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        提高辦公檔案管理效率的方法分析

        2021-04-14 22:12:25尹曉瑩
        卷宗 2021年17期
        關(guān)鍵詞:辦公檔案管理單位

        尹曉瑩

        (洮南市商務(wù)信息服務(wù)中心,吉林 洮南 137100)

        在信息技術(shù)和市場(chǎng)發(fā)展的背景下,檔案信息的種類(lèi)和數(shù)量都有增加的趨勢(shì),這無(wú)疑對(duì)辦公檔案管理提出了更高的要求,如果仍舊采用以往的紙質(zhì)檔案管理方式則很難適應(yīng)當(dāng)前的辦公需要。鑒于此,要針對(duì)性地進(jìn)行管理手段的創(chuàng)新,在確保管理質(zhì)量穩(wěn)定的基礎(chǔ)上,實(shí)現(xiàn)管理效率的提高,緩解檔案管理人員的工作壓力。

        1 提高辦公檔案管理意識(shí)

        實(shí)現(xiàn)辦公檔案管理效率提升的前提保障是增強(qiáng)檔案管理科學(xué)化、信息化以及全員化的意識(shí),從而為各項(xiàng)方案的實(shí)施建立基礎(chǔ)。首先,加強(qiáng)上層管理引導(dǎo),通過(guò)宣傳和宣導(dǎo)工作的開(kāi)展,營(yíng)造全員參與辦公檔案管理提速活動(dòng)的氛圍。充分發(fā)揮宣傳看板、網(wǎng)絡(luò)課程以及公眾號(hào)等宣傳媒介的優(yōu)勢(shì)作用,讓大家樹(shù)立科學(xué)管理意識(shí)的同時(shí),加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的學(xué)習(xí)和了解。其次,制定并完善辦公檔案管理的適應(yīng)性制度,幫助檔案管理人員明確自身的工作職責(zé)和操作規(guī)范,為常規(guī)工作的開(kāi)展提供指導(dǎo)意義。再次,進(jìn)一步明確檔案的收納、發(fā)送以及借閱制度,一方面保證檔案資源能夠全面共享,另一方面也要“出”、“入”有度,特別對(duì)于涉密信息一定要加強(qiáng)程序化控制,降低泄漏風(fēng)險(xiǎn)。最后,要求各部門(mén)主動(dòng)配合、積極參與,完成各自的檔案管理任務(wù)。例如,設(shè)置專(zhuān)員進(jìn)行檔案資料的分類(lèi)和歸納,從基礎(chǔ)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)檔案管理的效率提升[1]。

        2 認(rèn)真開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)工作

        辦公檔案管理工作是一項(xiàng)持久積累性的工作,其后續(xù)的管理是建立在日常的材料搜集和管理的基礎(chǔ)之上的。對(duì)此,檔案管理人員在開(kāi)展此項(xiàng)工作時(shí)要與各部門(mén)之間保持密切的聯(lián)系,保證檔案信息的全面性。與此同時(shí),還要在現(xiàn)有基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案搜集范圍的拓展和深入挖掘,使所儲(chǔ)存的檔案內(nèi)容逐漸的豐富起來(lái)。立足于單位檔案信息的特征制定相應(yīng)的管理規(guī)范,例如歸檔記錄、保管期限以及立卷程序等。最重要的是要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)以及各行政科室做好檔案信息的報(bào)送,使辦公檔案信息的價(jià)值充分地發(fā)揮出來(lái),從而形成良性的檔案管理運(yùn)行機(jī)制。值得注意的是,雖然電子檔案已經(jīng)逐步的取代了紙質(zhì)檔案,但仍要做好底稿的留存,保持檔案環(huán)境的適宜,防止受潮、蟲(chóng)咬等問(wèn)題的發(fā)生。檔案管理人員要明確自身工作的重要性,保持良好的管理行為習(xí)慣,確保檔案信息的有序和可追溯性。

        3 合理運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)

        在信息社會(huì)的時(shí)代背景下,辦公檔案管理趨于現(xiàn)代化和信息化已經(jīng)成為必然的趨勢(shì),管理效率的提升也正基于此。合理運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面:第一方面,以現(xiàn)代化技術(shù)為依托能夠緩解傳統(tǒng)檔案管理的人工壓力和難度,從而將大量的檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化的處理,同時(shí)也為后續(xù)的閱覽檢索建立基礎(chǔ)。因此,各單位要做好各類(lèi)信息設(shè)備的引進(jìn),例如掃描儀、打印機(jī)等,具備將檔案信息轉(zhuǎn)換為電子資源的能力。第二方面,檔案管理的信息化還能提高文檔一體化水平,從而提高部門(mén)間的聯(lián)系性,防止重復(fù)操作的現(xiàn)象發(fā)生。例如,通過(guò)信息平臺(tái)進(jìn)行檔案的傳送,突破了空間和工作時(shí)間的限制,并且具有提示功能,能夠顯示檔案閱覽的情況,從而降低傳閱盲區(qū)的出現(xiàn)。值得注意的是,運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理一定要做好內(nèi)網(wǎng)保護(hù),防止外網(wǎng)過(guò)渡過(guò)來(lái)的病毒對(duì)單位的信息平臺(tái)造成侵?jǐn)_,影響安全性。

        4 發(fā)揮單位文化的優(yōu)勢(shì)特征

        辦公檔案管理不僅僅是單位自身業(yè)務(wù)的串聯(lián)過(guò)程,同時(shí)也體現(xiàn)著自身的文化形象,是展示文化價(jià)值建設(shè)成果的有形載體。所以在檔案管理的過(guò)程中首先要立足文化站位,將企業(yè)的文化優(yōu)勢(shì)充分地發(fā)揮出來(lái),便于檔案管理新機(jī)制的融合。其次,在優(yōu)化自身檔案管理方式的同時(shí),也要將管理成果向市場(chǎng)交流方面滲透,以多渠道、特色化的姿態(tài)實(shí)現(xiàn)信息的活化。由此觀之,單位領(lǐng)導(dǎo)著要重視該項(xiàng)工作的投入,使檔案管理成為經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的一部分,并與各類(lèi)活動(dòng)建立聯(lián)系,從而打造集宣傳、信息、教育、服務(wù)、業(yè)務(wù)為一體的檔案管理文化基地,為各項(xiàng)交流建立基礎(chǔ)保障。企業(yè)檔案管理工作的效率提升和逐漸成熟,無(wú)論對(duì)內(nèi)部運(yùn)營(yíng)還是外部市場(chǎng)都有良好的促進(jìn)作用,甚至檔案管理的精細(xì)化一定程度上還有助于樹(shù)立企業(yè)品牌效應(yīng)和形象,從而彰顯運(yùn)營(yíng)生機(jī),在自身長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的過(guò)程中,展現(xiàn)出良好的示范效應(yīng)。

        5 優(yōu)化檔案管理人員的結(jié)構(gòu)

        結(jié)合工作性質(zhì)進(jìn)行分析,不難發(fā)現(xiàn)辦公檔案管理完全屬于文職工作范疇,其內(nèi)容多樣但是形式略顯單一,因此各單位在進(jìn)行檔案管理人員的任命時(shí)對(duì)于其專(zhuān)業(yè)化要求相對(duì)較低,并且在聘選過(guò)程中不對(duì)技術(shù)背景做考量。與此同時(shí),檔案管理人員的薪資水平也處于單位中下游,管理人員的積極性不高??傊捎谏鲜龇N種原因,直接造成檔案管理人員整體結(jié)構(gòu)的不均衡,例如人員年齡大等,從而潛移默化的造成了檔案管理效率的低下,限制了檔案管理信息化的發(fā)展走向,不符合時(shí)代要求。鑒于此,可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整:首先,結(jié)合單位的檔案重要性和工作量,做好必要的崗位普查,并根據(jù)普查結(jié)果進(jìn)行專(zhuān)業(yè)管理人才的補(bǔ)充,保持業(yè)務(wù)的均衡性;其次,改變工資結(jié)構(gòu),以績(jī)效考核的模式給予檔案管理人員適當(dāng)?shù)墓べY補(bǔ)貼,提高職業(yè)吸引力;最后,與人才發(fā)展建立聯(lián)系,例如,開(kāi)展職稱(chēng)評(píng)級(jí)、檔案管理知識(shí)競(jìng)賽等,健全人才培養(yǎng)機(jī)制,保證人員結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定性[2]。

        6 結(jié)論

        對(duì)提高辦公檔案管理效率的方法進(jìn)行分析,要結(jié)合所在單位的檔案信息特點(diǎn),在滿足工作需要的基礎(chǔ)上,進(jìn)行管理方式的嘗試。此外,還要加強(qiáng)對(duì)于涉密檔案的管理控制,做好匹配性的制度調(diào)整,實(shí)現(xiàn)全方位的優(yōu)化??傊?,檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的推進(jìn)過(guò)程,需要各部門(mén)的配合和支持,從而構(gòu)建特色化的管理體系。

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