黃旖敏

（肇慶市中醫(yī)院，廣東 肇慶 526000）

人才是醫(yī)院發(fā)展的關(guān)鍵，醫(yī)院人事檔案的建設關(guān)系到人才的選拔和隊伍的建設，醫(yī)院人才隊伍建設體系是否科學合理直接關(guān)系到員工工作積極性。隨著信息化的到來，信息技術(shù)不斷完善，智慧醫(yī)院平臺的開展給醫(yī)院的人事檔案建設帶來機遇的同時也為檔案管理提出更高的要求。醫(yī)院要完善檔案管理模式，提升管理質(zhì)量，更加科學高效服務于醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)。

1 醫(yī)院人事檔案規(guī)范化管理的必要性和重要性

1.1 檔案規(guī)范管理的必要性

人事檔案是組織、人事、勞動部門在人事管理活動中形成的，歸國家所有的，記錄反映人員經(jīng)歷、德能勤績及工作表現(xiàn)的，以個人為單位集中保存?zhèn)洳榈母鞣N方式和載體的真實記錄。檔案并且作為一種重要的社會公共信息資源，具有傳承人類文化的功能。隨著社會化程度的提升，人們對信息的知情和保護意識加強，檔案信息作為社會活動的參考依據(jù)和憑證，對人們有著極其重要的價值。

人事檔案管理的最終目的和最后歸宿是服務于社會主義現(xiàn)代化建設，科學認識檔案管理是貫徹執(zhí)行黨的干部路線方針政策、選舉賢能，知人善任的重要保障[1]。

1.2 檔案規(guī)范管理的重要性

人事檔案流程優(yōu)化及信息化建設是醫(yī)院建設的重要內(nèi)容。當今時代信息技術(shù)不斷發(fā)展，無紙化辦公以及知識管理地向前推進，推動了檔案管理的進步，人事檔案應利用現(xiàn)代化的科學技術(shù)，提高信息化管理的水平。

醫(yī)院的人事檔案是人事部門、組織部門以及其他部門參照黨的干部政策，在人事管理方面所形成的真實記錄。醫(yī)院人事檔案記載著醫(yī)院職工的個人基本信息，醫(yī)院職工獲得的榮譽以及工作表現(xiàn)。人事檔案作為人事部門合理配置人才、績效考核的依據(jù)，良好的管理有利于醫(yī)療水平的提升，同時，能夠在一定程度上擴大醫(yī)院的影響力。

2 醫(yī)院人事檔案具備的特征

1）醫(yī)院的人事檔案應具備保密性、流動性和現(xiàn)實性。流動性是指人事檔案在形成建立之后并不是固定不變的，會根據(jù)情況的變化在后期補充內(nèi)容，所以說人事檔案流動性較強[2]。之所以說檔案具有保密性，是因為檔案中記錄的有個人家庭情況、個人隱私等，檔案記錄的過程中要注意對個人隱私的保護?，F(xiàn)實性是指醫(yī)院在干部招聘選拔以及評優(yōu)評先等活動時，要參考人事檔案開展此項工作，所以說人事檔案具有現(xiàn)實性。

2）在數(shù)字化時代，醫(yī)院人事檔案的存儲應該具備數(shù)字化信息網(wǎng)絡化等特征。數(shù)字化存儲是指把紙質(zhì)的人事檔案錄入計算機系統(tǒng)，通過數(shù)據(jù)存儲的形式來記錄，以數(shù)字化的形態(tài)為用戶提供服務，以此來滿足醫(yī)院人事檔案管理的需求。在信息化時代，計算機技術(shù)快速發(fā)展，各式各樣的檔案管理軟件應用到醫(yī)院的人事檔案管理工作中，使檔案工作者擺脫繁忙的手工操作模式，將工作的重點放在檔案信息資源開發(fā)上，使醫(yī)院的人事檔案管理更加簡單化、智能化[3]。

3 我國醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

當前我國醫(yī)院人事檔案管理的方式大多采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形勢，偏向于靜態(tài)記載，這種方式不能動態(tài)、全面地反映信息的優(yōu)缺點，也不便于實現(xiàn)公共性和共享性，給人事檔案信息的使用造成難題，具體有以下幾個方面。

3.1 缺少相關(guān)的制度和管控機制

當前我國關(guān)于人事檔案的法律法規(guī)并未進行完善和修正，在市場經(jīng)濟發(fā)展迅速的時期，人員的流動量增大，人事檔案的管理制度不斷改革、優(yōu)化，針對該問題，應該提出有針對性、科學性的管控機制保證人事檔案管理與時俱進。人事檔案管理網(wǎng)絡信息化建設制度實施，難以保證制度層面人事檔案管理的科學性和有效性，運用加強檔案管理及信息化建設將醫(yī)院人事檔案以紙質(zhì)、照片、音頻、視頻等形式存儲能夠更好地保存檔案資源。

3.2 醫(yī)院人事檔案信息化基礎薄弱

調(diào)查顯示，人事檔案信息化管理意識缺乏、信息資源管理意識不足、是醫(yī)院人事檔案信息化管理存在的主要問題，醫(yī)院缺乏人事檔案信息化管理的意識，缺乏對人事檔案管理的重視。在檔案管理方面的投資力度較少，各種硬件設備及系統(tǒng)的引進投入較少，設備配備不齊全、網(wǎng)絡化的管理不完善，導致人事檔案的利用率不高。信息化建設是為企業(yè)人事檔案的管理提供服務，為決策者提供分析和參考依據(jù)推進業(yè)務進展，因此，提高醫(yī)院人事檔案信息化對于我國大部分醫(yī)院來說具有極其重要的意義。

3.3 檔案管理者的素質(zhì)有待提升

隨著社會的進步和時代的發(fā)展，對檔案管理者也提出了較高的要求，作為人事檔案的管理者，要不斷學習新知識，掌握新技能。目前雖然部分檔案管理員能夠掌握檔案管理的基本方法，但是不能熟練操作計算機，這會對人事檔案的網(wǎng)絡化管理造成障礙。甚至一些檔案管理員缺乏網(wǎng)絡安全風險意識，在開展工作時會引發(fā)信息泄露的風險?，F(xiàn)階段如何提高檔案管理員的業(yè)務水平和職業(yè)道德？如何引進高素質(zhì)的管理人才？這是當前我國醫(yī)院人事檔案信息化建設面臨的一大 問題。

3.4 網(wǎng)絡安全存在風險

網(wǎng)絡安全是網(wǎng)絡系統(tǒng)的硬件、軟件和信息被保護，不因遭到破壞而發(fā)生信息泄露情況。信息管理后臺有一個集大信息數(shù)據(jù)資源的數(shù)據(jù)庫，使用者能夠通過網(wǎng)站檢索界面檢索到相關(guān)的信息資源，然而，檔案信息的存儲形式依賴于計算機技術(shù)及網(wǎng)絡環(huán)境，就當前我國計算機系統(tǒng)來看，其操作功能較為薄弱，還存在著一定的安全隱患。計算機只有在安全的物理環(huán)境中計算機系統(tǒng)才能夠安全穩(wěn)定的工作，環(huán)境不但包括計算機的清潔度和溫濕度，對電源空調(diào)也有規(guī)定，所以說計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全存在一定的風險。當我們在享受信息化帶來的便捷的同時，也要能夠承受它帶來的風險；網(wǎng)絡安全非常重要，醫(yī)院在加強人事檔案信息化建設時必須要加以關(guān)注和重視。

4 檔案業(yè)務流程優(yōu)化及信息化建設策略

針對以上提出的幾點問題，本篇文章對檔案業(yè)務流程優(yōu)化及信息化建設提出幾點策略。

4.1 檔案業(yè)務流程優(yōu)化策略

醫(yī)院在檔案管理方面要立足傳統(tǒng)檔案管理流程，根據(jù)當前管理現(xiàn)狀設計更加規(guī)范的檔案業(yè)務管理流程，明確業(yè)務流程角色，對人事檔案管理流程進行優(yōu)化。優(yōu)化包括規(guī)劃、實施、監(jiān)督、完善四個方面。

首先，規(guī)劃是指對醫(yī)院檔案管理流程的現(xiàn)狀進行分析，規(guī)劃好業(yè)務流程，具體來說就是優(yōu)化業(yè)務流程的標準規(guī)范和要求。做好流程優(yōu)化實施前的業(yè)務培訓工作，按照業(yè)務流程標準和要求開展工作。

其次，實施是指嚴格執(zhí)行優(yōu)化后的流程管理，堅持檔案全生命的周期管理，做好資料收集、整理、歸檔、利用和銷毀工作，并結(jié)合檔案管理相關(guān)制度完善和修訂人事檔案，不斷優(yōu)化升級，實現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化、體系化。

再次，監(jiān)督是指檔案工作人員在完成檔案管理的各個流程之后，要自覺接受外部的監(jiān)督和檢查，保證優(yōu)化業(yè)務流程的科學合理性，并且保證業(yè)務流程符合現(xiàn)代檔案管理和醫(yī)院的需求。

最后，完善是指醫(yī)院檔案流程優(yōu)化是一個持續(xù)不斷的過程，需要醫(yī)院和檔案工作者通過研究發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，在增長經(jīng)驗的同時使醫(yī)院檔案管理流程更加科學合理。

4.2 加強檔案信息化建設投入

人事檔案包括職工可以設置專門的資金，確保?？顚W歷、考核、黨團等材料，涉及的內(nèi)容廣泛，信息量大并且大多是以紙質(zhì)形式保存，在檔案材料收集的過程中容易出現(xiàn)材料收集不齊全、不及時等問題，加強檔案信息化建設有利于檔案更好的管理。醫(yī)院在購置檔案管理系統(tǒng)軟件，如計算機復印、網(wǎng)絡系統(tǒng)等設備時，可設置專門的行政編制，為醫(yī)院城市檔案管理信息化建設提供物質(zhì)保障。醫(yī)院可以設立專門的獨立檔案管理和閱覽室，派專門的檔案工作人員服務，保證員工信息準確及時錄入，為醫(yī)院人才選拔提供參考依據(jù)[4]。

4.3 完善監(jiān)督機制

夯實制度保障，建立監(jiān)督機制。醫(yī)院根據(jù)自身發(fā)展特點以及管理規(guī)范，建立并完善檔案管理制度，如人事檔案在查閱的過程中，因其涉及醫(yī)院機密和隱私，在借閱時既要滿足利用的需求發(fā)揮其應有的作用，又要貫徹保密原則，保證檔案的完整性和安全，避免機密泄露現(xiàn)象發(fā)生。醫(yī)院可以設置專門的檔案監(jiān)督小組，對檔案管理工作進行監(jiān)督，制定合理的績效考核機制，施行不定期不定時的監(jiān)督。其次，醫(yī)院人事在開展收集、整理、裝訂、入庫、存儲之前應對工作人員進行培訓，保證操作規(guī)范，從而有效提高大管理人員的業(yè)務水平，保證檔案管理工作正確、安全高效進行。

4.4 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才

醫(yī)院可以從高等院?；蚩蒲袑W院引進專業(yè)的人才，優(yōu)先選用檔案管理或計算機專業(yè)的優(yōu)秀畢業(yè)生到醫(yī)院檔案管理隊伍中，增強檔案管理的科學性并不斷更新知識結(jié)構(gòu)，提高工作人員的動手能力。此外，要加強檔案管理人員考核機制，加強檔案人員職業(yè)道德教育，提高管理人員的保密意識，醫(yī)院也可以派人事檔案管理人員去進修學習，與其他檔案工作者進行經(jīng)驗交流，提升檔案工作者的整體素質(zhì)和水平，提高檔案信息化建設。