任榆琴

（陜西省榆林公路管理局黨辦，陜西 榆林 719000）

工程檔案的信息化建設(shè)是醫(yī)改政策發(fā)展中必須實(shí)施的主要內(nèi)容，對(duì)于工程管理具有積極意義。而對(duì)于工程檔案管理而言，其主要的作用是工程研究、借鑒、發(fā)展的重要參考資料，對(duì)工程學(xué)術(shù)研究、技術(shù)進(jìn)步有著很大的推動(dòng)作用，對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展有著重要的參考價(jià)值，它是工程管理的保障和根據(jù)。加強(qiáng)工程檔案管理已成為目前工程發(fā)展的重大問題。對(duì)于此，本文就工程檔案管理的相關(guān)問題進(jìn)行了分析討論，以為后期工程檔案管理提供參考。

1 工程檔案管理優(yōu)化的積極意義分析

工程檔案管理是重點(diǎn)，而對(duì)采取一定措施實(shí)施優(yōu)化將具有積極的意義。以下將從工程臨床診療、個(gè)性化服務(wù)、數(shù)據(jù)支撐等方面進(jìn)行說明，具體如下：其一個(gè)性化服務(wù)也是目前我國(guó)工程化管理中的一個(gè)重點(diǎn)，在提高檔案管理水平的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)個(gè)性化診療可行性更高。其二，通過利用更加高科技的手段將檔案管理工作從紙質(zhì)變成電子文檔的形式，不僅縮短查閱時(shí)間，還能夠提高工程的服務(wù)質(zhì)量，控制工程運(yùn)行成本并能夠?yàn)楣芾硖峁└佑行У闹笇?dǎo)性方案。

2 目前工程檔案管理存在的主要問題分析

2.1 安全性問題

大部分的工程都已經(jīng)使用信息系統(tǒng)，其中的安全問題成為系統(tǒng)是否正常運(yùn)行的關(guān)鍵。在工程的檔案管理中的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)之間都安裝有相應(yīng)的防火墻設(shè)施叫，能夠有效保護(hù)檔案的安全，但是在實(shí)際中有部分工程并不重視防火墻的建設(shè)。越來越多的工程都是利用計(jì)算機(jī)完成整個(gè)工作，網(wǎng)絡(luò)入侵防御設(shè)備能夠在網(wǎng)絡(luò)遭到不明入侵之前為工程檔案提供安全保障。但是目前大部分的工程的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)入侵防御系統(tǒng)老舊，未做到及時(shí)更新，甚至處于無人監(jiān)管的狀態(tài)。這種狀態(tài)下容易導(dǎo)致當(dāng)網(wǎng)絡(luò)入侵時(shí)工程電子檔案受到威脅。

2.2 檔案儲(chǔ)存問題

工程檔案包含文字類、圖片類、視頻類等多種形式，不僅存在著儲(chǔ)存不規(guī)范的問題，同時(shí)在管理方式上也存在問題。各種不同的文件格式未實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的格式儲(chǔ)存導(dǎo)致在后期的使用中需要花費(fèi)大量的時(shí)間轉(zhuǎn)碼。加上有的工作人員在對(duì)文檔進(jìn)行歸檔時(shí)未進(jìn)行明確分類，導(dǎo)致檔案的質(zhì)量與真?zhèn)味疾荒艿玫奖ＷC，其中有價(jià)值意義的文檔也被埋沒在日常文檔中。

2.3 調(diào)用問題

結(jié)合目前現(xiàn)有情況，目前我國(guó)絕大部分工程基本上已經(jīng)普及信息化建設(shè)，使得工作者更快地進(jìn)行文獻(xiàn)的檢索與調(diào)用，但是實(shí)際中，工作者更加傾向于使用系統(tǒng)默認(rèn)的檢索方式，而這種檢索方式都是初級(jí)檢索。檢索方式的不夠熟練直接影響檢索結(jié)果。該種情況的存在將直接造成檔案調(diào)動(dòng)效率低及影響正常工作的有序開展。

2.4 檔案管理人員水平不高

綜合現(xiàn)有工程存在的普遍問題，大多工程均存在只注重人員技術(shù)水平素質(zhì)，忽視檔案管理人員能力素質(zhì)是普遍存在的一種現(xiàn)象。在檔案管理人員中，很多不是檔案管理專業(yè)，對(duì)檔案管理工作不明確，對(duì)檔案重要性，檔案資料收集途徑、整理、裝訂、歸檔等業(yè)務(wù)不了解。導(dǎo)致檔案管理不符合要求，檔案資源缺乏。甚至，有的檔案管理人員是臨時(shí)調(diào)配的管理人員，沒有明確的工作性質(zhì)，缺乏檔案管理的主動(dòng)性和積極性。

3 關(guān)于加強(qiáng)工程檔案管理的主要措施及討論

3.1 強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)及檔案信息安全工作

在推進(jìn)工程館藏檔案現(xiàn)代化的進(jìn)程中應(yīng)深化檢索工作，豐富檔案數(shù)據(jù)資源，逐步實(shí)現(xiàn)工程館藏檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享和網(wǎng)上利用查閱。把好信息化工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)關(guān)口，杜絕原始文件丟失、破損以及檔案信息刪減、篡改等行為。對(duì)檔案原件的拆卷掃描、重新裝訂、掃描圖像的核查優(yōu)化、糾錯(cuò)、存儲(chǔ)等應(yīng)做好監(jiān)督，確保步驟不出現(xiàn)差錯(cuò)。而實(shí)際操作中必須注意案卷的排列順序，并建立電子目錄，以便后期檔案調(diào)閱管理。此外，完善網(wǎng)站建設(shè)和檔案信息安全方面的規(guī)章制度，做好數(shù)字檔案的異地保存及備份，以免檔案數(shù)據(jù)丟失。

3.2 加強(qiáng)檔案人員專業(yè)技能培養(yǎng)

提高檔案專業(yè)人員的信息化水平為抓手，提高檔案專業(yè)人員的責(zé)任意識(shí)和專業(yè)技能。為此，檔案專業(yè)人員要從“紙與鐵”時(shí)代走出來，熟悉當(dāng)今的“數(shù)與網(wǎng)”環(huán)境，補(bǔ)齊知識(shí)空白、經(jīng)驗(yàn)盲區(qū)、能力弱項(xiàng)的短板，有針對(duì)性地參加檔案專業(yè)人員的在職培訓(xùn)教育。同時(shí)檔案專業(yè)人員也要再學(xué)習(xí)，培養(yǎng)自身知識(shí)創(chuàng)新，提高綜合學(xué)習(xí)的能力，掌握更多的檔案新知識(shí)、新理論、新技術(shù)，熟悉有關(guān)信息處理的基礎(chǔ)和方法，能熟練利用計(jì)算機(jī)和數(shù)字化等信息技術(shù)，將工程檔案管理部門收集的紙質(zhì)檔案、縮微膠片檔案、視頻音頻檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，盡可能縮短電子檔案管理上的“真空期”。同時(shí)還要加快現(xiàn)存檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換步伐，縮短現(xiàn)存檔案的“休眠期”，做到“存量數(shù)字化，增量電子化，適時(shí)通過工程建立的局域網(wǎng)提供利用。

3.3 加大對(duì)人力資源檔案管理的資源配置及實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理

對(duì)于應(yīng)用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)工程人力資源檔案管理，工程應(yīng)加大對(duì)基本資源的配置并應(yīng)建立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)。如工程應(yīng)建立完善的信息數(shù)據(jù)庫，建立有效的信息安全保障機(jī)制，并配置相關(guān)的計(jì)算機(jī)輔助設(shè)備等，以為人力資源檔案管理提供基本的物資保障及保證后續(xù)實(shí)施信息化管理后的數(shù)據(jù)安全。再如工程應(yīng)結(jié)合不同類型的人力資源檔案建立并完善人力資源檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，以便人力資源檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化及統(tǒng)一化的實(shí)現(xiàn)，以便于后期人力資源檔案的查詢及歸檔。

3.4 加強(qiáng)檔案保管設(shè)施組織建設(shè)

工程檔案門類較多，尤其較繁忙的業(yè)務(wù)活動(dòng)，須保留大量的業(yè)務(wù)歸檔材料，如病案、影像資料，每年幾萬份，全部以傳統(tǒng)的方法貯存，將占有很大的庫房工程應(yīng)積極創(chuàng)造條件建立較為規(guī)范的各類檔案庫房，對(duì)于性質(zhì)特殊的檔案，如人事檔案、病案和設(shè)備檔案都應(yīng)另設(shè)專門的檔案庫房，并指定專人管理配備必要的安全保管設(shè)施；定期檢查檔案案卷情況及人防措施，保證庫房清潔、整齊我院由專職、兼職檔案干部組成的檔案隊(duì)伍，完善的檔案組織機(jī)構(gòu)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)，使檔案工作層層有人負(fù)責(zé)。工程檔案信息資料實(shí)行數(shù)據(jù)庫管理，可大大地減少貯存庫房，并方便了檢索所有的出入院明細(xì)賬均實(shí)行電腦存盤，減少了庫存。

4 結(jié)束語

綜上所述，隨著政策的實(shí)施，各類資料及數(shù)據(jù)等也明顯的提升，該種情況下，強(qiáng)化檔案管理工作應(yīng)作為重點(diǎn)進(jìn)行考慮。本文就目前工程檔案管理存在的重點(diǎn)問題進(jìn)行了分析，并在此基礎(chǔ)上對(duì)工程檔案管理的措施進(jìn)行了分析，以為后期工程人事檔案管理提供參考建議。