劉英偉

（秦皇島市自然資源和規(guī)劃局土地開發(fā)整理服務(wù)中心，河北 秦皇島 066000）

信息時(shí)代為檔案管理工作提供了更加便利的服務(wù)和技術(shù)支撐，有助于提升人設(shè)管理工作的效率。因此，如何在信息時(shí)代中對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，全方位提升檔案管理效率，已經(jīng)成為當(dāng)前相關(guān)工作者的重點(diǎn)工作任務(wù)。

1 檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1.1 檔案管理信息化水平不足

當(dāng)下部分文書檔案、人事檔案管理的硬件設(shè)備不夠完善，設(shè)施的配置不到位，達(dá)不到相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，管理手段和管理技術(shù)較為落后，不利于檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。且部分單位的檔案管理設(shè)備時(shí)較為隨意，多數(shù)采用因地制宜的存儲(chǔ)原則，還在采用原始的手工操作，不僅現(xiàn)代化水平較低，還使得在檔案查詢或者管理當(dāng)中十分繁瑣，極大地增加了工作量。最后，雖然當(dāng)下信息化水平得到了較大的提升，然而在檔案管理軟件的投入上不高，其操作步驟繁雜、實(shí)效性較低，再加上檔案管理工作本身就十分繁重，極大的影響了檔案管理效率，需要單位加大軟件和硬件的資金投入，全面提升信息化水平。

1.2 信息技術(shù)軟件運(yùn)用缺乏統(tǒng)一性

信息時(shí)代下部分單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化檔案管理，但由于其應(yīng)用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一、規(guī)格各異，各自開發(fā)的管理軟件并不能相互應(yīng)用，而且尚未開發(fā)出一個(gè)既適用于文件檢索又能用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，這在很大程度上制約了信息手段在檔案管理中的運(yùn)用。

2 信息化時(shí)代的檔案管理工作策略

2.1 加強(qiáng)促進(jìn)檔案資料的研發(fā)與應(yīng)用

在信息時(shí)代，檔案管理工作將面對(duì)著全新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的管理工作技術(shù)和理念已經(jīng)無法滿足當(dāng)下時(shí)代的要求，將檔案管理工作的技術(shù)手段和理念進(jìn)行創(chuàng)新已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的必然。為保障檔案資料的管理工作可以順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展潮流，相關(guān)工作部門必須要加強(qiáng)促進(jìn)檔案資料的研發(fā)與應(yīng)用，注重先進(jìn)的檔案管理工作技術(shù)手段進(jìn)行研發(fā)，在研發(fā)的過程中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格地遵守科學(xué)合理的機(jī)制和政策，使其得到有效的創(chuàng)新。

2.2 整理檔案內(nèi)容，擴(kuò)大收集內(nèi)容

檔案管理部門要充實(shí)檔案庫(kù)，在信息化的新形勢(shì)下，需要采用相應(yīng)的檔案管理措施來提升檔案的利用價(jià)值。管理部門需要根據(jù)檔案管理特點(diǎn)進(jìn)行改革，具有針對(duì)性和創(chuàng)造性的展開管理工作，有選擇性地進(jìn)行檔案材料當(dāng)中內(nèi)容和項(xiàng)目的開發(fā)，不斷擴(kuò)大檔案的收集內(nèi)容，這些內(nèi)容不僅包括文書檔案、人事檔案，還包括業(yè)務(wù)科室檔案，檔案信息能夠真實(shí)且全面地反映出單位的真實(shí)情況。

2.3 加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，規(guī)范管理制度

規(guī)范管理制度首先需要完善相關(guān)的基礎(chǔ)硬件設(shè)備，注重硬件等方面基礎(chǔ)設(shè)備的完善，這是保證檔案完整的前提條件度。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《干部人事檔案工作條例》、《河北省檔案工作條例》等有關(guān)規(guī)定，配備空調(diào)、溫度計(jì)、加濕器、滅火器、防盜門等，完善檔案庫(kù)房防盜、防火、防光、防塵、防潮、防有害生物和防污染等“七防”建設(shè)，從根本上保證檔案資料的安全。此外，為實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的有效運(yùn)用，檔案閱檔室配置必要的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)備。其次是注重管理制度的建設(shè)，檔案管理部門需要建立一系列檔案收集、歸檔整理及檢查核對(duì)制度，并將這些制度落到實(shí)處，做到“四不查”、“四不借”、“三不轉(zhuǎn)”?！八牟徊椤奔礇]有《查借閱干部檔案審批表》不查，不在利用單位范圍內(nèi)的不查，不是正式黨員的不查，本人及親屬檔案不查。“四不借”即未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不借，非特殊需要不借，手續(xù)不全不借，本人及親屬檔案不借?！叭晦D(zhuǎn)”即個(gè)人帶檔不轉(zhuǎn)，沒有調(diào)檔函不轉(zhuǎn)，接收單位不明確不轉(zhuǎn)。

2.4 增強(qiáng)檔案管理人員的管理意識(shí)，提升其信息素養(yǎng)

檔案管理人員一定要具備一定的管理經(jīng)驗(yàn)或者專業(yè)知識(shí)。首先，需要加大力度進(jìn)行對(duì)檔案管理工作的宣傳，提升管理人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，讓其意識(shí)到檔案管理的重要性。其次，當(dāng)今是信息時(shí)代，各種信息手段和管理方式層出不窮，這就需要檔案管理人員具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，讓其能夠勝任現(xiàn)代化管理工作的需要。這就需要單位加強(qiáng)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)不斷提升管理人員的管理素質(zhì)和專業(yè)水平，保證其崗位的穩(wěn)定性，讓檔案管理人員能夠熟練操作信息技術(shù)。

2.5 創(chuàng)建以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的安全管理體系

在信息時(shí)代，檔案管理工作的安全性受到了廣泛的重視，檔案資料內(nèi)容的安全性是檔案管理工作人員需要高度重視的工作內(nèi)容。檔案資料的安全性管理在信息時(shí)代中將會(huì)面對(duì)全新的難題。在信息時(shí)代，檔案資料信息內(nèi)容的安全性會(huì)受到來自多方位因素的安全威脅，對(duì)檔案管理工作的順利開展有著明確的阻礙。因此，相關(guān)工作人員需要構(gòu)建出更加安全的檔案管理工作氛圍，確保檔案資料信息內(nèi)容在信息化背景下仍然可以得到安全有效的管理保存。如何構(gòu)建出安全管理體系是當(dāng)前檔案管理工作人員需要重點(diǎn)思考的問題內(nèi)容。首先，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)將自身的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全保障技術(shù)進(jìn)行強(qiáng)化，確保安全管理是以大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)開展的。同時(shí)，工作人員需要明確下來對(duì)檔案的監(jiān)管工作，對(duì)檔案的管理進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)管，提升檔案管理的安全性。

2.6 構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)，全方位實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化

隨著當(dāng)今社會(huì)的快速發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理是時(shí)代變化的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化必然經(jīng)歷的道路。首先，管理部門可以利用掃描儀或者計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)，將檔案以數(shù)字信息的方式輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，將紙質(zhì)文字、圖片信息全面轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的并存。其次是對(duì)檔案的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，建立出一個(gè)巨大的數(shù)據(jù)庫(kù)，采用相關(guān)的管理軟件進(jìn)行檔案目錄的編制，這不僅加大了檔案的管理效率，還有利于檔案信息的檢索，對(duì)于提升檔案信息管理的實(shí)效性有重大意義。

3 總結(jié)

綜上，信息時(shí)代的到來給檔案管理帶來了一定的機(jī)遇，同時(shí)也帶來了較大的挑戰(zhàn)，需要檔案管理部門抓住這些機(jī)遇，從加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)出發(fā)，對(duì)管理人員進(jìn)行觀念上的更新，根據(jù)當(dāng)下檔案管理工作的開展趨勢(shì)，注重信息技術(shù)的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，全面提升檔案管理效率。