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        數(shù)字化背景下的高職院校檔案管理探析

        2021-04-15 01:22:17趙海云
        卷宗 2021年22期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化資源

        趙海云

        (廣東省粵東技師學(xué)院,廣東 汕頭 515041)

        在新時期下,高職院校為了獲得更好地發(fā)展,在數(shù)字化校園建設(shè)方面的投入力度不斷增加,但并未體現(xiàn)在檔案管理方面,大量數(shù)字資源無法得到可靠、有效的保管,使得高職院校檔案管理工作的難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。故此,為適應(yīng)時代發(fā)展要求,高職院校必須重視對檔案管理工作的研究,以確保檔案管理服務(wù)質(zhì)量的不斷提高,進(jìn)而為學(xué)校的發(fā)展打下重要基礎(chǔ)。

        1 高職院校檔案管理工作現(xiàn)狀

        1.1 重視不足,觀念落后

        有效的檔案管理工作對學(xué)校其他工作的開展具有重要的促進(jìn)作用,如學(xué)校的人才評估中,就需要使用到相應(yīng)的檔案信息;部分畢業(yè)生因落戶需要查詢相關(guān)的學(xué)籍檔案;校內(nèi)重點工程項目建設(shè)同樣也需要查找相關(guān)參考資料等。但是,學(xué)校部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視并不足,并未從根本上認(rèn)識到它的重要性。究其原因,檔案管理工作在短期內(nèi)所能給學(xué)校帶來的收益是有限的,所以很多學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)會潛意識里忽略檔案管理工作,故而,也就不會將其納入數(shù)字化校園建設(shè)之中,使得檔案的數(shù)字化建設(shè)一直處于為啟動的狀態(tài)。

        1.2 管理體制不健全

        檔案管理工作的有序?qū)嵤枰型晟浦贫鹊谋U?,但是從實際工作情況來看,多數(shù)高職院校的管理體制并不健全,一方面是對整個檔案管理工作的責(zé)任沒有進(jìn)行細(xì)化,工作流程不夠明確,另一方面未能將考核獎懲措施予以有效落實,導(dǎo)致檔案管理的開展情況并不是特別理想[1]。此外,在學(xué)校檔案管理工作中,其他職能部門的參與度不夠,使得檔案工作受到一定影響。

        1.3 服務(wù)技術(shù)手段落后

        隨著社會的進(jìn)步與發(fā)展,信息化技術(shù)已滲透到社會各個領(lǐng)域之中,部分高職院校也在校園管理工作中引入了信息化設(shè)施,在這種情況下,數(shù)字化的檔案管理已然成為這一工作的開展趨勢。不過,目前大多數(shù)高職院校在檔案管理工作中使用的信息化設(shè)施還比較有限,其中相當(dāng)一部分還較為落后,只能用于一些比較簡單的工作,如檔案信息資源的錄入等,還難以真正達(dá)到數(shù)字化的要求。在管理方式上,仍舊以傳統(tǒng)模式為主,這樣不僅工作效率低下,還會出現(xiàn)檔案信息資源丟失或損壞、檔案信息價值得不到發(fā)揮等問題,使得檔案管理的作用無法充分體現(xiàn)。

        1.4 缺少優(yōu)秀的檔案管理人才

        在傳統(tǒng)的檔案管理工作中,檔案管理人員只需懂得一定的專業(yè)知識即可,但在數(shù)字化背景下,高職院校檔案管理工作發(fā)生了天翻地覆的變化,尤其是在工作方法上,已經(jīng)不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理,而是逐漸實現(xiàn)了數(shù)字化、信息化與網(wǎng)絡(luò)化,這對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了較高的要求。然而,許多高職院校普遍存在缺少優(yōu)秀的檔案管理人才的問題,使得檔案管理工作無法跟上時代的發(fā)展步伐。

        2 數(shù)字化發(fā)展在高職院校檔案管理中的作用

        其一,與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比,電子檔案的實用性更強(qiáng)。在數(shù)字化發(fā)展下,高職院校檔案管理工作將在數(shù)字信息化技術(shù)的支撐下,將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案,之所以做出這樣的轉(zhuǎn)變,主要因為電子檔案具有傳遞速度快、便于儲存、使用壽命長等優(yōu)點,這對提升檔案管理的質(zhì)量與效率具有積極作用。

        其二,促進(jìn)檔案資源的共享。數(shù)字信息化技術(shù)除了可以更快、更好地收集整理相關(guān)檔案信息,還能實現(xiàn)檔案資源共享的目標(biāo),以提升檔案資源的利用價值。在以往的檔案管理工作中,使用者要想獲取相應(yīng)的檔案信息,必須經(jīng)過繁瑣的流程,還無法保證最終是否可以如愿獲取,而在數(shù)字信息化技術(shù)的有效應(yīng)用下,使用者只需借助網(wǎng)絡(luò)平臺就可以很快檢索到所需的檔案信息,這樣既方便了使用者,也減少了管理者的工作量,大幅提高了檔案管理服務(wù)質(zhì)量[2]。值得注意的是,在進(jìn)行檔案資源共享的過程中,管理人員必須要做好對私密性信息的安全監(jiān)管工作。

        其三,符合高職院校的發(fā)展需求。隨著高職院校的不斷發(fā)展,檔案類別呈現(xiàn)多樣化趨勢,而檔案內(nèi)容也變得更為復(fù)雜,信息量大幅增加,倘若還是沿用以往的檔案管理工作模式,必然會降低檔案的使用價值,同時也會影響到高職院校的發(fā)展,而在檔案管理中引入數(shù)字信息化技術(shù),轉(zhuǎn)變管理理念,正符合高職院校的發(fā)展需求。

        3 數(shù)字化背景下加強(qiáng)高職院校檔案管理的有效措施

        3.1 強(qiáng)化對檔案管理工作的認(rèn)識

        為提高檔案管理水平,高職院校的領(lǐng)導(dǎo)層與檔案管理工作人員必須要進(jìn)一步強(qiáng)化對檔案管理工作的認(rèn)識,一方面需要認(rèn)識到檔案管理工作對學(xué)校發(fā)展具有的重要意義;另一方面,必須認(rèn)識檔案管理信息化建設(shè)的必要性,同時可以落實好相關(guān)責(zé)任,有序推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。在此期間,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)從根本上認(rèn)識到這一工作的重要性,并在實際工作中發(fā)揮帶頭作用,以更好地改變檔案管理思想封閉、缺乏創(chuàng)新的工作現(xiàn)狀[3]。

        3.2 引入高新數(shù)字化檔案技術(shù)和手段

        檔案管理本身就是一項比較繁瑣的工作,如今隨著高職院校的快速發(fā)展,檔案類別與數(shù)量與日俱增,使得該項工作的實際效益受到了嚴(yán)重影響。壓縮衣,將高新數(shù)字化檔案技術(shù)引入高職院校檔案管理工作中是很有必要的,通過這些先進(jìn)技術(shù)完成檔案的收集、整理、存儲以及檢索等,不僅確保了工作的質(zhì)量與效率,還節(jié)省了大量物力、人力與時間成本??梢姡跀?shù)字化背景下,檔案管理工作引入高新技術(shù)手段是必然結(jié)果,對提高這一工作的效果發(fā)揮著重要作用。

        在使用數(shù)字信息化技術(shù)方面,除了可以用于檔案信息的收集、整理與存儲以外,還可以進(jìn)行電子檔案庫的構(gòu)建,并對其中部分內(nèi)容進(jìn)行公開,例如,可以對在校師生予以開放,師生可以憑借自己的賬號登錄查看相應(yīng)的檔案信息,同時在新生建檔與后期完善檔案信息的過程中,也可以讓師生進(jìn)行自主完善,然后經(jīng)過檔案管理人員審核之后進(jìn)行統(tǒng)一保管,這樣不僅能提升檔案管理的效率,也可以保證檔案信息的準(zhǔn)確性與可靠性。此外,在實行信息化管理之后,也為畢業(yè)生存放與提取檔案提供了便利。例如,可以通過條形碼或二維碼的形式對學(xué)生的畢業(yè)證予以標(biāo)注,這樣學(xué)生可以根據(jù)自己的需要,通過掃描條形碼或二維碼獲取個人信息。必須注意的是,為了避免檔案信息的泄露,應(yīng)在信息入口設(shè)置密碼。

        3.3 構(gòu)建完善的檔案管理制度

        在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)中,高職院校應(yīng)先構(gòu)建檔案管理工作體系,在該工作體系中,分管辦公室的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)承擔(dān)起主要責(zé)任,學(xué)校各部門負(fù)責(zé)人作為本部分檔案管理的責(zé)任人,并在各部門要專門安排一名兼職檔案員,負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集與整理,然后與檔案室的工作人員做好對接。這樣就能明確各部門在檔案管理工作中的責(zé)任,同時也確定了基本的工作流程,避免出現(xiàn)分散管理的現(xiàn)象。其次,需要結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)的需求和高職院校檔案管理工作現(xiàn)狀,對相關(guān)的制度進(jìn)行優(yōu)化與完善,主要涉及檔案的收集整理、鑒定、統(tǒng)計、保管等相關(guān)工作,有了制度保障的前提下,檔案管理工作才能更加規(guī)范化、制度化與科學(xué)化,這對提升高職院校檔案管理質(zhì)量意義重大[4]。同時,在完善制度的過程中,也不能忽視責(zé)任追究制的構(gòu)建,以明確相關(guān)人員的責(zé)任,促進(jìn)實際工作的順利開展。

        3.4 加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)

        對檔案管理工作而言,檔案信息資源是開展這一工作的重要基礎(chǔ),若是沒有豐富的檔案信息資源,那么就難以推進(jìn)檔案信息化建設(shè),更不能提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量。故此,高職院校需要重視檔案信息資源的建設(shè),具體可以從以下幾方面著手:第一,實行部門立卷,即學(xué)校的各個職能部門需要先進(jìn)行部門內(nèi)部的檔案信息資源收集與整理,然后交由學(xué)校檔案室集中統(tǒng)一管理,并且在歸檔時,需要電子檔案與紙質(zhì)檔案同步進(jìn)行。第二,擴(kuò)大收集范圍。在收集檔案信息資源的時候,學(xué)校需要在原有的范圍上進(jìn)行擴(kuò)大,以豐富檔案信息資源,尤其是對重大活動或重點工程建設(shè)項目的檔案信息資源收集中,應(yīng)安排專人進(jìn)行。第三,抓整合。在對檔案管理工作予以不斷優(yōu)化與完善的過程中,將原本分散在學(xué)校各職能部門的檔案信息資源進(jìn)行統(tǒng)一保管,然后對所有檔案信息資源進(jìn)行合理歸類與整理,以方便全校師生進(jìn)行查閱。在此期間,高職院校需要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),主要是根據(jù)檔案管理信息化建設(shè)的需求,引進(jìn)相應(yīng)的信息設(shè)備與管理軟件,這樣既便于檔案信息資源建設(shè),也能優(yōu)化檢索系統(tǒng),進(jìn)而有效滿足師生的查閱需求。

        3.5 重視檔案人才隊伍建設(shè)

        重視檔案人才隊伍建設(shè)也是檔案信息化管理實現(xiàn)過程中一個不能忽視的問題。在數(shù)字化背景下,高職院校檔案管理崗位的工作人員既要了解檔案管理工作的相關(guān)知識與技能,也必須具有一定的計算機(jī)能力與創(chuàng)新能力,這對促進(jìn)檔案管理工作的開展十分關(guān)鍵[5]。因此,高職院校必須要結(jié)合具體工作情況,配備一定數(shù)量的專職與兼職檔案管理人員,并且要對所有參與檔案管理工作的人員進(jìn)行培訓(xùn)。同時,還要定期開展經(jīng)驗交流分享會、專家指導(dǎo)座談會等活動,對檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力予以培訓(xùn),以促進(jìn)專兼職檔案人才的綜合素質(zhì)提高,更好地滿足高職院校檔案信息化建設(shè)的需要。

        4 結(jié)束語

        總之,高職院校檔案管理工作的數(shù)字信息化是其發(fā)展的必然趨勢,只有充分利用數(shù)字信息化技術(shù)的管理優(yōu)勢,才能更好地保存檔案信息和挖掘其價值,并有利于實現(xiàn)資源共享的目標(biāo)。故此,在數(shù)字化背景下,高職院校需要加大對相關(guān)高新技術(shù)的探索,以促進(jìn)檔案管理工作高效開展。

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