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        淺談醫(yī)療設(shè)備檔案的規(guī)范管理

        2021-04-20 12:49:11郝書輕
        檔案天地 2021年3期
        關(guān)鍵詞:履歷表說明書資料

        郝書輕

        醫(yī)療設(shè)備檔案是每臺儀器設(shè)備的身份證明及履歷鑒定,從設(shè)備的采購流程、開箱驗(yàn)收,運(yùn)行維修記錄、年檢報(bào)告、到檔案成冊保管,檔案制度化、規(guī)范化管理水平,直接體現(xiàn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的救治水平及工作能力。做好儀器設(shè)備檔案規(guī)范管理工作,對加速醫(yī)療機(jī)構(gòu)設(shè)備建設(shè)與醫(yī)療事業(yè)發(fā)展有積極推動作用。

        一、設(shè)備檔案規(guī)范管理在工作中的價(jià)值和意義

        建立醫(yī)療設(shè)備檔案,能為領(lǐng)導(dǎo)和專家的論證及設(shè)備的引進(jìn)提供有力的證據(jù),為同類設(shè)備的更新?lián)Q代提供依據(jù)。由于一臺先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備功能多樣、價(jià)格不菲,在引進(jìn)時(shí)領(lǐng)導(dǎo)和專家將會進(jìn)行詳細(xì)的論證,包括設(shè)備的臨床使用價(jià)值、維修返修記錄、設(shè)備使用精準(zhǔn)度、資金的投入、創(chuàng)造的效益等。 完整的醫(yī)療設(shè)備檔案,對于全面了解設(shè)備的性能,特別是使用和維護(hù)設(shè)備具有重要意義,建立和管理醫(yī)療設(shè)備檔案,就能為此工作提供證據(jù)和參考。

        二、設(shè)備檔案在歸檔工作中的有效措施及方法

        (一)設(shè)備開箱時(shí)檔案資料的收集

        設(shè)備在開箱驗(yàn)收時(shí),設(shè)備的使用資料同時(shí)獲得,隨箱資料無論說明書是英文還是中文,無論合格證是大是小,是圓還是方,無論資料塑封還是成冊,都要一一收齊,不要遺漏。驗(yàn)收時(shí)檔案員務(wù)必在場,及時(shí)填寫驗(yàn)收記錄表,并做到檔案員、采購員、使用人員、供貨商代表四方人員同時(shí)驗(yàn)收簽字,資料存檔。

        (二)設(shè)備檔案“身份證號”的獲得——設(shè)備唯一編碼

        每臺設(shè)備都是國有資產(chǎn),每臺設(shè)備登錄進(jìn)國資委的系統(tǒng)平臺上,每臺設(shè)備就會產(chǎn)生一個(gè)“身份證號”——固定資產(chǎn)編號,這個(gè)編號與設(shè)備檔案盒號,就形成了這臺設(shè)備的唯一編碼,所以這個(gè)編碼不是設(shè)備的出廠編碼。

        (三)設(shè)備履歷表的填寫

        設(shè)備履歷表就好比我們?nèi)诉@一生的經(jīng)歷記載,履歷表填寫內(nèi)容較多,由使用科室兼職檔案員填寫,并負(fù)責(zé)對設(shè)備的使用記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢定記錄進(jìn)行統(tǒng)一登記。履歷表最容易被遺忘的記錄就是報(bào)廢論證報(bào)告,檔案員在年底收到科室待報(bào)廢設(shè)備詳單時(shí),要及時(shí)告知使用科室兼職檔案員填寫報(bào)廢報(bào)告,使儀器履歷表更加完善。

        (四)設(shè)備檔案部分材料原件的留存

        設(shè)備檔案材料中供貨商的備案資質(zhì),及采購中索要的一些手續(xù)資料基本都是復(fù)印件,檔案員在整理歸檔資料時(shí),要告知提供資料方在復(fù)印件上加蓋紅色印章,方能存入檔案,作為有效資料保存。

        (五)設(shè)備檔案材料的整理

        檔案材料的歸檔整理是一項(xiàng)細(xì)致工序,尤其設(shè)備檔案材料最五花八門,比如合格證就有大的、小的、圓的、方的,采取處理方式是,將合格證黏在A4紙上,這樣做不容易丟失,方便排序和保管;對于塑封的資料,右上角無法蓋歸檔章,處理方式為雙面膠黏上口取紙,再加蓋歸檔章;檔案材料不允許使用訂書釘,采用將兩三頁的材料用膠布黏貼成一份,較厚的檔案材料,如說明書、操作指南等有的60、70頁,檔案員就用檔案線將材料縫起來,然后排序蓋歸檔章。

        (六)設(shè)備檔案互見號的建立

        設(shè)備檔案現(xiàn)在最常見的就是除說明書外,增加了光盤,光盤是不可以存放在設(shè)備檔案盒內(nèi)的,而要存放到聲像檔案中,放在防磁柜中。在檔案目錄中建立互見號,在紙質(zhì)檔案盒中可以查找說明書,同時(shí)到防磁柜中查找光盤。這個(gè)互見號是指文件與文件的互見號,不是文件與存放地點(diǎn)的互見號,不能只注明見防磁柜第幾排第幾盒,如果檔案換地點(diǎn)存放了,那互見號就沒意義了,檔案就會找不到。所以要在設(shè)備檔案盒內(nèi)目錄及聲像檔案目錄中建立互見號,方便我們在工作中借閱、查找和歸還。

        三、醫(yī)療設(shè)備檔案規(guī)范管理遇到的問題

        (一)設(shè)備報(bào)廢后,檔案如何處理

        儀器設(shè)備報(bào)廢后,檔案繼續(xù)保存及撤銷時(shí)限由單位根據(jù)工作情況而定,由于檔案銷毀程序復(fù)雜,有儲存空間的單位建議,對報(bào)廢的醫(yī)療設(shè)備檔案繼續(xù)保存三年以上,方可進(jìn)行檔案銷毀,銷毀流程與文書檔案審批手續(xù)流程一致。

        (二)檔案員意識低,業(yè)務(wù)培訓(xùn)覆蓋率低

        檔案員及兼職檔案員正規(guī)繼教及培訓(xùn)機(jī)會較少,對檔案保管、收集的重要性認(rèn)識不足,造成設(shè)備檔案建檔資料不齊全、不完善,兼職檔案員對檔案資料填寫不認(rèn)真、不及時(shí),對設(shè)備檔案使用、維修、保養(yǎng)、檢定記錄不詳實(shí),應(yīng)通過檔案部門的業(yè)務(wù)培訓(xùn),培養(yǎng)和提升檔案人員的理論素質(zhì)和管理水平。

        (三)醫(yī)療設(shè)備檔案借閱高于利用開發(fā)

        醫(yī)療設(shè)備檔案在工作中,借閱頻次較多,說明書的使用率較高,在業(yè)務(wù)資質(zhì)評審與業(yè)務(wù)檢查時(shí)為必查項(xiàng),但檔案的開發(fā)利用較少。各學(xué)科醫(yī)務(wù)人員可通過設(shè)備檔案資料,撰寫個(gè)人學(xué)術(shù)論文,檔案員可根據(jù)設(shè)備淘汰、報(bào)廢原因撰寫學(xué)術(shù)報(bào)告。提升設(shè)備檔案重視度,促進(jìn)設(shè)備檔案管理規(guī)范。

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