孫 波

（黑河市委講師團，黑龍江 黑河 164300）

隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理技術(shù)也在不斷提高，對檔案的要求也越來越高。國家越來越重視檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案管理也在不斷進步。電子檔案已逐漸取代紙質(zhì)檔案。這是時代發(fā)展的結(jié)果，也是經(jīng)濟發(fā)展的表現(xiàn)，電子檔案的特殊屬性和當前電子檔案管理工作中存在的一系列潛在問題，要求廣大檔案管理人員提高綜合素質(zhì)，掌握先進的科學(xué)技術(shù)、電子檔案管理軟件應(yīng)用技能，樹立正確、科學(xué)的檔案管理觀念，以便更好地投入到檔案的分類、整理、歸檔和管理工作中去，促進了當前檔案管理水平的進一步提高。

1 傳統(tǒng)檔案管理的利與弊分析

1.1 傳統(tǒng)檔案管理可以實現(xiàn)對檔案原件的有效保存

基于對傳統(tǒng)檔案管理的認識，傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢在于對原始檔案的有效保存。由于傳統(tǒng)檔案館有專門的場所和專業(yè)的管理人員進行管理，可以實現(xiàn)對原始檔案的有效保存，保存質(zhì)量也比較高，可以實現(xiàn)對原始檔案的長期保存，對于比較重要的原始檔案，傳統(tǒng)的檔案管理方法具有很大的優(yōu)勢，可以最大限度地保存原始檔案，避免原始檔案的丟失，或在保存過程中遭到破壞。因此，傳統(tǒng)的檔案管理在這方面具有一定的優(yōu)勢。

1.2 傳統(tǒng)檔案管理流程相對嚴密，能夠滿足檔案管理需要

除了上述優(yōu)點外，傳統(tǒng)檔案館在管理過程中對管理過程有著嚴格的要求，這對檔案管理產(chǎn)生了重要影響。基于傳統(tǒng)檔案管理流程的實際特點，在實際管理流程中，傳統(tǒng)檔案管理能夠滿足檔案管理的實際需要，實現(xiàn)檔案管理功能的基本管理流程。

1.3 傳統(tǒng)檔案管理占用場地大，需要的場所較為特殊

然而，由于傳統(tǒng)的文件管理需要一個特殊的地方進行文件存儲，這便對檔案管理場所的規(guī)模提出了更高的要求，同時，檔案管理場所還需要有基本的硬件設(shè)施，以保證檔案資料不被破壞。為了滿足這一要求，傳統(tǒng)的檔案管理需要在管理場所投入更多的資金，這也導(dǎo)致了傳統(tǒng)檔案管理的成本相對較高。

2 電子檔案與傳統(tǒng)檔案進行利弊分析

2.1 檔案的收集和歸檔

傳統(tǒng)的檔案管理是手工對檔案進行分類整理，通過檔案管理人員，對檔案按具體類型、來源、類型等進行分類整理，一般按行政文件和科技文件進行整理，但在整理時間上有嚴格區(qū)分，如果是科技文件，可以隨時歸檔。這種收集歸檔的方式在檔案整理的初期非常簡單，但在檔案整理的后期，隨著檔案數(shù)量的增加，檔案的工作量會增加，對檔案的整理非常不利，增加了工作量。

在電子文件收集整理的初始階段，需要標注文件編號和分類，并在計算機上標注電子文件信息。標識完成后，將文件傳遞給上級管理部門，由上級管理部門保存文件。這是電子文件的收集歸檔方式，雖然前期工作很多，但到了后期，只需輸入相關(guān)標簽即可拿到相關(guān)文件，只需幾秒鐘的時間，這對檔案工作的后期工作來說是非常有益的。

2.2 檔案管理方式不同

電子檔案具有一定的特殊性，可以實現(xiàn)檔案的一級管理。因此，檔案管理部門在接收檔案的同時，會及時對檔案進行編號，并制定相應(yīng)的分類號和檔案號，同時根據(jù)上下文件的關(guān)系給出相應(yīng)的檔案號，方便了相關(guān)信息的檢索和查詢。用戶只需對文件進行分類、編號，就可以方便地找到相關(guān)文件及其對應(yīng)的上下級文檔和附件，大大減少了文件管理人員的工作量。

2.3 檔案查詢利用方式不同

作為電子檔案的管理者，電子檔案系統(tǒng)的注冊應(yīng)通過遠程方式實現(xiàn)。只有在電子檔案館確認身份后，他才能獲得查閱檔案的權(quán)利。同時，他有權(quán)借閱、登記和支付查詢費。

3 做好電子檔案管理措施

3.1 創(chuàng)建檔案利用制度，進行檔案資源的整合

建立科學(xué)合理的檔案使用審批制度，檔案管理人員在查詢、使用檔案過程中，應(yīng)當取得檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)的批準。同時，按照管理制度建立檔案，檔案部門要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)做好檔案的收集和日常管理工作，做到及時收集檔案，保證電子檔案信息的及時更新，以滿足廣大電子檔案用戶的需求。

3.2 網(wǎng)絡(luò)入侵檢測系統(tǒng)

隨著電子計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)滲透到各個行業(yè)。電子檔案管理系統(tǒng)是信息管理系統(tǒng)的一種形式，它為檔案管理提供了一種自動化、系統(tǒng)化的管理模式。當發(fā)現(xiàn)電子檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存在入侵行為時，可以通過封鎖、報警等措施做好電子檔案管理系統(tǒng)的保護工作。這主要是為了檢測網(wǎng)絡(luò)入侵者，補充防火墻等安全軟件的不足，在第一時間發(fā)現(xiàn)黑客在電子系統(tǒng)中的攻擊行為，防止黑客和病毒入侵電子網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部系統(tǒng)。

4 結(jié)論

綜上所述，電子檔案管理已成為檔案管理的一種新形式，對提高檔案管理效率、降低檔案管理成本起著重要作用。傳統(tǒng)的檔案管理和電子檔案管理有著不可替代的優(yōu)勢，也存在許多弊端。我們要取其精華，去其糟粕，不斷探索更有效、更有效的方法。