王秋穎

（中節(jié)能太陽能股份有限公司，北京 100082）

顧名思義，大數(shù)據(jù)就是海量的數(shù)據(jù)，對(duì)于企業(yè)而言就是企業(yè)運(yùn)營中所有數(shù)據(jù)的集合。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，所有的信息都可以進(jìn)行數(shù)據(jù)化，轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠讓企業(yè)的檔案管理工作更加高效，讓企業(yè)管理者更好地掌控企業(yè)各方面的數(shù)據(jù)情況，構(gòu)建企業(yè)數(shù)據(jù)庫。在檔案管理方面也是如此，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作能夠讓檔案管理工作更加高效，實(shí)現(xiàn)更好地管理效果。但就目前來看，各企業(yè)管理者在運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行企業(yè)檔案管理工作時(shí)還存在著一些問題，只有解決好這些問題，才能讓大數(shù)據(jù)技術(shù)更好地在企業(yè)檔案管理中發(fā)揮更大的作用。

1 運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行企業(yè)檔案管理的重要意義

企業(yè)檔案是企業(yè)成立以來的所有重要信息的記錄，記錄了企業(yè)的成長過程，對(duì)企業(yè)將來的發(fā)展具有十分重要的意義。企業(yè)檔案并非一成不變，而會(huì)隨著企業(yè)的不斷發(fā)展增添新的內(nèi)容，因此企業(yè)檔案的管理是一項(xiàng)十分龐大，也十分重要的工作。因此，要想提高企業(yè)檔案管理的效率，就要運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)。首先，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，將企業(yè)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，能夠提高企業(yè)檔案中有效信息的利用效率，對(duì)其中的有用信息進(jìn)行進(jìn)一步的挖掘。企業(yè)檔案中包含著許多有用的信息，這些信息對(duì)于企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展具有重要的指導(dǎo)作用。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式下，檔案中的各種有效信息會(huì)被淹沒，無法發(fā)揮出效用。而運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理就能更好地將其中的有效信息挖掘出來。其次，大數(shù)據(jù)技術(shù)能提高企業(yè)服務(wù)用戶的質(zhì)量。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理，能夠更好地加強(qiáng)企業(yè)各部門之間的聯(lián)系，建立企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)，讓用戶能夠更好地了解企業(yè)，便于用戶檢索查找需要的信息，讓企業(yè)檔案充分發(fā)揮出其應(yīng)用的效用。

2 大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理中存在的問題

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，各種信息處理技術(shù)已經(jīng)在很多企業(yè)中得到應(yīng)用。但是在大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用中仍然存在著一些問題，這些問題嚴(yán)重制約了企業(yè)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。首先，企業(yè)檔案管理部門尚未進(jìn)行完全數(shù)字化。當(dāng)前的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求，很多企業(yè)也建立了數(shù)字化管理平臺(tái)，對(duì)企業(yè)各方面的工作進(jìn)行數(shù)字化管理調(diào)配。但是即便如此，很多企業(yè)仍然不能很好地運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行應(yīng)用和管理。雖然企業(yè)人員已經(jīng)將檔案錄入到了系統(tǒng)中，轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)的形式，但是由于企業(yè)人員對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)不熟練的原因，仍然無法運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)很好地將數(shù)據(jù)檔案應(yīng)用到企業(yè)的運(yùn)營中去，無法滿足企業(yè)的發(fā)展需求。其次，很多企業(yè)的檔案管理者缺乏這方面的知識(shí)。時(shí)代的發(fā)展對(duì)人才提出了更多要求，當(dāng)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)入企業(yè)，企業(yè)人員必須要有足夠豐富的知識(shí)技能才能更好地對(duì)其加以運(yùn)用。但是目前很多企業(yè)的檔案管理人員都缺乏運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)方面的知識(shí)，缺乏對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的了解，業(yè)務(wù)水平欠缺，嚴(yán)重制約了企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)一步推進(jìn)。再次，信息時(shí)代的信息安全也是十分重要的一個(gè)問題。企業(yè)在運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)更加注意檔案的信息安全，保護(hù)好企業(yè)信息，避免不法分子侵入，避免信息泄露對(duì)企業(yè)利益造成損失。

3 運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行企業(yè)檔案管理的具體措施

1）提高檔案管理人員的專業(yè)技能和責(zé)任意識(shí)。大數(shù)據(jù)背景下，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行企業(yè)檔案管理需要更高素質(zhì)的人才。很多企業(yè)的檔案管理人員仍然秉持傳統(tǒng)的管理理念，運(yùn)用傳統(tǒng)的管理方法，跟不上時(shí)代的步伐，沒有掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用方法，這樣不僅會(huì)使得檔案管理工作效率低下，還會(huì)阻礙企業(yè)的前進(jìn)。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視檔案管理人員的專業(yè)技能問題，聘請(qǐng)專業(yè)人員對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，讓檔案管理人員了解更多大數(shù)據(jù)知識(shí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的大數(shù)據(jù)企業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用到自己的企業(yè)管理工作中來。另外，企業(yè)檔案管理人員還增強(qiáng)信息安全意識(shí)，自覺承擔(dān)起保護(hù)企業(yè)信息的責(zé)任，提高自身的專業(yè)素質(zhì)。企業(yè)檔案屬于企業(yè)內(nèi)部信息，其中包含了許多數(shù)據(jù)，對(duì)企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，因此需要檔案管理人員提高責(zé)任意識(shí)，樹立警惕意識(shí)，管理好檔案的同時(shí)也保護(hù)好企業(yè)檔案。在日常的管理工作中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具有防范意識(shí)，最大程度上避免信息泄露或丟失情況的發(fā)生。

2）運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)做好信息的采集和存儲(chǔ)。除了要將原有的企業(yè)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，錄入信息系統(tǒng)，企業(yè)的檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)對(duì)企業(yè)信息進(jìn)行進(jìn)一步地采集。企業(yè)檔案需要不斷完善，也需要不斷進(jìn)行補(bǔ)充，保證企業(yè)檔案的完整度，因此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)企業(yè)信息進(jìn)行進(jìn)一步采集，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行進(jìn)一步的補(bǔ)充。在采集過程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)注重信息安全，保護(hù)好采集到的的各項(xiàng)信息。另外，對(duì)于一些重要信息，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行備份，防止信息丟失。在對(duì)信息進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)，檔案管理人員可以借助一些外接設(shè)備，比如硬盤等等，確保有足夠的存儲(chǔ)容量對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存。存儲(chǔ)時(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)一些重要信息進(jìn)行加密處理，確保信息安全。

3）建立統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)，提高檔案信息的利用效率。為了更好地對(duì)企業(yè)檔案中的有用信息加以利用，讓企業(yè)檔案推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)建立統(tǒng)一的信息平臺(tái)，將企業(yè)各方面業(yè)務(wù)內(nèi)容都進(jìn)行數(shù)字化處理，建立信息網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部溝通的橋梁，提高企業(yè)檔案信息的利用效率。對(duì)于不同等級(jí)的企業(yè)員工，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)給予不同的信息查閱權(quán)限，既確保員工能夠查閱到需要的資料，又能保證加密信息的安全。企業(yè)檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行分類，方便企業(yè)內(nèi)部各員工進(jìn)行查閱。這樣就能真正利用好企業(yè)檔案，建立起企業(yè)各部門之間的緊密聯(lián)系，促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。同時(shí)注重信息安全尤為重要，檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置信息查閱的權(quán)限，對(duì)絕密信息進(jìn)行多層加密處理，保護(hù)好企業(yè)內(nèi)部信息。

4 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，企業(yè)的各方面的管理方式都應(yīng)當(dāng)跟隨時(shí)代的步伐有所改變。這種情況下，企業(yè)要想進(jìn)一步發(fā)展，就必須跟隨時(shí)代步伐，對(duì)原有的企業(yè)檔案管理模式進(jìn)行變革，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理，這樣才能進(jìn)一步做好企業(yè)檔案的管理工作，更好地對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行利用。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹立起責(zé)任意識(shí)，保持開放的心態(tài)，虛心學(xué)習(xí)先進(jìn)的大數(shù)據(jù)管理技術(shù)。企業(yè)也應(yīng)當(dāng)對(duì)管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，提高管理人員的各項(xiàng)技能。企業(yè)要有建立信息化平臺(tái)的意識(shí)，檔案管理員要積極推動(dòng)與建立起企業(yè)檔案信息平臺(tái)，方便企業(yè)信息的檢索和應(yīng)用，這些功能實(shí)現(xiàn)中最重要的是保護(hù)好企業(yè)檔案的安全，提高警惕意識(shí)，運(yùn)用加密技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行保護(hù)，防止信息泄露。