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        醫(yī)院人事檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理的思考

        2021-04-15 00:31:42
        卷宗 2021年10期
        關(guān)鍵詞:數(shù)據(jù)管理管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫

        張 健

        (博興縣疾病預(yù)防控制中心,山東 濱州 256600)

        人力資源管理工作中,人事檔案的構(gòu)建流程相當(dāng)復(fù)雜,且十分重要,醫(yī)院理應(yīng)予以足夠的重視。在將自身人事檔案管理工作做好的前提下,應(yīng)合理優(yōu)化人力資源配置,嚴(yán)格進(jìn)行相關(guān)制度措施的制定,促進(jìn)自身競爭力的提升。同時,管理期間需要對檔案管理人才的招聘及培訓(xùn)等一系列工作予以重視,以便使人事檔案的運(yùn)作效率得以提升。

        1 醫(yī)院人事檔案信息資源特點(diǎn)

        1)信息量大。醫(yī)院人事檔案信息包括醫(yī)院工作者的履歷材料、自傳材料、考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、表彰獎勵、違法違紀(jì)、招錄/聘用材料,等等。大數(shù)據(jù)背景下,運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)將這些信息電子化后,并及時轉(zhuǎn)化成為需要保存的檔案信息資源,人事檔案信息資源數(shù)量較以往增速更快,形成了龐大的醫(yī)療人事檔案信息量。2)數(shù)據(jù)形式多樣。大數(shù)據(jù)背景下,醫(yī)院人事檔案信息資源呈現(xiàn)出多元化數(shù)據(jù)模式,既有文字,也有圖片,還有各種重要的視音頻資料,等等,這些多元化檔案信息資源給人事檔案管理提出了新的更高要求。3)處理速度快。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用,醫(yī)院人事檔案管理擁有了專門的數(shù)據(jù)庫平臺載體。無論是人事檔案信息資源的收集、添加、整理,還是后期檢索利用等,較傳統(tǒng)人事檔案管理相比,效率實(shí)現(xiàn)了 極大地提升。4)價值密度低。與傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理相比,大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院人事檔案信息資源收集更加便捷,涵蓋的人事檔案信息更加全面,但與此同時,人事檔案信息資源的利用價值密度降低,需要從比以往更大范圍進(jìn)行人事檔案信息搜尋和查找。

        2 醫(yī)院人事檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理的作用

        2.1 有利于提高檔案信息的完整性和安全性

        在醫(yī)療改革背景下,醫(yī)務(wù)人員流動性增加,但檔案信息沒有跟隨人事變動及時更新和維護(hù),經(jīng)常會出現(xiàn)檔案無法調(diào)動或者人員信息更新不及時等情況,發(fā)生“有檔無人、人檔不一、檔案失聯(lián)”等問題,使檔案信息完整性與真實(shí)性被破壞。通過對紙質(zhì)檔案的電子化處理和數(shù)據(jù)錄入,可維護(hù)檔案信息的完整性和安全性,通過給各個部門設(shè)置相應(yīng)權(quán)限,進(jìn)行分權(quán)限管理,進(jìn)一步擴(kuò)大檔案信息收集的范圍,各部門共同有序管理,提高了檔案信息的使用價值。

        2.2 提供科學(xué)合理的評價和考核

        醫(yī)院人事檔案管理能將重要的人才供醫(yī)院參考使用,奠定人才評價及考核的基礎(chǔ)。而醫(yī)院在高層次人才招聘及引進(jìn)中,能夠提前大致了解人才的學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)水平及工作經(jīng)歷等一系列資料信息。所以,人事檔案管理工作能夠?qū)⑿畔⑻峁┙o醫(yī)院人力資源管理部門,這樣一來,可確保所招聘的人才各方面都能滿足醫(yī)院的需求,可促進(jìn)醫(yī)院職工整體素質(zhì)的提高。

        3 醫(yī)院人事檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理措施

        3.1 開發(fā)新系統(tǒng),引入新科技

        醫(yī)院需要將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)積極引入人事檔案管理工作中,實(shí)現(xiàn)信息化管理。具體而言,應(yīng)做到如下幾點(diǎn):首先,應(yīng)積極聯(lián)系具有較好口碑及業(yè)績的軟件公司,建立合作關(guān)系,開發(fā)與自身相適應(yīng)且將人事檔案十大分類材料信息包含在內(nèi)的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫。同時,該數(shù)據(jù)庫需將每卷檔案具體位置及使用現(xiàn)狀清晰標(biāo)注。其次,檔案管理人員在應(yīng)用掃描儀時,掃描檔案原件并將其上傳數(shù)據(jù)庫后,同樣需要在該庫中儲存原始資料的圖片版本,供日后查閱。最后,醫(yī)院員工可在登錄后,對個人年齡、學(xué)歷及職稱等基本信息進(jìn)行查看。不但能幫助員工做好職業(yè)規(guī)劃,同時也能幫助他們及時發(fā)現(xiàn)問題,以便反饋與更改。此外,為了保障數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性與安全性,醫(yī)院理應(yīng)督促軟件公司及時維護(hù)并升級該數(shù)據(jù)庫。

        3.2 轉(zhuǎn)變思維,強(qiáng)化人事檔案信息資源收集整理

        大數(shù)據(jù)背景下,醫(yī)院人事檔案信息資源的完整性、準(zhǔn)確性是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。強(qiáng)化“云計(jì)算”“大數(shù)據(jù)”管理理念,既要全面收集醫(yī)護(hù)及行政管理人員的基本信息、工作成績,也要利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù),將人事檔案管理系統(tǒng)與辦公OA系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等終端數(shù)據(jù)接口相連,當(dāng)人事信息發(fā)生變化時,能夠在第一時間將相關(guān)重要信息進(jìn)行自動采集。此外,要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)人事檔案信息資源收集管理理念,變“坐等上門”的被動式收集為“主動上門”收集,根據(jù)人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求,強(qiáng)化人事檔案信息資源收集的前端指導(dǎo),從而提升醫(yī)院人事檔案信息資源收集的完整性、規(guī)范性和科學(xué)性。此外,完善人事檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)體系,實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的統(tǒng)一歸口管理。

        3.3 完善數(shù)據(jù)管理系統(tǒng),提高人事檔案信息資源建設(shè)成效

        人事檔案信息資源建設(shè)是人事檔案管理發(fā)展的趨勢,而數(shù)據(jù)管理則是提高信息資源建設(shè)效率的有效途徑。受限于人事檔案信息資源的特殊性,其信息資源建設(shè)與現(xiàn)代信息技術(shù)下的數(shù)據(jù)開發(fā)與應(yīng)用落差較大。數(shù)據(jù)管理強(qiáng)調(diào)了對直接數(shù)據(jù)和間接數(shù)據(jù)的整合與分析,因此,應(yīng)完善數(shù)據(jù)管理系統(tǒng),以提高人事檔案信息資源建設(shè)的成效,為后續(xù)的數(shù)據(jù)開發(fā)利用提供支撐。1)應(yīng)完善數(shù)據(jù)管理平臺。完備的硬件設(shè)施和管理系統(tǒng)能不斷根據(jù)人事檔案工作的實(shí)際情況更新系統(tǒng)功能、提高數(shù)據(jù)處理能力。人事檔案管理部門應(yīng)擬定長期的數(shù)據(jù)管理平臺發(fā)展規(guī)劃,根據(jù)單位人力資源戰(zhàn)略發(fā)展的重要內(nèi)容和投入資源情況,分階段升級數(shù)據(jù)管理平臺。2)保密性是人事檔案管理的重中之重,因此數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)也應(yīng)注重各種信息安全風(fēng)險的防范。采用規(guī)范化的身份識別與授權(quán)加密機(jī)制確保信息資源庫訪問的安全性;建立健全數(shù)據(jù)日志,對人事檔案的訪問、讀寫和存取等操作進(jìn)行實(shí)時記錄和監(jiān)控。3)提升工作人員數(shù)據(jù)管理素養(yǎng)。系統(tǒng)是由人操作的,因此工作人員的素質(zhì)也決定了數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的作用是否能充分發(fā)揮。對此,應(yīng)采取積極對策。對外部,根據(jù)需要,積極引進(jìn)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)專門人才。在內(nèi)部,加強(qiáng)培訓(xùn),提高工作人員專業(yè)知識,實(shí)現(xiàn)管理隊(duì)伍的知識化、專業(yè)化。

        4 結(jié)語

        綜上所述,信息化是當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新發(fā)展的基本趨勢,更加準(zhǔn)確、有效的信息化管理制度不僅能夠推進(jìn)人事檔案管理從紙質(zhì)向數(shù)字化的轉(zhuǎn)型,更能夠促進(jìn)醫(yī)院的整體信息化發(fā)展。目前各級醫(yī)院在人事檔案信息化建設(shè)中已經(jīng)取得了初步成績,但同時也存在著諸如重視程度不高、缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃、檔案質(zhì)量偏低、缺乏專業(yè)性人才等一系列問題,使得醫(yī)院在管理工作中難以最大化實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)化。

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