馮宇 李金盈

高校檔案館是高等學校的檔案管理部門，承擔著高校檔案收集歸檔、服務利用和資政育人等任務。隨著科技進步、社會發(fā)展、高等教育的改革創(chuàng)新，檔案工作服務范圍不斷擴大、歸檔資料越來越多，利用者對高校檔案的需求也不斷增加。在這種背景下，如果高校檔案館仍舊關門辦館，不求創(chuàng)新，就無法跟上時代的步伐。高校檔案館必須順應時代、解放思想、勇于變革，聯(lián)合高校其他部門，以統(tǒng)籌、融合、開放、創(chuàng)新的態(tài)度，建設高校大檔案體系，從而推動高校各項事業(yè)的發(fā)展。

一、高校大檔案體系的概念

“大檔案”的概念，在國內出現(xiàn)于上個世紀九十年代。以“大檔案”為關鍵詞在中國知網(wǎng)中進行關鍵詞檢索，共有相關論文49篇，剔除一些無關的“大檔案”等新聞，約40余篇，其中出現(xiàn)得最早的論文是孫嘉焯的文章《試論“大檔案”》，他在文章中首次提出了“大檔案”的概念：“檔案的內涵還在不斷豐富，檔案工作所涉及的范圍也在繼續(xù)延伸，檔案工作正在逐步滲透到社會的各個領域，各個專業(yè)，各項工作，各個角落，以致人們的日常生活之中，與社會的每項活動、每個公民都密切相連，息息相關。我們把這種現(xiàn)象稱為‘大檔案”[1]。馮惠玲教授也從資源建設角度提出“大檔案觀”，她認為，從檔案資源的來源、種類、內容、載體及形態(tài)等方面看，我國的檔案資源正從“官方記錄”為主型向多元豐富的社會資源體系發(fā)展。

從1995年至今二十余年，檔案工作的內涵與外延仍在不斷擴大?，F(xiàn)在一般論文中所謂的“大檔案”，仍然適用孫嘉焯的定義。高校大檔案體系，即是指包括高校檔案資源體系、檔案利用體系、檔案開發(fā)體系、檔案安全防護體系等一系列內容，與高校中每件事、每個人息息相關的檔案管理體系。

二、建設高校大檔案體系的重要性

（一）打破限制，促進高校檔案工作發(fā)展：“統(tǒng)籌”

“隨著經(jīng)濟社會飛速發(fā)展，檔案工作的新領域不斷產(chǎn)生、新業(yè)務不斷出現(xiàn)，檔案工作也不斷面臨新的問題”[2]。高校檔案館首先面臨檔案收集的問題。傳統(tǒng)的檔案收集以平面、紙質檔案為主，而當前的檔案形式是多樣化的，包括圖片、音頻、視頻、網(wǎng)頁、數(shù)據(jù)庫等，載體有光盤、紙質、膠片、磁帶等，同時數(shù)據(jù)量急劇增加，也增加了收集和整理的難度。二是服務利用的問題。查詢和利用的人數(shù)增加，凸顯了檔案工作人員數(shù)量的不足;新業(yè)務的產(chǎn)生，則亟需工作人員提高工作能力和水平?，F(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)在檔案收集、滿足利用者的需求等方面，不能完全適應檔案工作發(fā)展的需要。建設大檔案體系，可以統(tǒng)一信息資源標準，打破部門和人員的限制，對資源建設和檔案利用問題加以統(tǒng)籌解決，促進高校檔案工作的發(fā)展。

（二）齊頭并進，推進高校各項工作：“融合”

高校檔案主要收集黨政、人事、財會、科研、教學等方面的檔案資料，除與此有關的部門外，檔案館與其他部門聯(lián)系較少。各個部門的檔案收集工作也各自為政，學校檔案工作存在發(fā)展不平衡不充分的問題。隨著高校信息化的發(fā)展，逐漸產(chǎn)生一個新問題，即各個部門的信息管理系統(tǒng)之間不連通，存在信息壁壘，這些孤立的信息系統(tǒng)，無形中形成了一個個信息孤島，資源無法共享;這些系統(tǒng)產(chǎn)生的檔案資源，在收集和整理時易產(chǎn)生錯漏和重復，需要花費相當大的人力，也不方便利用。大檔案體系可以解決數(shù)據(jù)的聯(lián)通與融合，打破信息孤島，實現(xiàn)信息互聯(lián)，更加方便檔案資源收集和利用，在增強檔案館影響力的同時，也能對學校的發(fā)展給予有力的支持。

（三）完善機制，提高檔案工作效率和水平：“開放”

長久以來，檔案工作秉承“為國存史，為黨管檔”的宗旨，開展檔案服務工作。但隨著社會發(fā)展，檔案工作的服務范圍不斷擴大，現(xiàn)在已承擔了愛國主義教育基地、檔案安全保管基地、檔案利用服務中心、政府公開信息查閱中心和電子檔案備份管理中心等多重角色。檔案利用者的主體從為黨政管理者，擴大到廣大普通公眾，受眾面更廣;檔案利用也不僅局限在查閱原始檔案，而更趨向于利用檔案編研成果。如果檔案工作仍堅持僅為黨政服務的工作理念和重保管輕服務、重硬件建設輕軟件建設的工作思路，就不能滿足利用者多樣化的檔案需求。利用大檔案系統(tǒng)，可以完善檔案工作機制，發(fā)揮檔案工作的教育、信息等功能，實現(xiàn)資源和設備的共享，為利用者提供更為開放和靈活便捷的檔案信息服務。

（四）開拓創(chuàng)新，充分發(fā)揮高校檔案育人職能：“創(chuàng)新”

高校在改革發(fā)展中不斷產(chǎn)生新的工作，隨之而形成新門類的檔案，包括越來越豐富的科研項目檔案、學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案、學生心理檔案等高校特有的檔案，這些檔案往往重保管而輕利用。豐富的檔案資源對大學生教育有重要的作用。如雙創(chuàng)檔案，對其進行整理，可以總結大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的特色和優(yōu)勢，有利于后續(xù)學生的工作開展;學生心理檔案為學工人員開展心理教育及心理輔導老師的研究奠定了基礎;教學檔案中的師生評價、優(yōu)秀課件，是提高新教師教學水平的重要參考資料;檔案中蘊含的豐富的愛國愛校、努力奮斗的事跡，可對學生產(chǎn)生教育作用。總之，善于創(chuàng)新工作思路，探索檔案中的有用信息，可以達到全員育人、全過程育人的效果。大檔案體系可以收集高校檔案中的以上信息，為檔案的開發(fā)創(chuàng)新提供豐富的素材，發(fā)揮高校檔案部門的教育基地功能。

三、高校大檔案體系建設的現(xiàn)實可行性

（一）技術手段的變革是高校大檔案體系建設的基礎

建設高校大檔案體系的基礎首先在于大數(shù)據(jù)技術的應用。大數(shù)據(jù)技術的特征是獲取海量的、全部的數(shù)據(jù)，從中“快速獲得有價值的信息并進行集成”[3]。大數(shù)據(jù)技術使檔案工作能夠利用現(xiàn)代化的設備和軟件，由系統(tǒng)自動獲取在線實時數(shù)據(jù)，并自動進行整理。檢索和查詢時，也由相應的數(shù)據(jù)挖掘（Data Mining）技術予以解決，節(jié)省了大量人力和時間。其次是存儲技術的發(fā)展。半導體生產(chǎn)工藝的提高及網(wǎng)絡存儲技術的應用，解決了存量檔案的數(shù)字化和越來越龐大的增量電子檔案的存儲問題和成本問題。再次是新媒體的應用。通過數(shù)字網(wǎng)絡等渠道，利用電腦、手機等服務終端，檔案館可以便捷高效地向利用者提供推廣、咨詢、信息服務。以上這些技術的發(fā)展推進了計算機技術、信息技術與檔案學學科的不斷融合，為檔案館建設大檔案體系、開展更多服務提供了技術支持。

（二）檔案管理理念的轉變是高校大檔案體系建設的保障

一是管理服務理念的變革。“大數(shù)據(jù)理念下高校檔案管理服務體系以檔案利用者為中心，通過網(wǎng)絡和檔案館建立聯(lián)系”[4]，檔案工作由傳統(tǒng)的以管理者為中心，向以利用者為中心改變。二是檔案收集模式的改變。國家檔案局原局長李明華同志在2019年全國檔案局長館長會議的工作報告中指出：“繼續(xù)推進數(shù)字檔案館（室）建設?！薄拔覀儗Α峨娮庸臍w檔管理暫行辦法》進行了修改，明確規(guī)定符合國家標準規(guī)范的電子文件可以僅以電子形式歸檔，不再打印成紙質形式”，檔案收集內容數(shù)字化、電子化成為明文規(guī)定的標準。三是檔案法規(guī)的修訂。按國家規(guī)定，各級人民政府應當在國家檔案館、公共圖書館、政務服務場所設置政府信息查閱場所，并配備相應的設施、設備，為公民、法人和其他組織獲取政府信息提供便利[5]。建設高校大檔案體系，能夠更好地推行國家檔案管理理念，以利用者為中心，為其提供更加便利的信息服務。

（三）從業(yè)者素質提高是高校大檔案體系建設的驅動力

隨著我國教育改革的不斷深入，高校管理者更加重視校園文化建設，重視檔案工作。許多高校紛紛按照《機關檔案管理規(guī)定》的要求建立檔案館，并賦予檔案館更大的管理權限。檔案干部隊伍建設進一步加強。高校人才培養(yǎng)力度加大，檔案學、檔案管理、情報信息等專業(yè)的畢業(yè)生不斷充實檔案隊伍，提高了檔案管理人員的業(yè)務水平;國家檔案局與人力資源社會保障部聯(lián)合頒發(fā)《檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育規(guī)定》，加強和規(guī)范檔案專業(yè)人員的繼續(xù)教育工作;各地檔案學會、檔案管理部門堅持開展檔案工作相關技能的培訓、課題研究、學術交流、職業(yè)技能競賽等，激發(fā)了隊伍活力、提升了隊伍素質。這些措施使檔案從業(yè)人員具備了獲取和處理數(shù)據(jù)的能力，從而驅動高校大檔案體系的建設。

四、高校大檔案體系建設的實施策略

（一）建設標準化的資源體系

2008年，時任國家檔案局局長楊冬權在全國檔案工作暨表彰先進會議上提出，要加強檔案資源體系和檔案利用體系建設[6]。高校應有意識的加強規(guī)劃設計，構建標準化的檔案資源體系。檔案工作者的資源理念、管理規(guī)則和據(jù)此做出的判斷對于國家檔案資源構成具有決定意義[7]。

標準化的高校檔案館資源體系建設應統(tǒng)一數(shù)據(jù)規(guī)范、收集方式和數(shù)據(jù)整合問題。首要的難題來自校內各系統(tǒng)的相對獨立。孟小峰等人認為，由于各系統(tǒng)相對獨立，數(shù)據(jù)之間存在封閉性或關系的斷裂性特點，大數(shù)據(jù)可能帶來規(guī)律的喪失或失真，導致錯誤發(fā)現(xiàn)的風險增加[8]。在這種情況下，要制定數(shù)據(jù)收集的規(guī)范性文件，包括收集范圍、收集內容、數(shù)據(jù)格式等標準。其次是數(shù)據(jù)收集方式的變革?？梢栽谥腔坌@、數(shù)字校園等校園智能管理系統(tǒng)中集成能夠采集、整理、存儲數(shù)字檔案的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的實時收集、自動歸檔。最后是檔案數(shù)據(jù)資源的整合問題。對存量檔案進行數(shù)字化，增量電子檔案中如果存在非結構化信息，要對其進行處理，使其能夠方便利用。

（二）建設個性化的服務和利用體系

國家檔案館2019年啟動了全國檔案查詢利用服務平臺建設。這個平臺計劃將全國各級綜合檔案館全部接入，公眾直接在線上提出查檔需求，并將之分發(fā)到各個檔案館，由檔案工作人員在線受理和提供服務。高校檔案館也應以此為參考建設個性化的服務和利用體系。這個體系首先應具備開放的特點，擴大受益人群，并采用設置分級權限等方式，使利用者享有按照規(guī)定訪問的各類權限;其次，利用互聯(lián)網(wǎng)滿足利用者的遠程訪問、查詢、互動要求，并能聯(lián)合其他檔案館，實現(xiàn)“異地查檔、跨館服務”功能;再次，這個體系應足夠友好，在使用感和界面等方面尊重用戶體驗，同時利用大數(shù)據(jù)技術對用戶使用需求進行數(shù)據(jù)挖掘和分析，探索新的服務方式和服務內容，在互動和共享、查詢和內容推送上充分考慮用戶需求，達到較好的服務效果。

（三）建設融合創(chuàng)新的檔案開發(fā)體系

檔案開發(fā)是高校檔案館的重要任務之一。做好檔案開發(fā)可以促進高校各項事業(yè)的發(fā)展。以學生就業(yè)檔案為例，匯總往年就業(yè)數(shù)據(jù)，由此分析得出就業(yè)方向、地域、崗位等信息，可以更加精準為學生提供咨詢服務，為后續(xù)就業(yè)工作提供參考。高校建設檔案開發(fā)體系，首先應走出深閨，參與學?？蒲小⒔虒W、改革與發(fā)展等各項管理工作，摸清高校發(fā)展的脈搏，建立符合學校發(fā)展需求的選題規(guī)則。第二是建設符合選題要求、能集中凸顯高校辦學特色和建設成果、反映高校工作成就的資料篩選標準。第三要制定符合高校人才培養(yǎng)需要，達到愛國主義教育、校史校情教育效果的編寫原則。第四是系列化開發(fā)，抓住特色亮點，形成一整套編制出版、推送、輿論引導的流程，成系列開發(fā)多種成果并進行推送。

（四）建設固若金湯的安全防護體系

檔案中包含大量部門或個人的敏感信息，如果一味講求開放共享，則其安全性和隱私性就難以保證。為了實現(xiàn)實體檔案安全、檔案信息安全，必須重視安全體系建設，加快安全技術研發(fā)，完善動態(tài)數(shù)據(jù)安全監(jiān)控機制，建設牢靠的安全防護體系。對實體檔案，應配備完善的保護設施，建立完善的管理制度，加強安全監(jiān)管，并做好檔案的備份和數(shù)字化。對于檔案信息，主要受訪問權限、黑客惡意攻擊、用戶隱私保護、數(shù)據(jù)安全存儲、可持續(xù)性攻擊等方面的影響[9]，針對這些問題，一是建立分級訪問權限機制，二是加快安全技術研發(fā)，三是對檔案信息數(shù)據(jù)進行實時監(jiān)測，四是加強制度建設和法律法規(guī)建設，五是提高檔案館工作人員的安全防范意識。通過以上這些手段，構建固若金湯的檔案安全防護體系。

綜上，整個高校大檔案體系建設結構具體如圖1。

高校大檔案體系是以檔案資源體系為基礎、服務和利用體系為核心、以開發(fā)體系為工具、以安全體系為保障的密切聯(lián)系、有機結合的整體。另外在體系建設中，還要考慮到人員服務質量、工作考核評優(yōu)和監(jiān)督、突發(fā)事件應急響應機制等問題。

“弗慮胡獲，弗為胡成”。檔案是重要的不可替代的文化財富和社會資源。如何拓展檔案的服務范圍，建設更方便廣大群眾利用的檔案體系，更大限度地發(fā)揮高校檔案的重要作用，仍需要廣大檔案工作者求真務實，力戒浮華，不斷深入地探索。

參考文獻：

[1] 孫嘉焯.《試論“大檔案”》[J].山東檔案，1995（3）：15-17.

[2]李明華.在全國檔案局長館長會議上的工作報告[J].中國檔案，2019（4）：20-28.

[3] 周美蘭.大數(shù)據(jù)時代高校檔案資源體系建設的思考[J].山西檔案，2015（1）：68-71.

[4] 馮有輝.大數(shù)據(jù)理念下高校檔案管理服務體系研究[J] 山西檔案，2016（6）：55-57.

[5] 《中華人民共和國政府信息公開條例》[EB/OL].http：//www.gov.cn/zhengce/content/2019-04/15/content_5382991.htm，2019-4-15.

[6] 楊冬權.貫徹黨的十七大精神 以科學發(fā)展觀為指導全面做好2008年的檔案工作——在全國檔案工作暨表彰先進會議上的講話[J].中國檔案，2008（2）：4-12.

[7] 馮惠玲.檔案記憶觀、資源觀與“中國記憶”數(shù)字資源建設[J].檔案學通訊，2012（3）：4-8.

[8] 孟小峰，李勇，祝建華.社會計算：大數(shù)據(jù)時代的機遇與挑戰(zhàn)[J]，計算機研究與發(fā)展，2013，50（12）：2483-2491.

[9] 聶元銘.大數(shù)據(jù)及其安全研究[J].信息安全與通信保密，2013（5）：15-16.

作者單位：玉林師范學院檔案館 湘潭大學