朱婷婷

（元泰酒業(yè)有限公司，江蘇 南京 210046）

上世紀(jì)80年代，我國(guó)各行業(yè)領(lǐng)域開(kāi)始實(shí)施信息化檔案管理體系建設(shè)，早期企業(yè)利用計(jì)算機(jī)設(shè)備儲(chǔ)存檔案信息資料，針對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行的集中化管理，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)信息檢索效率與管理工作效率的提升有著極大的促進(jìn)作用。從上世紀(jì)90年代開(kāi)始，企業(yè)信息化檔案管理工作，以加強(qiáng)電子文件管理為主，以此推動(dòng)企業(yè)檔案館數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。因而，現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中，要全面了解信息化檔案建設(shè)的作用，明白此過(guò)程中可能會(huì)遇到的問(wèn)題，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況合理制定并應(yīng)用檔案管理模式，以此提升企業(yè)信息化檔案管理建設(shè)工作效率，推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)。

1 檔案管理信息化的內(nèi)涵

企業(yè)檔案管理工作中，信息化檔案管理建設(shè)要求合理運(yùn)用信息化與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)診斷檔案資料進(jìn)行相應(yīng)的加工、歸類和存儲(chǔ)，為后期有效應(yīng)用檔案資源提高檔案資料共享性打好基礎(chǔ)。實(shí)際工作中，信息化檔案管理建設(shè)旨在應(yīng)用多元化的檔案資源管理方式構(gòu)建共享網(wǎng)絡(luò)體系，提高檔案資源重復(fù)應(yīng)用效率。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中，檔案資料是對(duì)國(guó)家、社會(huì)與企業(yè)自身發(fā)展有重要保存價(jià)值的文件材料，其有豐富的內(nèi)容，而且直接關(guān)乎到企業(yè)員工個(gè)人利益。所以現(xiàn)代企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該合理運(yùn)用信息化手段整理和分析錯(cuò)綜復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息，促進(jìn)檔案管理從傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代信息化管理模式，在此基礎(chǔ)上有效提高企業(yè)檔案資料搜集、歸檔與管理等工作效率，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供全方位的支持。

2 檔案管理信息化的重要性

1）有助于信息的交互共享。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，與人們?nèi)粘Ｉ钆c工作聯(lián)系更加緊密。隨著時(shí)代的進(jìn)步，很多企業(yè)依然沿用傳統(tǒng)模式進(jìn)行檔案資料管理，這與快速發(fā)展的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求不相符。因而，國(guó)有企業(yè)要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，加大企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的力度，充分發(fā)揮檔案資源共享的優(yōu)勢(shì)，為企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量與效率的提高打好基礎(chǔ)。另外，為了避免企業(yè)檔案信息化管理中出現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資料泄露的問(wèn)題，企業(yè)還要在內(nèi)部構(gòu)建檔案資源共享平臺(tái)，以此為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供積極的幫助。

2）信息內(nèi)容的長(zhǎng)效保存。傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料存儲(chǔ)方式因?yàn)槭艿綑n案資源存儲(chǔ)空間容納率等因素的影響，企業(yè)檔案存儲(chǔ)占用的場(chǎng)地也越來(lái)越大，這種檔案管理方式不僅制約了檔案管理工作效率的提升，而且紙質(zhì)材料具有的不能受潮或近火的特點(diǎn)，對(duì)檔案資料保存環(huán)境提出的要求也隨之越來(lái)越高。信息化檔案資源管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源管理最大的區(qū)別在于，企業(yè)可以充分發(fā)揮數(shù)字化檔案資料具有的集成化特點(diǎn)，借助云存儲(chǔ)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，不但減少了企業(yè)檔案資源存儲(chǔ)的空間，促進(jìn)了檔案管理和存儲(chǔ)的密度，而且實(shí)現(xiàn)了永久保存檔案信息資料的目的。

3）提高信息檢索工作效率。企業(yè)進(jìn)行信息化檔案管理工作，利于提高內(nèi)部檔案資料檢索及辦公效率。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展以及電腦數(shù)據(jù)處理能力與速度的進(jìn)一步提高，傳統(tǒng)的一冊(cè)一冊(cè)查找檔案的檢索方法不僅需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，不利于企業(yè)提高內(nèi)部檔案管理工作效率。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展水平的提高與普及范圍的擴(kuò)大，企業(yè)檔案管理工作中，管理人員可以利用計(jì)算機(jī)設(shè)備檢索相關(guān)檔案資料，即可在有效提升企業(yè)檔案信息檢索和查找效率的基礎(chǔ)上，降低檔案管理人員工作壓力。另外，檔案資料經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期保存，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料經(jīng)常因?yàn)槌霈F(xiàn)受損會(huì)發(fā)黃等問(wèn)題出現(xiàn)變質(zhì)的問(wèn)題，影響檔案存儲(chǔ)的質(zhì)量。所以，企業(yè)應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，深入了解信息化檔案管理體系建設(shè)的作用，以此從復(fù)雜檔案管理工作中將檔案管理工作人員解放出來(lái)，信息化檔案管理體系充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的效率和水平。

4）便于企業(yè)保密工作。企業(yè)檔案信息化管理提高了企業(yè)檔案資源的保密性，以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為主導(dǎo)的無(wú)紙化檔案錄入方式，保障檔案資料信息的準(zhǔn)確與完整性，而且信息化檔案管理方式與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式相比其自身具有的便捷性特點(diǎn)，強(qiáng)化企業(yè)檔案管理工作的保密與安全性，同時(shí)為企業(yè)節(jié)省更多管理資源，提高檔案管理工作效率。

3 推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的措施

1）加快檔案信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。企業(yè)檔案管理工作中，加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范化建設(shè)，是保障企業(yè)高效開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作的重要基礎(chǔ)。作為現(xiàn)代企業(yè)來(lái)說(shuō)在推動(dòng)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案管理信息化體系的建設(shè)工作時(shí)，企業(yè)結(jié)合內(nèi)部實(shí)際發(fā)展情況，以國(guó)家頒布實(shí)施的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范為基礎(chǔ)，為信息化檔案管理工作科學(xué)制定管理制度，保障檔案資料管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范性，充分發(fā)揮檔案管理信息化系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，提高企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息采集、管理工作的效率，通過(guò)建立企業(yè)內(nèi)部各部門檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)的方式，提高企業(yè)檔案管理工作水平和效率。

2）加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人員素養(yǎng)。為了徹底解決檔案管理信息化專業(yè)人才缺乏對(duì)企業(yè)檔案管理信息化體系建設(shè)產(chǎn)生的影響，企業(yè)應(yīng)該從以下幾方面著手培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才。首先，企業(yè)合理應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)科學(xué)制定信息化檔案管理人才培養(yǎng)機(jī)制，構(gòu)建信息化人才管理隊(duì)伍，以此提升企業(yè)信息化檔案管理工作質(zhì)量。其次，建立健全檔案管理專業(yè)人才培養(yǎng)模式，促進(jìn)企業(yè)加強(qiáng)培養(yǎng)信息化檔案管理人才。現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理中，通過(guò)構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái)，為企業(yè)培養(yǎng)信息化水平高的綜合型管理人才，以此促進(jìn)企業(yè)積極開(kāi)展信息化檔案管理工作。另外，企業(yè)檔案管理工作中，管理人員要積極提高自身信息化水平，熟練操作電腦與電子文檔，樹(shù)立終身學(xué)習(xí)意識(shí)積極參加企業(yè)組織的相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，確保檔案管理工作人員具備基本網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)前提下，有效提高內(nèi)部檔案管理工作效率與水平。

3）加強(qiáng)制度建設(shè)，完善檔案管理信息化體系。完善的管理制度和機(jī)制是保證企業(yè)檔案管理信息化體系建設(shè)有序開(kāi)展的關(guān)鍵。現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中，構(gòu)建信息化檔案管理體系時(shí)，要圍繞監(jiān)督、管理及安全管理等體系，充分發(fā)揮制度優(yōu)勢(shì)將企業(yè)檔案管理信息化體系有機(jī)地融合在一起，促進(jìn)企業(yè)有效開(kāi)展信息化檔案管理建設(shè)。企業(yè)信息化檔案管理工作中，要積極采取有效措施激發(fā)檔案管理工作人員工作熱情，如果檔案管理工作中工作人員存在違法亂紀(jì)等吧不良工作行為，必須予以嚴(yán)厲的處罰，才能保證企業(yè)檔案管理信息化體系建設(shè)的順利進(jìn)行。此外，企業(yè)在構(gòu)建檔案管理信息化安全管理體系時(shí)，不僅要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的力度，而且還應(yīng)明確檔案管理崗位的職責(zé)，合理運(yùn)用完善的安全管理機(jī)制，同期進(jìn)行檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)的優(yōu)化和升級(jí)，提高企業(yè)檔案管理的安全性與穩(wěn)定性。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展背景下，企業(yè)信息化檔案管理工作是長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)。企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)管理中要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展特點(diǎn)，制定科學(xué)合理的檔案管理信息化建設(shè)制度和措施，樹(shù)立檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)，同時(shí)努力克服企業(yè)檔案管理向信息化方向轉(zhuǎn)型過(guò)程中可能遇到的各種困難，才能及時(shí)地發(fā)現(xiàn)和解決企業(yè)檔案管理信息化體系建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，充分發(fā)揮檔案管理工作信息資源對(duì)社會(huì)于企業(yè)的積極服務(wù)作用，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。