李 璐

（銀川市口腔醫(yī)院，寧夏 銀川 750000）

通過(guò)提高檔案管理水平，完善檔案管理工作機(jī)制，對(duì)重要文件以及資料進(jìn)行完整保存，能夠推動(dòng)醫(yī)院的高效運(yùn)營(yíng)。所以，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)重視行政檔案管理工作，以此來(lái)提升醫(yī)院的綜合實(shí)力，通過(guò)確保資源的有效共享、完善監(jiān)管體系來(lái)幫助醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，進(jìn)而完成醫(yī)院的任務(wù)以及目標(biāo)。

1 醫(yī)院行政檔案概述

醫(yī)院行政檔案是其中的主要檔案類型之一，行政檔案就是醫(yī)院實(shí)踐過(guò)程中形成的檔案資料，其中記錄著醫(yī)院黨群、行政、醫(yī)療與人事等方面的內(nèi)容，一般會(huì)通過(guò)紙張、電子以及視頻為載體進(jìn)行記錄。醫(yī)院行政檔案的特點(diǎn)有：1）社會(huì)性。通過(guò)對(duì)醫(yī)院實(shí)踐活動(dòng)的記錄與總結(jié)，能夠更好地促進(jìn)社會(huì)生產(chǎn)。2）歷史性。通過(guò)以前的醫(yī)院行政檔案的記錄信息，能夠?qū)︶t(yī)院今后的工作方式帶來(lái)新的思考。3）原始記錄性。通過(guò)對(duì)過(guò)去的發(fā)生過(guò)的事情進(jìn)行記錄，部分重要的業(yè)務(wù)文件可以成為法律依據(jù)，以此來(lái)體現(xiàn)檔案的價(jià)值。所以，對(duì)于當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理工作來(lái)說(shuō)，還需要進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新工作，以此來(lái)改善醫(yī)院檔案管理機(jī)制，建立健全的監(jiān)管體系，進(jìn)而提升醫(yī)院檔案管理水平。這樣可以防止醫(yī)院發(fā)展的過(guò)程中偏離發(fā)展方向，使醫(yī)院的檔案管理進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化以及制度化，增強(qiáng)醫(yī)院的醫(yī)療水平，題號(hào)醫(yī)院的社會(huì)效益。另一方面，隨著醫(yī)院的逐步改革，對(duì)檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新還可以提高醫(yī)院檔案的應(yīng)用效果，以此來(lái)促進(jìn)現(xiàn)代醫(yī)療事業(yè)可以順利發(fā)展。

2 醫(yī)院行政檔案管理工作的常見(jiàn)問(wèn)題

1）檔案管理的現(xiàn)代化水平不高。目前大部分的醫(yī)院仍然通過(guò)紙質(zhì)手工的保管方式，這種方式的保管環(huán)境不佳，同時(shí)編制缺乏科學(xué)性，這就使得在查找檔案的過(guò)程中非常麻煩，在很大程度上降低了檔案的使用效率。同時(shí)，當(dāng)前的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施也應(yīng)該相應(yīng)的重視。在檔案管理的信息化建設(shè)過(guò)程中，對(duì)于服務(wù)器與存儲(chǔ)器的需求量是非常大的，并且還需要通過(guò)專業(yè)的軟件來(lái)進(jìn)行檔案的錄入與管理工作，同時(shí)，平常的維護(hù)管理工作也是必不可少的。因此，對(duì)于檔案管理工作的資金投入不僅只是硬件設(shè)施，還要考慮的日常的維護(hù)工作。目前，醫(yī)院對(duì)于全面維護(hù)的資金投入還相對(duì)較少，使得檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備比較落后。

2）管理體系不完善?？梢哉f(shuō)，在目前我國(guó)大部分的醫(yī)院檔案管理制度還是不完善的，相應(yīng)的管理體制落后，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院的正常發(fā)展。而通過(guò)相應(yīng)的調(diào)查，我們能夠發(fā)現(xiàn)造成這一問(wèn)題的主要原因是相關(guān)的醫(yī)院檔案部門對(duì)行政檔案管理沒(méi)有進(jìn)行專門的規(guī)定，從而就造成了對(duì)醫(yī)院檔案的管理沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，另外，在醫(yī)院發(fā)展中難免會(huì)出現(xiàn)檔案丟失的問(wèn)題，大部分的醫(yī)院卻對(duì)于檔案管理人員沒(méi)有相應(yīng)的懲罰，使得醫(yī)院檔案管理人員對(duì)檔案管理的規(guī)定置之不理，而且，不能嚴(yán)格執(zhí)行，從而對(duì)醫(yī)院檔案管理規(guī)定的落實(shí)工作產(chǎn)生了不利的影響。

3）人員素質(zhì)問(wèn)題。現(xiàn)階段，醫(yī)院行政檔案管理部門在人員方面還存在著許多問(wèn)題，其中最主要的就是管理人員短缺，整體的管理水平較低。尤其是專業(yè)的信息化人才，其中即具備信息化專業(yè)水平，又掌握檔案管理的人才是十分缺乏的，這就導(dǎo)致了醫(yī)院配置的信息化設(shè)備發(fā)揮不出相應(yīng)的作用及價(jià)值。比如對(duì)于電子文件和檔案信息的采集、儲(chǔ)存和維護(hù)工作，如果檔案管理人員不夠了解信息技術(shù)，對(duì)于龐大的檔案資源信息就沒(méi)有辦法進(jìn)行充分地利用，導(dǎo)致工作效率受到影響。

3 相關(guān)問(wèn)題的優(yōu)化措施

1）增加硬件設(shè)施投入，優(yōu)化檔案管理流程。醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)時(shí)，為了能夠進(jìn)一步發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，就一定要重視基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作。首先，醫(yī)院行政檔案的相關(guān)管理人員一定要對(duì)醫(yī)院的實(shí)際情況以及需求進(jìn)行分析，然后明確更新設(shè)備需要的資金，把需要用到的基礎(chǔ)設(shè)施通過(guò)表格列舉，以此來(lái)對(duì)計(jì)算機(jī)的相關(guān)硬件設(shè)備進(jìn)行采購(gòu)，同時(shí)還要重視對(duì)軟件系統(tǒng)的制作以及采購(gòu)，進(jìn)而為計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其次就是平時(shí)通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)安排專業(yè)人員對(duì)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)設(shè)施以及軟件系統(tǒng)進(jìn)行定期的檢查、更新以及維護(hù)，進(jìn)而為軟硬件設(shè)施的穩(wěn)定運(yùn)行提供保障。如果醫(yī)院的自身?xiàng)l件允許，那可以組建一支專業(yè)團(tuán)隊(duì)來(lái)對(duì)檔案管理的軟件系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行積極研發(fā)，這樣就能夠根據(jù)醫(yī)院對(duì)于檔案管理的實(shí)際需求來(lái)設(shè)計(jì)制造出最為適合自己的檔案管理系統(tǒng)軟件以及平臺(tái)，以便于進(jìn)行檔案資料的采集、存儲(chǔ)、分類歸納、處理、提取、檢索等各項(xiàng)操作。例如，研究人員能夠結(jié)合信息化網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)來(lái)建立健全的電子檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)，這樣不僅能夠在醫(yī)院檔案管理的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)即時(shí)上傳、采集、接受以及整理相關(guān)內(nèi)容，還能夠避免發(fā)生文件資料缺失或者混亂的情況，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)平臺(tái)的構(gòu)建。通過(guò)信息化網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)，就可以讓醫(yī)院的檔案管理部門利用系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行有效運(yùn)營(yíng)，以此來(lái)讓醫(yī)院?jiǎn)T工的檔案資料可以在平臺(tái)內(nèi)部進(jìn)行共享化，避免發(fā)生重要的資料數(shù)據(jù)難以有效合并與應(yīng)用的問(wèn)題，進(jìn)而提高檔案資料的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，提高醫(yī)院的檔案管理工作水平，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展。

2）創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理體系，完善醫(yī)院檔案管理制度。為了能夠讓檔案管理人員高效率完成檔案管理工作，就必須要形成專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，根據(jù)不同類別來(lái)對(duì)答案進(jìn)行區(qū)分，從而讓檔案管理人員都能夠各司其職，還要保證每個(gè)工作人員手里的檔案信息都要做到及時(shí)共享。另外，醫(yī)院還要促進(jìn)檔案管理工作人員之間的溝通和交流，完成不同工作人員對(duì)檔案管理工作的需求，這樣可以形成針對(duì)性的檔案管理和收集，有利于不同工作部門及時(shí)調(diào)取到自己所需要的檔案。醫(yī)院還可以設(shè)置一些與檔案管理工作相符合的獎(jiǎng)懲制度，激發(fā)檔案管理工作人員的積極性，鼓勵(lì)底層人員能夠提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作，并且要及時(shí)對(duì)檔案管理工作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行解決。醫(yī)院可以根據(jù)檔案管理的工作性質(zhì)來(lái)編制相應(yīng)的管理制度，要把條例管理的細(xì)節(jié)寫入員工手冊(cè)中，保證與檔案管理工作相關(guān)的人員都能夠正確處理檔案管理工作。

3）強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。新時(shí)期下醫(yī)院應(yīng)當(dāng)注重人才資源，對(duì)于人才加以培訓(xùn)和管理，要秉持著“以人為本”的理念，不僅要對(duì)檔案管理人員的政治立場(chǎng)進(jìn)行培訓(xùn)，還要對(duì)檔案管理人員的工作態(tài)度以及工作能力等方面進(jìn)行培訓(xùn)。第一，定期性的對(duì)檔案管理工作人員開(kāi)展必要的培訓(xùn)，積極從關(guān)聯(lián)院校中錄用具備專業(yè)管理能力的檔案管理人員，持續(xù)性的為檔案管理工作開(kāi)展儲(chǔ)備力量。第二，在規(guī)律的時(shí)間范圍創(chuàng)新檔案管理思想理念和專業(yè)技能，不斷調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作熱情和工作積極性。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在醫(yī)院的發(fā)展過(guò)程中，醫(yī)院行政檔案發(fā)揮著不可或缺的作用，尤其是在新時(shí)期發(fā)展背景當(dāng)中，醫(yī)院行政檔案管理工作更加關(guān)鍵。因此，醫(yī)院需要結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況，通過(guò)科學(xué)有效的方式進(jìn)行改革，進(jìn)而讓檔案管理模式更加完善。但是，檔案管理工作有著長(zhǎng)期性的特點(diǎn)，因此醫(yī)院內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)予以相應(yīng)的重視，通過(guò)強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)來(lái)讓醫(yī)院檔案信息得到更加充分的應(yīng)用，進(jìn)而提高醫(yī)院檔案管理工作的水平。