guī)范性和效率性。本文正是基于此，闡述了醫(yī)院辦公室檔案管理的主要特點，分析了如今醫(yī)院辦公室檔案管理存在的問題，總結(jié)了醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)范化的對策，希望能夠為醫(yī)院內(nèi)部辦公室檔案管理規(guī)范化建設(shè)提供一定的指導(dǎo)意見。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;辦公室;檔案管理;規(guī)范化;對策

在醫(yī)院管理當(dāng)中，辦公室檔案管理是極為重要的一大組成部分。當(dāng)今社會發(fā)展是硬道理，醫(yī)院當(dāng)中辦公室檔案管理的科學(xué)化管理是醫(yī)院實現(xiàn)發(fā)展進(jìn)步的一大重要環(huán)節(jié)，同時也是醫(yī)院后續(xù)發(fā)展的一大關(guān)鍵因素。正是基于此，大多數(shù)醫(yī)院都極為重視辦公室內(nèi)部檔案管理工作的優(yōu)化以及相關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)提升，進(jìn)而提高醫(yī)院內(nèi)部檔案管理質(zhì)量。雖然目前醫(yī)院檔案管理人員的工作態(tài)度以及工作方法都有進(jìn)步，但是依舊不可否認(rèn)的是少數(shù)醫(yī)院辦公室檔案管理依舊存在一定的問題。這類問題的出現(xiàn)都將會對醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作質(zhì)量的提高造成一定的影響。因此，各大醫(yī)院必須更加深入地研究檔案管理所存在的問題，經(jīng)過分析后得出有效的解決措施，優(yōu)化醫(yī)院內(nèi)部辦公室工作。

一、醫(yī)院檔案管理具體內(nèi)涵

醫(yī)院檔案主要指的是醫(yī)院在日常工作活動期間所形成的音像、文件、圖表、盤片、薄冊等等載體以及門類的檔案資料。醫(yī)院檔案不單單包含有醫(yī)院自身發(fā)展的歷程，更加有著廣大病患就醫(yī)治療期間的所有醫(yī)療文書檔案、X線光片、病理切片資料以及各類檢查圖文資料等等。在張秀良所發(fā)表的《新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法》當(dāng)中寫道，醫(yī)院檔案主要指的是醫(yī)學(xué)大類文件資料以及醫(yī)院整個發(fā)展歷史的資料，醫(yī)院當(dāng)中的所有日常工作活動共同組成了醫(yī)院檔案，醫(yī)院檔案所涉及的內(nèi)容有圖表資料、文件記錄以及錄音影像等等。除此之外，醫(yī)院檔案還是醫(yī)院當(dāng)中相關(guān)人員實施管理工作的重要依據(jù)，強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理工作力度，對提升醫(yī)院管理水平有著非常重要的意義。在醫(yī)院內(nèi)采取高水平和高質(zhì)量的檔案管理措施，能夠顯著提高醫(yī)院的整體服務(wù)質(zhì)量，有利于提升醫(yī)院管理發(fā)展的有序性，對于整個醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展也有著極為重要的意義。因此，分析、研究以及解決醫(yī)院穆齊安檔案管理工作中存在的問題具有非常重要的現(xiàn)實意義。

二、醫(yī)院辦公室檔案管理主要特點

1.檔案管理設(shè)備較為科技化

當(dāng)前在科學(xué)技術(shù)發(fā)展的同時，檔案管理方式也越來越進(jìn)步，醫(yī)院內(nèi)部辦公室在進(jìn)行檔案管理期間也不僅僅限制在傳統(tǒng)化的紙質(zhì)存儲中，有時甚至?xí)扇z像機(jī)進(jìn)行視頻記錄，采取照相機(jī)記錄圖像等等。比如，醫(yī)院在進(jìn)行會議期間就可以采取速錄法的方式進(jìn)行記錄，在記錄完成后讓專業(yè)水平強(qiáng)的速錄師編輯會議內(nèi)容，將所記錄的會議內(nèi)容轉(zhuǎn)變成為文檔的形式，便于后續(xù)的存儲。

2.檔案內(nèi)容較為多樣化

醫(yī)院辦公室檔案管理的內(nèi)容極為多樣，主要分成了三種。第一種為業(yè)務(wù)指導(dǎo)內(nèi)內(nèi)容，這類檔案大多數(shù)是醫(yī)院日常工作期間所總結(jié)得出的培訓(xùn)手冊、醫(yī)院日常會議期間所保存下的檔案以及上傳下達(dá)的一些文件文書。第二種為醫(yī)患檔案，這類檔案主要的記錄為治療期間出現(xiàn)的醫(yī)療糾紛。在對患者進(jìn)行治療期間，難免會和醫(yī)院產(chǎn)生一定的糾紛，此時就會出現(xiàn)較多的文件，醫(yī)院必須要采取收集整理的方式保存檔案，確保后續(xù)事件處理期間能夠有充分的證據(jù)加以輔證。第三種為醫(yī)院內(nèi)部員工檔案，大多數(shù)是醫(yī)院內(nèi)部員工的應(yīng)聘、離職、晉升、調(diào)整、所獲得的榮譽(yù)等等的儲存以及管理。

3.檔案管理較為集中化

醫(yī)院辦公室在進(jìn)行檔案管理期間集中管理大量的檔案，將醫(yī)院內(nèi)部所有的檔案存儲在專門辦公室的方式能夠大大便于醫(yī)院檔案的管理工作的開展，后續(xù)工作人員在進(jìn)行檔案查找期間也能夠更加快速的找出。此外，在檔案管理期間采取集中管理方式能夠更好地提升醫(yī)院內(nèi)檔案管理的保密性，提升檔案使用效果。

4.管理制度較為現(xiàn)代化

醫(yī)院辦公室當(dāng)中的檔案管理人員大多比較穩(wěn)定，能夠?qū)n案管理工作的延續(xù)性以及完整性進(jìn)行保證。此外，在管理制度上也較為嚴(yán)格，員工在日常管理期間依據(jù)相關(guān)制度以及要求進(jìn)行檔案管理。員工還需要對醫(yī)院內(nèi)部管理制度條例進(jìn)行遵守，明確要求員工的工作時間、工作流程、員工理念以及工作方法等等內(nèi)容。同時在醫(yī)院人才行為管理、思想能力管理、管理方法、思想能力管理以及管理手段上要求也極為嚴(yán)格。

三、目前醫(yī)院辦公室檔案管理存在的問題

1.相應(yīng)管理制度體系較不完善

醫(yī)院辦公室進(jìn)行檔案管理期間想要實現(xiàn)高效管理必須要采取更加完善的管理制度體系作為管理基礎(chǔ)。但是目前很多醫(yī)院所實施的管理制度都沒有專門在檔案管理工作上創(chuàng)建較為完備的管理體系，導(dǎo)致相關(guān)工作人員在進(jìn)行日常工作期間常常遇到困難。此外，很多醫(yī)院在實際進(jìn)行檔案管理時也會因為制度方面的缺失，使得管理崗位設(shè)置不完備，無法將相關(guān)崗位職責(zé)進(jìn)行落實，導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)部檔案流失情況極為嚴(yán)重，這一情況不單單會對醫(yī)院利益造成一定的損害，還會大大限制醫(yī)院現(xiàn)代化管理發(fā)展步伐。

2.紙質(zhì)化檔案管理方式較不合理

目前，大多數(shù)的醫(yī)院已經(jīng)實現(xiàn)了檔案管理工作中的無紙化管理建設(shè)工作，能夠采取信息化的方式呈現(xiàn)出紙質(zhì)檔案。這一方式不單單可以對檔案資源安全性進(jìn)行保證，還可以為其后續(xù)使用帶來一定的便利，提升醫(yī)院辦公室檔案管理工作開展的順利程度。作為檔案管理工作中紙質(zhì)檔案的保管依舊是極為重要的一種工作內(nèi)容，但是目前較多醫(yī)院在實施紙質(zhì)檔案保管工作之后依舊存在較多的缺陷，主要體現(xiàn)在醫(yī)院辦公室進(jìn)行檔案管理的環(huán)境比較潮濕，光線也較為陰暗，容易滋生各類害蟲，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案出現(xiàn)潮濕以及發(fā)霉的情況，對紙質(zhì)檔案造成一定的損害。針對這一情況醫(yī)院必須更加重視紙質(zhì)檔案的管理工作，依據(jù)相關(guān)情況制定出一定的解決方案，對問題進(jìn)行解決，提升紙質(zhì)檔案的完整程度。

3.檔案管理重要性認(rèn)識不足

醫(yī)院的檔案管理工作往往無法直接轉(zhuǎn)變成為醫(yī)院的社會效益以及經(jīng)濟(jì)效益，因此，醫(yī)院內(nèi)部的管理人員常常會將醫(yī)院的發(fā)展放在研發(fā)科研技術(shù)等等方面，較為輕視醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理工作。醫(yī)院辦公室在進(jìn)行檔案管理工作期間如果出現(xiàn)思想認(rèn)識上的偏差，將會導(dǎo)致檔案利用概率較低。因此，醫(yī)院辦公室相關(guān)工作人員必須要對檔案管理重要性認(rèn)識的基礎(chǔ)之上對檔案信息化管理落實到實處，提升醫(yī)院內(nèi)部檔案管理認(rèn)識程度。

4.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低

現(xiàn)階段，就我國醫(yī)院檔案管理人員情況現(xiàn)狀來看，較多醫(yī)院并沒有以檔案管理工作實際需求來對管理人員能力以及素質(zhì)進(jìn)行定位，大多數(shù)進(jìn)行醫(yī)院檔案管理工作的人員是剛進(jìn)入醫(yī)院進(jìn)行工作的實習(xí)生，缺乏檔案管理工作過程中的知識基礎(chǔ)，再加上缺少相關(guān)方面的培訓(xùn)，導(dǎo)致很多管理人員的能力無法對檔案管理工作實際需求進(jìn)行滿足。同時，目前大部分醫(yī)院辦公室檔案管理崗位的薪資以及福利待遇比較低，無法對管理人員工作積極性進(jìn)行調(diào)動，工作期間較為消極，使其缺少敬業(yè)精神和積極的工作態(tài)度。

四、醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)范化的對策

1.積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)

應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)不單單可以使檔案管理人員工作效率進(jìn)行提升，還可以顯著提高醫(yī)院辦公室進(jìn)行檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性以及完整性。具體來說就是將醫(yī)院辦公室當(dāng)中原先的紙質(zhì)檔案歸檔方法轉(zhuǎn)變成為電子檔案進(jìn)行歸檔，對醫(yī)院辦公室進(jìn)行檔案空間進(jìn)行節(jié)約，提升醫(yī)院進(jìn)行檔案歸檔以及分類工作的便捷度。為了有效應(yīng)用醫(yī)院檔案管理技術(shù)，醫(yī)院內(nèi)部的管理人員必須為辦公室檔案管理工作提供打印設(shè)備、掃描設(shè)備等在內(nèi)的更加完備的硬件設(shè)備，保證醫(yī)院辦公室檔案信息開發(fā)以及錄入工作的順利實施。此外，醫(yī)院辦公室在進(jìn)行電子檔案管理期間極為容易出現(xiàn)泄露或者篡改的情況，因此，醫(yī)院辦公室檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理期間必須要多使用防火墻、認(rèn)證和授權(quán)技術(shù)、防病毒軟件等等方式，在對醫(yī)院辦公室檔案規(guī)范化進(jìn)行保障的基礎(chǔ)上對檔案管理安全性進(jìn)行提升，切實保證醫(yī)護(hù)人員以及患者的隱私，推動醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)步。

2.重視紙質(zhì)檔案管理工作

在以往醫(yī)院辦公室檔案管理工作中，相關(guān)工作人員都采取紙質(zhì)文件的方式統(tǒng)一保存檔案。在如今信息技術(shù)快速發(fā)展的背景之下，醫(yī)院辦公室檔案管理工作越來越朝著數(shù)字化以及信息化方向發(fā)展，很多檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理工作中均采取歸檔軟件完成相關(guān)的管理工作，在此期間較為忽視紙質(zhì)檔案的管理，導(dǎo)致很多的紙質(zhì)化檔案無法得到有效的保管，同時也無法有效開發(fā)出紙質(zhì)檔案所存在的價值。因此，為了對醫(yī)院辦公室檔案管理整體水平進(jìn)行提升必須進(jìn)行更加規(guī)范化的檔案管理方式，相關(guān)的管理人員同樣需要重視紙質(zhì)檔案的管理工作，多使用掃描技術(shù)方式將一些紙質(zhì)化的檔案掃描成為信息數(shù)據(jù)，之后再采取信息化技術(shù)保存紙質(zhì)檔案，便于醫(yī)院辦公室檔案管理人員對檔案進(jìn)行分類、歸檔以及整理，確保醫(yī)院辦公室實現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。例如，某醫(yī)院在進(jìn)行醫(yī)院辦公室檔案管理工作人員安排期間，將其工作范圍規(guī)定為庫房消毒以及清潔類工作，保證紙質(zhì)檔案室當(dāng)中的空氣以及環(huán)境都能夠適宜紙質(zhì)化檔案的保存要求。此外，還需要定期進(jìn)行通風(fēng)，防止出現(xiàn)陽光直射的情況，大大提升紙質(zhì)檔案的保存時間，為后續(xù)醫(yī)院檔案管理規(guī)范化工作的開發(fā)以及利用奠定較好的基礎(chǔ)。

3.制定更加完善的醫(yī)院檔案管理體系

醫(yī)院辦公室在實施檔案管理工作期間的前提為統(tǒng)一化的管理制度以及標(biāo)準(zhǔn)。因此，在進(jìn)行規(guī)范化檔案管理工作前，醫(yī)院當(dāng)中的檔案管理部門必須要制定出更加完善和全面的檔案管理體系，為后續(xù)檔案管理工作的實施進(jìn)行指導(dǎo)，提高醫(yī)院檔案管理規(guī)范化。首先，醫(yī)院當(dāng)中的檔案管理部門必須要以相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)，對醫(yī)院辦公室當(dāng)中的檔案類別進(jìn)行明確，同時需要對辦公室檔案保管時間以及規(guī)范范圍等等內(nèi)容進(jìn)行明確，將詳細(xì)要求歸納到檔案管理制度當(dāng)中，為后續(xù)辦公室檔案管理人員在進(jìn)行管理工作期間能夠相關(guān)制度進(jìn)行指導(dǎo)。之后，醫(yī)院管理人員在進(jìn)行管理制度制定期間必須對辦公室保密銷毀、開發(fā)利用以及立檔歸卷等等工作細(xì)節(jié)進(jìn)行明確，還需要劃定好醫(yī)院辦公室檔案管理人員日常工作職責(zé)，適當(dāng)結(jié)合管理人員的考核制度，對醫(yī)院辦公室檔案管理人員的工作行為進(jìn)行規(guī)范，提供全面的人員保障。以某醫(yī)院為例，為了對醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)劃化程度進(jìn)行提升，醫(yī)院辦公室和醫(yī)院各個科室當(dāng)中的管理人員共同策劃和制定了醫(yī)院內(nèi)部的《電子檔案歸檔及管理辦法》以及《辦公室檔案管理辦法》等檔案管理方面制度，為后續(xù)相關(guān)工作人員工作的開展提供一定的制度指導(dǎo)。在這一基礎(chǔ)上，該醫(yī)院還定期進(jìn)行辦公室檔案管理人員的培訓(xùn)工作，主要對辦公室檔案管理人員進(jìn)行檔案管理概念、歸檔要求以及檔案歸檔軟件使用方式等等內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)，以制度以及技術(shù)作為入手點，提升醫(yī)院辦公室當(dāng)中檔案管理的規(guī)范化。

4.提升辦公室檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

醫(yī)院辦公室想要提升檔案工作開展的順利性必須要有專業(yè)化的檔案管理人員作為支撐，從根本上將目前醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)以及專業(yè)能力上較為缺失的情況進(jìn)行扭轉(zhuǎn)，讓醫(yī)院相關(guān)管理人員能夠充分意識到如果以編制作為崗位設(shè)置基礎(chǔ)將會對醫(yī)院發(fā)展造成較大的制約，想要真正提升檔案管理工作的質(zhì)量必須要選擇更加具備檔案管理素質(zhì)以及能力的人才。與此同時，還需要加強(qiáng)辦公室檔案管理人員的培訓(xùn)力度，在人員培訓(xùn)完成后需要對其進(jìn)行管理知識考核，確保其具備更加扎實的工作能力，同時采取法律法規(guī)培訓(xùn)的方式對檔案管理人員責(zé)任意識進(jìn)行提升，采取思政教育方式對檔案管理人員思想覺悟進(jìn)行提高，使其具備較高管理能力的基礎(chǔ)之上，更加愛崗敬業(yè)，完成好醫(yī)院檔案管理方面的工作。

五、結(jié)語

總而言之，伴隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步，在對醫(yī)改進(jìn)行深化的過程中必須要更加重視醫(yī)院檔案管理工作，進(jìn)而采取更加完備的檔案管理制度對辦公室檔案管理人員崗位責(zé)任進(jìn)行完善，充分提升相關(guān)管理人員工作積極性。此外，還需要對檔案管理人員培訓(xùn)力度進(jìn)行提升，通過培訓(xùn)和教育的方式有效提升醫(yī)院辦公室檔案管理人員專業(yè)能力，進(jìn)而對醫(yī)院檔案管理工作力度進(jìn)行全面強(qiáng)化，提升醫(yī)院檔案利用效率，實現(xiàn)醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]李雪.醫(yī)院辦公室檔案管理的特點及其應(yīng)用分析[J].勞動保障世界，2018

[2]田鑫.關(guān)于如何提升辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018

[3]彭麗娜.醫(yī)院辦公室檔案管理工作探討[J].卷宗，2016

[4]陳佳楊.對醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率改善策略的幾點探討[J].養(yǎng)生保健指南，2017

[5]WU Min，ZHONG Tian-ping，TANG Li-ming，QIN Xian，HUANG Ya-ping. The Design of Medical Consumable Filing System Based on RFID Technology[J]. Chinese Journal of Biomedical Engineering，2015

[6]盧柳梅.淺談醫(yī)院辦公室文書檔案管理[J].卷宗，2019

[7]丁嘉穎.淺談醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對策[J].卷宗，2019

[8]武潔.醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017

[9]侯靜.醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率改善策略分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017

[10]Jinguo Wang，Na Wang. Application of Information Technology in Hospital Archives Management[A]. Information Engineering Research Institute， USA、Singapore Management and Sports Science Institute， Singapore.Proceedings of 2018 3rd International Conference on Psychology， Information Science & Library Science （PIL 2018）[C].Information Engineering Research Institute， USA、Singapore Management and Sports Science Institute， Singapore，2018

[11]王偉，張燕.試論醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化建設(shè)[J].養(yǎng)生保健指南，2017

[12]高萌.信息化背景下醫(yī)院辦公室檔案管理的建設(shè)路徑思考[J].中文信息，2018

（作者單位：山東日照市婦幼保健院）