苑 闖
(秦皇島市不動產(chǎn)登記中心,河北 秦皇島 066000)
隨著房地產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展,不動產(chǎn)登記信息量迅速增加,而且此類檔案信息非常重要,一旦丟失或損壞,就會影響不動產(chǎn)管理的秩序,這也就突顯了保障不動產(chǎn)登記信息完整性的重要性。在大數(shù)據(jù)背景下,不動產(chǎn)登記工作可以更好地做到有效整合,避免有效信息的損壞或丟失,進(jìn)而能夠為不動產(chǎn)領(lǐng)域提供各項決策根據(jù)。
不動產(chǎn)項目一般具有區(qū)域多分散,人員不穩(wěn)定的特點,用陳舊的管理模式進(jìn)行檔案管理,容易造成信息擁堵,而現(xiàn)代化信息管理技術(shù)的加入則能夠有效跨越時間和空間上的局限,實現(xiàn)外部項目管理人員及時有效獲取企業(yè)內(nèi)部信息,提高工作效率,有助于更好的實現(xiàn)檔案的價值。與此同時,有效消除企業(yè)與監(jiān)理、建設(shè)以及設(shè)計等主體對接屏障,促進(jìn)項目管理人員之間的溝通交流,切實提高工作質(zhì)效,為進(jìn)一步做出科學(xué)決策提供依據(jù)和參考。隨著不動產(chǎn)行業(yè)的不斷發(fā)展,各大樓盤的存量房和新建房之間交易頻繁,因此很多涉及房產(chǎn)檔案信息管理的問題逐步凸顯。在此背景下,如何做好新時代下的不動產(chǎn)檔案信息管理至關(guān)重要。主要體現(xiàn)在,一是不動產(chǎn)檔案管理助推資信制度的建立。當(dāng)今社會的房產(chǎn)交易中,買賣雙方的約定無法明確產(chǎn)權(quán)、使用權(quán)和歸屬權(quán),不動產(chǎn)檔案信息管理能夠提供各項專業(yè)的信息,包括買賣雙方的記錄信息等,從而為不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變化提供必要的資信證明。二是不動產(chǎn)檔案管理為簡化房產(chǎn)交易過程提供必要基礎(chǔ)。信息化與紙質(zhì)化相結(jié)合是目前不動產(chǎn)檔案管理的主要管理方式,專業(yè)的不動產(chǎn)檔案管理能夠有效實現(xiàn)資料查找的精準(zhǔn)性和高效性,為不動產(chǎn)交易雙方簡化交易流程提供了現(xiàn)實基礎(chǔ)。三是不動產(chǎn)檔案管理為解決一房二賣、重復(fù)抵押等現(xiàn)實問題提供了有效途徑。現(xiàn)階段,國內(nèi)的不動產(chǎn)檔案管理制度已經(jīng)形成,建立并完善對于不動產(chǎn)信息的管理迫在眉睫,是避免不動產(chǎn)交易的重要方向,也是更好的維護(hù)人民合法權(quán)益的必要手段。
1)檔案管理模式陳舊。雖然我國已通過頒布不動產(chǎn)檔案管理相關(guān)條例和法規(guī)規(guī)范不動產(chǎn)檔案管理,但由于不動產(chǎn)信息涉及民政、公安、法院、林業(yè)等多個部門,檔案分散在不同的部門中,傳統(tǒng)不動產(chǎn)檔案管理模式難以實現(xiàn)規(guī)范化要求,對不動產(chǎn)檔案管理工作的開展造成了嚴(yán)重阻礙。因為不動產(chǎn)檔案管理數(shù)字化程度不夠,信息的轉(zhuǎn)化與傳播渠道有限,相關(guān)職能部門進(jìn)行不動產(chǎn)檔案管理與利用時無法實現(xiàn)信息共享,增加了不必要的工作程序,降低了工作效率??梢?,由于缺乏先進(jìn)的檔案管理模式,使不動產(chǎn)檔案管理難以實現(xiàn)預(yù)期效果,與實際需求之間存在一定差距,創(chuàng)新不動產(chǎn)檔案管理模式迫在眉睫。
2)檔案安全工作存在一定程度的盲區(qū)。作為重要的檔案材料,特別是不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案,其作為永久性檔案來說,在形成時就已經(jīng)終生為檔,所以如何做好檔案安全工作是做好檔案管理工作的前提。對于現(xiàn)階段不動產(chǎn)檔案管理的方式來說,盡管大部分管理部門也做了一些基本的保護(hù)措施,但是我們必須清楚的認(rèn)識到,檔案安全工作依然存在一定程度的盲區(qū),與達(dá)到多方位、全覆蓋的保護(hù)在保管方式和保護(hù)措施方面仍存在很大的差距。同時必須注意,不動產(chǎn)檔案中存在有很多都是紙質(zhì)文本且均為孤本無可替代,若遇到火災(zāi)等突發(fā)或保護(hù)措施不力以及不可抗力的情形,檔案極有可能被毀滅,再無可替代的資料,造成極其嚴(yán)重的后果。
3)專業(yè)管理人才匱乏。人才在檔案信息管理中有至關(guān)重要的作用,一線技術(shù)人員更是不可替代的角色。目前,專業(yè)化綜合型人才嚴(yán)重匱乏是不動產(chǎn)檔案信息管理建設(shè)迫切需要解決的問題。不動產(chǎn)檔案管理中,管理者不僅需要具備檔案學(xué)專業(yè)知識、不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)知識和計算機(jī)信息技術(shù)知識等多方面的知識技能,更要樹立終生學(xué)習(xí)的理念,根據(jù)不動產(chǎn)信息登記和查詢的變化情況進(jìn)行針對性培訓(xùn)學(xué)習(xí),提高服務(wù)意識,滿足信息查詢需求。在人才配備不充足的情況下,檔案管理可能會出現(xiàn)分類不詳、體系不全和整合有誤等現(xiàn)象,給檔案信息管理帶來一定風(fēng)險,制約不動產(chǎn)檔案信息管理向信息化、規(guī)范化、共享化方向發(fā)展。
1)構(gòu)建云端檔案存儲平臺。大數(shù)據(jù)實質(zhì)上是所有網(wǎng)絡(luò)用戶查閱瀏覽后留下的軌跡,包含用戶個人的喜好、需求等重要信息,大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在此基礎(chǔ)上對信息進(jìn)行整合篩選,從而獲得想要的資料和數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)合理運用到不動產(chǎn)檔案信息管理中,需要構(gòu)建大容量檔案存儲平臺,確保其存儲空間能滿足數(shù)據(jù)篩選和管理的需求,奠定展開大數(shù)據(jù)信息管理技術(shù)的基礎(chǔ)。利用大數(shù)據(jù)信息篩選系統(tǒng)對以數(shù)據(jù)方式存儲于云端的信息進(jìn)行篩選,剔除其中不必要的數(shù)據(jù),就能得到需要的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)存儲形式除了文字、圖片外,還可以是音頻或視頻文件,方便人們對數(shù)據(jù)查詢利用。構(gòu)建云端檔案存儲平臺,不僅豐富了檔案管理類型,提高了資料利用率,而且還實現(xiàn)了檔案的遠(yuǎn)程調(diào)用和雙重存儲,保證不動產(chǎn)檔案信息的完整性。
2)健全檔案管理流程。不動產(chǎn)檔案信息量龐大,相應(yīng)的信息管理流程也非常復(fù)雜。當(dāng)前的不動產(chǎn)管理流程大多需要完善,才能滿足不動產(chǎn)登記管理發(fā)展的需求。要想完善不動產(chǎn)檔案管理流程,首先要確保管理流程與管理規(guī)范合乎要求。另外,不動產(chǎn)檔案登記部門要建立不動產(chǎn)單元制度,保證登記編碼的全面統(tǒng)一。如果將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案信息資源管理中,可以促進(jìn)不動產(chǎn)檔案的規(guī)范創(chuàng)建與管理。統(tǒng)一的不動產(chǎn)檔案編碼方式可以保證多種檔案資源的統(tǒng)籌規(guī)劃,對于保存時間長、利用價值高的檔案信息需要構(gòu)建新的管理機(jī)制,保證其長效利用,有了分類編碼制度就可以更妥善地保存不動產(chǎn)登記資源。
3)統(tǒng)一思想認(rèn)識,強(qiáng)化科學(xué)管理意識。首先,不動產(chǎn)企業(yè)檔案管理要求管理人員應(yīng)具備較強(qiáng)的責(zé)任意識,持續(xù)推進(jìn)具備扎實專業(yè)技術(shù)的檔案管理人才的引進(jìn)工作,在檔案管理人員中強(qiáng)化隊伍建設(shè),推進(jìn)隊伍中人才專業(yè)技能的不斷提高。落實檔案管理責(zé)任制,嚴(yán)抓紀(jì)律建設(shè)。其次,在加強(qiáng)隊伍建設(shè)的同時也要求不動產(chǎn)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一認(rèn)識,提高重視,不斷深化,使領(lǐng)導(dǎo)們到檔案管理工作在企業(yè)運營中的重要作用,加強(qiáng)對在職的檔案技術(shù)人員有針對性的授課培訓(xùn),通過交流崗位和脫產(chǎn)教育等多種方案,多方面、多角度為檔案管理人員提供管理技術(shù),提供基礎(chǔ)條件,逐漸形成專業(yè)、完善的信息化管理技能和科學(xué)管理的工作意識,以期形成科學(xué)系統(tǒng)的檔案管理知識儲備。最后,切實增強(qiáng)隊伍建設(shè),定期組織檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),提升管理人員的業(yè)務(wù)水平,有效提高不動產(chǎn)檔案管理質(zhì)效,通過組織業(yè)務(wù)競賽和崗位練兵的方式,建立檔案管理人才庫,發(fā)揮人才帶頭作用,以解決檔案信息化管理上存在的諸多問題。
不動產(chǎn)登記檔案是不動產(chǎn)登記部門的重要信息資源。在當(dāng)今時代,很多信息手段已經(jīng)被用于各行各業(yè),其中檔案管理行業(yè)也是如此。在整合不動產(chǎn)信息資源時,檔案管理部門要綜合整合各種檔案資源,提高檔案信息資源的利用價值與便捷程度,進(jìn)而提升不動產(chǎn)登記檔案管理的綜合效益。