尹 路 張文生

（華東宜興抽水蓄能有限公司，江蘇 無錫 214205）

1 前言

檔案工作是企業(yè)發(fā)展中較為重要的一項管理工作，可以說檔案中的信息、資料見證了一個企業(yè)的成長與發(fā)展，見證了企業(yè)中各個部門的發(fā)展，見證了企業(yè)中各個員工的發(fā)展，所以檔案既具有使用價值又具有保管價值，是企業(yè)發(fā)展中不可或缺的構(gòu)成內(nèi)容?，F(xiàn)階段，很多企業(yè)之所以沒有做好檔案管理工作，往往與檔案工作思路和方法不當有很大的關(guān)系。在檔案工作中比較容易忽視檔案人員的價值及感受，檔案工作中沒有體現(xiàn)出人性化管理理念來，這與企業(yè)以人為本的發(fā)展原則相違背，自然也就無法有效地調(diào)動檔案人員的工作積極性，不利于檔案人員盡職盡守做好檔案工作。為此，企業(yè)在檔案工作中必須要逐漸建立并確立檔案工作的人性化管理思維，只有這樣才能夠保證企業(yè)檔案工作向更加成熟、完善的方向邁進。

2 人性化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別分析

1）檔案工作在管理方式上發(fā)生了變化。人性化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理在理念上、工作方式上有很大的區(qū)別。在傳統(tǒng)檔案管理下，檔案人員是檔案工作中的“工具”，企業(yè)通過開發(fā)檔案人員的潛能與價值來提高檔案工作效率，保證檔案工作質(zhì)量，所以在傳統(tǒng)檔案工作中仍然是以檔案工作為中心，而人性化檔案管理則不然。在人性化檔案管理下，企業(yè)檔案工作在管理方式上發(fā)生了比較大的變化，工作中心逐漸發(fā)生了轉(zhuǎn)移，對人的重視程度不斷提高，檔案人員逐漸成為檔案工作的管理中心、建設(shè)中心，企業(yè)會在尊重檔案人員的基礎(chǔ)上來開展檔案工作，與檔案人員有關(guān)的企業(yè)內(nèi)部培訓、考核、薪酬福利等也會更加完善，以滿足檔案人員的工作需要，以不斷滿足檔案人員需求，提高檔案人員工作積極性，并在此基礎(chǔ)上去落實檔案工作。

2）檔案工作在管理制度上發(fā)生了變化。在傳統(tǒng)檔案工作中，主要是依靠嚴苛的制度來確保工作執(zhí)行力與效果，不斷是對檔案管理人員，還是對檔案借閱人都會設(shè)置各種制度來加以管理與約束，并沒有顧及到檔案管理人員及檔案借閱人的心理感受，會讓人覺得檔案工作太過制度化，沒有人情味，而將人性化管理應用到檔案工作中，能夠有效地改變這一問題。人性化檔案管理在制定上將更加柔化，不會向過去那樣依靠僵硬的制度來開展工作。如，在人性化管理下，檔案工作中會增加溝通、交流，借閱人在借閱檔案時，檔案管理人員會積極地與借閱人進行交流，了解借閱人的需求，進一步提高檔案工作中的服務質(zhì)量。

3）檔案人員在素質(zhì)與能力上發(fā)生了變化。與傳統(tǒng)檔案工作相比，人性化檔案管理以檔案人員為中心，工作的開展也是牢牢圍繞檔案人員來進行的，所以在這個過程中能夠提高檔案人員的工作滿意度，提高檔案人員對本職工作的認識，有利于檔案人員做好檔案工作。此外，在人性化檔案管理更加強調(diào)服務，在人性化檔案管理下能夠持續(xù)提高檔案人員的服務意識和服務質(zhì)量，檔案人員的自身素質(zhì)自然也就得到了提高。最后，在人性化檔案管理下，企業(yè)會更加注重對檔案人員的管理與培養(yǎng)，會通過各種方法和措施來提高檔案人員的工作素質(zhì)和工作能力，幫助檔案人員實現(xiàn)轉(zhuǎn)型發(fā)展。

3 人性化管理方法探討

人性化管理現(xiàn)代企業(yè)管理中的一種新型管理思維和方法，通過物質(zhì)激勵與精神激勵等方式并在尊重員工的基礎(chǔ)上實現(xiàn)企業(yè)與員工間的雙贏，落實人性化管理必須要找準方法，企業(yè)中常用到的人性化管理方法主要有四種，分別為情感化管理、民主化管理、自我管理、文化管理。1）情感化管理：人與動物最大的差別就是人具有感情色彩，這種感情色彩也會帶入到工作當中，如果企業(yè)管理制度不科學、不人性化，員工在工作中就會以消極怠工、被動工作等方式表現(xiàn)出來，而情感化管理注重人的內(nèi)心世界，根據(jù)情感的可塑性、傾向性等特征對員工進行管理，在滿足員工情感需求的基礎(chǔ)上來進一步調(diào)動員工的工作積極性。2）民主化管理：民主化管理是人性化管理中最為有效和最常用的一種方式，民主化管理強調(diào)員工參與到企業(yè)的管理、決策當中，這樣能夠提高員工的主人翁地位，而且民主化管理也更的科學。3）自我管理：自我管理是在民主管理進一步發(fā)展下產(chǎn)生的，就是在管理中給予員工充分的自主權(quán)和自主性，實現(xiàn)員工的自我管理與提升，這樣既可以節(jié)約企業(yè)成本，又能夠提高員工對企業(yè)的好感與滿意度。4）文化管理：文化管理指的是通過企業(yè)文化建立與輸出實現(xiàn)對企業(yè)員工的管理，文化管理能夠進一步促進企業(yè)與員工之間的關(guān)系，使企業(yè)與員工形成共同的價值觀和共同的行為規(guī)范。

4 人性化管理下企業(yè)檔案工作中存在的常見問題分析

1）企業(yè)對人性化檔案管理的認識與重視不夠。在檔案人性化管理建設(shè)發(fā)展中最大的阻力往往來自企業(yè)，大多數(shù)企業(yè)在檔案工作中對人性化管理的認識與重視并不夠，工作中沒有體現(xiàn)出人性化管理思維與方法來。首先，企業(yè)管理層對人性化檔案管理的認識不全面，并不了解人性化管理的主旨與內(nèi)涵，再加上管理層往往更加注重其他工作環(huán)節(jié)，長期對檔案工作的忽視等，都不利于人性化管理在檔案工作中的應用與發(fā)展。其次，檔案工作與企業(yè)中各個管理部門都有關(guān)系與聯(lián)系，所以檔案工作建設(shè)離不開企業(yè)中其他部門的認可和支持，但在企業(yè)中往往其他管理部門并不重視檔案工作，使得檔案人員在開展工作時會遇到更多的問題和阻力。

2）檔案人員工作素質(zhì)與工作能力不過關(guān)。雖然在人性化管理要求下，企業(yè)在檔案工作中會給予檔案人員更多的工作自主權(quán)，但是這并不意味著檔案人員就能夠放松對自我的要求與管理，反而要持續(xù)提高自身的工作素質(zhì)與工作能力，但顯然有很多檔案人員沒有做到這一點。在檔案工作中仍有部分檔案人員對自身的工作要求比較低，即便知道自身在工作上存在哪些不足和問題，也不愿意及時的去修正，虛心的向他人請教。此外，部分企業(yè)沒有落實好檔案人員的管理與培養(yǎng)，很少有關(guān)于檔案人員的培訓，即便有培訓往往也只是走走過場，培訓工作中對檔案人員在政治思想方面的涉及也比較少，在這種情況下，檔案人員很難得到業(yè)務提升，在工作中也容易形成消極情緒。

3）檔案工作中沒有做到以人為本。人性化管理下的檔案工作在管理思維和管理方法上需要及時進行調(diào)整與優(yōu)化，需要建立更加人性化的檔案管理機制，但顯然很多企業(yè)在檔案工作中沒有做到這一點。一方面，企業(yè)檔案工作中給予到檔案人員的工作待遇并不能夠達到檔案人員的目標需求，這會降低檔案人員的工作滿意度，導致檔案人員與企業(yè)間逐漸產(chǎn)生隔閡。另一方面，企業(yè)在制定檔案工作制度、培訓方法、設(shè)置福利待遇時并沒有顧及到員工的感受，也沒有做好員工需求分析，只是想當然的按照企業(yè)的意愿來開展檔案工作，其中體現(xiàn)不出人性化管理來，這樣在實際落實檔案工作時自然得不到檔案人員的理解與支持，會降低檔案工作效率與工作質(zhì)量。

5 基于人性化管理要求下的企業(yè)檔案工作發(fā)展方法探討

1）企業(yè)要注重對檔案人員的管理與培養(yǎng)。檔案人員的成長與進步離不開企業(yè)的支持與幫助，尤其是在人性化管理要求下，企業(yè)更是需要注重對檔案人員的管理與培養(yǎng)，打造一支專業(yè)素養(yǎng)高、工作能力強的檔案管理隊伍。首先，在人性化管理下企業(yè)要注重對檔案人員的培養(yǎng)，為檔案人員成長與進步制定更加系統(tǒng)、完善的培訓機制，并要保證培訓工作的執(zhí)行力，通過培訓來滿足檔案人員的知識、對技能的需求。其次，在人性化管理下企業(yè)要注重檔案人才的引進，這樣才能夠提高檔案隊伍的活力與實力，為此企業(yè)要持續(xù)優(yōu)化檔案招聘工作，通過完善的招聘方法和過程來選擇更為合適的檔案人員加入到企業(yè)中，不斷壯大企業(yè)檔案管理隊伍。最后，要進一步完善檔案管理監(jiān)督與問責機制，加強對檔案人員的監(jiān)督，以便及時發(fā)現(xiàn)檔案人員在工作存在的不足與問題，以便及時對此做好修正與改善。總之，在人性化管理要求下，企業(yè)必須要落實好對檔案人員的培養(yǎng)，這樣能夠幫助檔案人員在不斷提高自身能力的基礎(chǔ)上，讓檔案人員感受到企業(yè)對其的重視。

2）檔案工作要堅持以人為本的管理思想。人性化管理講究員工自治、開發(fā)員工潛能、充分尊重員工，所以檔案工作要以員工為中心，檔案工作的出發(fā)點與落腳點應該逐漸向員工傾斜，在檔案工作中一定要讓檔案人員感受到主人翁地位，給予檔案人員足夠的尊重。如，企業(yè)在制定檔案薪酬福利時，一定要顧及到檔案人員的感受，讓檔案人員參與到薪酬福利方案制定當中，在制定方案之前一定要做好詳細的調(diào)查，要及時了解到檔案人員真正需要的是什么，并對檔案人員提出的建議一定要重視，在此基礎(chǔ)上再去制定薪酬福利方案。這樣所制定出的薪酬福利方案便是基于員工意愿與需求基礎(chǔ)上得到的，才會得到更多員工的認可與支持。

3）提高檔案工作認識與地位。檔案工作建設(shè)發(fā)展離不開企業(yè)的支持以及內(nèi)部各部門的參與，所以想要做好檔案工作，做好人性化管理在檔案工作中的應用，必須要提高企業(yè)全員對檔案工作的認識與重視。首先，企業(yè)領(lǐng)導在其中將扮演非常重要的角色，需要發(fā)揮引導作用，在企業(yè)中肯定檔案工作重要性，積極帶領(lǐng)各部門及部門人員參與到檔案工作當中。其次，企業(yè)要進一步優(yōu)化內(nèi)部溝通機制，加強各個部門間的溝通與協(xié)作，提高檔案部門與其他部門之間的信息共享能力與人員互動能力，使其他管理部門通過與檔案部門的接觸與交流來進一步提高檔案意識，為檔案工作發(fā)展培育良好的企業(yè)內(nèi)部發(fā)展氛圍。

4）優(yōu)化檔案部門崗位結(jié)構(gòu)。部分企業(yè)檔案部門存在這樣的現(xiàn)象，即檔案人員根據(jù)自己所從事的具體檔案管理任務各自為戰(zhàn)，進而形成一人一攤子的工作現(xiàn)象，這會導致檔案部門內(nèi)部出現(xiàn)職能壁壘，不利于保證檔案工作效率與質(zhì)量。為此，企業(yè)應該按檔案工作流程持續(xù)優(yōu)化崗位模塊，如建立檔案收集和信息化崗位、檔案歸類整理崗位、檔案資源利用崗位等不同的管理職能崗位，并以工作流程為導向建立起各崗位之間的協(xié)作機制。為了保證各崗位間的協(xié)作能力，檔案部門負責人應根據(jù)各崗位的工作任務數(shù)量和工作強度，靈活調(diào)配各崗位檔案人員參與下游或上游的工作任務。

5 結(jié)語

文章主要研究了基于人性化管理下的企業(yè)檔案工作中存在的問題與對策，希望通過文章的相關(guān)分析，能夠為企業(yè)做好人性化檔案工作建設(shè)提供到一定的幫助。