周麗梅

（菏澤市紀委監(jiān)委，山東 菏澤 274000）

對機關(guān)單位來講，檔案管理是重要的工作內(nèi)容之一，并且其具有重要的作用。但隨著時代的發(fā)展，其逐漸向電子信息化方向進行轉(zhuǎn)變，為了符合時代發(fā)展的需求，需要對機關(guān)單位電子檔案管理措施進行研究。本文從以下方面對其進行詳細的闡述。此次研究對豐富電子檔案管理工作方面知識具有理論性意義。

1 機關(guān)單位檔案管理實現(xiàn)信息化的意義

對傳統(tǒng)的機關(guān)單位來講，其檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，從紙制檔案管理和存儲的角度來講，不僅需要足夠大的空間來進行存儲，而且檔案出現(xiàn)破損的概率相對較大。對機關(guān)單位進行電子檔電子化檔案管理，主要將檔案在政府數(shù)據(jù)平臺中進行保存，這樣使存儲空間得到有效節(jié)約的同時，使檔案出現(xiàn)破損的概率顯著降的降低。與此同時，由于機關(guān)單位的用紙量得到大幅度的減少，讓機關(guān)單位綠色政務(wù)辦公的形象得到有效的樹立。另外，對機關(guān)單位檔案進行電子化管理，使人工進行的維護、管理，備份等工作得到有效的簡化，讓其工作效率得到大幅度的提升，并使人力成本得到明顯的節(jié)約，甚至可以使服務(wù)質(zhì)量得到明顯的提高。

2 機關(guān)單位電子檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理人員素質(zhì)低下

當機關(guān)單位檔案管理人員來講，由于其綜合素養(yǎng)相對較低，且吸收新鮮事物的能力相對較差，這樣不僅使機關(guān)單位電子檔案管理的發(fā)展受到一定的限制，而且對檔案管理的質(zhì)量產(chǎn)生不良影響。因此，對檔案管理人員的綜合素養(yǎng)進行提升具有重要的意義。

2.2 電子檔案安全性相對欠缺

從機關(guān)單位電子檔案的角度來看，對其發(fā)展產(chǎn)生主要影響的因素之一為安全問題。當泄露現(xiàn)象出現(xiàn)在電子檔案管理運行之中，這樣導(dǎo)致電子檔案管理的意義蕩然無存，甚至?xí)窠?jīng)濟的健康發(fā)展以及社會的穩(wěn)定性產(chǎn)生嚴重的影響。由于電子信息技術(shù)的高速發(fā)展，使得黑客技術(shù)也越來越成熟，當機關(guān)單位電子檔案進行傳輸以及存儲時，容易受到不法分子的入侵，使得機關(guān)網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)病毒侵害等現(xiàn)象，嚴重時會導(dǎo)致信息的泄露。

2.3 電子檔案管理機制缺乏完善性

對當下的機關(guān)單位電子檔案管理來講，其管理機制存在一定的缺陷，如缺乏具體的責任人，使得管理過程中出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象，使得工作效率大打折扣。另外，由于分類劃分模式缺乏科學(xué)性，使得電子檔案管理的運行受到一定的阻礙，甚至使運行出現(xiàn)明顯的混亂現(xiàn)象，從而對電子檔案管理的發(fā)展產(chǎn)生不良影響。

3 加強機關(guān)單位電子檔案管理的措施

3.1 利用技術(shù)創(chuàng)新提升安全系數(shù)

在時代不斷發(fā)展的背景下，創(chuàng)新能力是機關(guān)單位電子檔案人員需要具備的專業(yè)素養(yǎng)之一。利用不斷學(xué)習(xí)的方式，對已存在的安全隱患問題進行一定的解決，在學(xué)習(xí)的過程中，需要對存在的問題進行全面深入地思考，對現(xiàn)有的技術(shù)進行一定的創(chuàng)新，這樣可以使電子檔案人員的運行穩(wěn)定性得到有效地保障。與此同時，提高相應(yīng)技術(shù)的水平，可以為電子檔案的安全管理提供基礎(chǔ)保障，因此，需要在機關(guān)的內(nèi)部中對責任進行明確和清晰劃分，并落實到各個員工之上，這樣可以使各個員工明確自身的工作職責，以此來對自身的操作進行有效的規(guī)范。另外，對遇到的安全故障來講，需要進行專項的培訓(xùn)和演習(xí)，通過這樣的方式來提高其技術(shù)水平，從而使其安全系數(shù)能夠和時代發(fā)展保持一致性。

3.2 完善電子檔案管理機制

在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，需要對大數(shù)據(jù)平臺核心技術(shù)的特征進行充分的掌握，并在機關(guān)單位運維特點的基礎(chǔ)上，科學(xué)合理的優(yōu)化設(shè)計電子檔案，主要從以下方面入手：首先，對責任主體的意識進行不斷地加強，在量化指標的基礎(chǔ)上，完成對工作的細化，并對檔案責任管理機制進行有效制定，這樣可以使保密制度得到有效地落實，從而為檔案管理工作的順利開展提供基礎(chǔ)保障；其次，對資金和技術(shù)的投入力度進行不斷地強化，使電子檔案管理機制的價值得到最大化的體現(xiàn)，為機關(guān)單位信息化的順利開展奠定基礎(chǔ)保障；最后，在對機制進行不斷 完善得時候，需要對大數(shù)據(jù)信息平臺進行科學(xué)的應(yīng)用，使電子檔案的優(yōu)化管理以及匯總分析得以實現(xiàn)，這樣可以使檔案管理中存在的精準性低以及無序性等問題得到有效的杜絕，進而為機關(guān)單位電子信息檔案管理的可靠性提供基礎(chǔ)保障。除此之外，機關(guān)單位對大數(shù)據(jù)信息平臺進行有效運用，并在算法分析的基礎(chǔ)上，對平臺的推廣性及判斷性進行有效分析，并使數(shù)據(jù)融合的效率得到有效地加強，這樣不僅為數(shù)據(jù)的一致性提供保證，而且使資源得到合理化的配置，把機關(guān)單位檔案管理與大數(shù)據(jù)進行有效地結(jié)合，使得檔案管理的規(guī)劃性得到有效地強化，并且對資源規(guī)劃的特點進行有效的明確，使檔案管理的綜合質(zhì)量得到大幅度的提高。

3.3 加強人才隊伍建設(shè)

對機關(guān)單位檔案管理工作來講，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)能夠?qū)n案管理工作質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響，所以，需要對專業(yè)化的人才隊伍進行構(gòu)建。首先，由于電子檔案信息化涉及的內(nèi)容和領(lǐng)域相對較多，所以需要對階梯化的人才隊伍進行構(gòu)建，并突破原有的管理模式，通過不定時培訓(xùn)的方式，來提高檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)。在進行培訓(xùn)的過程中，需要對培訓(xùn)方式進行一定的創(chuàng)新，利用劃分層次和突出重點的形式，來對培訓(xùn)內(nèi)容進行展示，并對信息化運用能力進行重點培養(yǎng)，讓檔案管理人員進行相互探討，使彼此之間能夠產(chǎn)生全新的觀念和火花，從而使彼此都能夠得到有效地提升。其次，對檔案管理人員的主動性進行調(diào)動，使其能夠?qū)n案管理產(chǎn)生正確的認知，以此來使其服務(wù)質(zhì)量和工作效率都得到大幅度的提升。最后，對相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施進行完善，這樣可以為機關(guān)單位信息化質(zhì)量和效率的提高提供助力，所以，需要在單位實際需求的基礎(chǔ)上，對機關(guān)單位信息化基礎(chǔ)設(shè)施進行完善，從而使電子檔案管理設(shè)備得到有效的更新。

4 結(jié)語

通過本文的論述可知，對機關(guān)單位檔案進行電子化管理具有重要的意義，不僅可以使檔案管理的質(zhì)量和效率得到明顯的提升，而且可以有效樹立綠色政務(wù)的健康形象，甚至可以使人力成本得到有效的節(jié)約，因此，需要對其相應(yīng)的措施進行不斷研究，使其作用得到最大化的體現(xiàn)，進而為機關(guān)單位電子檔案管理工作的健康發(fā)展提供保障。