吉阿呷

（四川省地震局西昌地震中心站，四川 西昌 615000）

隨著計算機計劃和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位所處的信息環(huán)境發(fā)生了深刻的變化。檔案資料已是紙質(zhì)化和電子化共存，且日益電子化的狀態(tài)，并呈現(xiàn)出數(shù)量眾多、類型多樣、管理要求更高等特點。在政府倡導行政事業(yè)單位提高服務水平和控制行政成本的大背景下，檔案資料的信息化管理系最為重要的方式之一。許多事業(yè)單位已經(jīng)在進行信息化的建設，并取得了顯著的成效。檔案作為事業(yè)單位日常工作中形成的各類歷史資料，具有獨特的價值和作用。許多事業(yè)單位信息化建設的主要方式即是建立和使用檔案管理信息系統(tǒng)來進行檔案的信息化管理。然而，現(xiàn)實的情況可能差強人意，無論是檔案管理信息系統(tǒng)的設計，還是檔案管理信息系統(tǒng)的使用，均存在一些普遍性的問題，值得去深切關(guān)注。為避免檔案信息化管理的形式化和無效化，探討目前檔案管理信息系統(tǒng)存在的主要問題和優(yōu)化路徑非常具有現(xiàn)實意見和價值。

1 目前存在的主要問題

1.1 檔案管理信息系統(tǒng)適應化不強

多數(shù)事業(yè)單位在信息化建設的浪潮中上馬檔案管理信息系統(tǒng)項目。在有效推動檔案信息化管理的同時，管理信息系統(tǒng)往往存在千篇一律的情況，無法滿足本單位檔案管理的個性化需求，比如，經(jīng)常出現(xiàn)的情況即是檔案無法有效分類[1]。檔案無法有效分類的導致的結(jié)果就是要么檔案無處安放，要么檔案混放，最終都導致檔案的混亂不堪。出現(xiàn)這種情況原因在于事業(yè)單位在信息系統(tǒng)建設時多采用外包的方式。外包商在設計實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)，解決專業(yè)化問題的同時，基于信息不對稱和道德風險的原因，容易出現(xiàn)復制微調(diào)上家事業(yè)單位的檔案管理信息系統(tǒng)的情況。主要功能看似一致，但具體檔案的類型、管理的要求、檔案的分類等方面未有效進行“量身定做”。

1.2 檔案資料的價值利用效果不佳

檔案管理信息系統(tǒng)的建設和使用，一方面是為了實現(xiàn)檔案的有序存儲和高效調(diào)用，但更重要的是檔案資料分析，來滿足日常工作的決策需求[2]。當前比較普遍的情況是，檔案管理信息系統(tǒng)的存儲和調(diào)用功能比較完善，但是檔案資料價值的分析往往缺乏。究其原因在于，一是檔案管理信息系統(tǒng)建設者對檔案資料價值分析的意識不強烈，設計建設初期未提出類似的要求；二是即使存在查詢統(tǒng)計分析等功能，通常都是比較簡單的統(tǒng)計分析，無法滿足深層次的價值挖掘需求。

1.3 檔案管理信息系統(tǒng)安全管理欠缺

事業(yè)單位的檔案資料存在保密級別的差異，所以安全管理非常重要。就檔案管理信息系統(tǒng)而言，管理權(quán)限的合理設置和有效執(zhí)行至關(guān)重要。就作者所了解的情況，檔案管理信息系統(tǒng)在安全管理上存在兩個主要問題：一是權(quán)限設置不合理，但是不常見；二是權(quán)限設置未得到有效執(zhí)行，這是威脅安全管理的最主要因素。有查詢權(quán)限的部門負責人輕易地將賬號密碼告知下屬員工，在輕松自己工作的同時，也將高級別權(quán)限下放給低級別員工，容易被別有用心的員工所利用，出現(xiàn)泄密、篡改、盜竊等情況。

2 針對性的具體優(yōu)化路徑

2.1 優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)設計

檔案管理信息系統(tǒng)建設的有效性取決于合理的設計和技術(shù)的實現(xiàn)，其中，合理設計是前提和基礎[3]。對于多數(shù)采用外包形式的檔案管理信息系統(tǒng)建設情況，事業(yè)單位應該成立系統(tǒng)建設小組，由業(yè)務非常熟悉的員工組成，與外包商技術(shù)人員就本單位的檔案實際情況和管理需求進行深入細致的溝通，讓技術(shù)人員充分了解實際狀況的真實需求，有針對性的設計系統(tǒng)參數(shù)和功能模塊。在具體技術(shù)實現(xiàn)前，應向分管檔案管理的領(lǐng)導和檔案部門負責人進行專題匯報，確保重要需求均在設計中體現(xiàn)。

2.2 加強檔案價值分析使用意識

檔案并不是累贅，具有豐富的價值可供利用。首先，檔案管理信息系統(tǒng)在設計時要充分考慮統(tǒng)計分析需求[4]，建設相應的功能模塊，同時要具備多維度的信息分析路徑；其次，無論是檔案管理負責人還是具體檔案管理員工均需要有強烈的檔案價值挖掘意識，充分使用檔案管理信息系統(tǒng)的各項統(tǒng)計分析功能，深入挖掘重要的決策服務價值；最后，應該安排具有專業(yè)分析能力的員工專門負責檔案價值的分析，結(jié)合事業(yè)單位管理決策的需要，定期給出價值分析報告。

2.3 持續(xù)強化安全管理要求落實

安全管理是檔案管理信息系統(tǒng)使用不容忽視的問題，其重要性不言而喻。針對事業(yè)單位常見的以安全權(quán)限設置為主的安全管理有要求無知執(zhí)行，或執(zhí)行不到位的問題，應建立相應的機制和措施確保安全管理要求得到切實落實[5]。一是采用人臉識別技術(shù)進行權(quán)限登陸設置，盡可能減少賬戶密碼方式轉(zhuǎn)移的隨意性；二是采用重要檔案資料設置在專用電腦，做到專機專用，同時配以攝像頭，全程記錄使用過程，以防不當人員查詢使用；三是完善安全管理制度要求，加大安全管理要求執(zhí)行不力的懲罰力度，約束和威懾無關(guān)人員的行為。

3 研究結(jié)論

事業(yè)單位的檔案管理具有十分重要的價值。在信息化環(huán)境下，檔案信息化管理已成為眾多事業(yè)單位的共同選擇。檔案信息化管理的關(guān)鍵在于設計、實現(xiàn)和使用好檔案管理信息系統(tǒng)。通過實踐了解，檔案管理信息系統(tǒng)存在適應性不強、價值挖掘不夠、安全管理欠缺三個主要的現(xiàn)實問題。分析原因后，本文提出事業(yè)單位應該通過優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)設計、加強檔案價值分析使用意識、持續(xù)強化安全管理要求落實等三個針對性方式來對檔案管理信息系統(tǒng)進行優(yōu)化。