劉 佳

（華陽集團(tuán)煤層氣開發(fā)利用分公司，山西 陽泉 045000）

企業(yè)在運(yùn)營過程中，人事檔案管理是人力資源管理的重要內(nèi)容，如果人事檔案管理不能得到很好地落實(shí)，人力資源管理的效果就會受到嚴(yán)重的影響。

1 人力資源與人事檔案管理及其雙方的關(guān)系概述

1）人力資源管理。人力資源管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，就是對人力資源信息進(jìn)行收集、管理、審核和運(yùn)用的過程。企業(yè)能否有效地實(shí)施人力資源管理，可以對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生決定性的影響，高效率的人力資源管理不僅可以提高企業(yè)的市場競爭力，同時可也有利于員工把自己的價值充分發(fā)揮出來。

2）人事檔案管理。所謂人事檔案管理，主要是企業(yè)通過搜集整理員工的個人情況、職場經(jīng)歷和社會關(guān)系的基礎(chǔ)上，綜合整理和利用上述信息的過程，能夠讓管理者對于員工的成長經(jīng)歷和現(xiàn)狀有一個清晰的理解，企業(yè)在掌握員工的人生履歷和思想品德的基礎(chǔ)上，對單位內(nèi)的人才做到人盡其用。企業(yè)通過開展有效的人事檔案管理工作，非常有利于企業(yè)高層全面把握自己的員工信息，并運(yùn)用于自身的管理中去。

3）人力資源與人事檔案管理的關(guān)系。人事檔案管理屬于人力資源管理的范疇，人事檔案管理可以對企業(yè)員工進(jìn)行審核和評定，并有利于企業(yè)人力資源的科學(xué)調(diào)配，是企業(yè)規(guī)范有序的運(yùn)營的可靠保障。因此人事檔案管理環(huán)節(jié)對于提高企業(yè)人力資源管理效率是非常重要的。因此兩者的之間也存在緊密地聯(lián)系。由于企業(yè)從宏觀上把控自身的員工隊伍，能夠更加科學(xué)合理的利用自己的人力資源。企業(yè)通過建立自己的人事檔案，可以讓管理者對不同員工的工齡、專長和特點(diǎn)有一個清晰的把握。這樣企業(yè)高層在崗位用人方面就可以取得較好的效果。

3 人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的重要性

1）為人力資源管理提供可靠的信息。任何一家企業(yè)的人力資源管理工作要想規(guī)范有序的展開，就必須掌握人事檔案中每一位員工的基本信息。數(shù)據(jù)和信息支持可以顯著的提供企業(yè)人力資源管理的效率，如果不能明確的掌握員工的個人信息，那么就無法管理和分配好自身的人力資源，也不能考量出適合每一個員工的工作崗位。人事檔案管理主要負(fù)責(zé)收集員工個人信息并把它們記錄在案，有利于企業(yè)對不同員工的業(yè)務(wù)能力和技能有一個宏觀的把握，人事檔案可以給人力資源管理提供可靠的信息，進(jìn)而有助于人力資源管理取得較好的效果。

2）優(yōu)化人力資源配置結(jié)構(gòu)。在企業(yè)的眾多部門和崗位中，要想實(shí)現(xiàn)每一個崗位都配置一個合適的員工，人力資源管理人員肩負(fù)著較大的責(zé)任。在員工招聘階段，就需要檢查和核實(shí)應(yīng)聘員工的人事檔案，了解員工社會經(jīng)歷以及工作能力，針對他們的興趣特點(diǎn)和品德修養(yǎng)評析他們的綜合素質(zhì)，能夠讓企業(yè)對員工的具體情況有一個初步的認(rèn)識。只有對每一個員工都做到了真正地了解，才能把他們安排到最合適的崗位上，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)優(yōu)化人力資源配置的目標(biāo)。隨后，人事檔案管理部門還可以根據(jù)員工在自身崗位上的表現(xiàn)，加深企業(yè)對員工的了解和把握，針對他們的優(yōu)點(diǎn)和劣勢，對不同崗位上的員工進(jìn)行調(diào)整管理，爭取將員工分配到最有利于他們發(fā)揮自己工作優(yōu)勢的崗位上，通過優(yōu)化配置人力資源，使得企業(yè)自身的人力資源結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化與合理化。

3）科學(xué)合理的滿足人力資源需求。企業(yè)的人力資源管理會受到諸多因素的影響，企業(yè)內(nèi)部環(huán)境是導(dǎo)致這些因素出現(xiàn)的重要原因。人力資源部門在規(guī)劃和編制員工的過程中，如果員工很好的契合了自身的崗位，那么員工的自我價值就可以得到很好地實(shí)現(xiàn)，讓員工對自己的工作產(chǎn)生成就感，對企業(yè)產(chǎn)生歸屬感。而如果員工被安排到了與專業(yè)技能不符的崗位，就不利于他們工作的展開，員工的潛意識里就會對這項工作產(chǎn)生抵觸情緒，造成工作效率處于較低的水平。因此，在企業(yè)人力資源管理過程中，必須做好人事檔案管理工作，這對于科學(xué)合理的滿足企業(yè)的人力資源需求的意義是重大的。

4 通過人事檔案管理強(qiáng)化人力資源管理的意見和建議

1）建立健全人事檔案管理體系。當(dāng)今企業(yè)的競爭，說到底是人才的競爭，因此人才的管理是企業(yè)管理的重中之重，企業(yè)在人力資源部門建設(shè)中，必須建立健全自己的人事檔案管理制度體系，完善自己的人事檔案管理制度，并不斷進(jìn)行制度上的創(chuàng)新，同時建立自己的人事檔案管理獎懲制度，把自身的人事檔案管理水平提高上來，并加大人事檔案管理人員的培訓(xùn)與考核力度，使他們熟悉自己的業(yè)務(wù)知識，并具備較高的業(yè)務(wù)技能，做到在管理中按時移交、記錄、核對和補(bǔ)充人事檔案內(nèi)容，并制定規(guī)范的人事檔案管理流程。企業(yè)的其他部門也應(yīng)配置人事檔案管理人員，在工作中要與企業(yè)檔案管理部門密切配合，把整個企業(yè)的人事檔案管理體系構(gòu)建出來，有效地減輕人事檔案管理部門的工作壓力，并且把人事檔案管理的工作效率提高到更高的水平。

2）重視人事檔案內(nèi)容的可靠性。在企業(yè)的人事檔案管理過程中，要按照人力資源部門的要求搜集整理和更新人事檔案，在這一過程中必須保證檔案內(nèi)容的可靠性，這樣才能對人力資源部門工作起到有力的保障作用。企業(yè)員工的人事檔案個人信息的內(nèi)容要做到完善可靠，就必須具備以下方面的內(nèi)容：員工自身工作能力、性格特征、家庭信息、外界的社會關(guān)系和個人喜好等，并掌握員工工作過程中的聘用、勞務(wù)勞動合同以及辭職、辭退、調(diào)薪、調(diào)崗等合同方面詳細(xì)的資料。對于新入職的員工，要在其原有人事檔案基礎(chǔ)上核對其個人信息，確保這些信息準(zhǔn)確無誤，并根據(jù)其在工作崗位上的表現(xiàn)隨時更新員工個人信息，這樣建立起來的員工人事檔案才可以在管理員工的過程中得到可靠的運(yùn)用，并在人力資源管理中發(fā)揮較大的效用。

3）構(gòu)建人事檔案信息化管理系統(tǒng)。人事檔案的管理的模式對于員工信息使用的效果可以產(chǎn)生決定性的影響，也會折射出企業(yè)人力資源管理的能力和水平。由于人事檔案設(shè)計內(nèi)容較多，管理起來比較復(fù)雜，為了降低工作量和工作壓力，管理階層在人事檔案工作過程中，就必須與時俱進(jìn)，充分利用信息化技術(shù)建立檔案信息化管理系統(tǒng)。在整理紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，把信息化技術(shù)融入其中，把自己的人事電子檔案數(shù)據(jù)庫建立起來，這可以對人事檔案管理工作提供較大的便利，這樣，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作一般為人工手動記錄模式的弊端就可以得到有效的克服，另外可以充分利用多媒體手段，在人事檔案管理工作中，充分整合文字、聲音、圖片和視頻手段，建立起質(zhì)量更高、內(nèi)容更全面的人事檔案，并針對企業(yè)員工現(xiàn)狀及時更新，這樣人力資源管理就可以變得更加精準(zhǔn)，同時人事檔案的作用也可以更好地體現(xiàn)出來，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)自己的長久穩(wěn)定發(fā)展。

5 總結(jié)

由上可知，人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中可以發(fā)揮重要的作用，隨著社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，我們必須采取有效措施，構(gòu)建企業(yè)的人事檔案信息化管理體系，對企業(yè)員工的整體情況進(jìn)行科學(xué)精準(zhǔn)的管理，進(jìn)而推動企業(yè)實(shí)現(xiàn)自身的健康可持續(xù)發(fā)展。