李小波

（四川省達(dá)州市達(dá)川區(qū)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案室，四川 達(dá)州 635000）

當(dāng)今城市發(fā)展十分迅速，隨之產(chǎn)生了越來(lái)越多的城建檔案，我們對(duì)城建檔案依舊進(jìn)行著傳統(tǒng)的手工裝訂，紙質(zhì)入檔，這種管理方式大大降低了城建檔案人員的工作效率，同時(shí)由于紙張頁(yè)數(shù)過(guò)多、城建檔案尋找太過(guò)繁瑣、城建信息共享程序復(fù)雜和城建信息無(wú)法真正公開(kāi)透明等問(wèn)題，使現(xiàn)在的城建檔案管理進(jìn)入一個(gè)節(jié)點(diǎn)，我們需要對(duì)城建檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，讓它符合當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展，順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的潮流。而當(dāng)今社會(huì)逐漸信息化和電子化，城建檔案也應(yīng)進(jìn)行信息化的歸檔，電子化的呈現(xiàn)。

1 現(xiàn)行城建檔案管理方式的狀況及所存在的弊端

1.1 現(xiàn)行城建檔案管理方式的狀況

現(xiàn)行城建檔案管理方式為傳統(tǒng)的手工裝訂檔案成冊(cè)，根據(jù)城建檔案的時(shí)間地點(diǎn)進(jìn)行歸檔，這樣不僅需要大量的空間和時(shí)間，還要防止紙張發(fā)黃、潮濕腐爛、蟲(chóng)咬等情況，大大增加了人工管理的難度。同時(shí)，由于根據(jù)城建檔案的時(shí)間、地點(diǎn)等進(jìn)行分類(lèi)歸檔，等需要查閱時(shí)，又要根據(jù)城建檔案的時(shí)間、地點(diǎn)等進(jìn)行檢索查找，這一過(guò)程尋此往復(fù)，嚴(yán)重浪費(fèi)時(shí)間和精力，得不償失。這時(shí)候，就需要把城建檔案管理方式信息化、電子化，來(lái)彌補(bǔ)傳統(tǒng)城建檔案管理方式的局限性。經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的新舊城建檔案管理方式的融合，城建檔案管理方式信息化還是過(guò)于表面，管理方式的信息化僅僅體現(xiàn)在對(duì)傳統(tǒng)城建檔案管理方式的改進(jìn)，現(xiàn)行城建檔案管理方式增加了一個(gè)數(shù)字化管理，把城建檔案信息先全部輸入電腦系統(tǒng)，再手工裝訂檔案成冊(cè)，最后按照檔案的時(shí)間地點(diǎn)歸檔。這個(gè)管理方式依舊是以紙質(zhì)城建檔案為中心，沒(méi)有體現(xiàn)出真正的信息化和電子化，這是我國(guó)的城建檔案電子信息化管理停滯不前。

1.2 現(xiàn)行城建檔案管理方式存在的弊端

1）電子化載體與紙質(zhì)化載體難以融合。伴隨著世界上第一臺(tái)計(jì)算機(jī)的產(chǎn)生，信息化和電子化越來(lái)越成為人類(lèi)現(xiàn)實(shí)生活中、工作學(xué)習(xí)中、國(guó)家科學(xué)技術(shù)發(fā)展中、政府活動(dòng)中不可缺失的一部分。同時(shí)，電腦數(shù)據(jù)、電子書(shū)、電子庫(kù)等電子化的信息知識(shí)的出現(xiàn)，讓這種新型的電子化載體誕生于世。這種新型的電子化載體與傳統(tǒng)的紙質(zhì)化載體有著鮮明的對(duì)比，電子化載體更加簡(jiǎn)潔、方便保存、節(jié)約查找時(shí)間、透明度更高。但是，紙質(zhì)化載體已經(jīng)在世界存在千年之久，它同時(shí)有不可磨滅的優(yōu)勢(shì)，例如，它可以保持檔案的完整性，相較于電子化載體更具安全性等。所以，電子化載體和紙質(zhì)化載體還需要磨合很長(zhǎng)一段時(shí)間。

2）信息化管理方式與傳統(tǒng)的城建檔案管理方式難以融合。我國(guó)在面對(duì)傳統(tǒng)的城建檔案管理方式落后于世界發(fā)展的局面，提出“加快城建檔案管理信息化、使城建檔案數(shù)字化”的要求。針對(duì)當(dāng)下的城建檔案管理方式，使傳統(tǒng)的手工裝訂，歸檔于實(shí)體庫(kù)保存的管理方式與信息化的紙質(zhì)檔案掃描，錄入計(jì)算機(jī)虛擬數(shù)據(jù)庫(kù)的方式相結(jié)合。讓城建檔案有兩手保存，更為保險(xiǎn)。但是，現(xiàn)今已存在的城建檔案數(shù)不勝數(shù)，對(duì)于我們中國(guó)科技正在進(jìn)步的階段，我們需要一步一腳印，穩(wěn)扎穩(wěn)打，使城建檔案管理方式逐步信息化。

3）我國(guó)在電子化、信息化方面的基礎(chǔ)設(shè)施不足以支撐城建檔案電子信息化管理方式完成。在科學(xué)發(fā)展的現(xiàn)階段，雖然我國(guó)已經(jīng)使電子化、信息化在許多地方正式運(yùn)用，例如，文字?jǐn)?shù)據(jù)處理、個(gè)人信息管理等，但是，目前的信息化基礎(chǔ)設(shè)施、實(shí)踐結(jié)果、如何運(yùn)用等處于不太理想的狀態(tài)。從檔案庫(kù)的紙質(zhì)檔案和電子檔案的數(shù)量對(duì)比，電子檔案數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)少于紙質(zhì)檔案。說(shuō)明目前光盤(pán)技術(shù)和機(jī)讀技術(shù)存在一定的局限性，信息的傳輸方式也比較單一。

2 城建檔案電子信息化管理的意義

現(xiàn)在是信息發(fā)展時(shí)代，信息技術(shù)已然成為國(guó)與國(guó)之間、地區(qū)與地區(qū)之間進(jìn)行實(shí)力比較的必要依據(jù)之一。城建檔案作為如何規(guī)劃城市建設(shè)版圖，城市建設(shè)如何發(fā)展的重要信息庫(kù)，里面城市建筑的圖標(biāo)、圖紙對(duì)日后這個(gè)城市建筑的風(fēng)格、形式等有重大的參考作用。所以，我們需要把這些城建檔案信息化，分門(mén)別類(lèi)，這樣可以促進(jìn)城市在城市建設(shè)方面更好的發(fā)展。

2.1 城建檔案電子信息化管理中的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

就是由于現(xiàn)階段我國(guó)在電子化、信息化方面的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過(guò)于落后，才使城建檔案電子信息化管理一直停滯不前。電子化、信息化的基礎(chǔ)設(shè)施是我國(guó)完成城建檔案電子信息化管理的前提和基礎(chǔ)，這對(duì)城建檔案信息庫(kù)的完成度起決定性作用。所以，我們需要做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，使城建檔案電子信息化管理有個(gè)好的基柱。

2.2 城建檔案電子信息化管理中的實(shí)施系統(tǒng)

城建檔案電子信息化管理中的實(shí)施系統(tǒng)是對(duì)城建檔案資料進(jìn)行收集、處理、傳輸、錄入數(shù)據(jù)庫(kù)、進(jìn)行保存的軟件，而我們更需要關(guān)注這個(gè)實(shí)時(shí)系統(tǒng)的完成效率和完成質(zhì)量，這就是不同于傳統(tǒng)的手工裝訂檔案成冊(cè)，根據(jù)城建檔案的時(shí)間地點(diǎn)進(jìn)行歸檔管理方式的好處。

2.3 城建檔案電子信息化管理中的檔案信息真實(shí)性

我們?cè)诔墙n案電子信息化管理求快的同時(shí)，我們也需要求穩(wěn)，由于網(wǎng)絡(luò)的不可控性和普遍傳播性，我們更加需要確保城建檔案信息的真實(shí)性，不然隨著網(wǎng)絡(luò)的迅速傳播，不實(shí)的城建檔案信息就會(huì)人盡皆知，可能導(dǎo)致未來(lái)城市建設(shè)具有一定的風(fēng)險(xiǎn)。例如，網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定、網(wǎng)絡(luò)病毒、電腦死機(jī)等問(wèn)題。

2.4 城建檔案電子信息化管理中的執(zhí)行人員

任何機(jī)器都需要人來(lái)操作，所以城建檔案電子信息化管理中的執(zhí)行人員非常關(guān)鍵，我們需要電子信息化專(zhuān)業(yè)、檔案條理化專(zhuān)業(yè)的人來(lái)操作城建檔案電子信息化管理的實(shí)施系統(tǒng)。因?yàn)閳?zhí)行人員的專(zhuān)業(yè)程度、個(gè)人品德等都會(huì)影響城建檔案電子信息化管理的完成度。

2.5 城建檔案電子信息化管理中的資金投入

世界上的任何事情都需要投入精力和金錢(qián)，城建檔案電子信息化管理也不例外，由于城建檔案電子信息化管理是創(chuàng)新的、長(zhǎng)時(shí)間的、循序漸進(jìn)的過(guò)程，我們更需要大量的資金投入，才能讓城建檔案電子信息化更快、更穩(wěn)的完成。

3 落實(shí)城建檔案電子信息化管理的方針

3.1 加快城建檔案電子信息化管理進(jìn)程

需要完成城建檔案電子信息化管理，使城建檔案數(shù)字化是這一過(guò)程的必經(jīng)之路，城建檔案數(shù)字化是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代和信息時(shí)代相結(jié)合的結(jié)果，同時(shí)，也為城建檔案的發(fā)展指出了一個(gè)方向，例如，電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字媒體技術(shù)等。早在20世紀(jì)初，我國(guó)根據(jù)政治、經(jīng)濟(jì)水平、科學(xué)發(fā)展方面的成果，提出“城建檔案數(shù)字化”概念，所以，各個(gè)地方、地區(qū)的行政機(jī)關(guān)應(yīng)該監(jiān)督和加快城建檔案電子信息化管理的數(shù)字化進(jìn)程。其中，GIS電腦軟件尤其重要，包括了如何建立城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，如何對(duì)城建檔案進(jìn)行分類(lèi)、傳輸、錄入。例如，GIS電腦軟件可以讓查閱城建檔案的人員直觀地看到城市的地上建筑結(jié)構(gòu)、地下和暗面的管道管線設(shè)計(jì)。同時(shí)可以對(duì)建筑物進(jìn)行等比例的縮小，讓查閱人員更真實(shí)、全面的看到建筑物的風(fēng)格、外形、周?chē)h(huán)境、地貌、地勢(shì)等。方便和其他建筑物進(jìn)行比較。我們應(yīng)使城建檔案電子信息化管理的數(shù)字化有許多類(lèi)型的數(shù)據(jù)，包括建筑物的風(fēng)格、外形、內(nèi)部結(jié)構(gòu)，建筑物所在地和周?chē)沫h(huán)境、地貌、地勢(shì)，建造建筑物所需的資金、綠化范圍等。

3.2 規(guī)劃城建檔案電子信息化步驟

我們不能盲目地進(jìn)行城建檔案電子信息化管理，我們應(yīng)該分三步進(jìn)行規(guī)劃管理。第一步，根據(jù)我國(guó)基本國(guó)情、經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和科學(xué)技術(shù)水平，制定出一套完整的、根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)的城建檔案電子信息化管理方針，下發(fā)于各個(gè)省政府。各個(gè)省政府根據(jù)行政區(qū)內(nèi)的科技、經(jīng)濟(jì)情況，進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的更改；第二步，各個(gè)省政府把更改過(guò)的城建檔案電子信息化管理方針下發(fā)于各個(gè)州、市、縣，各個(gè)州、市、縣又根據(jù)行政區(qū)內(nèi)的科技、經(jīng)濟(jì)情況，進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的更改；第三步，各個(gè)州、市、縣為我國(guó)最基層，就按照城建檔案電子信息化管理方針對(duì)城建檔案進(jìn)行規(guī)劃、管理。我們不僅需要城建檔案電子信息化管理方針，更需要加強(qiáng)對(duì)城建檔案電子信息化管理的重視。所以，城建檔案的專(zhuān)門(mén)部門(mén)需要和城建檔案的相關(guān)部門(mén)團(tuán)結(jié)協(xié)作，城建檔案專(zhuān)門(mén)部門(mén)需要不斷建立和更新城建檔案信息，城建檔案相關(guān)部門(mén)需要對(duì)城建檔案信息進(jìn)行補(bǔ)充和查找。部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)部門(mén)人員的工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保城建檔案信息真實(shí)可靠并且能在一個(gè)平臺(tái)中完整的、有條理展現(xiàn)出來(lái)。同時(shí)，我們需要保證查閱人員在這個(gè)城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)有一個(gè)舒適的體驗(yàn)。

3.3 城建檔案電子信息化管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，城建檔案電子信息化管理已經(jīng)處于不斷進(jìn)步、不斷完善的時(shí)期。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的傳播和更新，可以更多、更好的整理出城建檔案，從而幫助城市網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃化解了許多實(shí)際建設(shè)問(wèn)題。目前，為了和網(wǎng)絡(luò)電子政務(wù)完美配合起來(lái)，需要更加完善城市網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，提高城建管理的整體化。城建檔案信息共享已經(jīng)成為一個(gè)必然的結(jié)果，為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)結(jié)果需要不斷擴(kuò)大城建檔案信息的范圍和對(duì)城建檔案信息進(jìn)行分類(lèi)處理，把城建檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)。在充分開(kāi)發(fā)城建檔案網(wǎng)上查詢的基礎(chǔ)上，全方位體現(xiàn)電子政務(wù)的作用，要加快和加強(qiáng)城建檔案電子信息化管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，使城建檔案信息與網(wǎng)絡(luò)同步發(fā)揮作用，使城建檔案的信息更全面、更高效，更加全面地滿足各個(gè)單位和個(gè)人對(duì)城建檔案查閱、利用方面的需要。

4 總結(jié)

綜上所述，城建檔案電子信息化管理是當(dāng)今世界科學(xué)技術(shù)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)水平發(fā)展的必然結(jié)果，我們必須要加快城建檔案電子信息化管理的數(shù)字化進(jìn)程、詳細(xì)規(guī)劃城建檔案電子信息化管理的步驟、加強(qiáng)對(duì)城建檔案電子信息化管理的重視和加快、加強(qiáng)城建檔案電子信息化管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，使城建檔案電子信息化管理中的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、實(shí)施系統(tǒng)、檔案信息錄入真實(shí)性、執(zhí)行人員、資金投入等方面有進(jìn)一步提高，讓城建檔案電子信息化管理能更好、更快、更穩(wěn)的進(jìn)行下去。