張麗娟

（湖南省常德市城市建設檔案館，湖南 常德 415000）

隨著我們國家的建設程度和范圍不斷擴大，城市建設規(guī)模和程度不斷加大，其建設的項目和內(nèi)容不斷延伸。城建工作過程中涉及環(huán)節(jié)眾多，所產(chǎn)生的信息內(nèi)容、檔案資料具有增加，使得城建檔案管理工作具有了一定的復雜性和較大工作量等特點。將數(shù)字化檔案應用于城建檔案管理工作中不僅是信息科技發(fā)展的必然趨勢，同時也是城建檔案管理工作的需求，因此進行數(shù)字化檔案建設的分析和研究有著非常重要的現(xiàn)實意義。

1 數(shù)字化檔案應用于城建檔案管理工作中的必要性分析

傳統(tǒng)工作形式下的城建檔案管理工作通常采用人工作業(yè)方式進行紙質(zhì)版的信息存儲，這樣的工作特點使得其需要較大的空間來進行紙質(zhì)檔案的存放，且對于相關(guān)檔案信息的查詢和查閱工作受到了地點等因素的限制存在著制約性，降低了信息資料的使用率。同時，城建檔案信息資料對于開展城市規(guī)劃、具體實施、過程管理等工作具有十分重要的參考價值和經(jīng)驗價值等，因此隨著城市建設工作的不斷加大加深，對其檔案信息的需求不斷增加，傳統(tǒng)形式的檔案管理降低了工作效率。二期傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式的檔案管理工作中使信息資料存在較多的風險隱患，比如火災、洪澇災害等均可能使其受到毀滅性的傷害。隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)形式的城建檔案管理無法滿足人們對信息資料的實施查閱、信息共享等方面的需求。由此可見，傳統(tǒng)形式的城建檔案管理工作在信息時代的當下存在的諸多弊端和缺陷，因此進行數(shù)字化檔案的改革和應用，對于降低城建檔案管理工作量、提升工作效率、提高信息資源的利用率等均有著十分重要的必要性。

2 數(shù)字化檔案應用于城建檔案管理工作中具有的優(yōu)勢分析

2.1 使檔案存儲空間得到極大縮減

城建檔案管理工作在傳統(tǒng)形式下多以紙質(zhì)檔案形式進行存儲，這就使得每個項目完成下來，會積累相當多的信息資料，需要通過分類進行保存。這一工作環(huán)節(jié)需要占用較多的人力和空間，具有相當?shù)姆爆嵦攸c。數(shù)字化檔案的應用，利益利用信息科學技術(shù)，將相應檔案信息資料進行電子存檔，既節(jié)約了存儲空間，還可利用信息技術(shù)實現(xiàn)相關(guān)資料的自動分類，便于存儲管理。同時數(shù)字化檔案，具有電子信息輸入、紙質(zhì)文件掃描、視頻、圖像等多種存儲方式，使城建檔案的存儲方式具有了多元化的發(fā)展趨勢。

2.2 使檔案管理工作規(guī)范性得到提升

數(shù)字化檔案應用于城建檔案管理工作中，有效提升了信息資料的準確性、完整性，并使具體的工作行為更加科學和規(guī)范化。具體體現(xiàn)在檔案信息資料的收集、分類、整理、存儲以及后續(xù)的信息分析和利用過程中，使城建檔案管理工作更具規(guī)范化的管理特點。利用規(guī)范化的信息數(shù)據(jù)存儲方法、格式等具體要求，提升了檔案信息資料管理過程中的工作質(zhì)量及效率，減輕了工作人員的工作負荷，使其更具便捷性。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和進步，信息風險管控技術(shù)得到了提升，有效規(guī)避了傳統(tǒng)工作形式下檔案信息存在的各類風險。

2.3 使檔案信息資源的提取和利用更為便捷

城建檔案信息在項目開展過程中，會被不斷進行信息查詢和調(diào)取，進行數(shù)字化檔案建設工作之后，可以實現(xiàn)更加快速的信息查詢和調(diào)閱，提升信息利用率，促進城建項目的順利開展。同時結(jié)合先進的信息數(shù)據(jù)分析技術(shù)，還可從中獲取到更為先進和科學的工作思路及方法。由此可見，數(shù)字化檔案的建設工作，可以使相關(guān)檔案信息資料實現(xiàn)隨時隨地查閱，減少傳統(tǒng)工作形式下各種因素的限制，提升信息利用率。同時，還可利用先進技術(shù)實現(xiàn)信息資源的高效利用，發(fā)現(xiàn)更多潛在信息資源，提升檔案信息資源在城建項目中的作用。

3 數(shù)字化檔案應用于城建檔案管理工作中的具體應用策略

3.1 提升城建檔案管理數(shù)字化建設工作的思想認識

數(shù)字化檔案的建設是隨著信息時代的到來而必然出現(xiàn)的發(fā)展趨勢，該項工作的開展和應用對于提升工作效率和質(zhì)量具有重要意義，為了保證城建檔案管理工作在進行數(shù)字化建設過程中的順利實施，必須提高對其工作重要性的思想認識。而人員因素是影響該項工作開展效果的重要因素，因此加強人才隊伍的培養(yǎng)和建設具有十分重要的作用。一是，提升城建檔案管理工作人員自身的思想認識。在現(xiàn)有工作人員中加強數(shù)字化建設工作重要性的宣傳，并組織相關(guān)人員開展工作能力的提升，使其熟練掌握數(shù)字化檔案管理工作技術(shù)，使其通過工作效率的提升來增強其認識。二是，人才招聘工作過程中注重信息技術(shù)人員的選拔和錄用。將信息技術(shù)的應用及操作能力作為人才選拔的重要考核內(nèi)容之一，將更具創(chuàng)新意識和熟練計算機應用能力的人員作為城建檔案管理工作人員隊伍的補充力量。三是，構(gòu)建更加科學的管理工作考核制度和激勵制度。將工作人員自身信息技術(shù)的應用能力、自我提升情況、培訓效果、工作效率和規(guī)范性等納入考核管理工作中，對于提升工作人員的能力、工作規(guī)范性等均有積極推動作用。合理的激勵機制，還可有效調(diào)動工作人員的積極性，促進其數(shù)字化管理工作能力的提升。

3.2 加大城建檔案管理數(shù)字化建設工作中的資金投入

數(shù)字化檔案管理工作的實施離不開硬件設備以及軟件設施的建設，加大城建檔案管理數(shù)字化建設工作中的資金投入，可以使相關(guān)的硬件設備得到有效保障，并使軟件平臺得到不斷維護和個更新，這些對于提升數(shù)字化檔案管理工作效率和質(zhì)量起到了基礎(chǔ)的保障性作用。所涉及的硬件設備主要包含：掃描儀、計算機、傳真機、數(shù)據(jù)存儲設備等。軟件方面主要包含：檔案信息管理平臺、信息安全保護軟件等。并且隨著信息科技的進步，硬件設施和信息軟件建設都應隨之進行不斷更新，以確保其實際工作效果，在進行資金投入過程中還需結(jié)合相關(guān)的成本支出與效益回收進行綜合性考慮。

3.3 加強城建檔案信息數(shù)據(jù)的有效管理

城建檔案管理工作涉及的相關(guān)數(shù)據(jù)具有一定的復雜性，需要收集多個部門信息資料且具有一定的實時性特點，因此加強信息數(shù)據(jù)平臺的建設對于提升信息數(shù)據(jù)的有效性起著非常重要的作用。可以通過構(gòu)建信息庫的方式進行不同信息數(shù)據(jù)的收集、分享，以提升信息數(shù)據(jù)的有效性、實時性、完整性。數(shù)據(jù)庫的建設過程中，需要依據(jù)不同部門情況，設立相關(guān)的賬號、權(quán)限等，確保信息采集及時性、查閱的便利性、資料的共享，同時通過權(quán)限設置使信息資料的安全性得到提高。

4 結(jié)束語

隨著我國信息科學技術(shù)的飛速發(fā)展，信息時代正在從各方面改變著人們的工作方式、信息獲取方式，而城建檔案管理工作 具有十分明顯的信息管理特點，因此加強相應信息技術(shù)的應用對于提升工作效率促進工作持續(xù)發(fā)展有著重要作用。本文主要對數(shù)字化檔案在城建檔案管理工作中的具體應用策略進行研究，通過本文內(nèi)容可以看到提升管理工作人員自身能力和思想認知，對于提升數(shù)字化檔案工作效率有促進作用；加大數(shù)字化建設工作的資金投入，使數(shù)字化檔案管理工作具有基礎(chǔ)性保障；加強數(shù)據(jù)庫的建設，對于檔案信息資源實現(xiàn)有效利用起到了促進作用。