韓衛(wèi)衛(wèi)

（濱州市疾病預(yù)防控制中心，山東 濱州 256600）

1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、落實(shí)各項(xiàng)制度

1）各級(jí)宣傳貫徹《檔案法》《科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位檔案工作目標(biāo)管理考核辦法》等文件精神，明確單位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作任務(wù)，列入分管領(lǐng)導(dǎo)崗位職責(zé)，把檔案工作列入單位目標(biāo)管理崗位責(zé)任制，列入單位發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃。避免由于領(lǐng)導(dǎo)不重視同，使檔案工作無(wú)法制度化，檔案工作者一廂情愿地制定檔案工作規(guī)劃和計(jì)劃無(wú)法得到保證。

2）把檔案工作列入各業(yè)務(wù)科室工作范圍，實(shí)行科室主任分管責(zé)任制，各科室設(shè)一名兼職檔案員，具體負(fù)責(zé)本科室檔案材料的收集、整理和歸檔工作。避免各科室由于不了解、不理解檔案工作，而得不到協(xié)助和支持。

3）把檔案工作列入各科室工作人員崗位職責(zé)范圍，每一位工作人員都應(yīng)做好所分管工作檔案材料的形成、積累、整理、歸檔工作，將工作中產(chǎn)生的文件材料按工作完成順序，及時(shí)整理齊全，交科室兼職檔案人員整理后歸檔。

4）加強(qiáng)專（兼)職檔案人員的干部隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)。通過(guò)參加有關(guān)檔案培訓(xùn)，業(yè)務(wù)部門之間交流、學(xué)習(xí)等形式，培養(yǎng)即具有檔案管理技術(shù)，又具有專業(yè)知識(shí)的綜合人才，并保持相對(duì)的穩(wěn)定性。

5）業(yè)務(wù)檔案管理的必要性。業(yè)務(wù)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，是業(yè)務(wù)工作的材料積累，也是領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。為了提高機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案工作的科學(xué)管理水平，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，使之更好地為機(jī)關(guān)和社會(huì)大眾服務(wù)，應(yīng)在抓好文書(shū)檔案的同時(shí)，重點(diǎn)狠抓業(yè)務(wù)檔案的基礎(chǔ)建設(shè)。疾病預(yù)防控制中心是一個(gè)專業(yè)性比較強(qiáng)的單位，業(yè)務(wù)檔案是比較重要的檔案，是本單位所有檔案的主體，毫無(wú)疑問(wèn)，必須加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理。

6）健全監(jiān)督考核體系。在年末的考核辦法中應(yīng)對(duì)把業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔列為各位主管副主任、科室和科員的考核指標(biāo)，與獎(jiǎng)懲掛鉤、與評(píng)先晉優(yōu)掛鉤。對(duì)不按時(shí)完成的，要監(jiān)督完成，同時(shí)取消獎(jiǎng)勵(lì)資格。

2 提高認(rèn)識(shí)，各方面要高度重視數(shù)字檔案室建設(shè)

1）在建設(shè)數(shù)字檔案室這個(gè)問(wèn)題上，一些單位尚沒(méi)有認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案室建設(shè)的重要性，認(rèn)為是多余的，多此一舉，沒(méi)有必要浪費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力來(lái)開(kāi)展這項(xiàng)工作。我們單位要加大對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)的宣傳力度，提高對(duì)數(shù)字化檔案室建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員重視數(shù)字檔案室建設(shè)，改變傳統(tǒng)的管理理念，為數(shù)字檔案室建設(shè)創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境。數(shù)字檔案室建設(shè)只有取得各個(gè)方面的理解和支持，才能將數(shù)字檔案室納入議事日程，為其發(fā)展提供必要的保障。要順應(yīng)數(shù)字檔案室建設(shè)要求，爭(zhēng)取相關(guān)部門重視，創(chuàng)新工作體制機(jī)制，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌開(kāi)展工作。集中各部門力量，有效地組織、實(shí)施數(shù)字檔案室建設(shè)，加快數(shù)字檔案室建設(shè)進(jìn)程，全面提升數(shù)字檔案室水平，以推動(dòng)數(shù)字檔案建設(shè)健康有序地開(kāi)展。

2）各單位在建設(shè)數(shù)字檔案室的過(guò)程中面臨最大的問(wèn)題是經(jīng)費(fèi)有限，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)軟硬件投入的資金不足，致使數(shù)字檔案室建設(shè)舉步維艱。應(yīng)為數(shù)字檔案室建設(shè)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施予以經(jīng)費(fèi)保障，給予長(zhǎng)期的經(jīng)費(fèi)支持。只有加大資金投入，才能不斷完善軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。數(shù)字檔案建設(shè)必須配備齊全的基礎(chǔ)設(shè)施，包括軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)備開(kāi)發(fā)。在軟件建設(shè)上，軟件是數(shù)字檔案室的核心，無(wú)論是檔案的整理、收集，還是存儲(chǔ)分享，軟件都是這些工作開(kāi)展的動(dòng)力，因此在配備軟件資源時(shí)，要選擇購(gòu)置運(yùn)行穩(wěn)定、安全可靠、與硬件選擇相匹配的主流操作系統(tǒng)。在硬件設(shè)施上，要配置數(shù)字檔案建設(shè)所必需的設(shè)施設(shè)備，包括存儲(chǔ)器、檔案服務(wù)器、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)等必要的輸入/輸出設(shè)備，以滿足少量的檔案信息處理需求。

3）數(shù)字檔案室的建設(shè)過(guò)程中一個(gè)重要的保障是相關(guān)的制度，制度建設(shè)是數(shù)字檔案室建設(shè)實(shí)現(xiàn)制度化的重要前提，要結(jié)合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，制定既滿足規(guī)范要求又適合實(shí)際工作要求的制度或者辦法，使數(shù)字檔案室建設(shè)有章可循，有法可依。各個(gè)單位要不斷完善相關(guān)制度，不僅要求檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理制度的健全，例如各門類檔案收集、歸檔、利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等制度，還要建立健全數(shù)字檔案室建設(shè)所需的各種制度，比如電子文件歸檔管理制度、檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢利用制度、檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)和信息設(shè)備維護(hù)使用制度、電子檔案鑒定銷毀制度......各檔案室在數(shù)字檔案室建設(shè)中，要切實(shí)貫徹實(shí)施嚴(yán)格執(zhí)行這些規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保證數(shù)字檔案室建設(shè)在法制化的軌道上有序推進(jìn)。

3 落實(shí)綜合檔案室“三納入”、“四通步”管理

“三納入”即納入本單位工作計(jì)劃、制度、崗位。

“四通步”即：

1）檔案工作與各項(xiàng)工作部署同步。各科室下達(dá)工作任務(wù)，同時(shí)提出文件材料的歸檔要求，根據(jù)本專業(yè)的特點(diǎn)和規(guī)律，確定本專業(yè)文件材料的歸檔范圍，保證前期材料的資料完整，避免以往在開(kāi)展各項(xiàng)工作中，因沒(méi)有周密的計(jì)劃和督署而帶來(lái)工作的盲目性。

2）檔案與各項(xiàng)工作檢查同步。在每一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作告一段落或者結(jié)束的同時(shí)，檔案室及時(shí)配合，檢查計(jì)劃的落實(shí)情況，資料形成、完成情況，保證完成一項(xiàng)工作，都要有一整套齊全、完整的檔案資料。

3）檔案工作與各項(xiàng)工作總結(jié)同步。各業(yè)務(wù)部門在總結(jié)工作中，檔案部門及時(shí)按照專業(yè)工作形成的自然規(guī)律，對(duì)文件資料的形成、收集、材料分類，規(guī)范立卷進(jìn)行總結(jié)，保證各專業(yè)工作完成后形成檔案材料的連續(xù)性、完整性和成套性。

4）檔案與各項(xiàng)工作驗(yàn)收同步。各專業(yè)工作告一段落或者完成后，業(yè)務(wù)、檔案部門共同進(jìn)行驗(yàn)收工作。首先，看其檔案資料的齊全、完整和具有邏輯性，在科技檔案中，嚴(yán)格保持文件材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，以時(shí)間先后順序或內(nèi)容關(guān)系有序的排序。其次，歸檔材料文字清楚，紙質(zhì)較好，采用碳素墨水書(shū)寫(xiě)，以便檔案材料能夠長(zhǎng)久保存。最后，裝訂立卷，及時(shí)與檔案室辦理移交手續(xù)，為豐富室藏和今后綜合檔案的信息開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造良好的條件。

4 檔案為領(lǐng)導(dǎo)決策及專業(yè)人員提供可靠依據(jù)

決策是一個(gè)分析、解決問(wèn)題的綜合過(guò)程，正確的決策來(lái)源首先或主要來(lái)自歷年疾病防治情報(bào)信息，通過(guò)歷年疾病防治檔案資料綜合分析，看出我市疾病防治工作實(shí)踐過(guò)程中的優(yōu)劣和不足之處，從而利用檔案資料，統(tǒng)籌規(guī)劃，制定計(jì)劃，明確工作重點(diǎn)，提高辦事能力和工作效率。

在各項(xiàng)疾病防制和管理活動(dòng)中，利用檔案資料，即達(dá)到各項(xiàng)工作計(jì)劃的落實(shí)，又保證了檔案前期材料歸檔完整和材料質(zhì)量要求，避免以往在開(kāi)展各項(xiàng)工作中，因沒(méi)有周密的計(jì)劃而帶來(lái)的工作的盲目性。

通過(guò)檔案編研把形成的科學(xué)結(jié)論，一方面可以為各級(jí)政府部門提供決策資料，當(dāng)突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生后，通過(guò)科學(xué)論證所提供的有效的危機(jī)管理預(yù)案。把損失控制到最小的程度。另一方面，利用檔案所提供的史料，對(duì)民眾進(jìn)行引導(dǎo)和心理輔導(dǎo)，幫助民眾在突發(fā)事件中從容應(yīng)對(duì)。

5 檔案為撰寫(xiě)論文、科研項(xiàng)目研究提供全部資料

疾病防治檔案涉及內(nèi)容很豐實(shí)，它記錄了全市疾病防治工作的全過(guò)程，所有這些經(jīng)歷經(jīng)過(guò)整理、分析，均可作為撰寫(xiě)論文、科普稿件的素材，一種疾病最終被消滅，對(duì)歷年形成的防治疾病成套檔案進(jìn)行整理、分析，形成具有時(shí)代意義的研究成果。

總之，綜合檔案資料的形成是整個(gè)檔案管理工作中極為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，它是專業(yè)人員在防病工作實(shí)踐中形成的第一手資料，是開(kāi)展各級(jí)工作的依據(jù)，是綜合檔案室管理工作的基礎(chǔ)。始終保持綜合檔案資料的連續(xù)性，完整性和成套性對(duì)今后防病治病工作，信息開(kāi)發(fā)利用，對(duì)預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案事業(yè)的發(fā)展是至關(guān)重要的。