韓瑛蕾

（青島市城陽區(qū)海洋發(fā)展局，山東 青島 266000）

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場競爭速度逐漸加快。為有效的穩(wěn)定市場和諧穩(wěn)定的局面，國家單位必須制定有效的政策，并針對社會發(fā)展的各個方面調(diào)查分析，組織人員參與實(shí)踐，落實(shí)政務(wù)工作的方案。各區(qū)域政府單位所管轄的檔案館主要就是負(fù)責(zé)將本地的政務(wù)信息有效存儲和館藏，從而確保政務(wù)工作有可探查和對照的依據(jù)，為相關(guān)政務(wù)工作作出合理性評價。然而隨著時代變化，政務(wù)工作量逐漸擴(kuò)大，且因?yàn)殚_展政務(wù)工作的人員活動變得復(fù)雜，從而需要檔案館全方位的考量政務(wù)信息，不能再按照傳統(tǒng)的工作模式整理檔案，而應(yīng)保持敏銳的分析能力，對政務(wù)信息的各部分內(nèi)容妥善處理和梳理出工作環(huán)節(jié)，使檔案變得真實(shí)可靠。數(shù)字化的引入滿足了這一條件，能幫檔案工作人員匹配檢索和數(shù)據(jù)分析功能，更快的將錯誤和有漏洞的信息內(nèi)容排除，提升工作效率，從而消除單純對接檔案資料的弊端?，F(xiàn)如今，數(shù)字化檔案在鑒定方面有著一定效果,開放鑒定工作具有信息共享和實(shí)時傳達(dá)的功能，越來越受到重視。而當(dāng)前的開放鑒定工作卻仍然存在大量問題，必須予以解決。

1 數(shù)字化檔案開放鑒定工作實(shí)踐過程存在的不足

1.1 檔案開放鑒定時機(jī)比較單一滯后

雖然數(shù)字化檔案將傳統(tǒng)鑒定工作中的納入檔案的形成、進(jìn)館以及歸檔等流程能夠技術(shù)化的展現(xiàn)，使工作人員快速的處理，從而解決了以往分工不明確、人員調(diào)配困難的問題。但是數(shù)字化檔案在存檔和建立數(shù)據(jù)庫的過程中同樣需要專業(yè)人員進(jìn)行處理，而且要根據(jù)檔案進(jìn)館的時間及時更正和補(bǔ)充，并將大量的檔案以一定清晰的網(wǎng)格狀態(tài)呈現(xiàn)出來，從而能夠快速的開展鑒定工作。由于檔案鑒定并沒有納入這一流程，往往是人員建立了檔案數(shù)據(jù)庫許久再被要求開始鑒定，而且雖然開放鑒定需要工作人員將所有實(shí)時的政務(wù)信息都處理，但是這些政務(wù)信息與實(shí)際的聯(lián)系層次和重要性有一個標(biāo)準(zhǔn)，因而需要工作人員以一定的順序展開鑒定。因此工作人員必須找到先鑒定的政務(wù)信息，再以此類推。即便工作人員之前已經(jīng)將政務(wù)信息分類存儲了，但是由于兩個問題，造成工作人員的鑒定開放工作相對滯后。

一是工作人員欠缺對各政務(wù)信息的人力調(diào)查和分析，對各歸檔信息并不熟悉，在分類和整理時沒有建立較為清晰的調(diào)配數(shù)據(jù)，在鑒定時需要花大量時間重新摸索。二是由于政務(wù)信息數(shù)量太多，且歸檔時間不一，而鑒定的時間又相對較晚，從而導(dǎo)致一些信息在沒有鑒定之前就被銷毀，使信息之間的序列性出現(xiàn)了缺口。雖然數(shù)字化檔案不像紙質(zhì)檔案需要銷毀紙質(zhì)材料，但是數(shù)字化設(shè)備的存儲量同樣會影響著操作速度的質(zhì)量，從而在一定時間內(nèi)不予保留[1]。盡管數(shù)字化檔案能夠借助搜素和修復(fù)工具將丟失的數(shù)據(jù)重新找回，但卻不夠完整，難以成為可行性的依據(jù)。同樣，雖然數(shù)字化檔案館可以利用數(shù)據(jù)的特性，在鑒定的日期傳輸實(shí)時的數(shù)據(jù)，但是由于政務(wù)信息的內(nèi)容不一，有的政務(wù)信息在數(shù)字化處理鑒定中較快，有的卻因?yàn)閿?shù)據(jù)量較大因而鑒定較慢，從而造成本該第一順序鑒定的內(nèi)容卻因?yàn)閿?shù)據(jù)量較大而耗時較久，而解決這一問題就必須提前將這相對重要的鑒定信息通知檔案館，但是大多數(shù)單位人員并沒有提前通知檔案館人員。

1.2 檔案鑒定人員不足，難具備專業(yè)化水平

由于開放鑒定工作量日益增加，所需的鑒定人員也需要增加，而且必須具備數(shù)字化應(yīng)用的專業(yè)水平。由于館藏到期檔案數(shù)量不斷增多，更提出了新要求。雖然各級檔案館不斷加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)，能提升效率，但是每年到期需鑒定的檔案內(nèi)容也在逐年增加，增加了復(fù)雜性，導(dǎo)致檔案開放鑒定的數(shù)字化應(yīng)用模塊不斷增加。隨著時代的變化，開放鑒定的內(nèi)容也在拓展，不但要鑒定原有的內(nèi)容，還要鑒定政務(wù)信息內(nèi)容各部分的合理性以及人員在活動中的情況是否精確，因而需要相關(guān)人員搜集和查閱有關(guān)政務(wù)信息開展全過程的價值內(nèi)容，不再是單純的拿到部門人員所給的信息進(jìn)行鑒定。尤其是區(qū)縣檔案館館藏量大，檔案內(nèi)容涉及面廣、專業(yè)性強(qiáng)，開放鑒定工作需要專人負(fù)責(zé)。但目前大部分區(qū)縣檔案館都未設(shè)置開放鑒定科室，缺少專職人員。雖然數(shù)字化檔案相比于紙質(zhì)檔案效率更快，但是很多檔案館由于編制的限制,專業(yè)工作人員本來就少，在接到開放鑒定的通知后帶有個人的主觀性，拖延處理和排列政務(wù)信息的工作，導(dǎo)致依然缺乏工作的實(shí)效性。

1.3 不夠規(guī)范到位檔案開放鑒定標(biāo)識

目前許多檔案館因?yàn)槿狈蛦挝蝗藛T就政務(wù)形成的情況交流溝通，缺少挖掘與政務(wù)信息相關(guān)資料的意識。這也就造成很多政務(wù)資料陷入同一種標(biāo)準(zhǔn)鑒定的困境，大多數(shù)部門單位將政務(wù)信息傳達(dá)給檔案館后，檔案館開放鑒定就意味著需要公開透明，但是公開透明并不等于公布，并不能完全將機(jī)密內(nèi)容共享和傳遞。但是檔案館人員沒有梳理清楚，導(dǎo)致許多檔案內(nèi)容僅僅是單一的采用了文獻(xiàn)標(biāo)識，卻沒有圍繞著政務(wù)信息的價值資料確定政務(wù)信息的等級和可追溯的部門單位，因此在標(biāo)識中并沒有將所屬單位和明確的政務(wù)工作網(wǎng)站等元素引入，也沒有建立相關(guān)部門單位新聞的超鏈接，僅僅是將政務(wù)信息鑒定完成，這就造成很多可以查閱檔案的人員又將檔案重新傳輸?shù)狡渌胤剑偈共块T單位的權(quán)利受到了損害。一般來說，檔案鑒定必須要將所有權(quán)這一要素確定，不能單純鑒定完就丟到一邊，由于數(shù)字化檔案借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳播更快且覆蓋面更廣，更需要注重合法權(quán)利的保護(hù)，必須健全和完善檔案開放鑒定的防護(hù)體系。由于這一塊法律和制度并沒有明確而規(guī)范的提出，也沒有形成一定的公知行為，因而絕不能忽視。

1.4 檔案數(shù)字化作用發(fā)揮不夠，開放工作效率較低

從一些檔案館應(yīng)用數(shù)字化平臺的過程來看，欠缺對數(shù)字化平臺的更新和養(yǎng)護(hù)，導(dǎo)致很多數(shù)字平臺根本難以支持大量檔案的鑒定工作。有的數(shù)字化平臺質(zhì)量差，造成接收數(shù)據(jù)和處理分析較慢，一旦業(yè)務(wù)量加大，就會導(dǎo)致卡頓的問題，延誤工作時間。有些數(shù)字化平臺在處理數(shù)據(jù)的功能上有著缺失，工作人員開展鑒定后面臨檔案題名三要素缺失和會議記錄議題不全等重要問題，往往還需要自行錄入，從而耽誤了時間。許多區(qū)縣檔案館并沒有真正投入固定成本在數(shù)字化檔案的制定工作上。

2 數(shù)字化檔案開放鑒定工作的具體策略

2.1 制定切實(shí)可行的工作標(biāo)準(zhǔn)，使政務(wù)工作與檔案無縫對接

開放數(shù)字化鑒定工作絕不僅僅是讓檔案館按部就班的鑒定內(nèi)容，而應(yīng)該讓檔案館具備開放的素養(yǎng)。主管部門應(yīng)當(dāng)提前將數(shù)字化檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和形式制定，督促檔案館的內(nèi)部完善數(shù)字化檔案資源整合和人員調(diào)配的組織形式，同時對每一階段所需鑒定的內(nèi)容都應(yīng)具備審慎的意識，以嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的態(tài)度對數(shù)字化鑒定應(yīng)具備的各要素明確，同時對鑒定應(yīng)達(dá)成的效果和目標(biāo)理解，能夠建立標(biāo)準(zhǔn)評估體系，應(yīng)該以序列和全面性的標(biāo)準(zhǔn)對相關(guān)的檔案信息進(jìn)行思維上的補(bǔ)充和更正，從而能懂得利用數(shù)字化工具匹配其它資源核對和查驗(yàn)，為最終的鑒定結(jié)果提供更多可視化依據(jù)。因而，相關(guān)上級單位應(yīng)該以科學(xué)預(yù)案的方式將這一整套的行為文化標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計出來，讓檔案館的工作人員接受培訓(xùn)，對他們的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)提出要求，并且對數(shù)字化鑒定的結(jié)果與人員的獎懲掛鉤，從而杜絕人員的隨意性。同時對數(shù)字化檔案技術(shù)引入的標(biāo)準(zhǔn)和投入成本的規(guī)劃，必須督促檔案館準(zhǔn)確的執(zhí)行，將開放鑒定工作落到實(shí)處。

部門單位必須明確宏觀調(diào)控的意識：首先，政務(wù)信息在傳達(dá)至檔案館時，需聯(lián)絡(luò)檔案館主管人員立即安排人手進(jìn)行鑒定。盡管數(shù)字化鑒定工作產(chǎn)生了效果，但是如果僅僅在內(nèi)部封閉式的鑒定，隨即將衍生的結(jié)果傳達(dá)和反饋，無法保證政務(wù)工作的信息正確性是公開透明的[2]。為推進(jìn)政務(wù)工作一體化的窗口機(jī)制，檔案館同樣應(yīng)該負(fù)有開放的屬性，將工作的流程落到實(shí)處，從而使政府單位的公信力增強(qiáng)。目前在檔案館內(nèi)部并沒有主動開放檔案鑒定工作的意識，大部分工作人員為了降低工作難度，反而更傾向于將鑒定工作停留在封閉的狀態(tài)，不愿意開放和共享。而在政府單位方面又只能受限于一些國家政策，無法對開放鑒定工作提出更高要求。開放檔案本身就有著限制，必須是各級國家檔案館保存期限滿足了30年這一條件，才能予以開放，而且開放的主體只能是國家檔案館。在這種情況下，很多地方檔案館根本沒有權(quán)利開放檔案，也就無法將鑒定工作開放。因而，相關(guān)工作單位必須申請上級政府，對這一真實(shí)情況反映，并且尋找解決方法。其次，數(shù)字化檔案又有著無法比擬紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)，那便是數(shù)字化檔案要開放主要是借助數(shù)字化平臺傳輸和共享，但是數(shù)字化平臺數(shù)據(jù)同樣有泄露的風(fēng)險，在開放鑒定的過程中容易因?yàn)閿?shù)據(jù)較多而操作不當(dāng)，因而產(chǎn)生保密信息流失的結(jié)果[3]。因此在數(shù)字化檔案開放鑒定的范圍標(biāo)定下，數(shù)字化檔案同樣需要開放某一部分，再陸續(xù)開放其他部分，從而保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)目刹僮餍?，同樣能及時對信息傳達(dá)過程檢驗(yàn)。主管單位應(yīng)該對檔案館人員的細(xì)節(jié)流程制定，也需具備數(shù)字化檔案鑒定的技能，從而能模擬出大量鑒定信息傳輸?shù)牧鞒?，示范性的建設(shè)數(shù)字化檔案實(shí)驗(yàn)基地，親自開發(fā)周期帶檔案館的人員進(jìn)入探討和交流成果。最后，雖然數(shù)字化檔案接收較快且分析和鑒定速度較平穩(wěn)，能夠在政務(wù)信息20個工作日之內(nèi)開放和公開，但是由于檔案館的工作模式并未有效改進(jìn)，檔案工作人員只是被動的將信息導(dǎo)入數(shù)字化設(shè)備開展鑒定，并沒有對信息準(zhǔn)確的分析，從而在鑒定中缺乏多元角度的思維，依賴于技術(shù)鑒定，因而往往等到鑒定結(jié)果出來再予以開放，鑒定過程中卻并不進(jìn)行判斷。當(dāng)有些檔案牽扯到國家人員利益時，往往在這個過程中被相關(guān)人員重新調(diào)配和歸檔，控制起來利用，導(dǎo)致數(shù)字化鑒定雖然是開放了，但是開放鑒定的內(nèi)容并不健全和完備，失去了合理性和科學(xué)性。大部分工作人員本身缺乏開放意識，也沒有意識到開放鑒定的重要性，從而對相關(guān)人員的做法不置可否，甚至于在數(shù)字化鑒定時隨意的挑選幾份內(nèi)容鑒定，停留在形式化階段，并沒有真正的落實(shí)檔案鑒定開放工作。這些問題都導(dǎo)致檔案開放鑒定的結(jié)果與開放透明的政務(wù)目標(biāo)脫軌，難以真正實(shí)現(xiàn)目標(biāo)價值。必須將檔案鑒定全方位的開放特征打造出來，相關(guān)人員必須對所有參與傳達(dá)政務(wù)信息人員的素質(zhì)進(jìn)行提升，而且必須保證整套流程中不能有外人私自妨礙檔案鑒定流程，制定政策條例對這些行為作出規(guī)劃。

2.2 轉(zhuǎn)變思維，提高檔案開放率

檔案館工作人員的開放意識格外重要，數(shù)字化的引入只是促使人員工作效率有所提升，若停留在傳統(tǒng)的思維，就難以挖掘出數(shù)字化檔案鑒定的創(chuàng)新成果。在相關(guān)政策宣傳行為文化的同時，也需要將檔案館的開放屬性渲染出來，讓檔案館的人員能和社會大眾互動。本身政務(wù)工作就是為了人民服務(wù)，因而部門單位竭力于打造光明政府和陽光窗口。由于傳統(tǒng)的視野下，檔案館欠缺發(fā)揮應(yīng)有的職能，沒有和公眾產(chǎn)生聯(lián)系，因而往往難以激發(fā)出責(zé)任感[4]。必須讓社會大眾有機(jī)會了解檔案館的實(shí)際價值，也要讓檔案館有機(jī)會實(shí)現(xiàn)更多的價值，才能使檔案館在開放鑒定的工作中愿意契合社會發(fā)展，從而對數(shù)字化平臺產(chǎn)生更多精神享受，拓展個人的開放視野，使數(shù)字化檔案的效果有效提升。

2.3 多措并舉，提高檔案開放工作效率與質(zhì)量

相應(yīng)單位必須意識到檔案館人手不足的情況，因此即便愿意開展培訓(xùn)，依然無法形成效果，因此必須擴(kuò)充人手，使檔案館的鑒定更加開放而科學(xué)。必須擴(kuò)充具備數(shù)字化先進(jìn)意識和專業(yè)技能的優(yōu)秀人才，并且成立組織，從而能夠保障標(biāo)準(zhǔn)目標(biāo)流程體系的制定，防止人手技能經(jīng)驗(yàn)不對等且工作分散帶來的矛盾。需要專門將開放鑒定這一工作引入專業(yè)教育和企業(yè)工作中，使相應(yīng)的高校檔案管理與企業(yè)檔案管理同樣具備鑒定意識，從而開設(shè)和推進(jìn)實(shí)踐課程體系的深化，從中培養(yǎng)專業(yè)對口的系統(tǒng)人才，使數(shù)字化檔案的鑒定工作更加快速。加強(qiáng)培訓(xùn)交流的力度，提升工作人員的專業(yè)能力。市級檔案部門定期開展開放鑒定的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，講授鑒定工作的最新要求，介紹先進(jìn)工作方法；區(qū)縣檔案館可邀請檔案行業(yè)專家傳授經(jīng)驗(yàn)、拓寬思路，多措并舉，逐步建立適應(yīng)數(shù)字化檔案事業(yè)發(fā)展需要的檔案鑒定專家隊(duì)伍。還應(yīng)加強(qiáng)館際間、同行間的交流。各級檔案館可定期組織館際之間的業(yè)務(wù)交流活動，通過參觀、座談、學(xué)術(shù)研討等形式，使工作人員互通有無，取長補(bǔ)短，不斷提升檔案開放鑒定工作水平。

2.4 不斷深化數(shù)字化融合進(jìn)程，摸索數(shù)字化檔案鑒定多元功能

一是摸索和利用計算機(jī)批量處理功能，對部分檔案進(jìn)行批量處理。為更方便、快捷地服務(wù)群眾，在館藏檔案數(shù)字化過程中，可建立若干個檔案專題數(shù)據(jù)庫，包括文書、房產(chǎn)、婚姻、知青、招工等[5]?？梢越柚鷶?shù)字化成果對這些專題數(shù)據(jù)庫中涉及個人隱私的檔案進(jìn)行批量處理，全部鑒定為延期開放檔案，避免一件件鑒定，以節(jié)省時間，有效提高鑒定效率。二是探索開發(fā)計算機(jī)軟件，通過檢索敏感詞進(jìn)行初步篩選?？梢越梃b青島市檔案館的做法，開發(fā)軟件，設(shè)定敏感詞庫，對文件級目錄及數(shù)字化全文進(jìn)行檢索掃描，借助信息化手段進(jìn)行初步審查，再由工作人員進(jìn)行復(fù)核，確定開放還是延期。這樣既可以減少工作量，也可以大大提高工作效率和準(zhǔn)確率。

3 結(jié)語

綜上所述，隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息技術(shù)也在不斷運(yùn)用，從而促使資源整合，提升檔案管理現(xiàn)代化水平。數(shù)字化的引入能提升檔案鑒定的效率，提升檔案信息化建設(shè)。檔案管理是各社會活動中衡量標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)鍵部分，必須引起重視。檔案館的檔案鑒定工作直接對接著政府信息，需保證其準(zhǔn)確高效再公開，從而能幫助政府打造陽光窗口，提升檔案管理的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，更好地為民服務(wù)。