張翠翠

（哈爾濱市衛(wèi)生健康統(tǒng)計監(jiān)測應用中心，黑龍江 哈爾濱 150000）

信息技術時代做好電子文件的收集、歸檔管理，保障電子文件的真實性、完整性、有效性和安全性是擺在每一位檔案工作者面前的課題。為此，筆者結合自身在檔案管理工作中的研究和實踐，以問題為導向，從思想理念、制度建設、信息技術保障等方面提出解決對策和建議。

1 電子文件管理存在的主要問題

1.1 對電子文件管理的重要性認識不足，管理缺失

與傳統(tǒng)的紙質文件相比，檔案管理人員對電子文件的功能和作用還沒有充分的認識，電子文件從生成到歸檔，在歸檔方法和管理制度上存在混亂狀態(tài)，具體分工不明確，有關部門相互推諉。主要原因在于，電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念，認為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或囿于電子文件對計算機系統(tǒng)的依賴性，怕增加工作量而不愿承擔此項工作，產生畏難情緒。最終導致電子文件有人辦、沒人管，造成電子文件收集不完整、不齊全、不規(guī)范或者在收集過程中造成不必要的重復和資源浪費。

1.2 電子文件管理制度還不完善

電子文件管理制度還存在不嚴密、不健全的地方，電子文件歸檔方法、格式要求等方面都沒有明確的標準，也沒有嚴格的管理程序來保證電子文件的憑證作用。電子文件歸檔的完整性、安全性得不到保障，造成電子文件存儲分散，甚至容易丟失。這種隨意性給電子文件歸檔管理工作帶來了很大的不便，影響了電子文件后續(xù)一系列工作的開展，包括整理、保管以及安全利用等。

1.3 電子文件管理模式較為落后

在辦公自動化快速發(fā)展的同時，信息檔案管理的發(fā)展步伐卻顯得較為緩慢，管理工作還處于探索階段，造成大量電子公文不能及時歸檔，甚至流失。究其原因，一是在應對電子文件檔案管理工作時還沒有一個科學體系去規(guī)范歸檔工作，造成歸檔工作開展的混亂無序。二是電子歸檔工作還沒有一個科學、規(guī)范的渠道，導致歸檔效率不高。

1.4 電子檔案在管理中存在諸多風險

一是電子文件可讀性受到挑戰(zhàn)。在日常實踐中，不同部門、人員往往安裝和使用不同的軟、硬件系統(tǒng)，系統(tǒng)的不兼容導致電子文件出現(xiàn)可讀性障礙。此外，基于軟件及操作系統(tǒng)的不斷更新，一旦技術過時，則載體上的信息就無法讀出，對于具有永久保存價值的電子文件將造成嚴重危害。二是電子文件信息安全難以保障。電子文件由于它的存放位置的不固定性、載體的可轉換性、信息接收對象的開放性及文件內容的可分解性，導致電子文件信息在閱讀、瀏覽、傳輸、保存的過程中，隨時有被修改、竊取、銷毀的風險。電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對檔案存放載體形成威脅，一旦遭到破壞，不僅會導致數(shù)據(jù)的丟失，甚至會造成信息系統(tǒng)的癱瘓。

2 加強電子文件管理的對策建議

2.1 轉變檔案管理人員的思想觀念，實行電子文件與紙質文件的同步管理

一是加大宣傳力度，提高檔案管理人員素質。在新舊管理體制交織的時代，要利用各種形式，加大宣傳力度，促使檔案管理人員由傳統(tǒng)的紙質時代的管理理念轉向現(xiàn)在的電子文件管理理念，增強對電子文件歸檔保存意識，以適應信息技術發(fā)展的需要。二是建立崗位責任制，整合相關部門職能。電子文件從形成到歸檔，跨越了多個部門，部門間通過電子計算機網(wǎng)絡聯(lián)成一個有機整體，工作互有交錯，職責界限難以區(qū)分，僅靠檔案部門很難完全部歸檔工作。應加強組織管理，采取電子文件形成部門、檔案部門、信息管理部門三者相結合的管理方法，明確各部門職責，將電子文件歸檔管理納入其日常工作，并通過目標考核的方式監(jiān)督落實。

2.2 探索建立電子文件管理體系

一是參照國家標準，并結合實際制定《電子文件收集歸檔管理辦法》，明確電子文件的概念、收集歸檔要求，收集范圍和規(guī)范技術處理等若干實施細則，使之有章可循，收而不漏。二是建立電子文件與紙質文件“同步收集”制度，即電子文件與紙質文件同步歸檔，并形成制度常態(tài)化執(zhí)行，以實現(xiàn)歸檔文件的憑證、依據(jù)作用。三是建立電子文件收集歸檔制度：“三人會簽制”，即定稿的電子文件由簽發(fā)人、撰稿人、打印人三方會簽，并將其輸入每份文件，確保真實性；“統(tǒng)一管理制”，即指定專人負責鑒定、收集、保存本部門形成的電子文件和相應的紙質文件，按要求對拷貝入盤的電子文件進行分類；“機讀目錄制”，即電子文件一經生成便由各部門兼職檔案員填寫并打印《機讀文件目錄》；“規(guī)范技術”制，即收集時應明確歸檔電子文件應采用的漢字處理、存儲格式等技術要求。

2.3 加強電子文件系統(tǒng)管理

在辦公自動化系統(tǒng)中建立公文管理模塊，設置發(fā)文處理、發(fā)文登記、發(fā)文查詢、發(fā)文檢索四個子系統(tǒng)，主要流程為：發(fā)文人擬稿－部門核稿－會稿－辦公室核稿－領導審簽－文書登記－文秘繕印。整個過程須按照行文要求，選定文種、擬制標題、標注密級、時限、發(fā)送范圍等背景信息，且能夠顯示出文稿歷次修改標記。在電子文件歸檔處理部分，應堅持隨辦隨歸的原則，在系統(tǒng)中文書人員可以強制性對網(wǎng)上傳閱文件進行歸檔，并設置一年自動歸檔功能，對文件按保存期限和業(yè)務內容進行分類。正式的紙質文件定稿要在規(guī)定時間內向文書部門進行移交，便于對電子文件進行核對，防止電子文件錯亂或被人為刪改現(xiàn)象。

2.4 加強電子文件的信息安全和保密管理

一是做好電子文件歸檔的技術處理工作，專兼職檔案管理人員要了解文件信息重新組合的來龍去脈，掌握電子檔案信息收集、鑒定、復制、調閱、管理等各個環(huán)節(jié)，控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實用性。二是采取切實可行的信息保護措施，須從入口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施，技術途徑主要有防火墻技術、存取權限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時間印章等，對于證實電子檔案內容的真實、可靠，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改都具有很好的效果。三是積極開辟電子檔案存儲的新途徑。在軟件管理上，及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限；在硬件管理上，進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環(huán)境，強化防高溫、防濕、防酸、防蟲害、防磁等設施的完善和維護，及時升級服務器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。