趙玉婷

（哈爾濱劍橋?qū)W院，黑龍江 哈爾濱 150069）

從招生檔案，再到教學(xué)教研檔案，都屬于高校檔案管理的范疇，妥善管理、保存各類檔案，是學(xué)校長期發(fā)展必不可少的工作內(nèi)容之一，尤其是技術(shù)類科研檔案，對高校在某課題的深入研究上會起到關(guān)鍵性的影響?；诖?，高校應(yīng)當(dāng)重視對檔案管理工作的改革，在現(xiàn)有工作基礎(chǔ)上改革創(chuàng)新，搭建電子檔案平臺，優(yōu)化檔案管理工作體系，促使工作效率能夠得到顯著的提升。

1 現(xiàn)階段我國高校檔案管理規(guī)范化主要存在的問題

1.1 高校缺乏必要的重視

近幾年我國教育部為進一步推動全國高等教育發(fā)展，提出了“雙一流”、“學(xué)科評估”等教育理念，每年都會對學(xué)校各個學(xué)科進行評估，并基于相應(yīng)的等級。而為了提高學(xué)校排名，爭取更多的A類學(xué)科，都會以教學(xué)和科研為主，所以對檔案管理工作沒有基于足夠的重視。一方面，由于校方缺乏對檔案管理的重視，不會將經(jīng)費傾斜給檔案管理工作，會直接導(dǎo)致檔案管理整體效率低下；另一方面，學(xué)校并未圍繞檔案管理開展調(diào)研工作，沒有根據(jù)學(xué)校整體的發(fā)展而對檔案管理工作體系進行革新。

1.2 檔案管理缺少現(xiàn)代化技術(shù)支持

傳統(tǒng)檔案管理體制，主要是將各類檔案按照了類別歸檔保存，并定期維護和整理，確保各類檔案明目清楚，檔案內(nèi)容保存完成，在教職工有需求的時候方便查看。而隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作的效率可以得到顯著提升。但是我國目前大多數(shù)高校在現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用上還是沒有達到預(yù)期的目標(biāo)，并未搭建電子檔案管理平臺。

1.3 檔案管理部門人員結(jié)構(gòu)有待調(diào)整

檔案管理部門劃歸高校行政部門，隸屬于學(xué)校，但是不直接參與教學(xué)教研的討論，而檔案管理工作本身又對高校發(fā)展起到著決定性作用。就我國目前多數(shù)高校檔案管理部門人員結(jié)構(gòu)來看，還是存在有一定欠缺，并為就檔案管理本身細(xì)分工作職責(zé)，而是由部分負(fù)責(zé)人統(tǒng)一管理協(xié)調(diào)，基層工作人員完成相關(guān)檔案管理任務(wù)。從部門人員結(jié)構(gòu)來看，沒有根據(jù)檔案的類別進行職責(zé)的劃分，這一狀況就容易導(dǎo)致在一些核心教研檔案的管理上出現(xiàn)紕漏，而在要使用該類檔案的時候無法正常使用。

2 提高高校檔案管理工作質(zhì)量的措施

隨著我國高校布局的變化，產(chǎn)生了許多新的學(xué)校。新高校規(guī)模大、管理模式各異，這就給檔案管理工作增加了難度，提出了新問題。此外，高校檔案信息來源于學(xué)校的日常管理活動，它廣泛存在于學(xué)校的各個部門。如何將高校檔案信息互聯(lián)起來，形成一個集成的系統(tǒng)，以便最大限度地減少信息冗余，保持高校檔案信息的一致性和完整性，也是目前我們必須解決的問題。

2.1 完善檔案管理工作體系

對的檔案管理體系進行完善，是改善高校檔案管理工作質(zhì)量的根本措施，高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家頒布的管理辦法實施相關(guān)措施，確保檔案管理可以逐漸規(guī)范化。

首先，高校應(yīng)當(dāng)提高重視程度，認(rèn)同檔案管理對學(xué)校整體發(fā)展的重要性，提高對檔案管理的投入，提高部門工作人員的檔案意識。其次，應(yīng)當(dāng)基于雙一流建立理念，在現(xiàn)有檔案管理體系的基礎(chǔ)上進行改革創(chuàng)新，嚴(yán)把管理流程。在對一批檔案進行歸檔保存時，應(yīng)當(dāng)遵循國際相關(guān)檔案編號規(guī)定執(zhí)行，并及時進行備份，按照檔案的類別妥善歸檔。當(dāng)然，高校還應(yīng)當(dāng)從檔案管理工作模式入手，應(yīng)用現(xiàn)代化管理理念，對檔案管理流程進行優(yōu)化，去掉不有必要的環(huán)節(jié)，以達到提高檔案管理效率的最終目標(biāo)。

2.2 借助現(xiàn)代化技術(shù)手段開展檔案管理

高等學(xué)校是傳播知識、培養(yǎng)人才的場所，高校檔案中的科學(xué)研究類檔案信息及博士、碩士學(xué)位論文中的很大一部分都代表了相關(guān)學(xué)科研究的最新動態(tài)。這部分檔案信息對于指引社會進步及變知識為生產(chǎn)力有積極的作用。為有效提高檔案管理效率，高校應(yīng)當(dāng)積極使用現(xiàn)代化信息技術(shù)。一方面，高校應(yīng)當(dāng)積極構(gòu)建電子檔案館，在對紙質(zhì)檔案進行歸檔保存的時候，同時可以將其上傳至線上檔案管理平臺，教職工要查閱相關(guān)檔案的時候更為便捷，登陸平臺即可。需要注意的是，高校應(yīng)當(dāng)對校內(nèi)職工權(quán)限進行設(shè)置，要確保一些核心檔案不會外流，只有相關(guān)科研研究的負(fù)責(zé)人或者校級領(lǐng)導(dǎo)才能夠查看，另一方面，高校應(yīng)當(dāng)積極建立智慧化檔案管理模式，在對檔案進行歸檔保存的時候可以張貼專屬于該檔案的二維碼，當(dāng)教職工需要調(diào)取相關(guān)檔案的時候，只需要掃描對應(yīng)的二維碼就可以完成登記，不用再填寫紙質(zhì)的檔案調(diào)用單。而在管理人事檔案（以學(xué)生檔案為主）的過程中，更是可以借助智慧化管理模式來提高管理效率，工作人員在將檔案中信息錄入到系統(tǒng)之后，只需要掃碼就可以查看檔案明細(xì)。

2.3 優(yōu)化部門人員結(jié)構(gòu)配置

高校檔案信息是整個檔案信息資源中的重要組成部分，是國家檔案全宗的重要組成部分，是黨和國家的寶貴財富，是推動社會文明進步的寶貴資源。高校檔案信息真實記載了學(xué)校的發(fā)展進程，高等學(xué)校要想在日益復(fù)雜的環(huán)境中爭創(chuàng)一流和更好地發(fā)展，就離不開高校檔案信息的支持。為切實提高管理效率，應(yīng)當(dāng)優(yōu)化部門人員結(jié)構(gòu)配置，通過對檔案管理部門人事的優(yōu)化來實現(xiàn)。為了讓部門工作人員提高檔案意識，應(yīng)當(dāng)設(shè)置相應(yīng)的績效考核機制，以月度為單位對員工進行考評，并根據(jù)考評結(jié)果給予相應(yīng)的獎罰。而在工作流程上，也要定期組織例會來討論，對現(xiàn)行工作辦法進行優(yōu)化和改良。

3 結(jié)束語

檔案管理規(guī)范化，有助于推進高校整體的發(fā)展，對建設(shè)高品質(zhì)高等教育學(xué)府有著極為重要的作用。雖然該部分工作不會對教學(xué)產(chǎn)生過多的影響，但是確實高校正常運行的重要組成部分，高校應(yīng)當(dāng)提高重視，有效把控檔案管理質(zhì)量，切實提高相關(guān)工作的效率。