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        氣象檔案數(shù)字化歸檔分析

        2021-04-15 00:31:42
        卷宗 2021年10期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息

        何 軍

        (遼寧省鞍山市氣象局,遼寧 鞍山 114004)

        我國現(xiàn)代化進(jìn)程深入發(fā)展,氣象觀測系統(tǒng)發(fā)展空間不斷擴(kuò)大,各類觀測數(shù)據(jù)、觀測空間在密度方面得到顯著增加?;诋?dāng)前社會大環(huán)境下,氣象檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識到,在氣象檔案管理工作中,科學(xué)技術(shù)所起到的推動力,加快將相關(guān)數(shù)字化信息手段應(yīng)用到實(shí)際工作中,提高工作效率,保障工作質(zhì)量。

        1 氣象檔案管理方向

        1.1 氣象檔案趨于電子化

        在數(shù)字化時代,針對氣象檔案信息,其管理方向逐漸向電子化靠攏。即借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù),以計算機(jī)設(shè)備作為輔助工具,可有效實(shí)現(xiàn)電子擬稿,最終完成人工定稿。在紙質(zhì)檔案形成電子化文件后,需要進(jìn)一步對相關(guān)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行存儲,確保各項資源能夠得到有效共享。經(jīng)有效數(shù)據(jù)處理后,電子文件中能夠融入聲音以及畫面,使氣象檔案更具有立體化特點(diǎn),描述更加生動形象,由此,檔案實(shí)現(xiàn)了單一紙質(zhì)模式的轉(zhuǎn)變。通過將聲音、圖像添加在文字資料中,建立在有效配合基礎(chǔ)上,能夠提高對災(zāi)害描述的準(zhǔn)確性、直觀性,有利于促進(jìn)氣象事業(yè)長效發(fā)展。

        1.2 氣象檔案區(qū)域信息化

        在氣象檔案歸檔中,信息化屬于重要特點(diǎn),可有效打破時間與空間的界限,促進(jìn)資源共享。與紙質(zhì)檔案相比,信息化優(yōu)勢明顯。能夠避免檔案受到長期翻閱影響,導(dǎo)致?lián)p壞情況,并且還能夠提高檔案管理人員工作效率。相關(guān)氣象部門應(yīng)建立氣象檔案管理網(wǎng)站,確保氣象檔案信息化管理得到有效落實(shí)。借助該網(wǎng)站,能夠統(tǒng)一完成氣象檔案信息分類、整理工作,使相關(guān)氣象檔案資料能夠 直觀的呈現(xiàn)在網(wǎng)站中,并且相關(guān)工作人員僅僅通過搜索,就可以獲取該檔案資料,操作簡單快捷。通過加快氣象檔案管理信息化進(jìn)程,有利于提高服務(wù)水平,為部門決策提供有效數(shù)據(jù)參考,優(yōu)化部門決策能力。

        2 氣象檔案數(shù)字化歸檔有效措施

        2.1 加強(qiáng)數(shù)字化歸檔管理力度

        時代的發(fā)展,人們對共享的認(rèn)識更加深刻,也更加認(rèn)可檔案數(shù)字化建設(shè),目前,行業(yè)對數(shù)字檔案依賴程度不斷加深。由于互聯(lián)網(wǎng)具有較高的開放度,并且存在虛擬性。受到相關(guān)網(wǎng)絡(luò)隱患影響,將會極大程度降低數(shù)據(jù)的安全性,因此,要求管理人員應(yīng)在使用信息化手段,處理各類資料的同時,進(jìn)一步健全安全保障體系,確保網(wǎng)絡(luò)檔案能夠得到合理利用。以國際標(biāo)準(zhǔn)以及我國相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作為參考,明確數(shù)字化建設(shè)目標(biāo),統(tǒng)一制定標(biāo)準(zhǔn),加大管理力度,確保數(shù)字化檔案建設(shè)規(guī)范性。具體而言,氣象部門應(yīng)強(qiáng)化技術(shù)引進(jìn),健全相關(guān)安全保障體系,以體系作為依托,為提升氣象檔案數(shù)據(jù)安全性提供有效保障,并提升檔案網(wǎng)絡(luò)平臺使用的安全性。以檔案信息展開分析,應(yīng)切實(shí)落實(shí)分級審核制度,根據(jù)用戶等級設(shè)置權(quán)限,并提供對應(yīng)檔案資料。同時,在定期內(nèi),應(yīng)落實(shí)有效抽檢以及轉(zhuǎn)儲工作,保障數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、安全。在數(shù)據(jù)保存、傳輸方面,以現(xiàn)有設(shè)備、軟件以及技術(shù)出發(fā),通過了解行業(yè)發(fā)展趨勢,積極引進(jìn)先進(jìn)成熟技術(shù),健全安全防護(hù)體系,并進(jìn)一步落實(shí)風(fēng)險評估體系,以免黑客、病毒侵入計算機(jī),導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失,使氣象檔案始終處于較為安全、完整的狀態(tài)下。

        2.2 建立檔案共享平臺

        以經(jīng)濟(jì)環(huán)保作為背景,越來越多的企業(yè)加入到無紙化辦公中。通過將相關(guān)先進(jìn)技術(shù)引進(jìn)到日常辦公中,能夠使電子原文、目錄相聯(lián)系,并進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)一體化處理,確保氣象部門能夠盡快加入到無紙化辦公中,促進(jìn)自動化管理模式形成。因此,相關(guān)氣象部門應(yīng)以紙質(zhì)檔案作為基礎(chǔ),加快數(shù)字化共享平臺構(gòu)建。具體而言,借助數(shù)字化共享平臺,可幫助人們快速查閱相關(guān)資料,并對區(qū)域內(nèi)天氣情況進(jìn)行了解,通過創(chuàng)建便捷式查詢方式,人們對查詢的依賴度顯著提升,有利于促進(jìn)氣象部門發(fā)展。同時,通過將紙質(zhì)檔案向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變,并建立共享平臺,能夠?yàn)橄嚓P(guān)調(diào)研工作提供便利,工作人員能夠通過平臺快速收集相關(guān)數(shù)據(jù),并完成分析處理,有效實(shí)現(xiàn)了人力以及物力的節(jié)省,使部門內(nèi)部整體工作效率提升,還能夠減少能源消耗,促進(jìn)能源保護(hù)[1]。

        2.3 落實(shí)保密工作

        與圖書文獻(xiàn)不同,檔案具有安全性、保密性,特別是針對氣象檔案而言,對安全性有要求較高,因此,在建設(shè)資源庫的過程中,要綜合考慮文件保密問題。在系統(tǒng)設(shè)計中,要求所有工作人員只能夠通過賬號以及密碼,完成系統(tǒng)登錄,并且根據(jù)檔案保密等級,將用戶進(jìn)行權(quán)限設(shè)置,落實(shí)檔案保密處理。同時,為保障系統(tǒng)安全,每個賬號只允許輸入三次密碼,在錯誤三次以上時,系統(tǒng)將會將該賬號默認(rèn)為非法賬號,將其退出。設(shè)立防火墻,對內(nèi)部網(wǎng)、外部網(wǎng)進(jìn)行有效隔離。內(nèi)網(wǎng)主要圍繞檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)展開,負(fù)責(zé)加工、儲存工作,并向外網(wǎng)開放題錄檔案信息。出于對版權(quán)問題方面上的考慮,作為社會用戶,可選擇原文傳遞,對檔案全文進(jìn)行索取,確保檔案信息安全性,并進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案題錄有效共享??傮w而言,在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中,存在諸如完整性等各類問題,需要相關(guān)管理人員進(jìn)一步深入思索,完善工作流程,落實(shí)保密工作。

        2.4 提高檔案管理工作效率

        借助有效手段,實(shí)現(xiàn)氣象紙質(zhì)檔案“全文掃描”,實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化歸檔,并進(jìn)一步對數(shù)字化數(shù)據(jù)進(jìn)行管理、備份,可提升檔案應(yīng)用及時性,不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案高效保存,還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案高效利用。通過智能查詢,有利于進(jìn)一步優(yōu)化檔案信息服務(wù),使其更加方便快捷。在數(shù)字化歸檔后,可有效提高管理人員檔案管理效率,并滿足其多種工作需求,并為后續(xù)工作奠定基礎(chǔ)。數(shù)字化歸檔模式的應(yīng)用有效改變了檔案管理模式,可實(shí)現(xiàn)檔案一體化,辦公效率顯著提升,并且能夠?qū)崿F(xiàn)多元化信息集成,在后續(xù)查找信息的過程中,僅僅通過快速檢索、全文檢索等功能,就可以得到相應(yīng)的檔案,極大便利了整個辦公系統(tǒng)的運(yùn)作。

        2.5 建設(shè)氣象檔案管理隊伍建設(shè)

        以氣象檔案數(shù)字化歸檔作為研究重點(diǎn),應(yīng)確保內(nèi)部技術(shù)人才充足。除了要做好收集、保存工作,還要進(jìn)一步完成信息有效分析,確保氣象檔案信息有效性,保障其使用效率。因此,相關(guān)氣象部門應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)人才建設(shè),積極引進(jìn)專業(yè)人才的同時,落實(shí)內(nèi)部人才培養(yǎng),有機(jī)將各專業(yè)人才吸納在部門中,促進(jìn)檔案管理隊伍的壯大。除此之外,作為檔案管理人員,應(yīng)積極轉(zhuǎn)變工作思路,圍繞氣象檔案管理,努力學(xué)習(xí)相關(guān)知識,提高自身知識層次,確保能夠有效完成各項數(shù)字化歸檔工作,優(yōu)化自身工作能力,通過借助相關(guān)現(xiàn)代化手段,合理利用資源,提升氣象檔案歸檔效率[2]。

        3 結(jié)論

        綜上所述,隨著氣象觀測項目、數(shù)據(jù)增多,各項數(shù)據(jù)也逐漸公開化、透明化,氣象檔案管理工作難度升級,對于氣象檔案管理工作者而言,科學(xué)技術(shù)的普及,既是機(jī)遇,也是挑戰(zhàn),管理人員應(yīng)加強(qiáng)對數(shù)字化技術(shù)的重視,創(chuàng)新工作管理方法,落實(shí)數(shù)字化歸檔工作,確保氣相檔案管理水平顯著提升,保障管理人員歸檔效率,促進(jìn)氣象服務(wù)行業(yè)長效發(fā)展。

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