牛天鶴

（東莞市萬(wàn)江醫(yī)院，廣東 東莞 523039）

在信息數(shù)字化不斷發(fā)展過(guò)程中，醫(yī)院開(kāi)展檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，電子檔案成為進(jìn)行檔案管理時(shí)的主要形式，也是管理重要發(fā)展趨勢(shì)。通過(guò)運(yùn)用這種檔案管理方式，能夠在一定程度上促進(jìn)管理質(zhì)量與管理效率的不斷提高[1]。

1 醫(yī)院檔案管理基本特點(diǎn)

在醫(yī)院中，檔案管理具有明顯封閉性特點(diǎn)，檔案和醫(yī)護(hù)人員、管理人員關(guān)系十分密切。檔案在進(jìn)行歸檔之后一般會(huì)具有封閉期，封閉期的形成可以避免信息發(fā)生泄露問(wèn)題，也能使患者權(quán)利獲得比較充分的保證。檔案主要由多種類型報(bào)表、會(huì)議記錄、管理文件等組成[2]。醫(yī)院檔案中會(huì)包含各項(xiàng)工作在實(shí)施時(shí)的記錄，會(huì)將醫(yī)院中的重要信息進(jìn)行匯總，工作人員需經(jīng)常查詢與使用。

2 電子檔案管理運(yùn)用于醫(yī)院中的重要意義

首先，減輕管理人員工作強(qiáng)度。醫(yī)院在開(kāi)展檔案管理時(shí)，傳統(tǒng)模式下，利用率比較低，立卷時(shí)難度比較大，并且查詢時(shí)準(zhǔn)確率也并不高，運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行管理，能夠使檔案檢索與檔案查找工作在實(shí)施時(shí)程序更加簡(jiǎn)化，保證檔案進(jìn)行立卷與歸檔時(shí)的整體效果，也能使檢索工作在實(shí)施過(guò)程中更為準(zhǔn)確與高效。并且可以運(yùn)用病案管理以及文書(shū)檔案，提升檔案管理整體效率[2]。其次，提升檔案管理整體水平。針對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行分析與判斷過(guò)程中，主要是針對(duì)其利用進(jìn)行分析，要想保證檔案利用率，就需給予文檔卷宗整體質(zhì)量充分重視。傳統(tǒng)模式下，開(kāi)展文書(shū)立卷工作時(shí)，對(duì)人員具有較高依賴性，并且立卷人在展開(kāi)工作時(shí)，往往會(huì)建立在自身分析理解基礎(chǔ)上，這對(duì)于立卷時(shí)標(biāo)準(zhǔn)性的實(shí)現(xiàn)比較不利[3]。通過(guò)電子檔案管理的實(shí)現(xiàn)，能夠使管理工作在實(shí)施過(guò)程中將更多時(shí)間與精力放在檔案編制方面，促進(jìn)檔案管理整體水平的不斷提升。

3 醫(yī)院電子檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

3.1 未能形成大數(shù)據(jù)意識(shí)

電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理相比，體現(xiàn)出了明顯的新型化，要想促進(jìn)檔案存儲(chǔ)的效率提升，提高其應(yīng)用效率，就需重視大數(shù)據(jù)理念的形成。但是多數(shù)醫(yī)院未能給予大數(shù)據(jù)充分重視，運(yùn)用大數(shù)據(jù)展開(kāi)檔案管理的思想意識(shí)較為薄弱，其中主要體現(xiàn)在這幾方面：首先，部分醫(yī)院開(kāi)展檔案管理時(shí)，通過(guò)運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)使管理效率獲得了一定程度提升，但是管理人員在思想上比較固化，仍然運(yùn)用傳統(tǒng)模式展開(kāi)管理工作，進(jìn)而導(dǎo)致大數(shù)據(jù)作用與價(jià)值難以充分發(fā)揮出來(lái)[4]。其次，部分醫(yī)院針對(duì)檔案的資料進(jìn)行處理時(shí)，比較重視人員分析，大數(shù)據(jù)未能獲得合理應(yīng)用，在大數(shù)據(jù)中，信息量雖然比較大多，但在價(jià)值密度上卻不高，因此信息準(zhǔn)確性難以獲得充分保證[5]。同時(shí)，部分醫(yī)院展開(kāi)電子檔案管理時(shí)，也存在云存儲(chǔ)方面數(shù)據(jù)挖掘有所缺失的問(wèn)題，只是單純使用大數(shù)據(jù)，在此情況下，大數(shù)據(jù)在應(yīng)用價(jià)值上難以獲得充分發(fā)揮。

3.2 管理制度有所欠缺

檔案在進(jìn)行存儲(chǔ)與應(yīng)用過(guò)程中，需重視管理制度建設(shè)，發(fā)揮制度引導(dǎo)作用，保證檔案存儲(chǔ)效率與應(yīng)用效率[6]。但是在開(kāi)展電子檔案管理時(shí)，部分醫(yī)院對(duì)于制度建設(shè)并不是十分重視，運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)相關(guān)內(nèi)容相對(duì)較少，管理人員難以獲得有效引導(dǎo)。并且基于當(dāng)前實(shí)施的管理制度分析，激勵(lì)內(nèi)容較少，管理人員運(yùn)用電子檔案管理模式的積極性并不高，這對(duì)于管理質(zhì)量的提高會(huì)產(chǎn)生不良影響。

3.3 數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)整體力度缺失

就當(dāng)前社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)講，多數(shù)醫(yī)院都比較重視電子檔案管理，在開(kāi)展電子檔案管理過(guò)程中，要想使大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)獲得有效應(yīng)用，就需重視數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，保證管理工作在實(shí)施過(guò)程中整體效率。但醫(yī)院現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫(kù)存在較大漏洞與缺陷，其中主要體現(xiàn)在這幾方面：首先，電子檔案管理中運(yùn)用的數(shù)據(jù)庫(kù)在功能上不夠全面，多數(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)僅能錄入數(shù)據(jù)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單整理，數(shù)據(jù)挖掘與云存儲(chǔ)等功能未能獲得充分發(fā)揮，單純運(yùn)用人工分析數(shù)據(jù)，進(jìn)而導(dǎo)致大數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)方面的得功能未能獲得充分發(fā)揮。其次，錄入大數(shù)據(jù)時(shí)，一般會(huì)運(yùn)用手動(dòng)錄入方式，難以較保證信息在錄入過(guò)程中整體準(zhǔn)確性。最后，數(shù)據(jù)庫(kù)處于運(yùn)行狀態(tài)時(shí)，其安全水平急需提升，在存在安全問(wèn)題情況下，十分容易導(dǎo)致信息泄露。

3.4 安全管理力度有待提升

電子檔案在使用時(shí)，要想將其完整性與完整性充分發(fā)揮出來(lái)，就需積極開(kāi)展安全管理工作。一般來(lái)講，電子文件可重復(fù)性比較高，可以對(duì)其進(jìn)行編輯與修改，也能避免出現(xiàn)痕跡，對(duì)于一些針對(duì)原始文件進(jìn)行鑒別的憑證信息較，更改問(wèn)題發(fā)生的概率比較大，在此情況下，電子文件中原始憑證進(jìn)行的辨別時(shí)復(fù)雜性會(huì)明顯提升，整體難度比較大。同時(shí)在自然災(zāi)害影響與威脅作用下，電子檔案十分容易受到破壞。

3.5 管理人員存在素質(zhì)參差不齊問(wèn)題

當(dāng)前在醫(yī)院中進(jìn)行電子檔案管理的工作人員，存在理論水平、專業(yè)素以及文化程度多方面參差不齊情況，并且人員具有較大流動(dòng)性，配備隨意性也比較大，管理人員多數(shù)由護(hù)理部門(mén)、行政部門(mén)或者是醫(yī)技部門(mén)中轉(zhuǎn)崗而來(lái)。專業(yè)人員比較少。并且工作人員在工作中存在專業(yè)知識(shí)老化、知識(shí)結(jié)構(gòu)缺少合理性以及知識(shí)面比較窄的問(wèn)題，他們?cè)诠芾硭胶凸芾砝砟钌洗嬖跍笮裕c時(shí)代實(shí)際發(fā)展需求之間難以充分適應(yīng)，進(jìn)而管理工作在實(shí)施過(guò)程中，難以獲得比較明顯的效果。

4 醫(yī)院電子檔案管理工作中問(wèn)題完善措施

4.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理意識(shí)

對(duì)于大數(shù)據(jù)來(lái)講，其在應(yīng)用時(shí)優(yōu)勢(shì)比較顯著，這對(duì)檔案管理順利開(kāi)展十分重要，因此醫(yī)院在實(shí)施電子檔案管理過(guò)程中，要想在水平上獲得的提升，就需積極轉(zhuǎn)變管理意識(shí)，實(shí)現(xiàn)管理改進(jìn)與管理創(chuàng)新[7]。在此過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)層需的積極改進(jìn)自身落后觀念，重視相關(guān)管理人員對(duì)大數(shù)據(jù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，進(jìn)一步明確掌握大數(shù)據(jù)知識(shí)的重要性與必要性，使管理人員在開(kāi)展管理工作過(guò)程中可以獲得充足理論與技術(shù)支持。同時(shí)需對(duì)大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)進(jìn)行宣傳與推廣，保證相關(guān)工作人員可以靈活運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，保證大數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)和應(yīng)用時(shí)的整體效率，提升檔案開(kāi)展管理工作時(shí)的整體質(zhì)量。

4.2 重視管理制度建設(shè)

醫(yī)院在實(shí)施電子檔案管理時(shí)，通過(guò)管理制度建設(shè)能夠推動(dòng)管理工作順利進(jìn)行。因此醫(yī)院需加強(qiáng)相關(guān)制度建設(shè)，展開(kāi)制度建設(shè)過(guò)程中，需與現(xiàn)有制度之間進(jìn)行結(jié)合，與大數(shù)據(jù)之間展開(kāi)融合，進(jìn)而使管理人員在工作中可以獲得有效指導(dǎo)。同時(shí)展開(kāi)制度建設(shè)時(shí)，需注重激勵(lì)內(nèi)容設(shè)置，做到各項(xiàng)工作獎(jiǎng)懲分明，并保證激勵(lì)制度與懲罰制度可以處于統(tǒng)一平衡狀態(tài)[8]。在此情況下，不僅能夠?qū)芾砉ぷ魅藛T行為進(jìn)行約束，也能增強(qiáng)人員運(yùn)用信息技術(shù)的熱情與主動(dòng)性，進(jìn)而使電子檔案管理質(zhì)量提升獲得制度上的保證。

4.3 積極開(kāi)發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

醫(yī)院進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，需給予大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用充分重視，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)，在此過(guò)程中，醫(yī)院需保證選擇相關(guān)研發(fā)機(jī)構(gòu)的專業(yè)性，詳細(xì)分析電子檔案管理，積極開(kāi)展數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)，進(jìn)而使電子檔案管理在運(yùn)用時(shí)的功能優(yōu)勢(shì)與性能優(yōu)勢(shì)可以獲得充分保證，不僅涵蓋一些比較簡(jiǎn)單的功能，也能對(duì)先進(jìn)性能進(jìn)行開(kāi)發(fā)。同時(shí)，需保證數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)際使用效率，對(duì)其進(jìn)行定期維護(hù)與定期更新，并重視相關(guān)工作創(chuàng)新，使數(shù)據(jù)庫(kù)可以在性能方面得到擴(kuò)充，保證電子檔案管理工作在開(kāi)展時(shí)的整體水平。

4.4 加強(qiáng)監(jiān)督力度與管理力度

醫(yī)院在開(kāi)展電子檔案管理過(guò)程中，需重視構(gòu)建內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，并且監(jiān)督工作在實(shí)施時(shí)，需體現(xiàn)出獨(dú)立性，針對(duì)電子檔案整體管理情況進(jìn)行定期檢查，在發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，需及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于電子檔案來(lái)講，發(fā)生丟失概率比較大，因此管理工作在實(shí)施時(shí)，需注重規(guī)范性體現(xiàn)，避免發(fā)生安全問(wèn)題，強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督工作，明確劃分責(zé)任。同時(shí)醫(yī)院需實(shí)現(xiàn)內(nèi)部監(jiān)督與外部監(jiān)督之間的緊密配合，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理安全隱患，保證監(jiān)督實(shí)際制定效力。

電子檔案管理中，檔案進(jìn)行機(jī)密保管十分重要，這實(shí)際上對(duì)檔案使用人員和檔案管理人員都提出了比較明確的要求，需其在工作中可以將相關(guān)規(guī)章制度充分落實(shí)到位，并運(yùn)用積極方式維護(hù)檔案內(nèi)容，促進(jìn)電子檔案管理在實(shí)施過(guò)程中保密水平與安全水平的提高。檔案進(jìn)行傳輸與處理時(shí)，為避免資料出現(xiàn)變更現(xiàn)象，就需制定的加密驗(yàn)證相關(guān)保證措施，防止出現(xiàn)惡意程序，使醫(yī)院中的科研成果可以獲得最大程度保證，也能確保醫(yī)院在知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面的安全性。在開(kāi)展保密工作與利用工作時(shí)，需體現(xiàn)出多角度，實(shí)現(xiàn)全方位，綜合考慮變化因素，針對(duì)檔案密級(jí)進(jìn)行合理調(diào)整，進(jìn)而使檔案可以與使用者需求之間相適應(yīng)。

4.5 重視人員專業(yè)培訓(xùn)

要想電子檔案管理工作人員在業(yè)務(wù)水平方面獲得提升，就需重視相關(guān)工作人員培訓(xùn)工作，在展開(kāi)培訓(xùn)工作過(guò)程中，可以邀請(qǐng)專家進(jìn)行講學(xué)，也可以將工作人員派遣出去，使其參與到學(xué)位班和學(xué)習(xí)班級(jí)中，并鼓勵(lì)相關(guān)工作人員進(jìn)行自學(xué)，在引導(dǎo)工作人員進(jìn)行自學(xué)過(guò)程中，可以向其的推薦專業(yè)性網(wǎng)站或者是相關(guān)公眾號(hào)，使工作人員可以對(duì)這部分內(nèi)容形成更清晰、明確的認(rèn)識(shí)。為保證人員自學(xué)效果，可以將其最終獲得的學(xué)習(xí)情況與聘任和晉升之間結(jié)合在一起。同時(shí)需注重人才的引進(jìn)，保證引進(jìn)的人才具有良好專業(yè)知識(shí)與專業(yè)技能，進(jìn)而提升其在工作中的質(zhì)量與水平。

5 結(jié)束語(yǔ)

總之，在科技不斷發(fā)展過(guò)程中，醫(yī)院開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，也需重視管理思想與管理方法的改革，使檔案管理工作可以做到與時(shí)俱進(jìn)，推動(dòng)檔案管理向著更好方向發(fā)展。就當(dāng)前醫(yī)院中運(yùn)用的電子檔案管理來(lái)講，其在實(shí)施時(shí)仍存在一些問(wèn)題，需基于問(wèn)題提出對(duì)應(yīng)解決措施，加強(qiáng)人才培養(yǎng)、培訓(xùn)，積極開(kāi)展制度建設(shè)，強(qiáng)化整體監(jiān)管力度等，進(jìn)而使電子檔案管理在實(shí)施時(shí)更具科學(xué)性。