霍春萍

（黑龍江省寶泉嶺農(nóng)場(chǎng)，黑龍江 鶴崗 154211）

眾所周知，文書(shū)工作尤其是機(jī)關(guān)文書(shū)不僅具有記錄功能，而且還具有一定的機(jī)密性，在網(wǎng)絡(luò)信息高速發(fā)展的背景下，信息化為機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理工作帶來(lái)了新的理念和方法，能夠切實(shí)為文書(shū)工作提供便利，與此同時(shí)，對(duì)于機(jī)關(guān)文書(shū)工作而言，也無(wú)疑是一次前所未有的挑戰(zhàn)，例如辦公系統(tǒng)的升級(jí)，電腦受到病毒的侵害等多種情況都會(huì)影響和破壞機(jī)關(guān)文書(shū)，鑒于此，探究更為有效的管理方法至關(guān)重要，以期能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)單位文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展作出貢獻(xiàn)。

1 機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理信息化作用

1）提高機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理效率。近年來(lái)，我國(guó)各項(xiàng)工作都突飛猛進(jìn)，改革開(kāi)放步伐也穩(wěn)步向前，與此同時(shí)，機(jī)關(guān)工作內(nèi)容也逐漸增多，工作涉及的廣度和深度不斷增加，致使文書(shū)種類(lèi)不斷增加，文書(shū)數(shù)量與日俱增，文書(shū)中所保存的信息，存留的工作痕跡數(shù)不勝數(shù)，在機(jī)關(guān)單位中，文書(shū)工作的重要性也隨之提升，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作方法，已然無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)前文書(shū)工作需要，采用信息化的工作方式，能夠讓檔案管理工作刪繁就簡(jiǎn)提高工作效率，降低工作人員負(fù)擔(dān)。

2）提高機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理工作水平。信息化的應(yīng)用，不僅能夠幫助文書(shū)檔案管理工作提高效率，也能夠有效改善文書(shū)檔案工作的水平，信息化的關(guān)鍵性標(biāo)簽就是速度與能力。傳統(tǒng)文書(shū)檔案工作主要以紙質(zhì)文書(shū)檔案為主，在保存和二次應(yīng)用時(shí)都存在一定困難與阻礙，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案失真，檔案丟失的情況，而信息化下的檔案管理工作，則能夠以網(wǎng)絡(luò)為傳輸手段，改善人工傳遞速度慢、文件丟失的情況，還能夠提高文件的安全性，進(jìn)而提高我國(guó)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的整體水平。

3）提高文書(shū)檔案在實(shí)際工作中的應(yīng)用性。信息化的應(yīng)用，讓文書(shū)檔案的保存、傳輸、查找都變得簡(jiǎn)單且高效，對(duì)機(jī)關(guān)工作有著重要性的影響?？梢哉f(shuō)文書(shū)檔案中承載著機(jī)關(guān)單位工作的工作思路和工作成績(jī)，在日常工作中，需要經(jīng)常查閱之前的文書(shū)檔案，例如上級(jí)傳來(lái)的紅頭文件，例如部門(mén)直接的交流文件，通過(guò)查閱過(guò)去的文書(shū)檔案，能夠給予現(xiàn)在的工作以啟示和指導(dǎo)，信息化的應(yīng)用，能夠大大提升文書(shū)檔案查閱的便捷性，也能讓文書(shū)檔案在不同部門(mén)不同人員中流動(dòng)，提升文書(shū)檔案的應(yīng)用性。

2 文書(shū)檔案工作中存在的問(wèn)題

1）對(duì)文書(shū)檔案工作認(rèn)識(shí)不清。從目前情況分析，機(jī)關(guān)單位中文書(shū)檔案管理工作無(wú)法直接轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)于單位考核而言作用也微乎其微，因此機(jī)關(guān)單位普遍從領(lǐng)導(dǎo)層到中層再到普通工作人員對(duì)文書(shū)檔案工作都不夠重視。

2）文書(shū)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性不足?，F(xiàn)階段，我國(guó)機(jī)關(guān)單位中從事文書(shū)檔案管理的人員可以分為兩類(lèi)，一是單位人員兼任，二是招聘的專(zhuān)職文字綜合崗位人員，但是無(wú)論是哪一種人員，都鮮少有檔案管理專(zhuān)業(yè)的人，因此機(jī)關(guān)單位中的文書(shū)檔案管理人員僅能勝任紙質(zhì)文書(shū)的管理，難以使用現(xiàn)代化信息設(shè)備進(jìn)行工作，即使機(jī)關(guān)單位花費(fèi)重金購(gòu)買(mǎi)信息化設(shè)備，也會(huì)讓明珠蒙塵，讓信息化設(shè)備形同虛設(shè)，導(dǎo)致單位中的文書(shū)檔案工作僅停留在收發(fā)保存和查找階段，與此同時(shí)，兼任的文書(shū)檔案人員也無(wú)法將全部精力投入到文書(shū)檔案工作。除此以外，因?yàn)檫@項(xiàng)工作受到的重視程度較低，因此在人員配備上也明顯不足，一個(gè)部門(mén)僅有一個(gè)文書(shū)檔案工作人員的情況比比皆是，一人基本難以承擔(dān)全部的文書(shū)檔案工作，如若一人有事請(qǐng)假，則請(qǐng)假期間的文書(shū)檔案工作就無(wú)人負(fù)責(zé)?？傮w來(lái)說(shuō)，在信息化文書(shū)檔案管理中受到專(zhuān)業(yè)性限制難以滿(mǎn)足工作要求。

3）規(guī)范化程度較低。近年來(lái)，隨著信息科技在辦公場(chǎng)所的應(yīng)用，我國(guó)各地機(jī)關(guān)單位的辦公也逐漸朝著自動(dòng)化信息化方向發(fā)展，與此同時(shí)，文書(shū)檔案管理也與時(shí)俱進(jìn)，工作水平也逐漸提高，但因?yàn)檗k公平臺(tái)不斷改變，許多問(wèn)題也隨之而來(lái)，例如保存在不同平臺(tái)的電子文件，在查詢(xún)時(shí)則會(huì)耗費(fèi)許多時(shí)間和精力，同時(shí)也會(huì)因?yàn)槠脚_(tái)的改變導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失等等問(wèn)題。除此以外，在無(wú)紙化辦公大范圍推行后，各機(jī)關(guān)單位的工作方式也都隨之改變，尤其是辦文、辦會(huì)兩種情況，都大幅度減少了紙質(zhì)文書(shū)的應(yīng)用，取而代之的是電子版文書(shū)檔案，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行辦公，而電子文件無(wú)論是在保管還是在存檔方面都有著更高的要求。

除此以外，在機(jī)關(guān)單位中，不規(guī)范的文書(shū)立卷、歸檔情況十分常見(jiàn)，例如，在歸檔環(huán)節(jié)，會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)原稿或者是修改稿二缺一的情況，亦或是不復(fù)印，直接用原稿進(jìn)行歸檔，久而久之，出現(xiàn)字跡模糊不清的情況，降低檔案價(jià)值，此外，還出現(xiàn)檔案中存在鉛筆標(biāo)注字跡，紙張規(guī)格不符合要求、裝訂漏頁(yè)等問(wèn)題，影響檔案規(guī)范性和完整性，歸檔不及時(shí)情況也時(shí)有發(fā)生，同時(shí)，相近公文重復(fù)歸檔也是一大問(wèn)題。

4）文書(shū)檔案管理工作資金投入不足。信息化下的文書(shū)檔案工作，必然需要現(xiàn)代化信息化的軟件和硬件辦公設(shè)備，如電腦、以及電腦上需要安裝的軟件以及支持電腦運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)，還有存儲(chǔ)文書(shū)檔案的硬盤(pán)等等，因?yàn)槲臅?shū)檔案工作長(zhǎng)期以來(lái)都處于被輕視和被忽視的情況下，以及多數(shù)機(jī)關(guān)單位對(duì)信息化技術(shù)認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有看到信息化辦公所帶來(lái)的好處，導(dǎo)致在文書(shū)檔案管理工作中投入的資金不足，影響信息化文書(shū)檔案工作的開(kāi)展。

3 文書(shū)檔案管理工作改進(jìn)措施

1）從上到下重視文書(shū)檔案管理工作。不可否認(rèn)，在機(jī)關(guān)單位中領(lǐng)導(dǎo)是有決策權(quán)的，領(lǐng)導(dǎo)是下級(jí)工作人員的楷模，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)待文書(shū)檔案管理的態(tài)度，直接決定單位所有人員的態(tài)度，因此，想要讓機(jī)關(guān)單位重視文書(shū)檔案管理工作，首先就要從領(lǐng)導(dǎo)層面入手。調(diào)查顯示，各單位領(lǐng)導(dǎo)不重視文書(shū)檔案管理工作，究其根本是沒(méi)有認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理工作對(duì)于自身對(duì)于下屬甚至是對(duì)于整個(gè)機(jī)關(guān)單位工作的重要性，因此，必須讓機(jī)關(guān)單位從上至下都達(dá)成共識(shí)，提高對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視程度。具體而言，可以從宣傳方面著手，加大宣傳力度，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員進(jìn)行思想轉(zhuǎn)變，作為文書(shū)檔案工作人員，更要重視自身工作，常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，讓領(lǐng)導(dǎo)了解文書(shū)檔案工作的重要性，獲得領(lǐng)導(dǎo)的支持。通常情況下，機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)主要是負(fù)責(zé)部門(mén)管理和大事項(xiàng)的決策工作，不可否認(rèn)，在多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)眼中文書(shū)檔案工作并不重要，也無(wú)法讓上級(jí)和群眾根據(jù)文書(shū)檔案看到自己的工作成績(jī)，因此想要讓領(lǐng)導(dǎo)重視文書(shū)檔案工作切實(shí)存在一定困難，需要文書(shū)檔案工作人員長(zhǎng)期的與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，潛移默化地影響領(lǐng)導(dǎo)，在不斷的溝通中讓領(lǐng)導(dǎo)逐漸了解文書(shū)檔案工作的意義，只有讓領(lǐng)導(dǎo)動(dòng)容，才能讓領(lǐng)導(dǎo)重視，切不可操之過(guò)急，適得其反。

2）提高文書(shū)檔案袋管理人員的專(zhuān)業(yè)程度。在信息化時(shí)代，流行這樣一句話：“專(zhuān)業(yè)的事情交給專(zhuān)業(yè)的人做”，文書(shū)檔案管理工作亦是如此，信息化背景下，文書(shū)檔案管理工作已然成為一項(xiàng)具有較高專(zhuān)業(yè)性的工作，常人難以勝任，因此需要在機(jī)關(guān)單位中培養(yǎng)或引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人員，只有從事文書(shū)檔案工作的人員具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)，掌握現(xiàn)代化的設(shè)備操作技能，才能采用科學(xué)與便捷的方式開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作，才能保證和提高機(jī)關(guān)單位文書(shū)檔案工過(guò)的質(zhì)量和效率。需要注意的是，在選定文書(shū)檔案工作人員后，要定期對(duì)其進(jìn)行考核，保證其專(zhuān)業(yè)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)能力的先進(jìn)性。古語(yǔ)有云：“勤能補(bǔ)拙”，在選用文書(shū)檔案工作人員時(shí)，應(yīng)該在注重專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的同時(shí)，更加注重人員的職業(yè)素養(yǎng)，首先，要具備較高的愛(ài)崗敬業(yè)精神，有一定的工作責(zé)任感，其次，要有較高的職業(yè)道德，能夠在工作期間全身心地投入工作，因?yàn)樾畔⒒臅?shū)檔案工作多在電腦上進(jìn)行，相對(duì)而言較為枯燥，若是意志不堅(jiān)定，則會(huì)溜號(hào)分心甚至發(fā)生玩手機(jī)的情況，影響工作進(jìn)行。機(jī)關(guān)單位中的文書(shū)檔案也會(huì)涉及帶有機(jī)密性的文件，因此，要求從事文書(shū)檔案工作的人員具有較高的保密意識(shí)，如此方能做好文書(shū)檔案工作，促使其朝著信息化方向不斷發(fā)展。除此以外，還要采取一定的方法督促文書(shū)檔案工作人員不斷學(xué)習(xí)，以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度工作，實(shí)踐證明，最為有效的方法就是制定考察制度，一是定期對(duì)文書(shū)檔案人員進(jìn)行定期考試，檢查其是否具備工作能力與專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，二是對(duì)該人員進(jìn)行培訓(xùn)，可以定期組織其到專(zhuān)業(yè)組織進(jìn)行學(xué)習(xí)，為其充電，保證工作人員在知識(shí)和技能方面的先進(jìn)性，才能保證機(jī)關(guān)單位在文書(shū)檔案工作中的信息化。

3）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提升工作效率。對(duì)于機(jī)關(guān)單位而言，機(jī)會(huì)每天都會(huì)產(chǎn)生紙質(zhì)文書(shū)檔案，而紙質(zhì)文書(shū)的管理與分類(lèi)都是一項(xiàng)十分繁雜且繁重的工作，但若是借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作，則必然能夠事半功倍。在網(wǎng)絡(luò)科技飛速發(fā)展的大環(huán)境下，信息化、數(shù)字化是文書(shū)檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，因此機(jī)關(guān)單位要注重加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作，引進(jìn)先進(jìn)的應(yīng)用設(shè)備，加強(qiáng)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的使用，讓文書(shū)檔案工作信息化、數(shù)字化、自動(dòng)化，讓單位的文書(shū)檔案形成一個(gè)整體，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。具體而言，在紙質(zhì)版檔案應(yīng)用過(guò)后應(yīng)先對(duì)其進(jìn)行建檔立卡，將其儲(chǔ)存在網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，再對(duì)其進(jìn)行關(guān)聯(lián)，將與之有關(guān)的檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)，再將其存放在檔案室，此種方式，不僅能為檔案的安全上”兩把鎖”提高檔案的安全性，而且也能讓檔案的查找更加便捷，在電腦中按照存儲(chǔ)類(lèi)目和序號(hào)就可以快速找到，提升工作效率。

4）加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范性。機(jī)關(guān)單位中，長(zhǎng)期以來(lái)所使用的傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理制度儼然無(wú)法滿(mǎn)足信息化背景下工作的要求，失去工作效力，在信息化下，機(jī)關(guān)單位也隨之制定與之相符合的工作制度，其中涉及的部門(mén)和人員也更加繁多，同時(shí)，近年來(lái)機(jī)關(guān)單位人員的部門(mén)劃分更加清晰和明確，為新制度和制定和實(shí)施帶來(lái)阻礙。與此同時(shí)，人們對(duì)傳統(tǒng)的管理模式更加熟悉也較為習(xí)慣，受此影響，文書(shū)工作人員在工作中也會(huì)不自覺(jué)關(guān)注紙質(zhì)文書(shū)的管理與存檔，因此，當(dāng)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案中的內(nèi)容進(jìn)行修改后，在電子版檔案中沒(méi)有留下痕跡，導(dǎo)致機(jī)關(guān)單位中電子檔案沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)的處理，由此可見(jiàn)，在制定新制度過(guò)程中，要從思想上進(jìn)行改變，讓所有人員嚴(yán)格執(zhí)行工作制度，讓文書(shū)檔案管理工作能夠朝著更加規(guī)范化的方向發(fā)展。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，對(duì)于機(jī)關(guān)單位而言，信息化的文書(shū)檔案是至關(guān)重要的，一方面能夠提高工作效率，另一方面能夠提升工作水平，也能夠降低工作人員負(fù)擔(dān)，最大程度上發(fā)揮文書(shū)檔案的作用，保留機(jī)關(guān)單位工作痕跡，為后續(xù)的工作提供參考與依據(jù)。與此同時(shí)，文書(shū)檔案管理水平也體現(xiàn)著機(jī)關(guān)單位整體的管理水平，作為機(jī)關(guān)單位的一部分，文書(shū)檔案管理能夠體現(xiàn)機(jī)關(guān)單位的工作態(tài)度，能夠看出機(jī)關(guān)單位在以往工作中取得的成就和存在的不足。機(jī)關(guān)單位應(yīng)該從上到下重視此項(xiàng)工作，選用具備專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人員，使用最為先進(jìn)的信息化技術(shù)，讓文書(shū)檔案能夠發(fā)揮最大的作用，對(duì)機(jī)關(guān)單位工作的開(kāi)展作出更大貢獻(xiàn)。