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        信息化時(shí)代醫(yī)院文書(shū)檔案管理研究

        2021-04-15 00:31:42劉艷軍
        卷宗 2021年10期
        關(guān)鍵詞:工作效率文書(shū)儲(chǔ)存

        劉艷軍

        (山西省呂梁市人民醫(yī)院,山西 呂梁 033000)

        醫(yī)院文書(shū)檔案運(yùn)用信息化儲(chǔ)存方式,可以提高醫(yī)院各部門工作質(zhì)量和效率,在傳統(tǒng)醫(yī)院文書(shū)檔案管理基礎(chǔ)上,合理運(yùn)用科學(xué)信息技術(shù),逐漸彌補(bǔ)人工管理不足,文書(shū)檔案管理是醫(yī)院的基礎(chǔ)工作,提升基礎(chǔ)工作效率促進(jìn)醫(yī)院工作進(jìn)展。現(xiàn)階段各行業(yè)追求高效性和方便性,傳統(tǒng)人工方式儲(chǔ)存文書(shū)檔案已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì),限制醫(yī)院管理。醫(yī)院文書(shū)檔案管理主要對(duì)醫(yī)院重要文件、患者病歷等龐大資料記載管理,信息化時(shí)代資料管理應(yīng)是高效性的,利用科技設(shè)備儲(chǔ)存文檔資料提高工作效率,是完善文檔管理的最有效方法,在醫(yī)院文書(shū)檔案管理過(guò)程中,應(yīng)該逐漸應(yīng)用高科技設(shè)備滿足日常管理工作。

        1 現(xiàn)階段醫(yī)院文書(shū)檔案管理問(wèn)題

        1)檔案管理模式落后。彌補(bǔ)現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理不足,應(yīng)逐漸應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改變傳統(tǒng)檔案儲(chǔ)存方式。習(xí)慣了傳統(tǒng)檔案管理的工作模式,醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員應(yīng)逐漸適應(yīng)新工作方式,檔案管理人員對(duì)新工作模式的接受程度,直接影響工作效率,合理落實(shí)計(jì)算機(jī)檔案儲(chǔ)存技術(shù),提高檔案管理工作人員計(jì)算機(jī)操作能力,逐漸適應(yīng)計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存管理新型工作模式。地方醫(yī)院相比省會(huì)三甲醫(yī)院,文書(shū)檔案管理模式更為落后,無(wú)法形成系統(tǒng)性檔案管理方式,導(dǎo)致醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)得不到有效保存,患者病歷無(wú)法有效調(diào)閱,阻礙了地方醫(yī)院的管理。針對(duì)現(xiàn)有問(wèn)題,醫(yī)院檔案管理應(yīng)該采取信息化儲(chǔ)存方式,完善信息化管理系統(tǒng),利用傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn),提高整體醫(yī)療管理水平。

        2)文檔管理制度不完善,計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)設(shè)施不足。不少醫(yī)院注重醫(yī)生工作,不重視醫(yī)院檔案管理,沒(méi)有完善的檔案管理制度,導(dǎo)致文書(shū)檔案存儲(chǔ)不規(guī)范,為后續(xù)工作留下隱患。為促進(jìn)醫(yī)院文書(shū)檔案信息化管理,應(yīng)該在日常工作時(shí),建立完善的管理制度,管理制度是提升文檔管理工作效率的基礎(chǔ)條件,醫(yī)院文檔管理工作人員在工作時(shí)嚴(yán)格遵守規(guī)章制度,落實(shí)文檔管理信息化存儲(chǔ),提高文書(shū)檔案管理效率。在推動(dòng)信息化儲(chǔ)存時(shí),缺少計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)設(shè)備是制約信息化檔案管理的弊端,計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備是現(xiàn)代化醫(yī)院必備的基礎(chǔ)設(shè)施,計(jì)算機(jī)在醫(yī)院各部門廣泛應(yīng)用,提高文書(shū)檔案存儲(chǔ)效率。針對(duì)醫(yī)院計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)設(shè)備不足問(wèn)題,院方領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該合理運(yùn)用資金,加大基礎(chǔ)醫(yī)療設(shè)備投資,為檔案信息化管理提供便利條件。

        3)不重視文書(shū)檔案資源共享。院方領(lǐng)導(dǎo)作為管理層,應(yīng)該重視文書(shū)檔案資源共享,單純對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存不能做到資源利用最大化,各科室之間利用計(jì)算機(jī)信息儲(chǔ)存便利條件,合理利用文書(shū)檔案,提高工作效率,不同科室之間無(wú)法查閱患者信息,限制了信息利用率,降低了醫(yī)生工作效率。

        4)不重視信息科技的實(shí)用性。在醫(yī)院各環(huán)節(jié)工作,應(yīng)該重視利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù),合理利用計(jì)算機(jī)實(shí)用性,提高文書(shū)檔案管理效率?,F(xiàn)階段醫(yī)院基礎(chǔ)信息建設(shè)已經(jīng)初見(jiàn)雛形,在實(shí)際工作中應(yīng)該重視信息科技的實(shí)用性,加大信息設(shè)備使用效率。文書(shū)檔案管理應(yīng)該在醫(yī)院基礎(chǔ)信息建設(shè)的基礎(chǔ)上,完善管理系統(tǒng),重視信息科技實(shí)用性,提高文書(shū)檔案管理效率。

        2 文書(shū)檔案信息化管理意義

        1)確保文書(shū)檔案的安全性和有效性。和傳統(tǒng)文書(shū)檔案儲(chǔ)存方式相比,信息化管理醫(yī)院文書(shū)檔案更能確保其安全性和有效性。紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)更多利用人工操作,工作繁復(fù)不能保證效率和質(zhì)量,紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)過(guò)程中如遇到潮濕環(huán)境或者火災(zāi),會(huì)造成文檔損壞,導(dǎo)致珍貴醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)損毀。利用信息化存儲(chǔ)手段進(jìn)行文書(shū)檔案管理,可以在根本上保證文書(shū)檔案的安全性,即使發(fā)生突發(fā)事件,文書(shū)檔案的備份文件也可以提供參考價(jià)值。

        2)提高工作效率。傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理方式,已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展,人工管理耗費(fèi)時(shí)間,紙質(zhì)存檔占用更多空間造成浪費(fèi),在保證文書(shū)檔案管理質(zhì)量的前提下,提高工作效率是管理的提升。醫(yī)院文書(shū)檔案信息化管理應(yīng)該在具體工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn),高效完成檔案存儲(chǔ)工作,提高計(jì)算機(jī)操作效率,減少錯(cuò)誤發(fā)生,提高檔案管理質(zhì)量。

        3)信息化管理利于信息共享。信息化管理方式對(duì)檔案信息化存儲(chǔ),使醫(yī)院資源管理方式從單一型到系統(tǒng)性發(fā)展,利用信息化檔案管理方式做到醫(yī)院各科室信息資源共享,提高了資源利用率。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展,各醫(yī)院可以建立共享信息資源,國(guó)內(nèi)各醫(yī)院之間可以建立共同信息系統(tǒng),方便地方醫(yī)院查閱三家醫(yī)院資料,提高地方醫(yī)院醫(yī)生經(jīng)驗(yàn),提高了信息資源利用率。

        3 信息化時(shí)代醫(yī)院文書(shū)檔案管理具體策略

        1)重視文書(shū)檔案前端管理。在基礎(chǔ)管理工作開(kāi)展時(shí),醫(yī)院各部門應(yīng)該樹(shù)立“文書(shū)檔案一體化”原則,保證分散的文書(shū)整體存儲(chǔ),醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)該在信息生成階段到存儲(chǔ)階段落實(shí)整體理念,根據(jù)一體化文檔管理理念,制定信息化文檔管理制度,加強(qiáng)管理人員培訓(xùn),對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行前端管理,避免造成文件丟失。文書(shū)檔案管理部門應(yīng)該嚴(yán)格制定規(guī)章制度,在信息儲(chǔ)存階段做到規(guī)范存儲(chǔ),確保文書(shū)檔案不丟失。

        2)做好文書(shū)檔案管理統(tǒng)籌規(guī)劃。信息化時(shí)代,文書(shū)檔案管理應(yīng)該進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃,針對(duì)不同檔案實(shí)行不同保存標(biāo)準(zhǔn),患者病歷等經(jīng)常調(diào)閱的信息,應(yīng)該采取普通方式信息化存儲(chǔ),方便醫(yī)生治療時(shí)調(diào)閱資料,CT等圖像掃描文檔應(yīng)該單獨(dú)留有備份,方便患者打印。大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院推進(jìn)信息化檔案管理,應(yīng)該對(duì)電子文件及時(shí)歸檔保存,統(tǒng)籌規(guī)劃,積極利用信息存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行文書(shū)檔案管理。

        3)優(yōu)化信息大數(shù)據(jù)。信息化存儲(chǔ)文書(shū)檔案,提升了管理效率,醫(yī)院相關(guān)部門應(yīng)該保證文檔信息檢索平臺(tái)建立,檔案信息數(shù)據(jù)有效管理和利用,應(yīng)該保證大數(shù)據(jù)平臺(tái)穩(wěn)定性,在保證信息存儲(chǔ)穩(wěn)定性同時(shí)提高數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換速度,提升文書(shū)檔案信息化管理效率。優(yōu)化信息數(shù)據(jù),提高數(shù)據(jù)精準(zhǔn)度,合理運(yùn)用信息科技,做好文書(shū)檔案存儲(chǔ)工作,提升管理水平。醫(yī)院可引進(jìn)新型存儲(chǔ)設(shè)備,進(jìn)行優(yōu)化存儲(chǔ),保證管理工作高效運(yùn)行。

        4 結(jié)束語(yǔ)

        傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理方式,已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展,人工管理耗費(fèi)時(shí)間,紙質(zhì)存檔占用更多空間造成浪費(fèi),在保證文書(shū)檔案管理質(zhì)量的前提下,提高工作效率是管理的提升。醫(yī)院文書(shū)檔案運(yùn)用信息化儲(chǔ)存方式,可以提高醫(yī)院各部門工作質(zhì)量和效率,在傳統(tǒng)醫(yī)院文書(shū)檔案管理基礎(chǔ)上,合計(jì)運(yùn)用科學(xué)信息技術(shù),逐漸彌補(bǔ)人工管理不足,文書(shū)檔案管理是醫(yī)院的基礎(chǔ)工作,提升基礎(chǔ)工作效率促進(jìn)醫(yī)院工作進(jìn)展。

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