王 燦

（益陽市赫山區(qū)科學技術局，湖南 益陽 413002）

檔案管理要更好地服務社會、服務大眾，需要落實現(xiàn)代化、規(guī)范化管理模式，改善信息資源共享和單位高效率是大多數(shù)檔案管理機構的迫切要求。

1 推動檔案管理現(xiàn)代化與規(guī)范化的優(yōu)勢

1.1 有效減輕檔案管理負擔

計算機技術的飛速發(fā)展促進了信息技術的發(fā)展。隨著各類辦公軟件的升級改進，給檔案工作帶來了很多的便捷，減輕了檔案保存管理者的工作量。通過自建服務平臺，如網(wǎng)絡平臺、微信公眾號等，將部分圖書、檔案通過掃描儀數(shù)字化，輸入電腦，上傳至本單位網(wǎng)站進行數(shù)字化保存。能有效克服傳統(tǒng)紙質介質檔案管理由于保管人的疏忽而損壞重要檔案。最重要的是在檔案管理部門歸檔、管理、出租和共享檔案和書籍更方便。

1.2 大大提高了檔案保存管理人員的工作效率

有效地推進了檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化、標準化和信息化的管理，提供先進技術支持和良好發(fā)展環(huán)境，優(yōu)化了檔案管理經(jīng)營人員的生活和工作效率。通過對于檔案館軟、硬件的管理體系進行升級，不僅能夠大大提高了檔案管理的科學性，而且可以構建一種新的信息管理工作模式，通過相關信息的共享，相關企事業(yè)單位內部員工可以實現(xiàn)信息的實時交流和資源共享。它不僅提高了檔案管理人員的工作效率，而且對事業(yè)單位起到了促進作用。

1.3 推動和支持企事業(yè)單位的檔案管理可持續(xù)發(fā)展

在當今的現(xiàn)代信息社會，標準化的現(xiàn)代性和信息化建設，體現(xiàn)一個事業(yè)單位總體的管理水平與其服務功能的一個重要組成部分。檔案信息資源是新形勢下事業(yè)單位制定公共決策，開展公眾服務活動的重要依據(jù)。積極探索創(chuàng)新檔案管理模式，深度運用數(shù)字化和信息化等技術，積極地推進檔案信息化管理運行，促進檔案管理運行的健康可持續(xù)發(fā)展，為全國各類社會性公用事業(yè)項目的總體規(guī)劃與實施提供良好的準備。

2 現(xiàn)代化、規(guī)范化的檔案管理形式

2.1 檔案管理實現(xiàn)無紙化虛擬化

隨著現(xiàn)代計算機信息技術的進一步普及和網(wǎng)絡規(guī)模的日益擴大，無紙化的辦公必然會成為一種現(xiàn)實，傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式也會發(fā)生一些根本的改變。而且無紙化的辦公、自動化目前已經(jīng)是一種發(fā)展的趨勢。檔案也可在線進行發(fā)送與接收，報告也可在線進行發(fā)送。這不僅簡化了用戶在接收或者發(fā)送一個檔案時程中所需要操作的程序，而且使用戶能夠更安全、快捷地交付個檔案。這是一場由辦公自動化科技進步推動的革命，對傳統(tǒng)的檔案管理任務提出了新的挑戰(zhàn)。

2.2 檔案管理實現(xiàn)小型化、數(shù)字化

所謂的檔案信息數(shù)字化，就是將所有的館藏檔案都利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代數(shù)字化的電子技術，把所有的館藏檔案都轉化成編碼，并且全部轉化成電子檔案。在我們實現(xiàn)了檔案信息的數(shù)字化后，可以直接通過電腦或者互聯(lián)網(wǎng)對其進行智能搜索，搜尋速度快，范圍寬。它在根本上緩解了紙質檔案對于存儲容量的要求和壓力，克服了在檔案管理中的諸多沖突。尤其重要的是縮微技術、數(shù)字化技術和計算機相互結合的應用。可以有效處理檔案管理中照片和圖片的褪色、滲透問題，還原其本來面貌。

2.3 檔案管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡化

我國于1999年建立了安全的電子郵件信息認證網(wǎng)站，為電子郵件信息提供了認證。該技術的研究開發(fā)和其應用是為提高檔案信息化管理中識別各類電子檔案信息的真實性和可靠度提供了重要的技術保障，具有無可比擬的優(yōu)勢。一是傳輸速度高，二是傳輸范圍廣，三是無失真?zhèn)鬏敚氖莻鬏敵杀镜?，在國際上得到廣泛認可。隨著電子檔案的逐步發(fā)展和網(wǎng)絡的建設，人們將共存、共享信息并充分利用資源，隨著這項技術的發(fā)展，規(guī)范化檔案管理也將隨之發(fā)展。

2.4 檔案管理多樣化、智能化

現(xiàn)在，在新的檔案管理模式下已經(jīng)實現(xiàn)了對檔案資料的整合，所有檔案資料和信息在電腦上自動獲取和接收，并按既定程序進行自動歸檔。實現(xiàn)檔案管理的自動化、智能化，可以讓廣大檔案工作者從眾多復雜的腦力勞動中解放出來，有效地為社會服務。履行檔案信息功能，彰顯檔案價值，提高檔案工作者的社會地位。

2.5 檔案管理實現(xiàn)社會化、市場化

隨著我國檔案管理工作現(xiàn)代化建設進程的推移和加快，我國的檔案工作已經(jīng)進入了社會化、市場化的進程。一是推動檔案信息資源實施市場化管理，有利于促進檔案信息的共存與分享。二是要求檔案信息資源實施市場化管理，這樣才能夠有利于檔案信息的開拓與利用。三是積極推動檔案信息資源的市場化運營，這樣才能夠促進檔案服務事業(yè)的健康、快速地發(fā)展。隨著我們黨和國家的政治制度改革的不斷推進和經(jīng)濟市場化建設進程的不斷推移，社會各界都將繼續(xù)更多地依靠檔案的經(jīng)濟信息資源。

3 檔案現(xiàn)代化、規(guī)范化管理存在的問題

3.1 對檔案管理工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化不感興趣

以往我國在進行檔案管理的過程中，事業(yè)單位的領導普遍缺乏對檔案管理的創(chuàng)新性和管理意識，認為自己的檔案管理并不是很重要，或者說自己沒有得到合理有效的全面管理。簡單地進行檔案管理相當于公司對員工進行的檔案管理已經(jīng)是足夠的，檔案管理只是一種形式。隨著信息社會的不斷發(fā)展，過去的管理觀念和方法已經(jīng)難以跟上社會的發(fā)展，容易造成檔案丟失和信息不全。

3.2 檔案管理內部人才參差不齊

過去，由于我國高等教育制度體系的不完善，沒有一位檔案保護專業(yè)人才，60%的檔案管理工作人員都不是檔案保護專業(yè)人才，沒有受過相關培訓，缺乏系統(tǒng)的檔案管理能力?，F(xiàn)代化、標準化的思維和理念，對檔案現(xiàn)代化、標準化管理更加陌生，缺乏數(shù)據(jù)處理能力，往往導致管理不善，無法完成復雜的現(xiàn)代化、規(guī)范化管理。

3.3 檔案管理現(xiàn)代化程度低

雖然現(xiàn)在許多企業(yè)和機構都擁有用于檔案管理的計算機、打印機等設備，但辦公系統(tǒng)和設備都得到了更新和更換，用于檔案管理的各種軟件和硬件也得到了改進。但是，一些基層企業(yè)和機構仍然采用人工檢索的方式，預留了一些現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)和設備。有一些檔案信息并不總是及時更新，一些需要在網(wǎng)絡上共享的信息資源不可用。它以標準化的方式處理。

4 提高企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理水平

4.1 檔案管理規(guī)范化

一是培養(yǎng)穩(wěn)定合理的高素質專業(yè)檔案管理人才隊伍?；鶎訂挝粰n案管理人員要努力做到年輕、專業(yè)、穩(wěn)定，單位領導要盡力為他們營造良好的激勵環(huán)境。鼓勵他們學習和發(fā)展。考慮并解決對工作評估、工作薪酬和其他福利問題的擔憂。作為區(qū)域檔案管理機構，要積極開展多種形式的教育。培養(yǎng)他們適應復雜專業(yè)任務的專業(yè)理論和操作技能，熟練掌握現(xiàn)代管理知識和計算機應用技能，適應現(xiàn)代檔案管理的需要。

二是加強檔案資料的收集。建立崗位責任制，將檔案資料的收集和報送納入單位負責人，建立企業(yè)檔案管理工作人員的年度目標考核責任制，并對其業(yè)績進行一個年度目標考核，績效管理考試的考核結果與否應當與年度績效考核人員總薪水相對應掛鉤。

三要提高檔案管理水平，依法有效管理檔案。沒有規(guī)則或標準。發(fā)布的標準必須在基層得到有效執(zhí)行。同時，要進一步出臺和制定新的標準和規(guī)則，依法實施標準、管理檔案，主管部門要有機結合業(yè)務指引和執(zhí)法監(jiān)督，共同推動檔案管理目標實現(xiàn)和完善。

四是提高的檔案使用能力。促進歸檔目的地管理的現(xiàn)代化。觀念的更新、管理的現(xiàn)代化、標準化為檔案管理的高水平提供了有力保障，從而進一步促使了檔案管理工作走向了現(xiàn)代化。把檔案工作的管理上升得更高和更好。

在制定檔案標準的同時。為我們的總結、改進和發(fā)展創(chuàng)造了有利條件和契機，必須在行業(yè)內取得共識。與此同時，檔案規(guī)范和技術標準的建立要吸收與其有關的科學知識，加強和開拓對于檔案的管理。通過服務職能的發(fā)揮，提高檔案對象的社會效益，進一步推動檔案管理現(xiàn)代化進程。將檔案管理提升到更高、更好的水平。

4.2 實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

管理現(xiàn)代化不僅是與社會緊密聯(lián)系的必要環(huán)節(jié)，也需要檔案管理自身的發(fā)展。檔案管理現(xiàn)代化的主要模式離不開科學的管理技術。在我國各級檔案機構對于檔案管理進行現(xiàn)代化的過程中，從內部決定了對于檔案的管理，舊有的管理制度和新的科研技術與此相互矛盾。模式必須有創(chuàng)新，與現(xiàn)代俱樂部的生產(chǎn)力和社會發(fā)展水平保持一致，與瞬息萬變的社會性質保持一致。特別注意以下幾個方面：

不斷提高對企業(yè)檔案管理的專業(yè)現(xiàn)代化服務意識，加強對檔案人才的選拔培養(yǎng)；增強社會主義現(xiàn)代化的意識。在進一步實現(xiàn)我國檔案管理的現(xiàn)代化、發(fā)展檔案事業(yè)的歷史進程中，檔案管理工作者必須要進一步更新當前我國檔案管理現(xiàn)代化建設的總體目標、規(guī)模和辦法，特別是與依靠科技發(fā)展的思想觀念不相適應的觀念。與時俱進，有效地改變了計劃經(jīng)濟時代形成的注重檔案管理的利用、客戶等待、關閉和維護等思想和觀念，改變了方式。檔案信息服務由以前那種傳統(tǒng)的被動式企業(yè)檔案信息服務管理方式轉變成了主動式的檔案信息服務，封閉式的檔案信息服務管理方式轉變成了開放式的檔案管理服務，使檔案運作適應知識經(jīng)濟時代的需要和社會發(fā)展的需要。

進一步加強對人才的培養(yǎng)。檔案管理的現(xiàn)代化建設是一個持續(xù)地完善、深化的進程，在這一歷史進程中，始終需要依靠檔案管理工作者自身素質的增強。提高辦公室備案的人員素質，應該包括政治、經(jīng)濟、社會、文化、企業(yè)、機械、電子、計算機等方面的專業(yè)知識，也需要學習懂得信息技術、具備綜合工作技能的信息專業(yè)人才和新的高級管理人員。為知識經(jīng)濟的到來做好充分的準備。

4.3 實現(xiàn)設備和技術的現(xiàn)代化

把現(xiàn)代科學技術運用到檔案工作中還是不完全盡人意的。在進一步增強檔案信息資源共享意識的基礎上，要進一步加快檔案設施（裝置）和工藝技術的現(xiàn)代化，全面推進檔案管理的現(xiàn)代化?？焖俚嘏鋫錂n案現(xiàn)代化使用所需要的最新檔案辦公設備，例如電腦、掃描儀、cd刻錄機、移動互聯(lián)網(wǎng)設備等，充分運用現(xiàn)代科學技術，利用檔案的縮微技術，發(fā)揮cd技術在檔案管理中的重要性，加快開發(fā)和推廣一種通用的軟件，開發(fā)并加速對檔案信息進行數(shù)字化和處理。

5 結論

檔案管理的現(xiàn)代化和規(guī)范化，就是將與事業(yè)單位一般經(jīng)營相關的各類文字、圖畫、音像檔案和信息，及時存儲為數(shù)字化信息，并通過網(wǎng)絡工具進行有效利用和共享。為事業(yè)單位和機構提供更便捷、更生動的檔案信息服務。