張麗霞
(山西省呂梁市委統(tǒng)戰(zhàn)部,山西 呂梁 033000)
機關(guān)單位主要負責(zé)國家相關(guān)職能的建設(shè)和管理,其中的檔案管理關(guān)系到機關(guān)單位的建設(shè),其重要性不容忽視。機關(guān)內(nèi)部的檔案一般較為復(fù)雜,并且重要性較強,為使檔案管理能夠滿足現(xiàn)代化機關(guān)內(nèi)對檔案的實際需求,應(yīng)對新的檔案管理手段進行探索,建立規(guī)范化的檔案管理系統(tǒng),提高機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)對檔案資料的管理力度,進而為其提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。
機關(guān)檔案主要內(nèi)容是機關(guān)事業(yè)單位活動中形成的具有保存價值材料的工作記錄,由檔案部門負責(zé)接受和歸檔,其以文件形式進行保存,在日常的工作中為機關(guān)中工作人員提供一定的信息借鑒,并為其指出正確的發(fā)展方向[1]。機關(guān)檔案的保存管理具有重要的意義,首先,機關(guān)檔案能夠為單位內(nèi)部的工作人員提供事務(wù)處理規(guī)則和實踐經(jīng)驗等,為工作人員指明其工作的實際方向,提高實際工作的效率;其次,機關(guān)檔案具有促進機關(guān)內(nèi)部管理制度改革的作用,在時代發(fā)展的過程中,機關(guān)事業(yè)單位想要順應(yīng)潮流的發(fā)展,強化對檔案內(nèi)部的控制與管理,不僅要加強對新事物和新規(guī)則的分析與探索,更要對以往檔案中的記載來進行深入的研究,發(fā)現(xiàn)機關(guān)單位內(nèi)部的發(fā)展之路,學(xué)習(xí)以往的經(jīng)驗,避開不適合的發(fā)展路徑,促進機關(guān)單位的快速發(fā)展;最后,檔案管理工作嚴重影響著檔案資料管理的質(zhì)量??茖W(xué)合理的檔案管理方式不僅能提高對檔案資料的管理效率,還可以時檔案管理部門的服務(wù)水平得到提升。在檔案資料得到有效應(yīng)用后。機關(guān)部門管理人員更能理解檔案管理工作的重要性,因此,機關(guān)事業(yè)單位中的管理人員,應(yīng)研發(fā)檔案資料管理技術(shù),創(chuàng)建規(guī)范化的管理手段,使機關(guān)事業(yè)單位中的檔案管理水平得以加強。
大多數(shù)機關(guān)單位對于檔案的重視度不高,其未能準確的認識到檔案的重要意義,因此在管理的過程中經(jīng)常被忽視。管理人員缺乏對檔案的關(guān)注和正確的認知,這使得其很難從檔案中總結(jié)出有效的經(jīng)驗。同時,檔案管理人員未清晰的意識到檔案資料管理的重要性。由于缺乏對檔案的理解,一部分管理人員未掌握專業(yè)的檔案管理知識,導(dǎo)致在實際工作中效率和質(zhì)量較低。機關(guān)事業(yè)單位中管理人員不夠重視檔案管理工作,在檔案資料管理工作中,對檔案的收集管理較為隨意,使檔案缺乏規(guī)范化效果,即影響檔案資料的應(yīng)用效果,還會不利于檔案管理質(zhì)量的提升。
機關(guān)單位中的檔案管理水平和技術(shù)水平較低,不少機關(guān)內(nèi)的檔案工作仍使用人工記錄和管理的方式,不僅效率非常低,同時其保存效果不良。目前也有不少企業(yè)選擇使用計算機來對檔案進行保存和記錄,但其實際的應(yīng)用中,只利用計算機來進行記錄和保存,對其他功能的利用較少,相比人工的方式,計算機管理的效率相對較高,但仍存在一定局限性。管理人員熟練應(yīng)用先進的科學(xué)技術(shù),使檔案管理效果得到提高。
科學(xué)管理檔案資料是機關(guān)事業(yè)單位對檔案管理基本要求,想要建立規(guī)范化管理方式,必然要完善檔案管理制度。目前機關(guān)內(nèi)的檔案管理體系較為落后,并且不全面。不少檔案管理人員為其他部門調(diào)劑或兼職,其管理過程較為不規(guī)范,并且崗位不固定,發(fā)生檔案管理問題后,無法進行追責(zé),檔案的管理相對松懈,為檔案的科學(xué)管理造成了一定阻礙。在需要對檔案進行調(diào)出和使用時,往往較為麻煩和復(fù)雜,檔案管理服務(wù)水平較差,制約了機關(guān)單位的整體發(fā)展。
為強化對機關(guān)事業(yè)單位中檔案資料管理的規(guī)范化建設(shè),應(yīng)提高對檔案資料管理的重視度。一方面,堅決落實機關(guān)事業(yè)單位中檔案資料的管理法規(guī),使檔案管理更加規(guī)范化。單位內(nèi)應(yīng)對檔案進行合理宣傳,使管理人員能意識到檔案資料管理的重要意義。機關(guān)單位的工作人員首先應(yīng)正視檔案的實際作用,其能夠為機關(guān)的發(fā)展指出正確的道路,在機關(guān)工作中不能缺少檔案的幫助。另一方面,加強對檔案管理的重視。管理人員直接對檔案資料的收集、整理和存儲等工作負責(zé),其工作技術(shù)水平能體現(xiàn)出檔案管理的狀態(tài)。因此,應(yīng)加強思想引導(dǎo),使工作人員能夠正視檔案管理工作,了解其重要性,避免檔案管理工作繼續(xù)呈現(xiàn)“尷尬”的局面。不斷提高員工對檔案管理工作自信,將重心放在提升工作技術(shù)水平上,實現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的進步。
想要提高檔案資料的管理效果,應(yīng)學(xué)會熟練使用先進技術(shù)。目前機關(guān)內(nèi)的檔案管理部門對于高科技的應(yīng)用較少,其管理效率較低,因此,應(yīng)選擇合適的技術(shù)融入在檔案管理中,助力檔案規(guī)范化建設(shè)。首先,機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)創(chuàng)建檔案資料數(shù)據(jù)庫,建立數(shù)字化檔案的儲存空間,使檔案的提取和儲存效率得以提升;其次,建立專門的檔案管理平臺,其中融入數(shù)字化管理技術(shù)以及信息技術(shù)等,能夠加強對內(nèi)部檔案的管理,使其更加具有規(guī)范性;最后,完善檔案的建設(shè)和檢索等功能,使機關(guān)內(nèi)部的檔案管理和使用更加便捷[2]。如在平臺中設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限,機關(guān)內(nèi)工作人員憑借自身的權(quán)限來使用相應(yīng)層次的檔案信息,提高檔案應(yīng)用的安全性?;蛟跈n案管理平臺中融入自動化技術(shù)和智能管理系統(tǒng),并對檔案資料進行定期檢查和更新。積極應(yīng)用新型的信息數(shù)字化技術(shù),有效提升檔案資料管理的水平。
管理人員需要根據(jù)機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)的實際情況,對檔案管理制度進行規(guī)范化建設(shè),健全檔案資料管理制度。首先,應(yīng)提高檔案管理人員的素質(zhì)與水平,聘請專業(yè)的檔案管理人員負責(zé)檔案資料管理工作。制定檔案管理人員的責(zé)任工作制度,將檔案管理工作分配到個人,一旦發(fā)生問題,管理人員應(yīng)進行追責(zé)處理。其次,明確檔案管理工作的流程。根據(jù)目前管理工作的順序等制定標準化管理流程,要求工作人員按規(guī)定制定,并設(shè)計監(jiān)管部門對其工作效果進行檢查,確保檔案工作的規(guī)范化。最后,明確對檔案管理工作的移交、收發(fā)的管理。在其他部門需要提取檔案或者需要進行工作移交時,應(yīng)將相關(guān)的內(nèi)容進行全面的交底,并認真檢查相關(guān)的資料,簽訂憑證,明確責(zé)任的歸屬問題。在檔案管理中,嚴格按照相關(guān)工作制度進對檔案進行管理,不斷加強機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)。
綜上所述,為提高機關(guān)事業(yè)單位中對檔案資料的管理效果,應(yīng)規(guī)范化檔案資料的管理。不斷提升檔案管理人員的技術(shù)水平,健全規(guī)范管理制度,使機關(guān)事業(yè)單位中的檔案管理服務(wù)效率得以提升,以便為機關(guān)工作人員提供更為完善的檔案資料,加強對檔案資源的合理利用。