田 敏

（青州市社會保險(xiǎn)事業(yè)中心，山東 青州 262500）

在現(xiàn)階段的發(fā)展過程中，個人信息檔案管理作為個人信息的總結(jié)以及有效體現(xiàn)，在人的生活以及工作過程中是非常重要的。而傳統(tǒng)的社會保險(xiǎn)檔案管理中，紙質(zhì)的管理方式為管理人員帶來了非常多管理困難，信息技術(shù)的高速發(fā)展以及應(yīng)用能夠顯著改善這種管理現(xiàn)象，幫助社會保險(xiǎn)檔案管理實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新，提高管理效率，使社會保險(xiǎn)檔案管理形式呈現(xiàn)多樣化特征。

1 數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中的意義

隨著科技的不斷發(fā)展，信息技術(shù)應(yīng)用于各行各業(yè)中，為緊跟時(shí)代要求，必須將檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新與改進(jìn)，而信息技術(shù)作為當(dāng)下的主流技術(shù)，不僅能夠通過對信息的管理提高管理效率，同時(shí)也能夠加強(qiáng)管理工作人員的管理力度，使檔案管理在信息技術(shù)的參與下實(shí)現(xiàn)高效質(zhì)量，且有效的管理，促進(jìn)檔案管理事業(yè)發(fā)展。

同時(shí)，通過社會保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)，能夠提高管理過程中的透明度，無論是誰？都可以通過對相關(guān)信息的檢閱，實(shí)現(xiàn)對人的了解以及總結(jié)，從而使社會保障水平不斷提高，加強(qiáng)個人利益的保障措施，是政府在社會保障工作進(jìn)行過程中實(shí)現(xiàn)公平有效的，保障，為失業(yè)人員或者就業(yè)政策提供一定的參考依據(jù)。

2 數(shù)字化信息技術(shù)的優(yōu)勢

通過在社會保險(xiǎn)檔案管理過程中應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)，能夠顯著提高社會黨保險(xiǎn)檔案管理的效率。并且，在檔案庫中建立相應(yīng)的個人檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢閱，避免當(dāng)需要對使用該檔案時(shí)，還需要從一大堆的紙質(zhì)檔案中找尋相關(guān)的個人檔案現(xiàn)象發(fā)生。同時(shí)，相較于紙質(zhì)檔案，數(shù)字化信息社會保險(xiǎn)檔案更有利于保存，避免因紙質(zhì)檔案長時(shí)間保存出現(xiàn)檔案損壞、遺失的情況發(fā)生。除此之外，通過對數(shù)據(jù)庫中構(gòu)建相應(yīng)的社會保險(xiǎn)檔案，實(shí)現(xiàn)對社會保險(xiǎn)檔案的容災(zāi)管理，避免當(dāng)社會保險(xiǎn)檔案出現(xiàn)損失時(shí)，無法對該檔案進(jìn)行信息的修補(bǔ)的情況發(fā)生。

另一方面，通過數(shù)字化信息技術(shù)的使用，使社會保險(xiǎn)檔案管理緊跟時(shí)代發(fā)展，能夠適應(yīng)年輕人的生活、工作習(xí)慣，加強(qiáng)社會保險(xiǎn)檔案管理的建設(shè)力度，使社會保險(xiǎn)檔案管理的發(fā)展速度逐漸提升。

3 數(shù)字信息化檔案管理的必要性

隨著時(shí)代的高速發(fā)展，數(shù)字化信息檔案管理的必要性，對于相關(guān)社會保險(xiǎn)檔案管理是非常重要的，通過對當(dāng)前數(shù)字化信息檔案管理的必要性進(jìn)行介紹與分析，能夠體現(xiàn)該方案的有效性，從而加強(qiáng)數(shù)字化信息檔案建設(shè)發(fā)展。

1）傳統(tǒng)紙質(zhì)社會保險(xiǎn)檔案管理的缺點(diǎn)。在現(xiàn)階段的社會保險(xiǎn)檔案管理過程中，仍有很大一部分管理工作單位在管理過程中應(yīng)用傳統(tǒng)的管理手段進(jìn)行社會保險(xiǎn)檔案的管理，這種落后的管理理念和管理方法，無法達(dá)到當(dāng)前的管理要求。并且，該種管理方式不僅管理效率低，而且保密性不好。

當(dāng)相關(guān)部門需要進(jìn)行檔案的查詢時(shí)，需要花費(fèi)大量的時(shí)間在檔案的查詢過程中，造成時(shí)間的浪費(fèi)。其次，紙質(zhì)的檔案管理方式，容易發(fā)生檔案信息的缺失以及遺漏。并且，在保存過程中，由于蟲噬、水分侵蝕以及紙質(zhì)本身的老化，都會造成社會保險(xiǎn)檔案管理有效性下降。而且當(dāng)前的管理單位中，管理人員的管理思想落后，不注重新型的管理方式學(xué)習(xí)以及應(yīng)用，導(dǎo)致我國的檔案管理水平一直落后于他國。

2）數(shù)字化管理可以提高管理效率。在社會保險(xiǎn)檔案管理過程中，通過對信息技術(shù)的引入，加強(qiáng)相關(guān)信息化檔案建設(shè)，能夠讓檔案在數(shù)據(jù)庫中保存。當(dāng)要進(jìn)行檔案的使用時(shí)可直接在檢索欄進(jìn)行相關(guān)關(guān)鍵信息的檢索，快速調(diào)取相應(yīng)人員的社會保險(xiǎn)檔案進(jìn)行使用。較于傳統(tǒng)的管理手段，更加的具備效率性。不僅減少樹木的消耗，保護(hù)環(huán)境，同時(shí)在管理效率上面也有非常大的提升，大大減少了對于社會保險(xiǎn)檔案的檢索時(shí)間，同時(shí)也將土地資源保護(hù)做到位，增加土地的利用率。

3）數(shù)字化管理增強(qiáng)信息嚴(yán)密性。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理過程中，由于紙質(zhì)這種載體對于信息的承載，導(dǎo)致管理過程中，如果因?yàn)楣芾砉ぷ魅藛T的疏忽以及遺漏導(dǎo)致管理文件的丟失，一旦讓他人撿到過后，將會了解該檔案中的所有信息。而通過信息數(shù)字化的技術(shù)的引入，可以加強(qiáng)相關(guān)檔案的管理力度。同時(shí)，根據(jù)系統(tǒng)本身不同權(quán)限的分配，使不同權(quán)限的人，所能看到的信息檔案的完整性是不同的，比如管理人員，所能看到的檔案信息非常完整，而權(quán)限較低的個人賬戶只能查看自己的個人檔案信息，避免社會保險(xiǎn)檔案管理過程中相關(guān)檔案信息的泄露，從而提升信息的保密性，避免檔案被篡改的現(xiàn)象發(fā)生。

4 數(shù)字化信息技術(shù)在社會檔案管理中的創(chuàng)新措施

為促進(jìn)數(shù)字化檔案管理能夠在社會保險(xiǎn)檔案管理過程中的有效運(yùn)用，必須要加強(qiáng)創(chuàng)新措施的使用，使信息化技術(shù)能夠在檔案管理中體現(xiàn)出有效性。本文簡要介紹數(shù)字化信息技術(shù)在社會檔案管理中的創(chuàng)新措施。

1）促進(jìn)檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。信息技術(shù)的出現(xiàn)，可以使當(dāng)前的社會保險(xiǎn)檔案管理制度得以建立，讓整個行業(yè)都能以一種更加標(biāo)準(zhǔn)的制度進(jìn)行檔案管理工作。在信息化檔案管理制度建立過程中，需要根據(jù)檔案類別不同、個人工作狀況不同、部門不同進(jìn)行檔案的分門別類，從中劃分出相同范圍的檔案，進(jìn)行檔案的制度建立。對檔案的儲存、搜索、查詢、使用都要制定相應(yīng)的流程，確保檔案管理的正規(guī)性。

2）提高管理人員管理質(zhì)量和效率。眾所周知，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理所帶來的缺陷影響十分大，造成管理人員在管理過程中的管理質(zhì)量和管理效率下降。而通過對信息技術(shù)的引用，能夠使管理人員在檔案管理過程中快速地對所想要的檔案進(jìn)行精確的查找與使用，確保在檔案的查詢過程中，能夠以最快的速度進(jìn)行查詢，提高檔案的使用效率。并且，通過信息化技術(shù)的引入，對管理人員而言，能夠大大降低工作強(qiáng)度。主要體現(xiàn)于：改變過去管理人員對使用后的保險(xiǎn)檔案需要進(jìn)行重新的整理以及存放，而現(xiàn)階段使用信息技術(shù)，只需要直接調(diào)取相應(yīng)的檔案進(jìn)行使用，原先的檔案仍舊存在于數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，不需要進(jìn)行檔案的復(fù)位，對于管理人員的管理效率起到一定的提升作用。

3）加強(qiáng)數(shù)字化管理的安全性。在所有的檔案信息管理過程中，最重要的就是檔案管理的安全性，很多問題事件發(fā)生的原因就是檔案信息的泄露，而傳統(tǒng)紙質(zhì)所帶來的管理安全性十分低。通過信息技術(shù)的應(yīng)用，讓所管理的保險(xiǎn)檔案信息能夠儲存在服務(wù)器當(dāng)中，通過對賬號設(shè)置服務(wù)器加鎖等操作，能夠保證檔案管理中的重要信息不會丟失。想提升檔案管理安全性，必須要加裝相應(yīng)的防火墻，避免黑客篡改數(shù)據(jù)庫中信息，或者加裝相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫密碼鎖、增加相關(guān)的驗(yàn)證措施，這樣能夠大大提高數(shù)據(jù)檔案管理的安全性。

5 結(jié)束語

綜上所述，為推進(jìn)社會保險(xiǎn)檔案的管理發(fā)展，提高管理水平，必須通過對數(shù)字化信息技術(shù)在其中的應(yīng)用，從而使現(xiàn)階段信息技術(shù)能夠很好的應(yīng)用在檔案管理中，提升檔案的管理質(zhì)量和管理效率，加強(qiáng)檔案管理安全性。為確保檔案信息在使用以及管理過程中不會泄露，通過改變社會保險(xiǎn)檔案管理模式，推動當(dāng)前行業(yè)的發(fā)展進(jìn)度，使信息化技術(shù)與社會檔案管理有效結(jié)合，提升人們的使用體驗(yàn)。