趙海云

（廣東省粵東技師學(xué)院，廣東 汕頭 515041）

在新時期下，高職院校為了獲得更好地發(fā)展，在數(shù)字化校園建設(shè)方面的投入力度不斷增加，但并未體現(xiàn)在檔案管理方面，大量數(shù)字資源無法得到可靠、有效的保管，使得高職院校檔案管理工作的難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。故此，為適應(yīng)時代發(fā)展要求，高職院校必須重視對檔案管理工作的研究，以確保檔案管理服務(wù)質(zhì)量的不斷提高，進(jìn)而為學(xué)校的發(fā)展打下重要基礎(chǔ)。

1 高職院校檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 重視不足，觀念落后

有效的檔案管理工作對學(xué)校其他工作的開展具有重要的促進(jìn)作用，如學(xué)校的人才評估中，就需要使用到相應(yīng)的檔案信息；部分畢業(yè)生因落戶需要查詢相關(guān)的學(xué)籍檔案；校內(nèi)重點工程項目建設(shè)同樣也需要查找相關(guān)參考資料等。但是，學(xué)校部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視并不足，并未從根本上認(rèn)識到它的重要性。究其原因，檔案管理工作在短期內(nèi)所能給學(xué)校帶來的收益是有限的，所以很多學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)會潛意識里忽略檔案管理工作，故而，也就不會將其納入數(shù)字化校園建設(shè)之中，使得檔案的數(shù)字化建設(shè)一直處于為啟動的狀態(tài)。

1.2 管理體制不健全

檔案管理工作的有序?qū)嵤枰型晟浦贫鹊谋Ｕ?，但是從實際工作情況來看，多數(shù)高職院校的管理體制并不健全，一方面是對整個檔案管理工作的責(zé)任沒有進(jìn)行細(xì)化，工作流程不夠明確，另一方面未能將考核獎懲措施予以有效落實，導(dǎo)致檔案管理的開展情況并不是特別理想[1]。此外，在學(xué)校檔案管理工作中，其他職能部門的參與度不夠，使得檔案工作受到一定影響。

1.3 服務(wù)技術(shù)手段落后

隨著社會的進(jìn)步與發(fā)展，信息化技術(shù)已滲透到社會各個領(lǐng)域之中，部分高職院校也在校園管理工作中引入了信息化設(shè)施，在這種情況下，數(shù)字化的檔案管理已然成為這一工作的開展趨勢。不過，目前大多數(shù)高職院校在檔案管理工作中使用的信息化設(shè)施還比較有限，其中相當(dāng)一部分還較為落后，只能用于一些比較簡單的工作，如檔案信息資源的錄入等，還難以真正達(dá)到數(shù)字化的要求。在管理方式上，仍舊以傳統(tǒng)模式為主，這樣不僅工作效率低下，還會出現(xiàn)檔案信息資源丟失或損壞、檔案信息價值得不到發(fā)揮等問題，使得檔案管理的作用無法充分體現(xiàn)。

1.4 缺少優(yōu)秀的檔案管理人才

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理人員只需懂得一定的專業(yè)知識即可，但在數(shù)字化背景下，高職院校檔案管理工作發(fā)生了天翻地覆的變化，尤其是在工作方法上，已經(jīng)不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，而是逐漸實現(xiàn)了數(shù)字化、信息化與網(wǎng)絡(luò)化，這對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了較高的要求。然而，許多高職院校普遍存在缺少優(yōu)秀的檔案管理人才的問題，使得檔案管理工作無法跟上時代的發(fā)展步伐。

2 數(shù)字化發(fā)展在高職院校檔案管理中的作用

其一，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的實用性更強(qiáng)。在數(shù)字化發(fā)展下，高職院校檔案管理工作將在數(shù)字信息化技術(shù)的支撐下，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，之所以做出這樣的轉(zhuǎn)變，主要因為電子檔案具有傳遞速度快、便于儲存、使用壽命長等優(yōu)點，這對提升檔案管理的質(zhì)量與效率具有積極作用。

其二，促進(jìn)檔案資源的共享。數(shù)字信息化技術(shù)除了可以更快、更好地收集整理相關(guān)檔案信息，還能實現(xiàn)檔案資源共享的目標(biāo)，以提升檔案資源的利用價值。在以往的檔案管理工作中，使用者要想獲取相應(yīng)的檔案信息，必須經(jīng)過繁瑣的流程，還無法保證最終是否可以如愿獲取，而在數(shù)字信息化技術(shù)的有效應(yīng)用下，使用者只需借助網(wǎng)絡(luò)平臺就可以很快檢索到所需的檔案信息，這樣既方便了使用者，也減少了管理者的工作量，大幅提高了檔案管理服務(wù)質(zhì)量[2]。值得注意的是，在進(jìn)行檔案資源共享的過程中，管理人員必須要做好對私密性信息的安全監(jiān)管工作。

其三，符合高職院校的發(fā)展需求。隨著高職院校的不斷發(fā)展，檔案類別呈現(xiàn)多樣化趨勢，而檔案內(nèi)容也變得更為復(fù)雜，信息量大幅增加，倘若還是沿用以往的檔案管理工作模式，必然會降低檔案的使用價值，同時也會影響到高職院校的發(fā)展，而在檔案管理中引入數(shù)字信息化技術(shù)，轉(zhuǎn)變管理理念，正符合高職院校的發(fā)展需求。

3 數(shù)字化背景下加強(qiáng)高職院校檔案管理的有效措施

3.1 強(qiáng)化對檔案管理工作的認(rèn)識

為提高檔案管理水平，高職院校的領(lǐng)導(dǎo)層與檔案管理工作人員必須要進(jìn)一步強(qiáng)化對檔案管理工作的認(rèn)識，一方面需要認(rèn)識到檔案管理工作對學(xué)校發(fā)展具有的重要意義；另一方面，必須認(rèn)識檔案管理信息化建設(shè)的必要性，同時可以落實好相關(guān)責(zé)任，有序推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。在此期間，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)從根本上認(rèn)識到這一工作的重要性，并在實際工作中發(fā)揮帶頭作用，以更好地改變檔案管理思想封閉、缺乏創(chuàng)新的工作現(xiàn)狀[3]。

3.2 引入高新數(shù)字化檔案技術(shù)和手段

檔案管理本身就是一項比較繁瑣的工作，如今隨著高職院校的快速發(fā)展，檔案類別與數(shù)量與日俱增，使得該項工作的實際效益受到了嚴(yán)重影響。壓縮衣，將高新數(shù)字化檔案技術(shù)引入高職院校檔案管理工作中是很有必要的，通過這些先進(jìn)技術(shù)完成檔案的收集、整理、存儲以及檢索等，不僅確保了工作的質(zhì)量與效率，還節(jié)省了大量物力、人力與時間成本?？梢姡跀?shù)字化背景下，檔案管理工作引入高新技術(shù)手段是必然結(jié)果，對提高這一工作的效果發(fā)揮著重要作用。

在使用數(shù)字信息化技術(shù)方面，除了可以用于檔案信息的收集、整理與存儲以外，還可以進(jìn)行電子檔案庫的構(gòu)建，并對其中部分內(nèi)容進(jìn)行公開，例如，可以對在校師生予以開放，師生可以憑借自己的賬號登錄查看相應(yīng)的檔案信息，同時在新生建檔與后期完善檔案信息的過程中，也可以讓師生進(jìn)行自主完善，然后經(jīng)過檔案管理人員審核之后進(jìn)行統(tǒng)一保管，這樣不僅能提升檔案管理的效率，也可以保證檔案信息的準(zhǔn)確性與可靠性。此外，在實行信息化管理之后，也為畢業(yè)生存放與提取檔案提供了便利。例如，可以通過條形碼或二維碼的形式對學(xué)生的畢業(yè)證予以標(biāo)注，這樣學(xué)生可以根據(jù)自己的需要，通過掃描條形碼或二維碼獲取個人信息。必須注意的是，為了避免檔案信息的泄露，應(yīng)在信息入口設(shè)置密碼。

3.3 構(gòu)建完善的檔案管理制度

在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)中，高職院校應(yīng)先構(gòu)建檔案管理工作體系，在該工作體系中，分管辦公室的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)承擔(dān)起主要責(zé)任，學(xué)校各部門負(fù)責(zé)人作為本部分檔案管理的責(zé)任人，并在各部門要專門安排一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集與整理，然后與檔案室的工作人員做好對接。這樣就能明確各部門在檔案管理工作中的責(zé)任，同時也確定了基本的工作流程，避免出現(xiàn)分散管理的現(xiàn)象。其次，需要結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)的需求和高職院校檔案管理工作現(xiàn)狀，對相關(guān)的制度進(jìn)行優(yōu)化與完善，主要涉及檔案的收集整理、鑒定、統(tǒng)計、保管等相關(guān)工作，有了制度保障的前提下，檔案管理工作才能更加規(guī)范化、制度化與科學(xué)化，這對提升高職院校檔案管理質(zhì)量意義重大[4]。同時，在完善制度的過程中，也不能忽視責(zé)任追究制的構(gòu)建，以明確相關(guān)人員的責(zé)任，促進(jìn)實際工作的順利開展。

3.4 加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)

對檔案管理工作而言，檔案信息資源是開展這一工作的重要基礎(chǔ)，若是沒有豐富的檔案信息資源，那么就難以推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，更不能提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量。故此，高職院校需要重視檔案信息資源的建設(shè)，具體可以從以下幾方面著手：第一，實行部門立卷，即學(xué)校的各個職能部門需要先進(jìn)行部門內(nèi)部的檔案信息資源收集與整理，然后交由學(xué)校檔案室集中統(tǒng)一管理，并且在歸檔時，需要電子檔案與紙質(zhì)檔案同步進(jìn)行。第二，擴(kuò)大收集范圍。在收集檔案信息資源的時候，學(xué)校需要在原有的范圍上進(jìn)行擴(kuò)大，以豐富檔案信息資源，尤其是對重大活動或重點工程建設(shè)項目的檔案信息資源收集中，應(yīng)安排專人進(jìn)行。第三，抓整合。在對檔案管理工作予以不斷優(yōu)化與完善的過程中，將原本分散在學(xué)校各職能部門的檔案信息資源進(jìn)行統(tǒng)一保管，然后對所有檔案信息資源進(jìn)行合理歸類與整理，以方便全校師生進(jìn)行查閱。在此期間，高職院校需要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要是根據(jù)檔案管理信息化建設(shè)的需求，引進(jìn)相應(yīng)的信息設(shè)備與管理軟件，這樣既便于檔案信息資源建設(shè)，也能優(yōu)化檢索系統(tǒng)，進(jìn)而有效滿足師生的查閱需求。

3.5 重視檔案人才隊伍建設(shè)

重視檔案人才隊伍建設(shè)也是檔案信息化管理實現(xiàn)過程中一個不能忽視的問題。在數(shù)字化背景下，高職院校檔案管理崗位的工作人員既要了解檔案管理工作的相關(guān)知識與技能，也必須具有一定的計算機(jī)能力與創(chuàng)新能力，這對促進(jìn)檔案管理工作的開展十分關(guān)鍵[5]。因此，高職院校必須要結(jié)合具體工作情況，配備一定數(shù)量的專職與兼職檔案管理人員，并且要對所有參與檔案管理工作的人員進(jìn)行培訓(xùn)。同時，還要定期開展經(jīng)驗交流分享會、專家指導(dǎo)座談會等活動，對檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力予以培訓(xùn)，以促進(jìn)專兼職檔案人才的綜合素質(zhì)提高，更好地滿足高職院校檔案信息化建設(shè)的需要。

4 結(jié)束語

總之，高職院校檔案管理工作的數(shù)字信息化是其發(fā)展的必然趨勢，只有充分利用數(shù)字信息化技術(shù)的管理優(yōu)勢，才能更好地保存檔案信息和挖掘其價值，并有利于實現(xiàn)資源共享的目標(biāo)。故此，在數(shù)字化背景下，高職院校需要加大對相關(guān)高新技術(shù)的探索，以促進(jìn)檔案管理工作高效開展。