徐香鄖

（東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 東莞 523808）

1 高校辦公室業(yè)務(wù)工作中的問題

1.1 辦公室體制問題

一些高校內(nèi)部管理體制并未達(dá)到與時(shí)俱進(jìn)的要求，運(yùn)行機(jī)制依然陳舊，而且一些傳統(tǒng)高校由于年代久遠(yuǎn)，管理機(jī)制并未有顯著變化，科學(xué)性不強(qiáng)，這同樣對(duì)辦公室的規(guī)范化運(yùn)行，以及高效率運(yùn)轉(zhuǎn)，帶來了較大負(fù)面影響。新的管理形勢(shì)下，辦公室除了具有管理屬性，同時(shí)具備服務(wù)屬性，但是競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制無法和教師崗位相提并論，導(dǎo)致一些辦公室人員工作積極性并不強(qiáng)。同時(shí)，因?yàn)檗k公室的日常業(yè)務(wù)繁雜程度較高，工作人員很難抽身外出考察和交流，導(dǎo)致工作觀念更新不及時(shí)，同樣會(huì)嚴(yán)重影響日常工作的開展。

1.2 辦公室人員問題

辦公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)都是以人為核心的，只有充分發(fā)揮辦公室人員的主觀能動(dòng)性，才能提高整體業(yè)務(wù)水平，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，這會(huì)對(duì)后續(xù)辦公室管理工作質(zhì)量，帶來極大影響。但是聚焦于實(shí)際情況，一些高校辦公室管理人員團(tuán)隊(duì)，并未保證相對(duì)合理的人員結(jié)構(gòu)配置，很多人盡管工作經(jīng)驗(yàn)豐富，但是由于工作年限更長(zhǎng)，很難接受新式工作思想，導(dǎo)致業(yè)務(wù)管理水平未能隨著時(shí)代要求與時(shí)俱進(jìn)。而且一些辦公室并未達(dá)到較高自動(dòng)化水平，導(dǎo)致辦事效率較低，個(gè)別人員服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，存在敷衍辦事的現(xiàn)象。辦公室作為高校管理的重要核心，在未來的教育體系中，會(huì)扮演重要角色，因此辦公室人員也將迎來重大挑戰(zhàn)。

1.3 辦公室設(shè)施問題

辦公室硬件和軟件的設(shè)施水平，同樣也會(huì)成為辦公室管理水平的有力體現(xiàn)，當(dāng)前社會(huì)環(huán)境下，信息技術(shù)飛速發(fā)展，高校辦公室同樣不能固步自封，應(yīng)當(dāng)重視各種基礎(chǔ)設(shè)施的更新，以提高辦公效率，保證數(shù)據(jù)信息更加準(zhǔn)確。但是很多高校辦公室并沒有建立起適合高校的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，或者推廣率不高，影響了相關(guān)管理工作的布置和落實(shí)。

2 清單式管理思想

清單式管理就是結(jié)合職能范圍內(nèi)管理活動(dòng)，對(duì)流程進(jìn)行分析，不斷細(xì)化流程內(nèi)容，形成具體清單，后續(xù)的檢查和考核工作，統(tǒng)一基于清單落實(shí)。在管理核心上，清單化管理更重視提前控制，具體說來，其優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：首先，可以對(duì)工作進(jìn)展實(shí)際情況進(jìn)行清晰反映，方便梳理工作的來龍去脈，作為管理者，可以對(duì)工作中出現(xiàn)的問題了如指掌，作為職工，也可以對(duì)已開展工作狀況和后續(xù)工作需要糾偏的方面一目了然，其次，可以在列出清單的同時(shí)，使職工在工作時(shí)充分對(duì)照清單，為工作開展提供較大參考價(jià)值，進(jìn)而提高工作的標(biāo)準(zhǔn)化和程序化水平。長(zhǎng)此以往，也可以對(duì)員工業(yè)務(wù)水平的提升大有裨益。最后，清單式管理可以實(shí)現(xiàn)具體業(yè)務(wù)工作效率的提升，令管理者將工作關(guān)注點(diǎn)，聚焦于戰(zhàn)略性工作，更好把握后續(xù)工作方向。

3 清單式管理在高校辦公室中的應(yīng)用思路

3.1 建立并完善清單式管理制度

清單式管理制度，能夠達(dá)到細(xì)化工作流程的目的，提高辦公室業(yè)務(wù)的規(guī)范化程度。具體說來，首先，應(yīng)致力于職責(zé)清單的制定，按照人頭規(guī)定具體工作職責(zé)，出了問題可以直接找到對(duì)應(yīng)人員，防止人員之間互相推卸責(zé)任，影響工作效率。其次，應(yīng)在清單中明確業(yè)務(wù)管理重點(diǎn)，總結(jié)每個(gè)月的工作落實(shí)情況，對(duì)工作未能落實(shí)的有關(guān)情況進(jìn)行總結(jié)，為工作保質(zhì)保量落實(shí)保駕護(hù)航。另外，應(yīng)基于任務(wù)清單，完成作業(yè)清單的制定，以保證工作可以提高針對(duì)性和規(guī)范性。

具體而言，應(yīng)制定職責(zé)清單，達(dá)到細(xì)化分工的目的。辦公室應(yīng)基于科室和崗位要求，在保證崗位職責(zé)不出問題的同時(shí)，充分細(xì)化分工。每個(gè)工作人員都應(yīng)當(dāng)明確一項(xiàng)業(yè)務(wù)的目的、方法、預(yù)期結(jié)果和糾偏措施，從而在不僭越職責(zé)的前提下，有效落實(shí)各項(xiàng)工作，不至于出現(xiàn)職責(zé)缺位的現(xiàn)象。年度計(jì)劃清單制定時(shí)，應(yīng)當(dāng)和辦公室年度規(guī)劃相結(jié)合，明確牽頭部門、時(shí)間安排和今年要解決的各種問題等，領(lǐng)導(dǎo)層可以結(jié)合年度計(jì)劃清單，對(duì)每一階段的工作進(jìn)行規(guī)劃。月度計(jì)劃清單制定時(shí)，首先需要和年度計(jì)劃清單整體方向保持一致，并充分考慮日常工作可能出現(xiàn)的各種突發(fā)狀況。對(duì)每個(gè)月完成工作情況應(yīng)當(dāng)進(jìn)行總結(jié)，避免落實(shí)情況和預(yù)期情況相去甚遠(yuǎn)。

3.2 提高辦公室人員素質(zhì)

高校辦公室若想在工作上取得突破，就需要重視工作人員的核心作用，有的放矢提高人員素質(zhì)，這也是清單式管理工作落實(shí)基礎(chǔ)。首先，需要更新工作人員觀念，加強(qiáng)人員對(duì)辦公室業(yè)務(wù)重要性的認(rèn)識(shí)，使“細(xì)節(jié)決定成敗”的工作觀念深入人心，進(jìn)一步強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)和流程意識(shí)，爭(zhēng)取保質(zhì)保量完成有關(guān)工作任務(wù)。其次，辦公室應(yīng)不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，在實(shí)踐中學(xué)以致用，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升。高校辦公室應(yīng)拓寬學(xué)習(xí)渠道，爭(zhēng)取外派辦公室人員學(xué)習(xí)和考察的機(jī)會(huì)。同時(shí)，在辦公室內(nèi)部，應(yīng)每隔一段時(shí)間開展針對(duì)業(yè)務(wù)水平提升的培訓(xùn)工作，第一，可通過學(xué)習(xí)辦公室骨干的工作經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)同仁之間的交流，內(nèi)部培訓(xùn)，開拓工作人員視野；第二，可在網(wǎng)絡(luò)上搜索其他高校辦公室管理案例，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，方便工作人員獲取更多學(xué)習(xí)資源，并學(xué)習(xí)各種辦公室軟件和硬件的使用方法，進(jìn)一步提高日常工作效率；第三，應(yīng)重視管理日志的建立，養(yǎng)成規(guī)范化管理的工作習(xí)慣，領(lǐng)導(dǎo)檢查工作人員日常工作情況，可通過檢查日志落實(shí)。日志所反映的內(nèi)容，同樣可以成為工作人員工作推進(jìn)情況的重要參考資料，結(jié)合日志便可進(jìn)一步提高工作效率。另外，考慮到辦公室工作相對(duì)繁雜，不僅有各項(xiàng)日常工作，而且還包含臨時(shí)性的隨機(jī)工作，因此除了科學(xué)的管理方式，還需要強(qiáng)化工作人員的合作，提高辦公室系統(tǒng)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.3 重視辦公室軟件和硬件設(shè)施的更新

“巧婦難為無米之炊”，辦公設(shè)施同樣會(huì)對(duì)辦公效率產(chǎn)生較大影響，因此應(yīng)重視有關(guān)設(shè)施的更新，及時(shí)引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備，進(jìn)而提高辦公效率，提高辦公室管理的信息化水平。對(duì)于辦公室人員而言，應(yīng)重視有關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)和更新，不斷強(qiáng)化自身信息素養(yǎng)，通過軟件和硬件設(shè)施的妥善利用，實(shí)現(xiàn)整體工作效率的提升。

4 結(jié)束語

綜上所述，高校辦公室在高校日常管理中核心作用十分明顯，重要性不言而喻。隨著高校管理日益受到教育部的重視，辦公室的職能范圍也會(huì)增加，進(jìn)而提高管理難度和復(fù)雜度。高校一定要重視清單式管理的管理價(jià)值，從制度建立完善、人員素質(zhì)提升和設(shè)施更新等方面入手，提高工作效率，進(jìn)而提高辦公室管理的規(guī)范化水平。