楊明明

（新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)第四師第一中學(xué)，新疆 烏魯木齊 835000）

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展和信息化建設(shè)時(shí)代的到來(lái)，學(xué)校檔案的保存與管理在日常業(yè)務(wù)和工作生活中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，主要涉及學(xué)生檔案、學(xué)籍檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、文書(shū)檔案、專業(yè)技術(shù)檔案、干部人事檔案、工資檔案、聲像檔案等等，因此，分析學(xué)校檔案管理工作的開(kāi)展現(xiàn)狀，厘清管理舉措，建設(shè)一支綜合素質(zhì)強(qiáng)、業(yè)務(wù)強(qiáng)、作風(fēng)好的檔案管理人才隊(duì)伍非常重要，這不僅是我國(guó)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)對(duì)學(xué)校檔案管理專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)的更高要求，也是新時(shí)代學(xué)校檔案管理的重要任務(wù)及必然要求。因此，在檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中，我們不僅需要不斷提高對(duì)學(xué)校檔案管理重要性的深刻認(rèn)識(shí)，還需要提高檔案管理創(chuàng)新和應(yīng)用的意識(shí)。

1 學(xué)校檔案管理的重要作用

1）事業(yè)發(fā)展的重要依托。檔案是學(xué)校工作的重要參考和決策證據(jù)，客觀記錄了學(xué)校開(kāi)展歷史活動(dòng)的真實(shí)記錄，是多年連續(xù)工作必須認(rèn)真審查的重要證據(jù)，檔案保管越完整，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)就越有用。檔案可以為學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門和相關(guān)業(yè)務(wù)管理人員提供事實(shí)證據(jù)和有效參考資料，幫助他們熟悉實(shí)際情況，總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)，制定科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃，做出精準(zhǔn)的戰(zhàn)略決策，處理各種復(fù)雜問(wèn)題，是學(xué)校事業(yè)發(fā)展的重要支撐和關(guān)鍵因素。

2）社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)重要參考。檔案誕生于中國(guó)社會(huì)主義實(shí)踐，它不僅準(zhǔn)確記錄了學(xué)校建設(shè)的歷史演變，而且真實(shí)有力地反映了當(dāng)前學(xué)校建設(shè)和社會(huì)發(fā)展環(huán)境、各種現(xiàn)實(shí)條件、重要發(fā)展規(guī)劃、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)等方面，對(duì)學(xué)校及時(shí)開(kāi)展各種當(dāng)前社會(huì)實(shí)踐教育活動(dòng)具有重要的參考、建議和追溯作用。

3）可靠的教學(xué)和科研數(shù)據(jù)。任何學(xué)科的教育研究都必須以廣泛占有教材為教學(xué)基礎(chǔ)，以保證教材的真實(shí)性和可靠性為教學(xué)前提。在學(xué)校教科研活動(dòng)中，檔案不僅可以通過(guò)原始?xì)v史記錄提供直接的數(shù)據(jù)依據(jù)，還可以通過(guò)數(shù)據(jù)分析、歸納、總結(jié)、實(shí)驗(yàn)等手段獲得間接的數(shù)據(jù)參考，從而為學(xué)校的教學(xué)和科研學(xué)術(shù)活動(dòng)提供可靠、詳細(xì)的數(shù)據(jù)。學(xué)校的三大重要職能是培養(yǎng)人才、發(fā)展教學(xué)技術(shù)和服務(wù)社會(huì)。在育人的同時(shí)，學(xué)校也見(jiàn)證著每一個(gè)學(xué)生的成長(zhǎng)，規(guī)范的學(xué)生檔案管理可以準(zhǔn)確記錄每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的全過(guò)程，包含個(gè)人基本情況、考試成績(jī)、現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、參與社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)等。

4）生動(dòng)的宣傳教育材料。檔案是歷史紀(jì)錄片，與其他宣傳資料相比，檔案具有獨(dú)創(chuàng)性、直觀性、具體性和生動(dòng)性的特點(diǎn)，利用檔案寫(xiě)書(shū)、講課、創(chuàng)作文藝作品、舉辦各種展覽、開(kāi)展學(xué)生思想教育，會(huì)有更強(qiáng)的說(shuō)服力和感染力。兵團(tuán)四師一中建校近70周年，與兵團(tuán)發(fā)展一脈相承，有著深厚的歷史底蘊(yùn)和文化氛圍，學(xué)校建立了校史陳列室，展覽了許多珍貴的老照片、老物件，真實(shí)再現(xiàn)了學(xué)校發(fā)展的政治性、文化性、教育性，以此平臺(tái)開(kāi)展德育教育和思想教育，引導(dǎo)師生愛(ài)校愛(ài)疆愛(ài)國(guó)，效果良好。

5）文化遺產(chǎn)的珍貴見(jiàn)證。檔案是用來(lái)保存歷史的，是歷史的一面鏡子。檔案文化精神承載著學(xué)校優(yōu)秀的歷史發(fā)展、文化精神和物質(zhì)文化，是學(xué)校歷史文化精神體系結(jié)構(gòu)建設(shè)的重要參考，是歷史文化物質(zhì)精神積累和傳承的重要文化交叉點(diǎn)和歷史文化階梯。它使學(xué)校優(yōu)秀歷史文化的發(fā)展史和體系得以長(zhǎng)期保存、延續(xù)、統(tǒng)一和完整。在多年的文化歷史發(fā)展中，隨著文化的傳承、發(fā)展和不斷積累，它已經(jīng)成為學(xué)校文化不可或缺的寶貴文化和歷史資源，越來(lái)越顯示出其歷史文化的豐富性和文化歷史的重要性。沒(méi)有豐富的文化歷史檔案研究資源，文化的傳承和發(fā)展就無(wú)從談起。

2 管理問(wèn)題分析

1）管理制度問(wèn)題。在當(dāng)下的中學(xué)學(xué)生檔案管理工作中，由于相關(guān)管理制度不夠健全完善，導(dǎo)致在這一工作開(kāi)展的過(guò)程中不能夠以充分的制度體系作為工作開(kāi)展的基礎(chǔ)前提，導(dǎo)致工作開(kāi)展過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題不能夠以相關(guān)理論體系作為參考基礎(chǔ)，嚴(yán)重影響了這一工作開(kāi)展的高效性。在進(jìn)行中學(xué)檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，由于其相關(guān)數(shù)據(jù)信息龐大的特點(diǎn)，在工作的過(guò)程中極容易出現(xiàn)問(wèn)題。因此，對(duì)于相關(guān)管理制度具有高度要求。由于相關(guān)管理制度體系的缺失，導(dǎo)致學(xué)生的檔案信息不能夠得到充分保障，最終直接影響學(xué)生的學(xué)習(xí)與發(fā)展。在進(jìn)行工作開(kāi)展的過(guò)程中，學(xué)校應(yīng)該重視這一問(wèn)題，能夠高度明確管理制度體系的健全完善對(duì)檔案管理工作的重要影響，從而能夠在工作開(kāi)展的過(guò)程中不斷進(jìn)行制度體系的完善建立，保證檔案管理工作能夠以完善的理論體系作為開(kāi)展前提，最終則能夠促進(jìn)這一工作的高效性發(fā)展，能夠滿足學(xué)生的發(fā)展要求，充分落實(shí)為學(xué)生服務(wù)的工作性質(zhì)，促進(jìn)教育教學(xué)的快速發(fā)展。

2）過(guò)于程式化。在進(jìn)行中學(xué)檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，由于相關(guān)工作人員不能夠高度重視這一工作對(duì)于學(xué)生學(xué)習(xí)與學(xué)校發(fā)展的重要意義，從而在工作的過(guò)程中長(zhǎng)期以傳統(tǒng)的工作方式進(jìn)行開(kāi)展落實(shí)，造成了工作開(kāi)展的程式化，嚴(yán)重影響了學(xué)生的發(fā)展。在進(jìn)行檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，往往相關(guān)管理人員能夠?qū)W(xué)生的相關(guān)入學(xué)登記、體檢、成績(jī)以及學(xué)籍等信息數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。但是，隨著快速發(fā)展的環(huán)境背景下，對(duì)于中學(xué)學(xué)生的檔案提出了新的管理要求。在這一要求下，檔案管理人員不僅要對(duì)學(xué)生的基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，同時(shí)還要重視對(duì)學(xué)生進(jìn)行創(chuàng)新能力、實(shí)踐能力以及綜合能力的信息體現(xiàn)，從而保證學(xué)生在未來(lái)發(fā)展的過(guò)程中能夠得到核心競(jìng)爭(zhēng)力的有效提升，促進(jìn)學(xué)生的高效發(fā)展。在進(jìn)行檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，相關(guān)管理人員應(yīng)該重視當(dāng)下發(fā)展對(duì)于這一工作的創(chuàng)新要求，從而能夠在進(jìn)行工作開(kāi)展的過(guò)程中不斷實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，從而能夠滿足社會(huì)需求，提高檔案管理工作效率，為學(xué)生的學(xué)習(xí)與未來(lái)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)保障。

3）管理方式落后。在當(dāng)下的中學(xué)檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，由于相關(guān)管理方式的落后，導(dǎo)致時(shí)常出現(xiàn)檔案丟失、損壞等問(wèn)題。在當(dāng)下快速發(fā)展的環(huán)境背景下，網(wǎng)絡(luò)信息化已經(jīng)得到了全面的普及與發(fā)展。在這一背景下，中學(xué)檔案管理工作的開(kāi)展已經(jīng)得到了新的機(jī)遇。但是，在進(jìn)行學(xué)生檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，由于相關(guān)管理人員不能夠?qū)@一新技術(shù)進(jìn)行充分應(yīng)用，導(dǎo)致檔案管理工作長(zhǎng)期不能夠得到優(yōu)化創(chuàng)新，嚴(yán)重阻礙了學(xué)生的學(xué)習(xí)與發(fā)展。在進(jìn)行管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，往往檔案管理人員需要對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行書(shū)面材料的整理與完善，不能夠以創(chuàng)新的信息化進(jìn)行處理，導(dǎo)致管理工作效率低下。同時(shí)，在進(jìn)行管理的過(guò)程中，由于管理人員不能夠創(chuàng)新管理方法，導(dǎo)致學(xué)生檔案內(nèi)容千篇一律，不能夠通過(guò)檔案體現(xiàn)學(xué)生的獨(dú)特性，不利于學(xué)生核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升，最終也會(huì)阻礙學(xué)生發(fā)展。

3 建立健全學(xué)校檔案管理制度

目前，許多學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案管理不夠重視，存在隨意轉(zhuǎn)接、無(wú)專人管理、程序不規(guī)范等問(wèn)題，導(dǎo)致學(xué)校學(xué)生檔案管理體系落后、實(shí)施不完善，在一定程度上直接影響了學(xué)校檔案管理工作的順利開(kāi)展。要做好學(xué)生檔案管理工作，應(yīng)結(jié)合學(xué)校實(shí)際工作情況，建立一套完整的學(xué)生檔案管理規(guī)章制度，使用計(jì)算機(jī)建立和完善學(xué)校學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)，切實(shí)修補(bǔ)學(xué)校檔案管理方法的管理空白和技術(shù)漏洞，使學(xué)生檔案管理方法能與時(shí)俱進(jìn)，有序、科學(xué)地進(jìn)行，保證各級(jí)班級(jí)、年級(jí)、學(xué)科職能部門之間檔案信息的暢通交流，保證學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的信息連續(xù)性和完整性[1]。

通過(guò)探索學(xué)校檔案管理監(jiān)督體系的建立和完善，可以引導(dǎo)學(xué)校實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定、深入、高效、正規(guī)的檔案管理和監(jiān)督。一是學(xué)校要認(rèn)真制定和實(shí)施檔案管理的規(guī)章制度，按照檔案局的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一落實(shí)學(xué)校檔案分類信息劃分、檔案信息處理、數(shù)據(jù)收集、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析等各方面的管理要求。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)要求開(kāi)展學(xué)校檔案管理相關(guān)工作。二是細(xì)化學(xué)校檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，要求學(xué)校檔案管理人員按照相關(guān)制度的要求，做好檔案資料的收集、分類、整理、編制、裝訂、掃描及日常保管工作，確保學(xué)校檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)工作規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)。三是研究制定相關(guān)檔案管理專項(xiàng)問(wèn)責(zé)檢查制度。對(duì)于相關(guān)檔案管理工作中出現(xiàn)的重大問(wèn)題，如相關(guān)檔案的丟失和損壞、不規(guī)范的分類管理和歸檔等。對(duì)相關(guān)檔案單位的責(zé)任人要追究責(zé)任，并及時(shí)問(wèn)責(zé)，找出問(wèn)題的根本原因，最大限度地保證相關(guān)檔案管理和保存的安全性和規(guī)范性。例如，如果文件丟失、損壞和分類等。

4 提高管理人員能力素質(zhì)

學(xué)校應(yīng)當(dāng)樹(shù)立“人才興檔”的意識(shí)，重視檔案管理人員的培養(yǎng)與考察，摒棄檔案工作任何人都可以干的思想，提高檔案工作人員的入職門檻，招聘專業(yè)對(duì)口或相近的高層次知識(shí)人才，以德為先，把好入口關(guān)，進(jìn)行崗前技能培訓(xùn)，持證上崗，使其具備專業(yè)的檔案管理素質(zhì)，有效掌握學(xué)校檔案工作的規(guī)律和管理知識(shí)。學(xué)校應(yīng)建立檔案工作人員定期學(xué)習(xí)交流的培養(yǎng)機(jī)制，加大經(jīng)費(fèi)投入，推進(jìn)知識(shí)更新，不斷提高業(yè)務(wù)能力，從而提升學(xué)校檔案管理的質(zhì)量和效率。為穩(wěn)定人才隊(duì)伍，學(xué)校應(yīng)努力創(chuàng)造檔案人員職務(wù)職稱晉升的空間，使其甘于奉獻(xiàn)、愛(ài)崗敬業(yè)，把心思都全心全意放在工作上。檔案管理人員自身也要定期溝通，互相探討，交流檔案管理中的問(wèn)題，最終找到合適的檔案管理方法，切實(shí)增強(qiáng)學(xué)校檔案管理人員的工作緊迫性和職業(yè)責(zé)任感[2]。加強(qiáng)警示教育，如在檔案信息錄入過(guò)程中不時(shí)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，會(huì)產(chǎn)生負(fù)面影響，比如升學(xué)就業(yè)、干部考察、工資待遇等，提高檔案管理人員的工作責(zé)任感和敬畏心。

5 創(chuàng)新管理技術(shù)和方法

在學(xué)?，F(xiàn)代化發(fā)展的進(jìn)程中，檔案信息管理資源已在事業(yè)科學(xué)發(fā)展中發(fā)揮著重要的主導(dǎo)作用，“信息化+檔案”模式已成為檔案管理的重要內(nèi)容。使用傳統(tǒng)的檔案管理模式基本上已經(jīng)不能完全適應(yīng)學(xué)校的科學(xué)發(fā)展。因此，檔案管理部門需要跟上綜合大數(shù)據(jù)信息時(shí)代檔案信息管理技術(shù)的快速發(fā)展，密切關(guān)注綜合大數(shù)據(jù)檔案應(yīng)用技術(shù)的理論基礎(chǔ)研究。例如：學(xué)校要充分結(jié)合大數(shù)據(jù)資源管理，開(kāi)發(fā)更多管理檔案的新技術(shù)，使學(xué)校檔案管理的業(yè)務(wù)功能向多種業(yè)務(wù)形式發(fā)展。檔案檢索管理工具可以不斷更新和優(yōu)化，可以構(gòu)建新的檔案信息目錄，可以合理開(kāi)發(fā)和綜合利用其他檔案信息資源。如流程處理、并行性、抽象信息索引和數(shù)據(jù)可視化，充分利用現(xiàn)代人工智能識(shí)別、統(tǒng)計(jì)等信息技術(shù)，構(gòu)建傳統(tǒng)檔案管理的綜合大數(shù)據(jù)檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用能力，從而有效促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理向信息技術(shù)管理的轉(zhuǎn)變。

6 豐富檔案內(nèi)容

在當(dāng)下快速發(fā)展的環(huán)境背景下，對(duì)于人才的能力提出了高度要求。因此，在進(jìn)行中學(xué)檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，相關(guān)工作人員應(yīng)該高度重視學(xué)生檔案的全面性，能夠不斷豐富學(xué)生的檔案內(nèi)容，從而滿足人才培養(yǎng)需求，有效提高學(xué)生的核心競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)學(xué)生的學(xué)習(xí)與發(fā)展。在進(jìn)行檔案內(nèi)容豐富的過(guò)程中，相關(guān)管理人員應(yīng)該重視對(duì)學(xué)生的綜合素養(yǎng)、綜合能力等方面進(jìn)行內(nèi)容的補(bǔ)充，從而能夠通過(guò)這一內(nèi)容充分體現(xiàn)學(xué)生的能力以及優(yōu)勢(shì)，使學(xué)生未來(lái)發(fā)展的過(guò)程中能夠以更高的姿態(tài)進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)，有利于學(xué)生發(fā)展的穩(wěn)定性。

7 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理是學(xué)校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，提供了詳實(shí)全面、客觀真實(shí)的信息資源，是單位的寶貴資源和財(cái)富。當(dāng)前，檔案的基礎(chǔ)管理和技術(shù)越來(lái)越成熟，利用信息技術(shù)整合資源后，可以實(shí)現(xiàn)檔案與學(xué)校整體工作、師生工作生活的直接融合。新時(shí)期，學(xué)校檔案管理工作必將面臨新的發(fā)展機(jī)遇和新的挑戰(zhàn)，及時(shí)轉(zhuǎn)變工作理念，主動(dòng)出擊發(fā)力至關(guān)重要。