王 靜

（中核（天津）機(jī)械有限公司辦公室，天津 300000）

1 背景和意義

1.1 加強(qiáng)多單位協(xié)作科研項(xiàng)目檔案管理的意義

科研項(xiàng)目檔案記錄了項(xiàng)目建設(shè)的全過程，是科研項(xiàng)目的歷史見證，是維護(hù)參研單位合法權(quán)益的重要憑證，同時(shí)科研項(xiàng)目檔案也是項(xiàng)目后期應(yīng)用、管理、維護(hù)等工作的重要參考文件。 這不僅僅是各參研單位的科研人員單方面的工作，還需要各參研單位的科研項(xiàng)目管理部門、檔案部門、財(cái)會(huì)部門、相關(guān)施工單位、采購部門等分工協(xié)作共同完成，更需要各上級(jí)審批單位的支持和配合；科研項(xiàng)目檔案具有不可再生、經(jīng)手人員多、人員變化大等特點(diǎn)，因此，加強(qiáng)多單位協(xié)作科研項(xiàng)目檔案管理，確保科研項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確具有非常重要的意義。

1.2 “核工業(yè)專用零部件制造裝備換腦工程”項(xiàng)目概況

2017年4月至2020年1月期間，中核（天津）機(jī)械有限公司（以下簡稱“公司”）作為牽頭單位，聯(lián)合中核北方等五家參研單位共同承擔(dān)開展國家科技重大專項(xiàng)“核工業(yè)專用零部件制造裝備換腦工程”，2020年7月， 順利通過工業(yè)和信息化部組織的綜合績效評(píng)價(jià)完成驗(yàn)收。

該項(xiàng)目是中核集團(tuán)獲得第一個(gè)工業(yè)和信息化部立項(xiàng)批復(fù)的項(xiàng)目，是中核集團(tuán)發(fā)展歷程中獲得的首個(gè)關(guān)于智能制造的信息化項(xiàng)目，是繼“高溫氣冷堆”之后中核集團(tuán)獲得的第二個(gè)國家科技重大專項(xiàng)項(xiàng)目，對(duì)中央財(cái)政資金渠道的拓展、 集團(tuán)公司項(xiàng)目管理發(fā)展、強(qiáng)國強(qiáng)軍的企業(yè)使命都具有巨大的示范意義和標(biāo)志性意義；該項(xiàng)目不僅提升了核燃料專用生產(chǎn)設(shè)備的生產(chǎn)能力，還增強(qiáng)了我國核工業(yè)自主生產(chǎn)保障能力，提升了生產(chǎn)信息化水平和產(chǎn)品質(zhì)量。

該項(xiàng)目主要建設(shè)內(nèi)容包含10 個(gè)子項(xiàng)任務(wù)， 分別由不同的單位承擔(dān)，各子課題之間相互關(guān)聯(lián)，故此，多單位協(xié)作科研項(xiàng)目檔案具有研發(fā)項(xiàng)目周期長、涉及人員范圍廣、參研人員多、人員變化大、檔案不可再生以及是項(xiàng)目建后利用和維護(hù)的重要參考文件等特點(diǎn)。

1.3 多單位協(xié)作科研項(xiàng)目檔案管理存在的問題

1.3.1 多單位協(xié)作科研項(xiàng)目檔案管理易因職責(zé)分工不清，難以保障檔案質(zhì)量

多單位協(xié)作科研項(xiàng)目管理本身較一般的項(xiàng)目相比，具有相當(dāng)?shù)膹?fù)雜性。 故此，多單位協(xié)作的科研項(xiàng)目具有研發(fā)項(xiàng)目周期長。 涉及人員范圍廣、參研人員多、人員變化大的特點(diǎn)，其中多數(shù)項(xiàng)目參與人員并未接受過檔案相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)， 故此檔案管理意識(shí)淡薄，各參研單位內(nèi)部職責(zé)分工不同， 故此在項(xiàng)目管理檔案、科研過程檔案、財(cái)務(wù)檔案等的收集整理時(shí)，對(duì)職責(zé)范圍內(nèi)應(yīng)收集、歸檔的文件材料不清楚，有些不能正確地執(zhí)行檔案管理要求的規(guī)定。

1.3.2 科研項(xiàng)目檔案管理人員流動(dòng)性大

由于科研項(xiàng)目本身難度較大，一般研究周期均較長，尤其在項(xiàng)目建設(shè)初期階段時(shí)，項(xiàng)目管理人員和專業(yè)技術(shù)人員調(diào)動(dòng)頻繁， 資料管理沒有統(tǒng)一的流程規(guī)范，一般由臨時(shí)指定的兼職檔案管理人員保管各種會(huì)議文件及初期的審核或批復(fù)公文。 待項(xiàng)目走上正軌時(shí)，項(xiàng)目檔案已經(jīng)移手，難免有重要文件出現(xiàn)缺失遺漏。 科研項(xiàng)目文件易缺失，尤其是項(xiàng)目前期資料缺失較多。 如本項(xiàng)目時(shí)間較長，最早批復(fù)時(shí)間為2017年，存在部分檔案資料不齊全，需要補(bǔ)充歸檔材料。

1.3.3 存檔文件不規(guī)范

文件格式不規(guī)范，由于涉及的存檔人員多，存在部分格式不規(guī)范問題，如文件簽章手續(xù)不完整、不規(guī)范；部分關(guān)鍵文件資料未歸檔，如換腦工程項(xiàng)目檔案出現(xiàn)的問題：無改造前后精度等各項(xiàng)關(guān)鍵技術(shù)指標(biāo)的對(duì)比表；部分材料未按單臺(tái)改造設(shè)備整理歸檔資料。

1.3.4 部分參研單位項(xiàng)目文件整理歸檔不及時(shí)

在項(xiàng)目建設(shè)過程中，牽頭單位相對(duì)重視項(xiàng)目文件整理，采取“隨產(chǎn)生隨預(yù)歸檔”的方式進(jìn)行管理，但參研單位因地理位置的限制， 不能在平時(shí)對(duì)文件進(jìn)行預(yù)歸檔，基本散落在個(gè)人手中，待臨近項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)再進(jìn)行收集、整理，很難保證項(xiàng)目檔案的齊全、完整與準(zhǔn)確。

2 系統(tǒng)思維方法在多單位協(xié)作的科研項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐

系統(tǒng)思維方法是指將項(xiàng)目檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)作為科研項(xiàng)目檔案建設(shè)過程中的標(biāo)準(zhǔn)要求輸入，從科研項(xiàng)目檔案管理的建設(shè)初期到項(xiàng)目結(jié)束、從項(xiàng)目管理的各個(gè)方面、從所有參與項(xiàng)目的人員入手，系統(tǒng)地指導(dǎo)科研項(xiàng)目參與人員的項(xiàng)目檔案管理工作，同時(shí)在項(xiàng)目驗(yàn)收準(zhǔn)備階段， 逐條根據(jù)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案自查，以《歸檔范圍表》為基礎(chǔ)，按照申報(bào)立項(xiàng)階段、過程管理階段、驗(yàn)收階段三個(gè)階段，對(duì)照課題任務(wù)表，分別系統(tǒng)梳理科研項(xiàng)目檔案，形成核工業(yè)專用零部件制造裝備換腦工程課題檔案歸檔范圍表，分別明確出參研單位的歸檔清單，各相關(guān)人員按歸檔清單收集和整理檔案。 最后由項(xiàng)目牽頭單位統(tǒng)一收集和整理項(xiàng)目檔案，形成核工業(yè)核專業(yè)零部件制造裝備換腦工程檔案目錄清單，確?？蒲许?xiàng)目檔案成套、系統(tǒng)，層級(jí)合理，確保文件的形成規(guī)律和案卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，掃描形成電子檔案，辦理歸檔。

3 系統(tǒng)思維方法的實(shí)踐與應(yīng)用

3.1 規(guī)范檔案管理依據(jù)，提高檔案管理意識(shí)

3.1.1 健全科研項(xiàng)目檔案管理相關(guān)制度

科研項(xiàng)目建設(shè)初期， 健全項(xiàng)目檔案管理相關(guān)制度，制定適合項(xiàng)目實(shí)際的制度，使檔案資料的收集、整理、編制工作有切實(shí)可行的依據(jù)。 在項(xiàng)目實(shí)施過程中明確各參研單位在檔案管理工作中所負(fù)的責(zé)任，使檔案管理自始至終貫穿整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過程中，并對(duì)在所有參研單位內(nèi)傳閱、學(xué)習(xí)，要從思想上認(rèn)識(shí)到科研項(xiàng)目檔案管理的重要性， 切實(shí)增強(qiáng)檔案管理的責(zé)任感，樹立認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。

3.1.2 將檔案工作責(zé)任落實(shí)到商務(wù)合同當(dāng)中

合同管理是一個(gè)閉環(huán)管理過程。 只有將檔案工作責(zé)任落實(shí)到商務(wù)合同當(dāng)中，同時(shí)在合同驗(yàn)收時(shí)，將項(xiàng)目檔案驗(yàn)收作為一項(xiàng)，才能真正促進(jìn)科研項(xiàng)目檔案責(zé)任落地，從而確?？蒲许?xiàng)目檔案的齊全、完整性。

3.2 系統(tǒng)明確檔案要求及責(zé)任分工

科研項(xiàng)目成立初期即明確科研項(xiàng)目檔案管理職責(zé)分工（詳見圖1）和檔案管理要求，檔案管理人員參與項(xiàng)目建設(shè)過程，對(duì)項(xiàng)目檔案的形成進(jìn)行監(jiān)督檢查和指導(dǎo)，并負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件材料歸檔后的分類、編目等系統(tǒng)性整理工作。

由于科研項(xiàng)目歷時(shí)較長，故各參研單位均采取項(xiàng)目檔案隨產(chǎn)生、隨存檔的方式，確保項(xiàng)目檔案的完整性。 待項(xiàng)目檔案內(nèi)部自查階段，再由各檔案管理部門整理后進(jìn)行檔案交接，以確保檔案的合規(guī)性。

為了確?？蒲许?xiàng)目檔案管理完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性，可聘請有檔案管理專業(yè)經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目管理專家做指導(dǎo)，可以在系統(tǒng)地指導(dǎo)項(xiàng)目開展的前提下，對(duì)項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)。

3.3 項(xiàng)目前頭單位組織開展系統(tǒng)性梳理科研項(xiàng)目檔案

為保證科研項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性，利用系統(tǒng)思維，將項(xiàng)目檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)作為科研項(xiàng)目檔案管理要求輸入，使各相關(guān)人員均以檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合項(xiàng)目管理實(shí)際收集和整理檔案。 即在科研項(xiàng)目檔案收集和整理階段，即形成有標(biāo)準(zhǔn)、便操作、可自查的管理體系，可有效提升科研項(xiàng)目檔案的質(zhì)量和水平。

由于核工業(yè)核專業(yè)零部件制造裝備換腦工程項(xiàng)目是工業(yè)和信息化部審批的科研項(xiàng)目，其驗(yàn)收依據(jù)為《國家科技重大專項(xiàng)（民口）驗(yàn)收管理辦法》和《國家科技重大專項(xiàng)（民口）檔案管理規(guī)定》，故在梳理科研項(xiàng)目檔案時(shí)，以《國家科技重大專項(xiàng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作指引》要求為指導(dǎo)，以歸檔范圍表為基礎(chǔ)，按照申報(bào)立項(xiàng)階段、過程管理階段、驗(yàn)收階段三個(gè)階段，對(duì)照課題任務(wù)表，分別系統(tǒng)梳理科研項(xiàng)目檔案，形成核工業(yè)專用零部件制造裝備換腦工程課題檔案歸檔范圍表，分別明確出中核（天津）機(jī)械有限公司、中核北方核燃料元件有限公司、武漢華中數(shù)控股份有限公司、北京計(jì)算機(jī)技術(shù)及應(yīng)用研究所、華中科技大學(xué)、天津大學(xué)六家單位的歸檔清單，各相關(guān)人員按歸檔清單收集和整理檔案，在整理過程中，重點(diǎn)關(guān)注各階段和各單位接口的處理，最后由項(xiàng)目牽頭單位統(tǒng)一收集和整理項(xiàng)目檔案，形成核工業(yè)核專業(yè)零部件制造裝備換腦工程檔案目錄清單，成套、系統(tǒng)組卷原則如圖2 所示，確?？蒲许?xiàng)目檔案成套、系統(tǒng)，層級(jí)合理，確保文件的形成規(guī)律和案卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系， 掃描形成電子檔案，辦理歸檔。

圖2 成套、系統(tǒng)組卷原則

3.4 系統(tǒng)檢查科研項(xiàng)目檔案，確保檔案質(zhì)量

通過不同人員、 不同角度系統(tǒng)檢查科研項(xiàng)目檔案，確保檔案質(zhì)量。 按照檔案自查-邀請檔案專家進(jìn)行檔案檢查—評(píng)前檢查的順序，逐步進(jìn)行，通過項(xiàng)目組自查、外部專家指導(dǎo)和檢查、評(píng)前檢查等步驟，從項(xiàng)目管理閉環(huán)性驗(yàn)證、檔案合規(guī)性、便于后期利用等不同的角度，發(fā)現(xiàn)問題并組織整改，形成檔案閉環(huán)管理，從而確保檔案質(zhì)量。

4 結(jié)語

4.1 結(jié)論

多單位協(xié)作的科研項(xiàng)目復(fù)雜，難于管理，本文以驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)驅(qū)動(dòng)， 以系統(tǒng)思維推動(dòng)科研項(xiàng)目檔案管理，促進(jìn)項(xiàng)目協(xié)作單位聯(lián)動(dòng)， 提升了科研項(xiàng)目檔案質(zhì)量，為后期的利用奠定良好的基礎(chǔ)。 同時(shí)，為此類多單位協(xié)作項(xiàng)目檔案管理提供了可借鑒的有效方法，可有效提升同類科研項(xiàng)目的檔案質(zhì)量水平。

4.2 項(xiàng)目以93 分的優(yōu)秀成績通過項(xiàng)目檔案驗(yàn)收

通過整個(gè)六個(gè)單位的項(xiàng)目組成員共同努力，2020年7月31日， 核工業(yè)專用零部件制造裝備換腦工程課題檔案驗(yàn)收順利通過，并取得了93 分的好成績，為今后科研項(xiàng)目檔案管理提供了良好的管理經(jīng)驗(yàn)。