馬宏正

（廣東開(kāi)放大學(xué)（廣東理工職業(yè)學(xué)院），廣東 廣州 510091）

利用信息化技術(shù)開(kāi)展高校學(xué)生檔案的有效管理已經(jīng)成為高校檔案管理的過(guò)程中使用的主要方式，與傳統(tǒng)的線(xiàn)下紙質(zhì)高校學(xué)生檔案管理相比，利用信息化技術(shù)進(jìn)行高校學(xué)生檔案的電子化管理，能夠有效的節(jié)約管理成本，讓原本復(fù)雜的查找方式變得更為簡(jiǎn)單。同時(shí)隨著信息化技術(shù)的革新，電子化的管理方式不僅節(jié)省了檔案信息儲(chǔ)存空間，同時(shí)也極大程度地提升了高校學(xué)生檔案的保密性，因此充分利用信息化技術(shù)開(kāi)展高校學(xué)生檔案的有效管理已經(jīng)成為現(xiàn)階段高校檔案管理的主要方式。

1 高校學(xué)生檔案電子化管理的特點(diǎn)

為了將繁雜的高校學(xué)生檔案內(nèi)容進(jìn)行有序合理的管理，利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案的電子化管理已經(jīng)成為高校實(shí)行學(xué)生檔案管理的主要方式，同時(shí)利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)有效的高校學(xué)生檔案管理已經(jīng)成為高校專(zhuān)職檔案管理人員必須具備的一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)技能。但是隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，各種新型的電子信息化技術(shù)和信息化管理方式更新?lián)Q代速度已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了高校管理進(jìn)程的改革，因此在利用信息化技術(shù)開(kāi)展高校學(xué)生檔案的電子化管理方面所暴露出來(lái)的問(wèn)題也層出不窮，因此只有不斷加快信息化技術(shù)的革新，提升高校學(xué)生檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，統(tǒng)籌管理可能出現(xiàn)的多種信息化條件下高校學(xué)生檔案電子化管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，才能有效地降低高校學(xué)生檔案管理問(wèn)題的出現(xiàn)，促進(jìn)高校學(xué)生檔案的長(zhǎng)效發(fā)展。

1.1 查找檔案資料的高效性

高校學(xué)生檔案本身存儲(chǔ)時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng)，因此數(shù)量較多，查找起來(lái)相當(dāng)困難。而作為以數(shù)據(jù)存儲(chǔ)為基礎(chǔ)的電子化高校學(xué)生檔案管理更多的是利用計(jì)算機(jī)核心，將所有的高校學(xué)生檔案進(jìn)行整理歸納，不但減少了由于翻找而產(chǎn)生的時(shí)間消耗，同時(shí)也能有效的保證數(shù)據(jù)資料存儲(chǔ)不受地理環(huán)境的影響而損壞。在查找檔案資料的過(guò)程中只需要通過(guò)計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫(kù)搜索查找就能及時(shí)有效的找到需求者想要找到的資料，極大程度的提升了高校學(xué)生檔案管理能力，讓高校學(xué)生檔案的管理更加高效。

1.2 電子化檔案資料的共享性

當(dāng)前的電子化高校學(xué)生檔案的存儲(chǔ)都是通過(guò)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)對(duì)高校學(xué)生檔案進(jìn)行管理的，由于計(jì)算機(jī)設(shè)備不僅具有存儲(chǔ)功能，還具備一定的傳輸功能，這就導(dǎo)致檔案的查找翻閱可以不用受到空間的束縛。只要在管理員管理過(guò)程中對(duì)部分賬號(hào)進(jìn)行特殊的查閱權(quán)限管理，就能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)終端對(duì)所需要的電子信息化高校學(xué)生檔案進(jìn)行設(shè)定。在傳統(tǒng)的檔案文件查閱的過(guò)程中，需要的不僅僅是檔案管理人員每天進(jìn)行的日常管理，在進(jìn)行查找過(guò)程中還需要使用者通過(guò)查詢(xún)備份等方式才能進(jìn)行查找傳輸，不僅消耗了大量的人力物力，同時(shí)也增加了查找的難度。而通過(guò)電子化檔案的有效管理，花費(fèi)較少的人力和較短的時(shí)間就能夠獲取使用者所需要的檔案內(nèi)容，這種共享性也正是符合現(xiàn)在快節(jié)奏的生活工作方式。

1.3 電子高校學(xué)生檔案管理的保密性

高校學(xué)生檔案是一個(gè)高校長(zhǎng)久以來(lái)發(fā)展的重要數(shù)據(jù)支撐內(nèi)容，只有做好高校學(xué)生檔案的保密管理才不會(huì)讓高校的核心秘密流失。近年來(lái)隨著保密管理要求的不斷加強(qiáng)，違反保密要求的人員已經(jīng)被列為違法犯罪行為，但是即使如此，一旦高校學(xué)生檔案流入社會(huì)仍舊會(huì)為高校帶來(lái)不可估量的損失。而利用電子信息化信息管理，將所有的高校學(xué)生檔案內(nèi)容在涉密計(jì)算機(jī)中進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)設(shè)定專(zhuān)門(mén)的查詢(xún)系統(tǒng)和查詢(xún)權(quán)限，不僅能夠加強(qiáng)高校學(xué)生檔案的管理，同時(shí)也能提升高校學(xué)生檔案保密的有效性。在傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案管理過(guò)程中，需要查詢(xún)的檔案往往會(huì)通過(guò)復(fù)印的形式進(jìn)行傳播，不僅使檔案的保密性降低，同時(shí)還會(huì)造成檔案流入社會(huì)的風(fēng)險(xiǎn)，但是通過(guò)信息化涉密計(jì)算機(jī)的使用，則有效提升了電子高校學(xué)生檔案管理的有效性，減少了高校學(xué)生檔案管理儲(chǔ)存風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。

2 檔案管理在高校管理中的重要性

如今，快速的經(jīng)濟(jì)發(fā)展導(dǎo)致人才的不斷增加。在檔案管理過(guò)程當(dāng)中，管理人才扮演著較為重要的角色。如果檔案管理方面的人才不足，則無(wú)法有效地管理檔案[1]。因此，在管理過(guò)程中加強(qiáng)人力資源建設(shè)可以促進(jìn)高校檔案管理的發(fā)展。但是，現(xiàn)實(shí)和理想總是相反的。如上所述，當(dāng)前在文件管理工作中只有很少的高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)文件管理人員。部門(mén)的轉(zhuǎn)移不利于檔案的有效管理。這間接表明，在文件管理過(guò)程中，如果沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的文件管理人員，將很難促進(jìn)業(yè)務(wù)健康發(fā)展。

高校本身的檔案管理是為了有效地記錄高校發(fā)生的多種重要事件，其中不僅僅記錄了高校已經(jīng)發(fā)生的重大歷史事件，同時(shí)也對(duì)現(xiàn)階段高校本身的管理情況進(jìn)行了詳細(xì)地記錄。這些記錄的保存不僅是對(duì)高校發(fā)展起到了重要的參考作用，同時(shí)也是對(duì)高校發(fā)展情況進(jìn)行的記錄，以此保證高校的市場(chǎng)占有率。因此，高校檔案的管理對(duì)于高校的招生占有率和未來(lái)的發(fā)展非常重要。因此，高校檔案管理要進(jìn)行創(chuàng)新性的改變，才有助于高校的發(fā)展。

首先，在檔案管理方面，除了缺乏現(xiàn)代管理技能外，高校管理者也缺乏對(duì)檔案管理的重視，沒(méi)有把檔案管理作為高校實(shí)施的永久性機(jī)制角色。當(dāng)前電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，中國(guó)各行各業(yè)都在逐步改變管理方式，電子文檔管理的發(fā)展和應(yīng)用，可以促進(jìn)文檔的系統(tǒng)性和可視性。除此之外，作為管理人員應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到檔案監(jiān)督管理的重要性，在開(kāi)展檔案管理的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)建立起針對(duì)高校實(shí)際情況的檔案管理模式，從而實(shí)現(xiàn)高校檔案的規(guī)范化管理機(jī)制。最后是檔案收集不足。高校檔案具有專(zhuān)業(yè)性，涉及教學(xué)、管理、基礎(chǔ)建設(shè)等多個(gè)方面，使高校檔案多樣化、復(fù)雜化。收集存檔數(shù)據(jù)困難且質(zhì)量低下，沒(méi)有硬性格式和統(tǒng)一的記錄書(shū)寫(xiě)格式的形式。某些材料受實(shí)際工作的限制，無(wú)法及時(shí)提交，導(dǎo)致丟失檔案，并影響檔案的使用價(jià)值[2]。

3 電子化高校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題

3.1 信息化設(shè)施不符合檔案管理要求

可是因?yàn)樾枰度氪罅康馁Y金，很多高校在電子化高校學(xué)生檔案管理方面仍舊存在一定的問(wèn)題。一是因?yàn)殡娮踊咝W(xué)生檔案管理設(shè)備需要的專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)較多，很多硬件設(shè)施都不能完全支持，因此需要購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)業(yè)的檔案信息管理計(jì)算機(jī)。為了保證電子高校學(xué)生檔案的保密性，因此在購(gòu)買(mǎi)計(jì)算機(jī)的過(guò)程中就需要管理者投入大量資金購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)業(yè)的涉密計(jì)算機(jī)，因此很多高校都會(huì)選擇退而求其次購(gòu)買(mǎi)不符合檔案管理要求的計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理。二是因?yàn)殡娮踊瘷n案管理系統(tǒng)的特殊性，導(dǎo)致其與很多計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)不兼容。一般來(lái)說(shuō)為了保證高校各項(xiàng)檔案不會(huì)丟失，高校管理者會(huì)安排專(zhuān)業(yè)的檔案管理公司對(duì)高校內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行一定的建設(shè)，但是由于建設(shè)方式和設(shè)計(jì)方案的不合理，導(dǎo)致電子化高校學(xué)生檔案系統(tǒng)的實(shí)際內(nèi)容與計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)不兼容，最終制約了電子化高校學(xué)生檔案的有效建設(shè)。

3.2 檔案管理人員的管理能力缺失

在真正管理的過(guò)程中我們可以發(fā)現(xiàn)，由于受到信息化創(chuàng)新能力的影響和人員學(xué)習(xí)意識(shí)的制約，導(dǎo)致很多檔案管理人員覺(jué)得電子化檔案管理的難度較大，因此不愿意開(kāi)展信息化檔案管理技術(shù)的培訓(xùn)，因此嚴(yán)重影響了高校檔案的管理能力缺失。另外由于高校學(xué)生檔案的保密性相對(duì)較高，就需要相關(guān)部門(mén)專(zhuān)業(yè)人員實(shí)時(shí)的對(duì)檔案進(jìn)行監(jiān)督管理工作，在此過(guò)程中檔案管理人員必須具備一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和大局意識(shí)，在進(jìn)行檔案的有效管理過(guò)程中不僅要利用所學(xué)習(xí)的電子檔案管理方式對(duì)高校檔案進(jìn)行有效的管理，同時(shí)也要明確檔案在整個(gè)高校發(fā)展歷史中的重要意義。但是仍舊有很多檔案管理人員檔案管理的大局意識(shí)缺乏，認(rèn)為檔案管理的必要性不強(qiáng)，因此在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中敷衍了事，造成檔案管理的有效性缺失。

3.3 電子化檔案管理系統(tǒng)的推進(jìn)性不強(qiáng)

通過(guò)數(shù)據(jù)調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前雖然國(guó)家對(duì)于檔案、保密等高校管理方面的要求不斷深化，很多高校也在根據(jù)相關(guān)的要求做到了這方面的有效管理，但是由于管理方式以及線(xiàn)上管理技術(shù)的缺失，導(dǎo)致檔案管理的有效性仍舊較低，檔案管理的水平仍舊參差不齊。其表現(xiàn)出來(lái)的具體情況就是，國(guó)有高校檔案專(zhuān)項(xiàng)管理要求較為嚴(yán)格，私有高校檔案專(zhuān)項(xiàng)管理能力相對(duì)缺失，因此加快電子化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，統(tǒng)一我國(guó)所有高校的檔案線(xiàn)上管理標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)定專(zhuān)業(yè)的電子化檔案線(xiàn)上專(zhuān)項(xiàng)管理平臺(tái)，以高校各項(xiàng)專(zhuān)項(xiàng)檔案內(nèi)容為基礎(chǔ)，才能有效地推動(dòng)高校的電子化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，促進(jìn)電子化高校學(xué)生檔案的有效管理。

4 提升電子高校學(xué)生檔案管理方式的對(duì)策

4.1 加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，優(yōu)化高校學(xué)生檔案管理水平

對(duì)于一個(gè)高校來(lái)說(shuō)，做好高校學(xué)生檔案管理是穩(wěn)固高校發(fā)展的重要舉措。為了加快檔案管理的有效性，通過(guò)多種信息化設(shè)備來(lái)完善高校學(xué)生檔案管理方面的缺失，就成為現(xiàn)階段高校檔案管理的重要內(nèi)容。但是要想完善高校信息化高校學(xué)生檔案管理，最主要就是做好專(zhuān)業(yè)電子設(shè)備配置。高校檔案管理的缺失在于高校檔案管理具體設(shè)施的缺失。為了提升高校學(xué)生檔案的管理能力一是應(yīng)當(dāng)建立專(zhuān)門(mén)的電子高校學(xué)生檔案閱覽室，安排相關(guān)部門(mén)專(zhuān)門(mén)的管理人員對(duì)電子高校學(xué)生檔案進(jìn)行維護(hù)。二是配置專(zhuān)門(mén)高校學(xué)生檔案使用計(jì)算機(jī)，確保電子檔案不會(huì)受到損壞或失竊。

4.2 針對(duì)員工管理實(shí)際，增進(jìn)檔案專(zhuān)業(yè)人員培養(yǎng)能力

實(shí)現(xiàn)電子化高校學(xué)生檔案的有效管理，主要是通過(guò)專(zhuān)業(yè)的管理人才培養(yǎng)，才能有效地提升檔案管理的實(shí)際水平，推進(jìn)電子化高校學(xué)生檔案的全面建立。為了實(shí)現(xiàn)有效的電子化高校學(xué)生檔案管理，一是安排專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，系統(tǒng)的對(duì)高校中檔案管理專(zhuān)責(zé)進(jìn)行培訓(xùn)，通過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)，確保高校內(nèi)部的檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性不斷提升，減少檔案管理中存在的缺失。二是端正高校檔案管理專(zhuān)責(zé)的管理意識(shí)，讓其明確自身工作的職責(zé)，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，最終提升高校電子化高校學(xué)生檔案的管理能力。

4.3 根據(jù)檔案管理要求，提升檔案管理系統(tǒng)建設(shè)速度

在專(zhuān)業(yè)的檔案管理中，首先要明確檔案管理的重要性，因此在進(jìn)行高校學(xué)生檔案的管理中一是要制定明確的檔案管理實(shí)施細(xì)則，劃分出不同檔案的不同管理方式，針對(duì)電子化高校學(xué)生檔案管理平臺(tái)的特殊性，確定相關(guān)制度，確保整個(gè)管理過(guò)程有據(jù)可依。二是通過(guò)咨詢(xún)專(zhuān)業(yè)人員，在高校內(nèi)部搭設(shè)專(zhuān)業(yè)的高校檔案管理信息化系統(tǒng)，在保證高校學(xué)生檔案不損壞的前提下，提升高校的檔案管理能力。三是通過(guò)交流溝通的方式，了解其他高校檔案管理的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)不斷地學(xué)習(xí)和改進(jìn)提升高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)水平。

4.4 轉(zhuǎn)變檔案管理思想，增進(jìn)檔案管理部門(mén)協(xié)調(diào)

檔案管理質(zhì)量的提升對(duì)于高校的經(jīng)營(yíng)管理水平有著直接的影響。一是對(duì)于高校管理人員來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)不斷重視檔案管理，加快部門(mén)之間的協(xié)調(diào)。從而提升檔案管理質(zhì)量。高校領(lǐng)導(dǎo)人是一個(gè)高校發(fā)展的核心，作為領(lǐng)導(dǎo)者要明確高校的發(fā)展方向，從而通過(guò)提升領(lǐng)導(dǎo)本身的檔案管理意識(shí)，增進(jìn)高校的內(nèi)部管理能力。高校的檔案管理不僅僅只是做好紙質(zhì)檔案的有效管理，同時(shí)也要做好檔案的規(guī)范，提升檔案管理人員的發(fā)展管理意識(shí)，從而不斷優(yōu)化檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理。二是作為檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)樹(shù)立正確的價(jià)值觀(guān)念，明確自身工作的重要性和責(zé)任，在管理過(guò)程中對(duì)于突發(fā)的安全事件應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行上報(bào)處理，規(guī)避可能出現(xiàn)的檔案管理問(wèn)題。在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上增進(jìn)部門(mén)之間的協(xié)調(diào)工作。三是通過(guò)創(chuàng)新的檔案管理模式，以部門(mén)協(xié)調(diào)為基礎(chǔ)，優(yōu)化陳舊的檔案管理理念，從而不斷推動(dòng)高校檔案的優(yōu)化管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案的高質(zhì)量管理。

5 總結(jié)

高校學(xué)生檔案管理是高校發(fā)展的重要組成部分，在高校發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，通過(guò)對(duì)于高校學(xué)生檔案的有效管理，能夠減少了高校的經(jīng)濟(jì)損耗，促進(jìn)高校的長(zhǎng)足發(fā)展。在高校不斷發(fā)展的過(guò)程中，只有管理者認(rèn)識(shí)到信息化管理方式在高校教育教學(xué)過(guò)程中所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益，才能重視電子化高校學(xué)生檔案建設(shè)的重要性。為此，本文通過(guò)對(duì)于電子高校學(xué)生檔案的特點(diǎn)進(jìn)行分析，結(jié)合現(xiàn)階段高校實(shí)現(xiàn)電子高校學(xué)生檔案管理過(guò)程中所面臨的多種問(wèn)題針對(duì)性地提出了部分意見(jiàn)。以求能夠通過(guò)高校電子高校學(xué)生檔案的有效管理，提升高校自身的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。