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        高速公路檔案管理策略

        2021-04-15 00:31:42徐云英
        卷宗 2021年10期
        關鍵詞:監(jiān)理高速公路資料

        徐云英

        (海南高速公路股份有限公司,海南 ???570203)

        高速公路檔案是高速公路建設、養(yǎng)護與運營管理過程中形成的,具有重要保存價值的第一手原始材料。在建設期間產生的審批文件、招投標文件、合同協(xié)議、支付憑證、施工圖、竣工圖及施工、監(jiān)理、驗收等各個環(huán)節(jié)的資料,如何做好高速公路檔案管理工作,更好地為高速公路各項工作服務尤為重要。本文結合高速公路檔案管理工作的實際,分析了高速公路檔案管理工作的歷史與現(xiàn)狀,并提出了相應的對策,希望對做好高速公路檔案管理工作有一定的參考借鑒價值。

        1 重要意義

        1)真實的紀錄。高速公路檔案是高速公路建設項目的立項、設計規(guī)劃、施工組織、改建擴建、竣工驗收、使用維護等方面的內容,有真實具體,翔實可查的設計參數、質量標準、監(jiān)管指標等相關資料。2)為高速公路建設提供參考。高速公路建設項目的施工時間較長,期間每一個環(huán)節(jié) 都會涉及檔案的儲存工作。所以等到整個項目的完成,所涉及的檔案管理工作量也是很巨大的。高速公路建設各個過程中都會產生大量的文件以及信息,信息量較為龐大。高速公路建設的過程中所產生的檔案種類繁多,檔案的采集與管理以及在各環(huán)節(jié)產生的檔案要及時收集,按時歸檔,為高速公路建設提供參考。3)為信息化管理提供依據。檔案信息化是在檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下,利用現(xiàn)代通信技術、網絡技術、計算機技術等手段來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理手段,解決信息的采集、整理、保存、利用等問題,提高檔案信息管理的水平和效率,從而加速實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

        2 特點

        1)量大面廣。高速公路項目根據其實體劃分為各個承建單位、分項、分部工程項目,從程序看又包括立項、建設、驗收等若干環(huán)節(jié)。海南環(huán)島高速公路建設項目會產生數千案卷,若沿線橋梁隧道較多、地形復雜,所形成的檔案數量甚至達萬卷之多。高速公路檔案的特點是工作量大,涉及面廣。2)檔案類別和數量逐漸增多。高速公路項目檔案種類多,如前期有項目可研報告、安評、環(huán)評、招投標文件等。建設單位有財務決算、工程決算等。施工單位有路基及構造物工程資料,交通設施工程資料、綠化工程資料等。監(jiān)理單位有監(jiān)理試驗資料、工程計量及支付文件等。這些文檔直接反映了項目建設工序進度等,要求及時做好收集、分類、整理、歸檔。3)延續(xù)性和周期性。時間跨度長對檔案資料的收集、歸檔的及時性提出更高要求,收集歸檔不及時易造成檔案資料丟失,影響建設項目檔案的完整性。高速公路建設項目周期長,從項目立項至通車,以及后期的運營、維護,通常達數年之久,若再加上一些客觀性因素導致的工期延長,項目建設的周期會更長。

        3 現(xiàn)狀

        1)收集不及時。重施工、輕檔案的思想在高速公路項目各參建單位中較為普遍,趕工期、趕進度,常常使工程建設與項目檔案收集無法做到同步推進。檔案收集不及時,不規(guī)范,未能體現(xiàn)高速公路項目單位、分部、分項等工程劃分,項目文件資料不完整,未能全面體現(xiàn)施工工藝。2)竣工圖編制滯后。項目工程變更未批,工程量無法在圖紙上標注,竣工圖編制滯后于其他竣工文件。施工、監(jiān)理資料填寫不規(guī)范,存在未按規(guī)定填寫等現(xiàn)象,導致資料不規(guī)范。如監(jiān)理部門重視工程質量監(jiān)督,缺少專業(yè)檔案管理員,項目驗收監(jiān)理報告中缺少關于公路項目立卷歸檔的相關審核意見。3)信息化滯后。在施工、監(jiān)理、驗收評定中產生的大量原始資料多為電子文件。由于電子文件格式不統(tǒng)一,收集、整理不及時,甚至未作出電子文件收集要求,導致高速公路項目檔案信息化進展滯后。

        4 策略

        1)提高重要性的認識。高速公路部門應切實加強對檔案管理工作的領導,建立與檔案管理工作相適應的機構,配備必要的檔案管理人員,明確崗位職責,制定詳細的檔案管理工作規(guī)劃,并組織、協(xié)調、推進好檔案管理工作。要把檔案管理工作同高速公路其他工作同等看待,同部署、同落實,同步推進,確保各項工作能切實落到實處,得到健康發(fā)展,這樣才能發(fā)揮檔案應有的作用,最大限度地滿足高速公路各項工作發(fā)展的需要。高速公路檔案管理工作很重要,它是高速公路工作的重要組成部分,是高速公路部門的一項服務性工作,所以各有關方面一定要提高對其重要性的認識,切實把其納入日程,擺上位置,落到實處,抓出成效。2)認真解決。高速公路項目檔案管理存在收集不及時、不規(guī)范和信息化滯后等問題,應積極采取措施,認真解決。高速公路項目檔案數量多、涉及面廣,環(huán)節(jié)眾多且相互關聯(lián)性較強。作為高速公路檔案主管部門,應將檔案管理與工程項目立項、建設、竣工驗收與監(jiān)理同步推進,編制立卷歸檔指導作業(yè)書,明確各個部門的職責、歸檔范圍、質量標準等,按照項目專項驗收的要求提升文件立卷歸檔的規(guī)范性、科學性和可執(zhí)行性。3)依法辦事、依法行事。高速公路部門要根據國家檔案管理的相關規(guī)定,結合自身的實際情況,制定一套完善的檔案規(guī)章制度,包括檔案收集和立卷歸檔、安全保管、信息化、借閱等相關的規(guī)章制度,明確提出各項檔案業(yè)務工作的具體要求,使具體工作有規(guī)可循、有制度可依,確保工作落到實處、取得實效。只有建立健全各項規(guī)章制度,才能實現(xiàn)制度化、規(guī)范化、標準化,做到依法辦事、依法行事。4)為黨管檔、為國守史、為民服務。檔案管理必須要做好宣傳工作和對檔案管理人員的培訓工作,強化檔案人員的職業(yè)道德素質和工作的責任心,這是他們做好檔案管理工作的前提。檔案管理也要不斷完善檔案管理制度,包括檔案的歸檔制度、保密制度、統(tǒng)計制度、借閱制度等,都要切實做到按章辦事、有章可循。這也就要求檔案管理人員 必須要牢記為黨管檔、為國守史、為民服務的職責,并將這個作為提高自己檔案管理工作的出發(fā)點和歸宿點。5)節(jié)約人力、物力、財力。檔案管理能夠第一時間提供建設人員所需要的信息,方便建設人員查詢相關環(huán)節(jié)的檔案信息,在高速公路的建設中時常會出現(xiàn)因人為或是自然等因素造成的問題。這個時候就需要能夠第一時間了解到建設過程出問題的環(huán)節(jié),有效降低建設過程中高速公路的經濟損失等,節(jié)約大量人力、物力、財力。6)完整、及時、準確歸檔。對檔案管理就要求相關部門聘請專職或是兼職的檔案人員,使檔案管理工作形成制度,實現(xiàn)正?;鸵?guī)范化,并建立一套自上而下的嚴謹的檔案管理制度,管理部門、使用部門等要相互制約。確保檔案的完整、及時、準確歸檔,高速公路建設項目竣工后檔案移交檔案室保存,提高檔案信息的實用性和可利用性,促進高速公路事業(yè)的發(fā)展。

        5 結語

        高速公路是一個國家或是地區(qū)經濟發(fā)展水平的重要標志之一。高速公路檔案是高速公路項目在策略、設計、建設等多個環(huán)節(jié)形成的具有高度價值的信息記錄,是其建設管理中非常重要的依據。高速公路檔案管理是我國交通行業(yè)建設的一部分,不僅是一項艱巨、復雜、系統(tǒng)的工作,還需具有一定周期性和延續(xù)性。檔案管理不僅可以提高高速公路行業(yè)的管理水平和建設經營,還能實現(xiàn)檔案信息的資源共享,促進高速公路的規(guī)劃、建設、管理及維護。

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