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        提高辦公檔案管理效率的方法分析

        2021-04-14 22:12:25尹曉瑩
        卷宗 2021年17期
        關(guān)鍵詞:辦公檔案管理單位

        尹曉瑩

        (洮南市商務信息服務中心,吉林 洮南 137100)

        在信息技術(shù)和市場發(fā)展的背景下,檔案信息的種類和數(shù)量都有增加的趨勢,這無疑對辦公檔案管理提出了更高的要求,如果仍舊采用以往的紙質(zhì)檔案管理方式則很難適應當前的辦公需要。鑒于此,要針對性地進行管理手段的創(chuàng)新,在確保管理質(zhì)量穩(wěn)定的基礎上,實現(xiàn)管理效率的提高,緩解檔案管理人員的工作壓力。

        1 提高辦公檔案管理意識

        實現(xiàn)辦公檔案管理效率提升的前提保障是增強檔案管理科學化、信息化以及全員化的意識,從而為各項方案的實施建立基礎。首先,加強上層管理引導,通過宣傳和宣導工作的開展,營造全員參與辦公檔案管理提速活動的氛圍。充分發(fā)揮宣傳看板、網(wǎng)絡課程以及公眾號等宣傳媒介的優(yōu)勢作用,讓大家樹立科學管理意識的同時,加強對《檔案法》的學習和了解。其次,制定并完善辦公檔案管理的適應性制度,幫助檔案管理人員明確自身的工作職責和操作規(guī)范,為常規(guī)工作的開展提供指導意義。再次,進一步明確檔案的收納、發(fā)送以及借閱制度,一方面保證檔案資源能夠全面共享,另一方面也要“出”、“入”有度,特別對于涉密信息一定要加強程序化控制,降低泄漏風險。最后,要求各部門主動配合、積極參與,完成各自的檔案管理任務。例如,設置專員進行檔案資料的分類和歸納,從基礎環(huán)節(jié)實現(xiàn)檔案管理的效率提升[1]。

        2 認真開展檔案業(yè)務工作

        辦公檔案管理工作是一項持久積累性的工作,其后續(xù)的管理是建立在日常的材料搜集和管理的基礎之上的。對此,檔案管理人員在開展此項工作時要與各部門之間保持密切的聯(lián)系,保證檔案信息的全面性。與此同時,還要在現(xiàn)有基礎上進行檔案搜集范圍的拓展和深入挖掘,使所儲存的檔案內(nèi)容逐漸的豐富起來。立足于單位檔案信息的特征制定相應的管理規(guī)范,例如歸檔記錄、保管期限以及立卷程序等。最重要的是要及時向領導以及各行政科室做好檔案信息的報送,使辦公檔案信息的價值充分地發(fā)揮出來,從而形成良性的檔案管理運行機制。值得注意的是,雖然電子檔案已經(jīng)逐步的取代了紙質(zhì)檔案,但仍要做好底稿的留存,保持檔案環(huán)境的適宜,防止受潮、蟲咬等問題的發(fā)生。檔案管理人員要明確自身工作的重要性,保持良好的管理行為習慣,確保檔案信息的有序和可追溯性。

        3 合理運用現(xiàn)代化技術(shù)

        在信息社會的時代背景下,辦公檔案管理趨于現(xiàn)代化和信息化已經(jīng)成為必然的趨勢,管理效率的提升也正基于此。合理運用現(xiàn)代化技術(shù)進行檔案管理主要體現(xiàn)在以下兩個方面:第一方面,以現(xiàn)代化技術(shù)為依托能夠緩解傳統(tǒng)檔案管理的人工壓力和難度,從而將大量的檔案信息進行系統(tǒng)化的處理,同時也為后續(xù)的閱覽檢索建立基礎。因此,各單位要做好各類信息設備的引進,例如掃描儀、打印機等,具備將檔案信息轉(zhuǎn)換為電子資源的能力。第二方面,檔案管理的信息化還能提高文檔一體化水平,從而提高部門間的聯(lián)系性,防止重復操作的現(xiàn)象發(fā)生。例如,通過信息平臺進行檔案的傳送,突破了空間和工作時間的限制,并且具有提示功能,能夠顯示檔案閱覽的情況,從而降低傳閱盲區(qū)的出現(xiàn)。值得注意的是,運用現(xiàn)代化技術(shù)進行檔案管理一定要做好內(nèi)網(wǎng)保護,防止外網(wǎng)過渡過來的病毒對單位的信息平臺造成侵擾,影響安全性。

        4 發(fā)揮單位文化的優(yōu)勢特征

        辦公檔案管理不僅僅是單位自身業(yè)務的串聯(lián)過程,同時也體現(xiàn)著自身的文化形象,是展示文化價值建設成果的有形載體。所以在檔案管理的過程中首先要立足文化站位,將企業(yè)的文化優(yōu)勢充分地發(fā)揮出來,便于檔案管理新機制的融合。其次,在優(yōu)化自身檔案管理方式的同時,也要將管理成果向市場交流方面滲透,以多渠道、特色化的姿態(tài)實現(xiàn)信息的活化。由此觀之,單位領導著要重視該項工作的投入,使檔案管理成為經(jīng)營業(yè)務的一部分,并與各類活動建立聯(lián)系,從而打造集宣傳、信息、教育、服務、業(yè)務為一體的檔案管理文化基地,為各項交流建立基礎保障。企業(yè)檔案管理工作的效率提升和逐漸成熟,無論對內(nèi)部運營還是外部市場都有良好的促進作用,甚至檔案管理的精細化一定程度上還有助于樹立企業(yè)品牌效應和形象,從而彰顯運營生機,在自身長遠發(fā)展的過程中,展現(xiàn)出良好的示范效應。

        5 優(yōu)化檔案管理人員的結(jié)構(gòu)

        結(jié)合工作性質(zhì)進行分析,不難發(fā)現(xiàn)辦公檔案管理完全屬于文職工作范疇,其內(nèi)容多樣但是形式略顯單一,因此各單位在進行檔案管理人員的任命時對于其專業(yè)化要求相對較低,并且在聘選過程中不對技術(shù)背景做考量。與此同時,檔案管理人員的薪資水平也處于單位中下游,管理人員的積極性不高??傊?,由于上述種種原因,直接造成檔案管理人員整體結(jié)構(gòu)的不均衡,例如人員年齡大等,從而潛移默化的造成了檔案管理效率的低下,限制了檔案管理信息化的發(fā)展走向,不符合時代要求。鑒于此,可從以下幾個方面進行適當?shù)恼{(diào)整:首先,結(jié)合單位的檔案重要性和工作量,做好必要的崗位普查,并根據(jù)普查結(jié)果進行專業(yè)管理人才的補充,保持業(yè)務的均衡性;其次,改變工資結(jié)構(gòu),以績效考核的模式給予檔案管理人員適當?shù)墓べY補貼,提高職業(yè)吸引力;最后,與人才發(fā)展建立聯(lián)系,例如,開展職稱評級、檔案管理知識競賽等,健全人才培養(yǎng)機制,保證人員結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定性[2]。

        6 結(jié)論

        對提高辦公檔案管理效率的方法進行分析,要結(jié)合所在單位的檔案信息特點,在滿足工作需要的基礎上,進行管理方式的嘗試。此外,還要加強對于涉密檔案的管理控制,做好匹配性的制度調(diào)整,實現(xiàn)全方位的優(yōu)化。總之,檔案管理是一項長期的推進過程,需要各部門的配合和支持,從而構(gòu)建特色化的管理體系。

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