于文倩

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，越來越多的企業(yè)不斷發(fā)展壯大，因此人數(shù)在數(shù)量上也出現(xiàn)成倍的增長。尤其是，現(xiàn)如今生活水平的提高，人們?cè)絹碓街匾曌陨淼木幼…h(huán)境，所以很多企業(yè)發(fā)現(xiàn)這個(gè)商機(jī)開始建設(shè)高檔小區(qū)，人們對(duì)物業(yè)提出更高的要求，為了滿足人們的需求，佳木斯市物業(yè)管理辦公室不斷創(chuàng)新，提升檔案管理方式，結(jié)合時(shí)代發(fā)展的特征，提升工作效率，避免不必要的失誤?？萍嫉目焖侔l(fā)展，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等得到普及，尤其是在檔案管理中，需要通過現(xiàn)代信息化管理技術(shù)提升檔案管理的正規(guī)化。首先要明確檔案信息檢索，并且以此達(dá)到提升檔案使用的效率。隨著數(shù)字化的發(fā)展，需要不斷構(gòu)建檔案服務(wù)平臺(tái)，強(qiáng)化共享觀念，建設(shè)檔案共享庫，壯大檔案信息關(guān)系隊(duì)伍。

關(guān)鍵詞：檔案管理;物業(yè)管理;信息化;科技;工作效率

21世紀(jì)以來，我國科技得到飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代、互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代到來，更能夠滿足人們的生活需求，提升人們的生活質(zhì)量。一切事物都在隨著信息時(shí)代的變化而變化，避免在時(shí)代發(fā)展中被淘汰。同樣的，作為佳木斯市物業(yè)管理，更應(yīng)該緊隨時(shí)代發(fā)展的步伐，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代發(fā)展的需求。傳統(tǒng)的檔案主要以紙質(zhì)為主，隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案信息越來越多，需要的空間越來越大，需要大量的人力、物力進(jìn)行檔案的管理和分類。隨著年份的增加，越來越多的無用檔案被堆積在一起，卻又不能夠處理，占據(jù)著檔案室大量的空間。并且隨著檔案的增多，工作人員若想查看某一份檔案，需要花費(fèi)大量的時(shí)間去檔案室查閱，查找的過程是非常漫長并且工作效率難以得到保證的一項(xiàng)工作。為了適應(yīng)快節(jié)奏、高壓力的生活，檔案管理辦公室也應(yīng)該不斷的創(chuàng)新，提升工作效率，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得一席之地。時(shí)代的發(fā)展給佳木斯市物業(yè)管理辦公室?guī)硖魬?zhàn)的同時(shí)，也帶來無限的機(jī)遇。為了更好的服務(wù)社會(huì)，必須不斷精化分工，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化技術(shù)在檔案管理中能提升服務(wù)質(zhì)量，提升人們的滿意程度。這就需要管理人員應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不斷進(jìn)行創(chuàng)新，在管理綜合檔案中下功夫，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和普及度，提高檔案管理水平，以使檔案管理工作人員的工作效率更高，能夠更加便捷地為社會(huì)提供良好的服務(wù)質(zhì)量。

一、簡述新形勢(shì)下對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)的要求

“《佳木斯市物業(yè)管理?xiàng)l例》是為了認(rèn)真貫徹中央、省、市關(guān)于加強(qiáng)民生領(lǐng)域立法的指示精神，重點(diǎn)解決我市物業(yè)管理面臨著物業(yè)企業(yè)運(yùn)行不規(guī)范、業(yè)主委員會(huì)成立比例低、物業(yè)糾紛調(diào)處難、老舊小區(qū)棄管、物業(yè)訴訟量高等問題，促進(jìn)社會(huì)和諧穩(wěn)定和百姓安居樂業(yè)而制定的一部地方法規(guī)。條例起草過程中，堅(jiān)持不抵觸、有特色的原則，結(jié)合我市實(shí)際，歷經(jīng)二十余次討論和修改，形成了條例草案。2019年12月18日，黑龍江省第十三屆人大常委會(huì)第十五次會(huì)議審查批準(zhǔn)了該條例，市人大常委會(huì)發(fā)布了公告，自2020年5月1日起實(shí)施。在條例施行前，召開新聞發(fā)布會(huì)，對(duì)這部法規(guī)予以介紹，目的是加大宣傳，提高社會(huì)各界對(duì)條例的關(guān)注度，使公眾對(duì)條例有正確的認(rèn)識(shí)和了解，引導(dǎo)公眾正確運(yùn)用條例維護(hù)合法權(quán)利，進(jìn)而保障條例順利實(shí)施，并在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中切實(shí)起到引領(lǐng)和推動(dòng)作用?！边@是國家對(duì)佳木斯市的物業(yè)管理提出更高的要求，為了滿足社會(huì)發(fā)展的需求，就必須提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的大背景下，信息化檔案管理趨于形式化。計(jì)算機(jī)等的普及，也使得大部分的企業(yè)開始將自身企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀與公司的實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合，提升自身的企業(yè)發(fā)展。檔案信息正處于改革階段，信息技術(shù)的創(chuàng)新，注定要求檔案管理向著由簡單到復(fù)雜、由經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理過渡的階段，在這個(gè)階段，需要相關(guān)工作人員有著極高的綜合素質(zhì)，能夠滿足檔案管理變革的需求。檔案管理人員向著專業(yè)化、科學(xué)化的管理進(jìn)行改革，逐漸淘汰一些非專業(yè)化人士，檔案管理人員的綜合素質(zhì)不斷提升。隨著科技的發(fā)展，信息化、數(shù)字化的檔案信息管理更加的科學(xué)，能夠節(jié)省大量的人力、物力，傳統(tǒng)的檔案信息管理模式被取代，一個(gè)小小的電腦能夠儲(chǔ)存幾十年的檔案，當(dāng)工作人員需要調(diào)用某個(gè)地區(qū)、某個(gè)校區(qū)的物業(yè)管理情況時(shí)，只需要簡單的幾個(gè)操作步驟，這份檔案就會(huì)出現(xiàn)在查閱者的面前，非常的方便快捷，極大的節(jié)省人們?nèi)n案室查找的時(shí)間。并且也避免由于時(shí)間較久檔案信息不清晰，提交人員信息缺失等問題。能夠通過計(jì)算機(jī)快速的找到所需的內(nèi)容，并且內(nèi)容非常的清晰，也能夠看到具體的時(shí)間、來源，以及其他有效的信息。

通過網(wǎng)絡(luò)，將其進(jìn)行信息的整合，通過電子檔案的方式，將原始檔案與電子信息檔案分開，確保信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。通過計(jì)算機(jī)將檔案管理規(guī)范化，以此作為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享化，提升檔案信息管理的效率。除此之外，還能夠確保檔案信息儲(chǔ)存的多樣性。隨著科技的發(fā)展，電子信息技術(shù)不斷創(chuàng)新，越來越多的電子技術(shù)的儲(chǔ)存功能越來越強(qiáng)大，為檔案管理人員的信息讀取和共享提供了便利。在電子信息技術(shù)的運(yùn)用下，能夠幫助檔案管理人員延長保存時(shí)間，提升工作效率，避免由于檔案長時(shí)間的儲(chǔ)存出現(xiàn)缺失等問題，確保了檔案儲(chǔ)存的高效性、準(zhǔn)確性和長久性，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的快速性。但是從檔案實(shí)際管理中來看，由于受到檔案?jìng)鬟f速度和方式的限制，致使檔案信息在傳遞中出現(xiàn)滯后性，極大地降低了人們的工作效率，但是，通過信息技術(shù)的應(yīng)用可以提高信息傳播速度，縮短信息傳遞的時(shí)間。

二、基于檔案資源管理理念，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的發(fā)展

1.提升基礎(chǔ)工作的準(zhǔn)確性，創(chuàng)建信息化

從目前來看，在檔案信息管理中，需要將信息技術(shù)運(yùn)用其中，因此必須做好相關(guān)的基礎(chǔ)工作，其主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

首先，就是能夠完善檔案管理制度，確保所設(shè)置的制度能夠落地。因此，在建設(shè)過程中，不可避免的要提升檔案資源管理制度，通過不斷的創(chuàng)新和完善，提升企業(yè)的管理制度，但是對(duì)于一些原則性的問題卻不能夠刪減，必須確保檔案信息管理的質(zhì)量。所以要對(duì)檔案資源管理工作進(jìn)行梳理，找出重點(diǎn)工作，并且制定相應(yīng)的工作制度。在對(duì)檔案信息資源管理的硬件設(shè)備以及環(huán)境進(jìn)行完善的同時(shí)，也需要完善新設(shè)備的管理制度，不斷更新和管理檔案資源信息管理中所需要的設(shè)備，與時(shí)俱進(jìn)，提升檔案資源信息管理人員的綜合素質(zhì)，壯大相關(guān)人員的隊(duì)伍，通過多形式、多角度的培訓(xùn)，提升人才儲(chǔ)備的數(shù)量。例如，通過定期對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，通過相關(guān)的講座，提升專業(yè)知識(shí)，當(dāng)引進(jìn)新設(shè)備、新軟件時(shí)，要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，能夠幫助工作人員簡單快捷的通過學(xué)習(xí)合理應(yīng)用檔案管理人員的使用方法。其次，要提升工作人員檔案資源管理信息化的概念，優(yōu)化工作人員的意識(shí)。這就需要相關(guān)的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)重視度，提升工作人員的注意力，這是由于只有領(lǐng)導(dǎo)引起了高度的重視，下面的工作人員才能夠在領(lǐng)導(dǎo)的鼓勵(lì)下轉(zhuǎn)變自身的意識(shí)，通過積極主動(dòng)的自我學(xué)習(xí)意識(shí)，幫助其掌握各種信息化技術(shù)。

2.增強(qiáng)安全意識(shí)，強(qiáng)化檔案資源管理信息化的安全性

在網(wǎng)絡(luò)科技發(fā)展的時(shí)代，人們的生活質(zhì)量提高，但是人們的安全性也受到相應(yīng)的“威脅”。例如，通過網(wǎng)絡(luò)詐騙、網(wǎng)絡(luò)病毒等盜取用戶的信息，用戶的財(cái)產(chǎn)安全和自身的隱私得不到保證。物業(yè)管理更是與市區(qū)千家萬戶的人們有著密切的聯(lián)系。若出現(xiàn)信息泄露等問題，極有可能對(duì)他們的生活以及財(cái)產(chǎn)造成極大的影響。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下的檔案資源管理信息化更能夠提升工作人員的工作效率，更好的為人民服務(wù)。但是，也應(yīng)該做好各項(xiàng)安全措施，提升安全管理意識(shí)，切實(shí)落實(shí)各個(gè)管理措施，避免安全隱患的發(fā)生。有些不法分子，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，侵入到單位的計(jì)算機(jī)中，進(jìn)而盜取一些客戶的信息，進(jìn)行一些不法活動(dòng)。這是由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開放性和交互性的特點(diǎn)所造成的。由于其特點(diǎn)，給網(wǎng)絡(luò)安全造成極大的隱患，加上部分單位忽略了通過安裝殺毒軟件等具體的措施，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)極易受到外界的侵?jǐn)_，最終導(dǎo)致檔案出現(xiàn)泄露的風(fēng)險(xiǎn)。因此，相關(guān)人員在進(jìn)行檔案信息的管理中，不能夠不經(jīng)過實(shí)驗(yàn)或者勘察就盲目的使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，相關(guān)人員應(yīng)該不斷的研究，找出其存在的問題，要合理規(guī)劃網(wǎng)絡(luò)用網(wǎng)安全，例如，規(guī)劃360、百度等殺毒軟件，并且及時(shí)更新計(jì)算機(jī)病毒軟件，提升殺毒軟件的時(shí)效性和快捷性。主要是避免黑客人員通過網(wǎng)絡(luò)侵入檔案系統(tǒng)，造成檔案的流失。并且檔案管理部門也應(yīng)該對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，加強(qiáng)身份證的驗(yàn)證，便于管理人員提升自身的安全管理意識(shí)。

3.優(yōu)化檔案信息管理流程，提升檔案資源管理工作效率

在檔案資源管理工作中，首先要幫助相關(guān)工作人員樹立一個(gè)良好的、積極的、正向的形象，鼓勵(lì)工作人員不斷的進(jìn)行創(chuàng)新，能夠在物業(yè)檔案信息化的方向中不斷的前進(jìn)。可以主動(dòng)對(duì)檔案資源信息化管理進(jìn)行探索和研究，尋找新的道路，能夠完善檔案信息的收集、管理與鑒定，努力向著電子檔案的完善發(fā)展，最大程度的實(shí)現(xiàn)電子檔案的轉(zhuǎn)變，使其最大程度的發(fā)揮其作用，嚴(yán)格按照操作流程對(duì)物業(yè)檔案信息進(jìn)行管理和儲(chǔ)存。與此同時(shí)，相關(guān)工作人員在進(jìn)行檔案的保存和管理中，不僅僅只是通過電子檔案進(jìn)行管理，最主要的還是將紙質(zhì)版的檔案進(jìn)行儲(chǔ)存，增加其準(zhǔn)確性，一旦電子檔案出現(xiàn)問題，能夠通過紙質(zhì)版的檔案進(jìn)行輔助，避免出現(xiàn)疏漏。值得注意的是，相關(guān)工作人員在對(duì)電子檔案進(jìn)行保存后，不是放在一邊就不要管理了，為了避免電子信息出現(xiàn)差錯(cuò)，就需要相關(guān)人員對(duì)電子檔案進(jìn)行相應(yīng)的備份，尤其是在進(jìn)行更新后，必須通過檔案?jìng)浞?，提升檔案信息的準(zhǔn)確性。通過檔案的備份，能夠確保在檔案缺失時(shí)，能夠通過備份，復(fù)原檔案信息。這是由于雖然信息技術(shù)越來越發(fā)達(dá)，但是在相關(guān)人員操作中，仍舊出現(xiàn)各種各樣的問題，如電腦出現(xiàn)病毒、文件無法修復(fù)、操作人員操作失誤導(dǎo)致檔案被刪除無法修復(fù)等情況，這時(shí)就可以通過備份來彌補(bǔ)這部分的失誤，避免工作受影響。通過分類能夠方便工作人員對(duì)檔案信息進(jìn)行整理，并且也能夠方便相關(guān)工作人員進(jìn)行檢索。當(dāng)管理人員需要某份檔案時(shí)，只需要通過計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檢索，該項(xiàng)檔案能夠出現(xiàn)，有利于工作效率的提高。

4.提升檔案信息管理技術(shù)的創(chuàng)新，滿足信息技術(shù)的需求

隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的創(chuàng)新，人們生活水平提高，對(duì)檔案管理提出更高的需求，除了確保檔案信息的安全性，相關(guān)人員也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，積極的學(xué)習(xí)各項(xiàng)管理工作，完善自身的管理理念，加強(qiáng)對(duì)檔案資源管理方式的提升，進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，進(jìn)而確保檔案信息化技術(shù)的發(fā)展，提升人們的需求。這就需要相關(guān)工作人員首先要確保檔案儲(chǔ)存的有效性、準(zhǔn)確性、規(guī)范化，不斷優(yōu)化相應(yīng)的管理技術(shù)，提升管理水平。要對(duì)檔案信息的多樣性和廣泛性進(jìn)行研究。除此之外，要提升相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)，提升其專業(yè)技能，培養(yǎng)專業(yè)性人才，相關(guān)部門應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)工作人員方面的信息技術(shù)的培訓(xùn)，除了具備檔案資源管理所需要的相關(guān)理論知識(shí)之外，還要對(duì)相關(guān)檔案的著錄、編研、檢索等方式進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，能夠熟練掌握相關(guān)的技術(shù)，只有提升自身的綜合能力和專業(yè)能力，才能夠在檔案信息不斷更新的過程中提升工作效率，避免工作的失誤。進(jìn)而滿足社會(huì)的需求，實(shí)現(xiàn)檔案資源信息化的目的。

5.提升檔案信息的使用效率

只有做好檔案資源信息管理的基礎(chǔ)工作，才能夠確保工作效率，那么檔案的使用效率必然得到提升。在佳木斯市物業(yè)管理部門，每年都會(huì)收到諸多的檔案信息，那么面對(duì)如此復(fù)雜且數(shù)量居多的檔案，若工作人員仍舊采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行整理和儲(chǔ)存，那么必然會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題。只有通過科學(xué)的管理手段，規(guī)范管理技術(shù)，提升檔案信息管理的使用效率，那么工作人員就會(huì)避免很多雜亂的工作，使其變得輕松有簡單，并且能夠提升服務(wù)質(zhì)量，避免不必要的失誤?？梢詫?duì)人才進(jìn)行相應(yīng)的儲(chǔ)備，只有建設(shè)一支高水平、高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，才能夠確保工作效率。要避免人才的流失，可以通過激勵(lì)機(jī)制，制定有效的管理方式，搭建一個(gè)良好的溝通機(jī)制，增強(qiáng)管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，促進(jìn)檔案信息的高效性?？梢詮?qiáng)化共享觀念，建設(shè)一個(gè)有效的共享庫，很多工作都是交叉作業(yè)的，只有提升檔案信息的共享性，強(qiáng)化人們的共享理念，才能夠建設(shè)一個(gè)真正的檔案共享庫?？梢酝ㄟ^大數(shù)據(jù)、儲(chǔ)存技術(shù)等建立一個(gè)資源公共庫，檔案管理人員通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以對(duì)信息進(jìn)行檢索，能夠快速找到有效的信息，避免了重復(fù)性的工作。但是，值得注意的是，在這個(gè)過程中必須對(duì)檔案信息的安全性進(jìn)行防范。

三、總結(jié)

綜上所述，隨著時(shí)代的發(fā)展，人們開始向著信息化，科技的角度發(fā)展，在檔案信息管理中，也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，應(yīng)該將物業(yè)檔案信息科學(xué)運(yùn)用，提升其工作效率，確保用戶的隱私安全。

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（作者單位：佳木斯市物業(yè)管理辦公室）