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        中學(xué)檔案室檔案數(shù)字化的困境分析

        2021-04-15 01:22:17梁蓓蘭
        卷宗 2021年22期

        梁蓓蘭

        (福建省泉州第一中學(xué),福建 泉州 362000)

        隨著信息化技術(shù)的發(fā)展,全球進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代,檔案室經(jīng)過多年的數(shù)字化建設(shè)和管理,檔案資料匯總、歸檔等工作已全面進(jìn)入信息化處理。中學(xué)是培養(yǎng)人才的重要機(jī)構(gòu)之一,檔案管理效果不僅關(guān)系著學(xué)校的發(fā)展,也和我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展密切相關(guān)。新課改的深入,使得中學(xué)進(jìn)入全面改革,涉及的檔案資料更加多元、復(fù)雜,但是從當(dāng)前來看,中學(xué)檔案室檔案數(shù)字化管理仍面臨諸多困境,阻礙檔案管理工作的開展,如何加強(qiáng)中學(xué)檔案室檔案數(shù)字化管理成為亟待解決的問題。

        1 中學(xué)檔案室檔案數(shù)字化管理的作用

        1.1 節(jié)約資源,降低管理成本

        在以往的檔案管理工作中,每次都要配備專業(yè)的設(shè)備、人員對(duì)檔案資源進(jìn)行整理、打印和存儲(chǔ),消耗人力成本、時(shí)間成本。而且,人工開展檔案管理工作,還要有專門的場(chǎng)地,增加工作成本。而檔案數(shù)字化管理實(shí)施后,管理人員只需要建立檔案管理平臺(tái)或數(shù)據(jù)庫(kù),將檔案信息上傳、存儲(chǔ)到網(wǎng)絡(luò)上,并設(shè)置權(quán)限,對(duì)通過權(quán)限的人開放檔案資料的查詢功能,提高檔案管理效率。另一方面,檔案數(shù)字化管理的實(shí)施,無需重復(fù)保存、復(fù)印紙質(zhì)檔案,節(jié)約成本。

        1.2 便于檔案資料存儲(chǔ)

        傳統(tǒng)的檔案管理模式中,多以紙質(zhì)檔案保存檔案信息,易受環(huán)境、工作等因素影響丟失或損壞,增加檔案資源的保管難度。數(shù)字化管理后,可以利用掃描、計(jì)算機(jī)等技術(shù),以數(shù)字化的方式存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案,方便檔案資料存儲(chǔ)和備份,減少檔案丟失或損壞。另一方面,在檢索檔案時(shí),可以直接用關(guān)鍵詞,提高檔案利用率。相較于傳統(tǒng)的人工查詢,既能夠保證檔案的完整性,又能提高查詢效率。

        1.3 提高檔案管理效率

        人工開展檔案管理工作,不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力,還無法保證檔案資料的準(zhǔn)確性、完整度。中學(xué)師生多,檔案數(shù)據(jù)龐大,涉及內(nèi)容廣,管理難度大,傳統(tǒng)的人工管理模式不再適應(yīng)檔案管理工作。對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)和管理,可以打破時(shí)間、地域上的限制,簡(jiǎn)化檔案查詢、調(diào)用等工作流程,提高管理效率,實(shí)現(xiàn)資源共享。

        2 檔案數(shù)字化管理面臨的困境

        2.1 不重視檔案工作

        和以往相比,大多數(shù)學(xué)校開始重視檔案管理工作,但從整體來講,重視程度尚不足夠。部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為學(xué)校的任務(wù)是教書育人,所以日常工作多側(cè)重于教學(xué),極少關(guān)注檔案工作。究其原因:檔案工作的主要內(nèi)容是收集、整理和存儲(chǔ)學(xué)校活動(dòng)產(chǎn)生的材料,維護(hù)和清潔檔案,檢查檔案庫(kù)房等,和教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)成果沒有多大的關(guān)系??v觀大部分學(xué)校,將檔案管理等同于對(duì)檔案資料的簡(jiǎn)單整理,存在較大層面的缺失性,不利于檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。

        2.2 檔案管理體系不健全

        檔案數(shù)字化管理工作的開展,離不開相關(guān)的規(guī)律規(guī)程,符合教研事業(yè)的發(fā)展,構(gòu)建科學(xué)、完善的管理體系。具體工作中,很多學(xué)校并未針對(duì)檔案數(shù)字化管理進(jìn)行規(guī)劃,仍沿用以前的管理體系,教育理念和管理工作不匹配,導(dǎo)致學(xué)校發(fā)展畸形。

        2.3 基礎(chǔ)設(shè)施滯后

        上述得知,多數(shù)學(xué)校不重視檔案數(shù)字化管理,重教學(xué)輕檔案現(xiàn)象依舊,檔案數(shù)字化程度不足。同時(shí),受經(jīng)費(fèi)、人員等因素影響,數(shù)字化、信息化基礎(chǔ)薄弱,個(gè)別學(xué)校未配備專門檔案室,大多由臨時(shí)教學(xué)、辦公場(chǎng)所改建。此外,學(xué)校也沒有配備專業(yè)的掃描儀、計(jì)算機(jī)等設(shè)備,不符合檔案數(shù)字化管理的要求,加大檔案管理工作的開展難度。

        2.4 管理隊(duì)伍能力不足

        檔案數(shù)字化建設(shè)管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程,需要緊跟信息化技術(shù)隨時(shí)調(diào)整,對(duì)檔案管理隊(duì)伍的工作能力和素質(zhì)提出了較高的要求。從當(dāng)前來看,檔案管理隊(duì)伍能力不足是一個(gè)普遍現(xiàn)象,發(fā)生原因?yàn)椋涸谥袑W(xué),檔案管理常被定義為后勤部門,負(fù)責(zé)養(yǎng)老或輔助工作,在安排檔案管理人員時(shí),多由老師兼任,缺乏專業(yè)的管理知識(shí);和大學(xué)不同,中學(xué)的費(fèi)用由國(guó)家調(diào)撥,本身就存在資金問題,更沒有多余的資金來招聘檔案管理人員,加之老師教學(xué)任務(wù)繁重,沒有時(shí)間學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí),或者不愿意學(xué)習(xí),導(dǎo)致其素養(yǎng)和崗位要求不符,不利于檔案管理工作效用地發(fā)揮。

        3 優(yōu)化檔案數(shù)字化管理的措施

        3.1 加大宣傳力度,制定整體計(jì)劃

        為提高檔案數(shù)字化管理效率,應(yīng)該在中學(xué)內(nèi)部開展檔案數(shù)字化教育和宣傳活動(dòng),比如:開展專門會(huì)議,依據(jù)數(shù)字化管理的目標(biāo)和方向,讓管理層意識(shí)到數(shù)字化管理的重要性,加深對(duì)數(shù)字化管理的認(rèn)知,提高工作責(zé)任感;利用學(xué)校媒體、宣傳欄等方式,向其他工作者宣講數(shù)字化管理的知識(shí),只有全體教職工形成統(tǒng)一的認(rèn)知,才能推動(dòng)數(shù)字化管理工作的開展。另外,制定檔案數(shù)字化管理的實(shí)施計(jì)劃,在參與者中挑選一名組長(zhǎng)和副組長(zhǎng),將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人,確保數(shù)字化有清晰、完整的制度保障;構(gòu)建檔案資料的著錄制度。實(shí)際工作中,應(yīng)在相關(guān)要求和規(guī)則的基礎(chǔ)上,以法律法規(guī)為中心,明確檔案著錄原則,統(tǒng)一分類和提名流程,規(guī)范分類,提高檔案數(shù)字化管理水平。

        3.2 健全檔案數(shù)字化管理體系

        中學(xué)檔案數(shù)字化管理工作中,建立完善的數(shù)字化管理體系能夠?yàn)楦黜?xiàng)工作的開展提供保障。首先,明確工作流程,利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立集數(shù)字化檔案、文化于一體的檔案資料收集、歸檔模式。收集到檔案資料后,管理人員以電子文件的形式發(fā)給檔案室,完成相關(guān)文件的歸檔工作。其次,確保檔案信息和設(shè)備安全。定期對(duì)檔案設(shè)備進(jìn)行檢查,設(shè)置使用權(quán)限,以免他人亂用。加密檔案信息,設(shè)立殺毒軟件、防火墻,避免信息被篡改或丟失。

        3.3 加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)

        檔案數(shù)字化管理工作的開展,離不開基礎(chǔ)設(shè)施的支持,要想保障檔案管理質(zhì)量,就要結(jié)合現(xiàn)狀配備足夠的硬件設(shè)施。實(shí)際工作中,校領(lǐng)導(dǎo)要加大數(shù)字化管理方面的資金投入,及時(shí)更新計(jì)算機(jī)設(shè)備和應(yīng)用軟件,添置必要的設(shè)備,如照相機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等,為檔案數(shù)字化建設(shè)管理提供保障。另外,為檔案管理建立工作場(chǎng)所,并為數(shù)字化管理預(yù)留場(chǎng)地??傊?,從軟硬件兩方面為檔案數(shù)字化管理提供人力、物力和財(cái)力上的支持,有助于開展檔案數(shù)字化管理工作,提升工作質(zhì)量。

        3.4 加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)

        上述得知,檔案管理隊(duì)伍能力不足是制約數(shù)字化管理的關(guān)鍵因素,這就要求中學(xué)重視檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)和培訓(xùn),為數(shù)字化管理提供人才儲(chǔ)備。首先,結(jié)合數(shù)字化的相關(guān)要求,對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn),尤其是信息技術(shù)方面的知識(shí)。其次,加大綜合型人才的引入力度,優(yōu)先招聘具備專業(yè)檔案管理知識(shí),掌握新興技術(shù)的人才,為上崗人員提供繼續(xù)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì),完善知識(shí)儲(chǔ)備,提升專業(yè)素質(zhì)。

        3.5 構(gòu)建檔案平臺(tái)

        面對(duì)海量的檔案資源,若不使用新興技術(shù)進(jìn)行管理,勢(shì)必會(huì)造成資源浪費(fèi)。因此,中學(xué)在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理時(shí),要積極、主動(dòng)的引入新興技術(shù),構(gòu)建檔案平臺(tái),共享檔案資源。同時(shí),各區(qū)域?qū)W校要加強(qiáng)合作,建立統(tǒng)一的檔案資源平臺(tái),明確管理標(biāo)準(zhǔn),實(shí)現(xiàn)檔案資源的無縫銜接。另一方面,整理、挖掘并利用檔案資源,促進(jìn)檔案管理一體化;合理使用云計(jì)算技術(shù),充分整合其優(yōu)勢(shì),提升檔案平臺(tái)的服務(wù)能力,推動(dòng)檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

        4 實(shí)例分析

        4.1 檔案管理內(nèi)容

        以某中學(xué)為例,檔案工作人員的主要任務(wù)為:1)手工收集、整理和管理學(xué)校產(chǎn)生的檔案;2)立卷進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo),確保每年立卷完整、規(guī)范;3)保管學(xué)校教師、領(lǐng)導(dǎo)的檔案。

        4.2 檔案管理措施

        第一,檔案整理。正式掃描檔案資料前期,按照當(dāng)天的工作計(jì)劃,安排工作人員進(jìn)檔案室領(lǐng)取檔案,檢查無誤后簽字確認(rèn)。管理人員收到檔案后,先檢查案卷、文件是否完整,然后拆封,檢查頁(yè)號(hào)是否準(zhǔn)確,發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤后及時(shí)糾正,防止檔案文件錯(cuò)序,方便后期裝訂。由于紙張質(zhì)量差、登記幅面大于A4檔案無法使用滾筒式掃描儀,可以用平板式的掃描儀掃描。

        第二,掃描準(zhǔn)備。正式掃描前,先將掃描儀和計(jì)算機(jī)相連,注意先開掃描儀再開計(jì)算機(jī);準(zhǔn)備散張檔案,進(jìn)行登記,掃描儀指示燈亮后掃描。

        第三,正式掃描。打開制作軟件,選擇相關(guān)參數(shù),包括掃描方式、亮度值、頁(yè)面大小等。若把握不足,可以先嘗試掃描幾頁(yè)后再調(diào)整。合適后,填寫文件名、存儲(chǔ)路徑,認(rèn)真檢查。將要掃描的文件放入稿臺(tái)或入紙口,啟動(dòng)掃描程序開始掃描。

        第四,圖像處理。計(jì)算機(jī)得到掃描圖像后,不代表所有工作完成。為保證圖像質(zhì)量,還要適當(dāng)修改糾正掃描偏差,使圖像更加規(guī)范、清晰。具體操作:因操作失誤造成圖像顛倒后,可90o或270o旋轉(zhuǎn);因送紙時(shí)未垂直造成文件傾斜,可進(jìn)行圖像糾偏;若文件有空白或黑框,可適當(dāng)剪裁;若文件上有黑點(diǎn),可使用去污程序?qū)⑵淙サ?。待所有偏差都調(diào)整后,掃描工作才正式完成。

        第五,后期工作。再次校對(duì)掃描后的圖像文件,檢查文件名和總量,抽檢文件質(zhì)量。完全合格后,刻錄光盤保存。對(duì)完成掃描的紙質(zhì)檔案,按照原有的順序整卷,無誤后入庫(kù)。

        5 結(jié)語(yǔ)

        綜上所述,中學(xué)檔案室檔案數(shù)字化是學(xué)校發(fā)展的主要內(nèi)容,對(duì)解決檔案管理問題,提高檔案管理水平具有重要作用。文章基于檔案數(shù)字化面臨的困境,從加大宣傳力度、健全數(shù)字化管理體系、加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)、加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)、構(gòu)建檔案平臺(tái)5個(gè)方面,闡述了優(yōu)化檔案數(shù)字化管理的措施,希望在增強(qiáng)檔案數(shù)字化水平的同時(shí),給未來的現(xiàn)代化教育提供保障。

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